Por el cual se reglamenta el inventario, traspaso y traslado de elementos de las obras dependientes del Ministerio de Obras Públicas

El Presidente de la República de Colombia,

en uso de sus facultades legales, y

CONSIDERANDO

Que la organización de los almacenes dependientes del Ministerio de Obras Públicas exige una reglamentación especial sobre el procedimiento administrativo que debe seguirse para la formación de los inventarios de existencias físicas, lo mismo que para el traspaso, entre almacenes, de elementos pertenecientes a las obras públicas nacionales;

Que es conveniente reglamentar las bajas que afecten las existencias de esos almacenes, ya sea por cesiones que se hagan a entidades diferentes de las obras públicas nacionales o ya sea por causas imprevistas, como accidentes, robos, etc.;

Que es igualmente indispensable reglamentar el procedimiento relativo a la baja y aprovechamiento de elementos inservibles de las obras nacionales; y

Que en el Ministerio de Obras Públicas funciona la Dirección General de Bienes y Comercio, y que entre las funciones que le fijó el Decreto número 197 de 1938, tiene la de intervenir en todas las operaciones de que se ha hecho mención,

DECRETA:

De los inventarios de almacenes.

Artículo 1º. En cada uno de los almacenes dependientes del Ministerio de Obras Públicas se hará, con fecha 31 de diciembre de cada año, un inventario pormenorizado de las existencias físicas de los elementos devolutivos y de consumo, de acuerdo con las normas que prescriba la Contraloría General de la República. Tales inventarios deben quedar terminados el día veinte de enero de cada año, y se harán en cuatro ejemplares, destinados a la Contraloría General de la República (Auditoria Fiscal de Obras Públicas), a la Dirección General de Bienes y Comercio, del Ministerio de Obras Públicas, a la Sección de dicho Ministerio, de la cual dependa la obra, y al archivo de la obra.

Artículo 2º. El inventario anual de cada, almacén comprenderá todos los elementos en existencia, cualquiera que sea el estado en que se encuentren. Separadamente se hará tres relaciones de los elementos inservibles con las mismas clasificaciones, especificaciones y precios con que figuren en el inventario, autorizadas con las firmas del Ingeniero Jefe o Administrador de la obra y del respectivo Almacenista, así: una de elementos inservibles, para destruir; otra de elementos inservible, aprovechables, para vender, y otra de elementos inservibles, aprovechables, para ceder. De cada una de estas relaciones se harán cinco ejemplares, tres para la Dirección General de Bienes y Comercio del Ministerio de Obras Públicas, uno para la Auditoria Fiscal de Obras Públicas y otro para el archivo de la obra.

Artículo 3º. El Ministerio de Obras Públicas sancionará con multas hasta de veinte pesos ($ 20) a los empleados de manejo que no cumplan con las obligaciones que les .impone el presente Decreto.

Traspaso de elementos entre almacenes.

Artículo 4°. El Ministerio de Obras Públicas, por conducto de la Dirección General de Bienes y Comercio, podrá autorizar el traspaso de elementos devolutivos entre almacenes de diferentes obras, mediante los siguientes requisitos:

• a) Certificado del Ingeniero Jefe o Administrador de la obra a que pertenezcan los elementos que se van a traspasar, en que conste que estos no son necesarios en la, obra;

• b) Expedición, por la Dirección de Bienes y Comercio, de la orden de traspaso respectiva, en la cual deben figurar los elementos con sus características de denominación, número, marca, valor y demás que registre el inventario del correspondiente almacén;

• c) Registro de la orden de traspaso en la Auditoria Fiscal de Obras Públicas, para efectos de la contabilidad y control.

Parágrafo 1°. Los traspasos, de elementos devolutivos de cuenta individual, se efectuarán por el valor real que tengan, previa contabilización, en la obra que la causó; de la depreciación que tuvieron mientras permanecieron a su servicio.

Parágrafo 2º. Los elementos devolutivos de cuenta colectiva podrán .traspasarse por los valores con que aparezcan en la obra de donde se van a traspasar, trasladando al mismo tiempo el saldo de Depreciación Colectiva que corresponda a esos elementos, mediante las operaciones de contabilidad que, para ese efecto, prescribe la Contraloría General de la República,

Artículo 5º. El Ministerio de Obras Públicas, por conducto de la Dirección General de Bienes y Comercio, podrá traspasar a otras obras los elementos sobrantes de una obra ya terminada, o los que pertenezcan a una suspendida indefinidamente, mediante el cumplimiento de los siguientes, requisitos:

• a) Certificado del Director de la Sección de que dependa la obra de donde se van a tomarlos elementos, en que, conste que está terminada o suspendida indefinidamente;

• b) Relación detallada, de acuerdo con el inventario, de los materiales y elementos objeto del traspaso;

• c) Expedición, por la Dirección de Bienes y Comerció, de la orden de traspaso respectiva, registrada .en la Auditoria Fiscal de Obras Públicas.

