Por el cual se dictan algunas disposiciones relativas a la cuenta de caja y se reglamenta el artículo 2o de la Ley 57 de 1922

El Presidente de la República de Colombia,

en uso de sus facultades legales, y

considerando:

Que el artículo 35 del Decreto número 1036 de 1904, sobre contabilidad de la Hacienda Nacional, dice que "en ningún caso la existencia en caja de los responsables del Erario puede representarse por otras especies distintas del dinero sonante o de los billetes de banco admisibles como dinero":

Que el artículo 295 del Decreto citado dispone que "la cuenta de caja se afecte por todo ingreso en dinero efectivo y por todo egreso de igual clase";

Que la necesidad de remitir fondos de unas oficinas a otras produce el fenómeno de que en un momento dado haya cantidades de dinero en camino que no figuran en la caja de ninguna oficina de manejo, pues la oficina remisora les da salida al hacer la remesa y la destinataria no puede darles entrada sino cuando las reciba;

Que por este motivo, cuando hay fondos en camino de una oficina a otra, no es posible saber cuál es el saldo general de caja, lo cual impide la exactitud en los datos de la contabilidad general, y

Que la Ley 57 de 1922 ordena que todas las oficinas responsables del Erario Nacional envíen a la Corte de Cuentas relaciones de las remesas hechas a otras oficinas,

decreta:

Artículo 1° Cuando una oficina de manejo envíe dinero a otra de la misma índole, el responsable abonará la cuenta de caja con la suma remitida, y debitará provisionalmente una cuenta que se denominará dinero en vía, con la misma partida, la cual quedará comprobada en la oficina postal respectiva, en que conste la fecha, la cantidad remesada y el nombre de la oficina a quien se le envía, hasta que la oficina destinataria dé aviso de haber recibido la remesa. Sobre este aviso se cancelará el cargo provisional que se haya hecho a la cuenta dinero en vía y se debitará ya en firme la cuenta de remesas.

Artículo 2° El responsable de la oficina de manejo que reciba una remesa lo avisará inmediatamente, por telégrafo, a la oficina remitente; y cargará el valor de ella a la cuenta de caja con abono a la de remesas.

Artículo 3° Cuando se haga o se reciba una remesa en documentos de crédito (vales, bonos, pagarés, etc.), se abonará o cargará la cuenta del respectivo documento. Con cargo o abono a una cuenta que se denominará documentos en vía, la que irá cancelándose en la forma indicada para dinero en vía, en el artículo 1°

Artículo 4° Los Visitadores de oficinas que efectúen las operaciones expresadas en los artículos anteriores, dejarán constancia pormenorizada en la respectiva diligencia o acta de visita de las cantidades representadas en recibos de las Oficinas Postales, a efecto de que verifiquen precisamente en la visita inmediata que practíquen la fiscalización del caso, ya en cuando a la efectividad de las remesas, así como en lo relativo a los asientos descritos con ellas relacionados.

Artículo 5° En los libros de la Dirección General de Contabilidad Nacional no se abrirán las cuentas dinero en vía y documentos en vía, y el movimiento de ellas en el cuadro sinóptico de cada oficina se incorporará en la cuenta de caja o en la del documento respectivo.

Artículo 6° Si por laguna circunstancia se extraviare una remesa total o parcialmente, su valor total, en el primer caso, o la cantidad extraviada, en el segundo, quedará en la cuenta dinero en vía, sí fue en dinero, o en la de documentos en vía, si fue en documentos, hasta que se reconozca el resultado de la investigación correspondiente.

Artículo 7° todo documento que en una oficina de manejo se reciba en virtud de autorizaciones contenidas en leyes o decretos, debe cargarse a la respectiva cuenta y no a caja, para que el saldo de esta cuenta quede representado únicamente por dinero efectivo, o se las monedas nacionales o las asimiladas a tales por las leyes.

Artículo 8° Todo pago que se haga con carácter provisional, como las buenas cuentas al Ejército, a la Policía y a las obras públicas o cualesquiera otras, se cargará a una cuenta denominada recibos provisionales, para cancelarla en el mes siguiente con las órdenes de pago respectivas.

Ningún pagador podrá hacer pagos de carácter provisional mientras el empleado a que deba hacerlos no haya legalizado y cancelado los que se le hicieron en el mes anterior.

Artículo 9° Para los efectos del artículo 3° de la Ley 57 de 1922, y en cumplimiento de la disposición contendida en el artículo 2° de la misma Ley, todas las oficinas de responsables del Erario Nacional remitirán invariablemente a la Corte de Cuentas, dentro de los primeros cinco días de cada mes, una relación pormenorizada de las remesas hechas a otras oficinas en el mes anterior, y de las que no hayan sido canceladas en la cuentas dinero en vía y documentos en vía.

Artículo 10. Quedan en este sentido adicionado el artículo 35, y reformados los 295, 317 y 318 del Decreto número 1063 de 1904, sobre contabilidad de Hacienda Nacional.

Artículo 11. Este Decreto entrará en vigencia el día 1° de enero de 1923.

Comuníquese y publíquese

Dado en Bogotá a 30 de octubre de 1922.

Publíquese y ejecútese.

PEDRO NEL OSPINA-El Ministro del Tesoro, Gabriel POSADA