por medio del cual se reglamenta la apertura de oficinas consulares honorarias, el servicio consular honorario de Colombia y se dictan otras disposiciones sobre la materia

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades que le confieren el numeral 2 del artículo 189 de la Constitución Política, la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con la Convención de Viena de 1963 sobre relaciones consulares aprobada por la Ley 17 de 1971, ratificada el 6 de septiembre de 1972, el Gobierno de Colombia puede abrir oficinas consulares dirigidas por Cónsules Honorarios;

En tal sentido, se hace necesario definir el procedimiento de apertura y los requisitos y deberes de los Cónsules Honorarios de Colombia,

DECRETA:

CAPITULO I

Disposiciones generales

Artículo 1°. El Cónsul Honorario es la persona designada y acreditada en el Estado receptor por el Gobierno Colombiano para el ejercicio de funciones consulares restringidas en cuanto a su extensión y amplitud, dentro de los parámetros permitidos por el Derecho Internacional.

Artículo 2°. Corresponde al Ministerio de Relaciones Exteriores el estudio y la evaluación del establecimiento de la circunscripción de la Oficina Consular Honoraria, así como el estudio y evaluación de las personas que serán designadas por el Gobierno Nacional como Cónsules Honorarios.

Artículo 3°. Para la apertura de una Oficina Consular Honoraria se procederá así:

• a) Las áreas competentes del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia determinarán su necesidad y conveniencia política, económica, cultural, entre otras, en aras del interés nacional;

• b) La Dirección de Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior coordinará e impartirá a la Embajada respectiva las instrucciones contempladas en:

• Los principios y procedimientos establecidos por la Convención de Viena sobre Relaciones Consulares de 1963.

• Las normas y procedimientos establecidos en Colombia.

• Las normas y procedimientos establecidos en el Estado receptor.

Artículo 4°. Las Embajadas y Consulados verificarán el funcionamiento y el servicio brindado por las Oficinas Consulares Honorarias, asignadas a su circunscripción, para que cumplan correctamente con sus labores y presten la debida asistencia a los colombianos.

Artículo 5°. Para los efectos de sus funciones, las Oficinas Consulares Honorarias dependerán de la Embajada correspondiente en lo político, económico, comercial y cultural; y, en lo consular, del Consulado respectivo.

Artículo 6°. Una vez comunicada su designación y efectuada la posesión en el lugar de destino, el Cónsul Honorario podrá ejercer las funciones que le autorice la Dirección de Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior.

CAPITULO II

Funciones de la Oficina Consular Honoraria

Artículo 7°. Son funciones de la Oficina Consular Honoraria:

• a) Fomentar el desarrollo de las relaciones comerciales, económicas, culturales y científicas entre Colombia y el Estado receptor;

• b) Prestar ayuda y asistencia a los colombianos, sean personas naturales o jurídicas, y servir de vínculo entre estos y el Consulado o la Embajada colombiana correspondiente;

• c) Obtener información por todos los medios lícitos de las condiciones y de la evolución de la vida comercial, económica, cultural y científica del Estado receptor e informar sobre ello a la Embajada correspondiente;

• d) Proteger en el Estado receptor los intereses de Colombia y de sus nacionales, dentro de los límites permitidos por el derecho internacional.

CAPITULO III

Requisitos para la designación del cónsul honorario

Artículo 8°. El Cónsul Honorario, para efectos de su designación, deberá cumplir los requisitos establecidos en el presente decreto, sin perjuicio de aquellos establecidos en el país receptor.

Artículo 9°. El cónsul honorario podrá ser nacional colombiano o nacional del Estado receptor, y deberá residir legal y obligatoriamente en la circunscripción donde llevará a cabo sus funciones.

Artículo 10. Si el Cónsul Honorario es nacional del Estado Receptor, deberá hablar y escribir el castellano. En el caso de ser nacional colombiano, deberá hablar y escribir el idioma del Estado Receptor o en su defecto, el inglés.

Artículo 11. El Cónsul Honorario, además de tener una conducta moral intachable y bagaje cultural, deberá demostrar que es una persona de reconocida prestancia en la ciudad en donde brindará sus servicios, poseer un título académico universitario o su equivalente o haber prestado especiales y relevantes servicios a los intereses colombianos u ocupar un destacado puesto en el comercio, la industria o las finanzas, y, finalmente, como garantía contar con recursos económicos propios que le permitan el ejercicio del cargo consular honorario con solvencia. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 12 del presente decreto.