Artículo 6°. La Dirección General de Bienes y Comercio podrá autorizar el traslado transitorio, hasta por noventa días, de elementos devolutivos de una a otra, sin necesidad de expedir orden de traspaso que implique descargo de almacén, cuando se trate de utilizar esos elementos en la obra a que se trasladan. Vencido el término por el cual se haya hecho el traslado, los elementos se devolverán al almacén de la obra de donde se hubieren tomado. De estos traslados se dará aviso a la Auditoria Fiscal de Obras. Públicas.

Artículo 7°. La Dirección General de Bienes y Comercio podrá ordenar el traspaso, con carácter de depósito, de materiales y elementos de una obra a otra, por inseguridad del almacén donde se encuentren, por terminación o suspensión indefinida de la obra a que pertenecían, o por suspensión del cargo de Almacenista, mientras el Ministerio resuelve la aplicación definitiva de esos elementos. Los elementos y materiales en depósito no podrán utilizarse ni consumirse en la obra en cuyo almacén se hubieren depositado.

Cesión de elementos a entidades nacionales.

Artículo 8°. El Ministerio de Obras Públicas, por conduelo de la Dirección de Bienes y Comercio, podrá ceder a otras entidades nacionales, elementos pertenecientes a las obras de su dependencia, mediante las siguientes formalidades:

• a) Solicitud escrita de la entidad que necesita los elementos, con indicación del destino que vaya a dárseles y de la persona o empleado que debe recibirlos;

• b) Relación pormenorizada de tales elementos, con indicación del estado en que se encuentren y de las especificaciones y valores con que figuren en los respectivos inventarios;

• c) Certificado del Ingeniero Jefe o Administrador de la obra a que pertenezcan los elementos, en que conste que no son necesarios en ella;

• d) Certificado del Director de la respectiva Sección del Ministerio de Obras Públicas, en que conste que tales elementos no son necesarios en otras obras dependientes del Ministerio;

• e) Certificado del Director de Bienes y Comercio, en que conste que no hay solicitud pendiente para la compra o traspaso de elementos de la misma especie y características con destino a otra obra dependiente del Ministerio de Obras Públicas;

• f) Resolución del Ministerio de Obras Públicas, autorizando la cesión;

• g) Acta de entrega de los elementos cedidos, suscrita por el Almacenista de la obra respectiva y por la persona o empleado autorizado para recibirlos, visada por el Ingeniero Jefe o Administrador de aquella;

• h) Expedición, con respaldo en el acta de entrega, de la orden di baja, respectiva por la Dirección General de Bienes y Comercio, registrada en la Auditoria Fiscal de Obras Públicas.

Artículo 9°. El Ministerio de Obras Públicas, por conducto de la Dirección de Bienes y Comercio, podrá autorizar la entrega a otras entidades .nacionales de los materiales y elementos sobrantes en una obra terminada o suspendida indefinidamente, cuando al obra se hubiere adelantado .por cuenta y con fondos de la entidad que solicita la entrega de ellos, mediante el cumplimiento de los siguientes requisitos:

• a) Petición escrita de la entidad que solicita los elementos, con indicación del empleado a quien deba hacerse la entrega;

• b) Certificación del Ministerio o Departamento Administrativo por cuenta del cual se acometió la obra, en que conste que ésta se terminó, o se suspendió indefinidamente;

• c) Resolución del Ministerio de Obras Públicas autorizando la entrega:

• d) Acta de entrega de los materiales y elementos correspondientes, donde se relacionen estos por inventario riguroso, suscrita por el Almacenista de la obra respectiva, por la persona o empleado autorizado para recibirlos y por el representante que para el efecto designe la Contraloría General de la República;

• e) Expedición, con respaldo en el acta de entrega, de la orden de baja respectiva, por la Dirección General de Bienes y Comercio, registrada por la Auditoria Fiscal de Obras Públicas.

Cesión de elementos inservibles.

Artículo 10. El Ministerio de Obras Públicas, por conducto, de la Dirección de Bienes y Comercio, podrá autorizar la cesión de elementos inservibles con destino a las obras públicas que adelanten los Departamentos, Intendencias, Comisarias y Municipios, con los siguientes requisitos:

• a) Solicitud escrita de la entidad interesada en la cesión, con indicación precisa del destino que se va a dar a esos elementos, y del empleado a quien debe entregarse, con compromiso de no destinarlos a un fin distinto del indicado;

• b) Relación pormenorizada de los elementos que se van a ceder, con las características que consten en la relación de qué trata el artículo 2° del presente Decreto;

• c) Autorización previa de la cesión por la Contraloría General de la República;

• d) Resolución del Ministerio de Obras Públicas en que se haga la cesión

• e) Acta de entrega de los materiales y elementos correspondientes, donde se relacionen éstos por inventario riguroso, suscrita por el Almacenista de la obra respectiva, por la persona o empleado autorizado para recibirlos y por el representante que para el efecto designe la Contraloría General de la República;

• f) Expedición, con respaldo en el acta de entrega, de la orden de baja respectiva, por la Dirección General de Bienes y Comercio, registrada por la Auditoria Fiscal de Obras Públicas.

Artículo 11. El Ministerio de .Obras Públicas, por conducto de la Dirección de Bienes y Comercio, podrá autorizar la cesión de elemento inservibles, con base en las relaciones de que trata el artículo 2° de este Decreto, y en la cantidad que determine en cada caso, a los establecimientos oficiales de castigo, de educación y de asistencia pública; a los cuarteles y a los establecimientos particulares de educación gratuita o de asistencia pública, con los siguientes requisitos:

• a) Solicitud escrita de la entidad interesada en la cesión, hecha por conducto del Ministerio de Gobierno para los establecimientos de castigo; del Ministerio de Guerra, para los cuarteles; del Ministerio de Educación, para los establecimientos de educación, y del Ministerio de Trabajo, Higiene y Previsión Social, para los establecimientos de asistencia pública, con el concepto favorable del respectivo Despacho. En dicha solicitud se indicará el objeto a que se aplicarán los elementos, y contendrá el compromiso de no darles una destinación diferente;

• b) Autorización previa de la cesión por el Contralor General de la República;

• c) Relación pormenorizada de los elementos que se van a ceder con las características que figuren en la relación de qué trata el artículo 2º del presente Decreto;

• d) Acta de entrega de los materiales y elementos correspondientes, donde se relacionen estos por inventario riguroso, suscrita por el Almacenista de la obra respectiva, por la persona o empleado autorizado para recibirlos y por el representante que para que el efecto designe la Contraloría General de la República;

• e) Expedición, con respaldo en el acta de entrega, de la orden de baja respectiva, por la Dirección General de Bienes y Comercio, registrada por la Auditoria Fiscal de Obras Públicas.

Destrucción de inservibles.

Artículo 12. El Ministerio de Obras Públicas, por; conducto de la Dirección de Bienes y Comercio, podrá autorizar la destrucción de los elementos inservibles a que se refieren las relaciones de que trata el artículo 2° de este Decreto, y su consiguiente baja en los almacenes de las obras donde se hallen inventariados, mediante las formalidades siguientes:

• a) Autorización previa de la Contraloría General de la República para verificar la destrucción;

• b) Destrucción de los elementos, efectuada con intervención de un representante de la Contraloría General de la República levantándose el acta correspondiente, firmada por todos los funcionarios que hayan intervenido en tal diligencia;

• c) Expedición, con respaldo en el acta de destrucción, de la orden de baja respectiva, por la Dirección de Bienes y Comercio y registrada por la Auditoria Fiscal de Obras Públicas.

Venia de elementos inservibles.

Artículo 13. El Ministerio de Obras Públicas, por conducto de la Dirección de Bienes y Comercio, podrá vender los elementos inservibles que registren las relaciones de que trata el artículo 2° de este Decreto con los requisitos que señale la Contraloría General de la República, de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto legislativo número 197 de 1938.

Perdida de elementos por accidentes fortuitos.