Artículo 12. Para efectos de estudiar la hoja de vida del candidato a Cónsul Honorario, este deberá enviar los siguientes documentos:

• a) Carta dirigida a la Dirección de Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior a través de la Embajada de Colombia correspondiente, en la cual manifieste que dispone de tiempo para el ejercicio de la actividad consular, que acatará las disposiciones del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia y asumirá por su cuenta los gastos que se generen en la actividad consular;

• b) Remitir tres (3) recomendaciones, debidamente legalizadas o apostilladas, según el caso, expedidas por personas naturales o jurídicas, públicas o privadas del Estado Receptor, en las que se pueda verificar que el candidato es una persona prestante, de buena conducta y de reconocimiento entre la comunidad del lugar donde ejercerá la actividad consular.

• c) Remitir dos (2) certificaciones bancarias del Estado Receptor.

• d) Remitir certificación de antecedentes judiciales y de policía según las disposiciones de cada país;

• e) Fotocopia del documento que acredite su nacionalidad;

• f) Constancia de la condición de residente, otorgada por autoridad competente en el país receptor.

Artículo 13. El candidato deberá ser entrevistado por el Embajador que corresponda a la circunscripción de la Oficina Consular Honoraria. El Embajador emitirá concepto escrito sobre la conveniencia de la designación de un candidato.

Artículo 14. Una vez seleccionado el candidato, se procederá a solicitar el Exequátur a través de la Embajada de Colombia correspondiente de conformidad con la costumbre del país receptor.

CAPITULO IV

De los deberes y funciones de los Cónsules Honorarios

Artículo 15. Son deberes de los Cónsules Honorarios:

• a) No actuar en contra de Colombia o sus nacionales, bajo ninguna circunstancia;

• b) Abstenerse de hacer declaraciones ante los medios de comunicación sobre temas que puedan comprometer a Colombia, sin autorización del Embajador al que corresponda su circunscripción;

• c) Mantener la confidencialidad y la privacidad sobre trámites, bases de datos y archivos en general;

• d) No representar simultáneamente u ocasionalmente a un tercer país. En casos excepcionales, deberá solicitar el consentimiento expreso de la Embajada correspondiente quien a su vez consultará a las áreas competentes del Ministerio de Relaciones Exteriores;

• e) Contar con un espacio físico donde pueda mantener los archivos de la Oficina Consular Honoraria y que sea adecuado para la atención al público. El espacio en donde se encuentren los archivos y documentos consulares deberá estar separado de otros papeles y documentos relacionados con las actividades particulares que desarrolle el Cónsul Honorario.

• f) Recibir inducción sobre la materia consular en el Ministerio de Relaciones Exteriores o en su defecto, previa autorización, en la Embajada o Consulado que corresponda a la circunscripción de la Oficina Consular Honoraria.

• g) Asistir por su cuenta a las reuniones programadas por el Ministerio de Relaciones Exteriores para los Cónsules colombianos de la región geográfica en que esté ubicada la Oficina Consular Honoraria.

Artículo 16. Las funciones del Cónsul Honorario se pueden clasificar en generales y de índole administrativa.

Artículo 17. De las funciones de carácter general:

• a) Fomentar el desarrollo de relaciones comerciales, económicas, culturales y científicas con el Estado receptor;

• b) Informarse por todos los medios lícitos de las condiciones y evolución de la vida comercial, cultural, económica, política y científica del Estado receptor y comunicar sobre las mismas;

• c) Prestar ayuda y asistencia a las personas naturales y jurídicas colombianas que lo requieran;

• d) Velar dentro de los límites que impongan las leyes y reglamentos del Estado receptor, por los intereses de menores y de los colombianos radicados en el lugar que carezcan de capacidad plena;

• e) Proporcionar información comercial, turística y de promoción del país;

• f) Colaborar en coordinación con la Embajada en la realización de actividades comerciales, de promoción y de carácter cultural;

• g) Servir de enlace entre los colombianos y la Embajada de Colombia de su circunscripción, así como de intermediario en las actuaciones de carácter consular con el Consulado de Carrera de su circunscripción;

• h) Mantener relaciones de amistad y cooperación con las autoridades locales con el fin de lograr una buena gestión consular;

• i) Recibir la documentación para el trámite de:

• Pasaportes y visas.

• Libretas militares.

• Cédulas de Ciudadanía, en este caso, incluye tomar las huellas digitales y, Antecedentes judiciales.

• Y otros que por instrucciones del Ministerio de Relaciones Exteriores le sean autorizados.

Parágrafo. Para llevar cabo dicho trámite debe verificar que la documentación esté en orden y enviarla a la Oficina Consular de Carrera de su circunscripción. Recibir el documento y entregarlo al interesado.

• j) Expedir la documentación pertinente para regreso al país, en los eventos de ciudadanos colombianos deportados y de aquellos que por caso fortuito han perdido su pasaporte;

• k) Actuar como notario para recibir presentaciones personales, supervivencias y permisos de salida del país;

• l) Actuar como intermediario de la Oficina Consular de Carrera de su circunscripción en las actuaciones notariales, diferentes a las mencionadas en el literal anterior, en las de registro civil, y en funciones similares; recibir las solicitudes y remitirlas a la Oficina Consular de Carrera correspondiente. Recibir el documento correspondiente y entregarlo al interesado;

• m) Gestionar y ayudar a la repatriación de cadáveres, en los casos de fallecimiento de colombianos;

• n) Actuar como intermediario del Consulado de Carrera correspondiente para comunicar decisiones judiciales y extrajudiciales y diligenciar comisiones rogatorias de acuerdo con los tratados internacionales;

• o) Recibir presentaciones personales exigidas por autoridad colombiana competente a un nacional residente en la circunscripción de la Oficina Consular Honoraria;

• p) Realizar la inscripción de colombianos y mantener el censo de los connacionales radicados en su circunscripción;

• q) Colaborar en lo concerniente a las jornadas electorales previa autorización de la Registraduría Nacional del Estado Civil;

• r) Informar trimestralmente a la embajada de Colombia correspondiente, sobre aspectos económicos, políticos, comerciales y culturales. Sobre los asuntos consulares informará a la Oficina Consular de Carrera de su circunscripción;

• s) Las demás funciones que por necesidad de la circunscripción le sean asignadas por la Dirección de Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior o por la Embajada de Colombia o por el Consulado de Carrera correspondiente.

Artículo 18. De las funciones de índole administrativa:

• a) Abrir una cuenta bancaria a nombre del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, previo visto bueno de la Dirección Administrativa y Financiera;

• b) Manifestar expresamente que se compromete a cuidar las especies venales, los recaudos y los archivos;

• c) Remitir mensualmente el informe de recaudos, existencia de especies venales y de los documentos expedidos, al Consulado correspondiente;

• d) Mantener los archivos organizados y los datos correspondientes a los trámites llevados a cabo,

• e) Actualizar la base de datos de detenidos colombianos en su circunscripción de acuerdo a lo establecido por la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores;

• f) Las demás que por necesidades de la circunscripción le sean asignadas por el Ministerio de Relaciones Exteriores a través de la Dirección de Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior o la Embajada de Colombia correspondiente o el Consulado respectivo.

CAPITULO V

De la sede y de los archivos de la oficina Consular Honoraria

Artículo 19. Los archivos y documentos consulares serán siempre inviolables.

Artículo 20. En el local en el que se presten los servicios deberá izarse la bandera nacional y a la entrada del mismo deberá colocarse el escudo. Tanto la bandera como el escudo serán suministrados por el Ministerio de Relaciones Exteriores.

Artículo 21. En caso de que se requiera contratar personal para prestar servicios en la Oficina Consular Honoraria, este no tendrá vínculo laboral alguno con el Ministerio de Relaciones Exterior es.

Artículo 22. Las Oficinas Consulares Honorarias deben en coordinación con la Embajada o Consulado correspondiente establecer el horario de atención al público. Para mayor claridad de los usuarios deberá colocar en lugar visible un aviso indicando el horario establecido. Así mismo, al momento de establecerlo deberá informar del mismo a la Dirección de Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior.

CAPITULO VI

Disposiciones finales

Artículo 23. En el evento de que el Cónsul Honorario sea nombrado como funcionario público del Estado receptor o de cualquier organismo de carácter público, o cambie su lugar de residencia a un lugar diferente a la circunscripción a la que fue designado, deberá renunciar a dicha designación.

Artículo 24. En el evento de que sea necesario, podrán designarse nacionales o extranjeros como agentes honorarios en categorías diferentes a la de Cónsul.

Parágrafo. Los requisitos y las funciones para dichas designaciones serán establecidos a través de resolución emitida por el Ministerio de Relaciones Exteriores.

Artículo 25. El presente decreto rige treinta (30) días después de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a 17 de mayo de 2004.

ÁLVARO URIBE VÉLEZ

La Ministra de Relaciones Exteriores,

Carolina Barco.