Artículo 14. El Ministerio de Obras Públicas, por conducto de la Dirección General de Bienes y Comercio, podrá autorizar la baja de elementos pertenecientes a las obras públicas nacionales, cuya pérdida hubiere sido causada por accidentes imprevistos, que no puedan imputarse a descuido o acción criminosa, como derrumbes, incendios, inundaciones, muerte de semovientes y otros similares, con las siguientes formalidades:

• a) Acta levantada por el Almacenista o por el Administrador de la obra, en el lugar del siniestro, en la fecha en que tenga conocimiento de su ocurrencia, en que se haga constar el lugar del siniestro, la causa que lo originó y las cantidades, especies y valores de los elementos cuya pérdida se establezca en dicha diligencia intervendrá el Ingeniero Jefe de la obra y dos testigos quienes firmarán, con el Almacenista, el acta respectiva;

• b) Declaraciones juradas rendidas ante el Alcalde, Juez o funcionario competente, por dos testigos hábiles, a quienes se les conste el siniestro y la consiguiente pérdida de los elementos que figuren en el acta prescrita en el ordinal anterior. Estas declaraciones serán pedidas por el Almacenista o el Administrador de la Obra;

• c) Autorización escrita de la Contraloría General de la República para producir la orden de baja de los elementos .perdidos;

• d) Orden de baja expedida por la Dirección de Bienes y Comercio, registrada y refrendada por la Auditoria Fiscal de Obras Públicas.

Parágrafo. En los casos en que se considere o existan indicios de que el accidente, causa de la perdida de elementos se debió a hechos criminosos, el Almacenista o Administrador de la obra formularán su denuncia ante la autoridad del lugar del suceso o ante la más inmediata, y enviarán a la Dirección de Bienes y Comercio, junto con la documentación prescrita en los ordinales a) y b) de este artículo, la constancia oficial de la presentación de la denuncia.

Pérdida de elementas por hurto o robo.

Artículo 15. El Ministerio de Obras Públicas, por conducto de la Dirección de .Bienes y Comercio, podrá autorizar la baja de elementos pertenecientes a las obras de su dependencia, cuya pérdida hubiere sido causada por hurto o robo, con las formalidades siguientes:

• a) Acta levantada por el Almacenista o por el Administrador de la obra en la fecha en que tenga conocimiento de la sustracción, en la cual se hará constar los detalles de la información obtenida, y se incluirá la relación, especificada y valorizada, de los elementos cuya pérdida se establezca. En dicha diligencia intervendrán el Ingeniero Jefe de la obra y dos testigos, quienes con el Almacenista, firmarlo el acta respectiva.

• b) Constancia escrita del funcionario ante quien se formuló la denuncia, con indicación de la fecha en que fue presentada y del empleado que la formuló;

• c) Autorización escrita del Contralor General de la República para que pueda producirse el descargo del almacén;

• d) Orden de baja expedida por lo Dirección de Bienes y Comercio, registrada por la Auditoria Fiscal de Obras Públicas.

Perdida de elementos devolutivos en poder del personal al servicio de las obras.

Artículo 16. Los Ingenieros Jefes o Administradores de las obras podrán autorizar el descargo de almacén de los elementos perdidos que figuren en cuenta personal de un empleado u obrero, cuyo valor hubiere sido descontado al responsable de la perdida, al precio de inventario o al precio comercial del artículo en el momento de ordenar el descuento, si aquel fuere inferior al corriente, con los siguientes requisitos:

• a) Constancia del descuento hecho por el Cajero, Habilitado o Pagador de la obra;

• b) Recibo de la consignación hecha por el empleado a que se refiere el ordinal anterior, en la Tesorería General de la República o en una Administración o Recaudación de Hacienda Nacional;

• c) Relación especificada y valorizada, de acuerdo con el inventario o con el precio corriente, en su caso, de los elementos que fueron objeto del descuento.

Parágrafo. En los casos en que existan indicios o sospechas de que no se trata de una simple perdida sino de una sustracción, el Almacenista, el Ingeniero Jefe o el Administrador de la obra están en la obligación de formular la correspondiente denuncia contra el presunto responsable.

Perdida de elementos en poder de transportadores.

Artículo 17. El Ministerio de Obras Públicas, por conducto de la Dirección de Bienes y Comercio, podrá autorizar la baja de elementos despachados de los almacenes, que se hubieren perdido en poder de transportadores, con las siguientes formalidades:

• a) Recibo o constancia escrita de la empresa transportadora;

• b) Acta levantada por el Almacenista al cual estaba destinado el despacho, en que consten los elementos faltantes, sus cantidades, especificaciones y precios. Dicha acta se levantará con intervención del Administrador de Correos, si el transporte se hubiere hecho por ese conduelo, o del representante o agente de la empresa transportadora, en el lugar del destino de los elementos despachados;