por el cual se aprueba el Acuerdo número 31 del 14 de mayo de 1987, expedido por el Consejo Superior de la Unidad Universitaria del Sur de Bogotá

El Presidente de la República de Colombia, en uso de sus facultades legales,

DECRETA:

Articulo 1° Apruébase la Estructura Orgánica de la Unidad Universitaria del Sur de Bogotá, expedida por el Consejo Superior mediante Acuerdo número 31 del 14 de mayo de 1987, cuyo texto es el siguiente:

"ACUERDO NUMERO 31 DE 1987

(mayo 14)

por el cual se modifica la Estructura Orgánica de la Unidad Universitaria del Sur de Bogotá y se determinan las funciones de sus dependencias.

El Consejo Superior de la Unidad Universitaria del Sur de Bogotá, en uso de sus atribuciones legales y estatutarias, en especial las conferidas por el artículo 12 del Acuerdo número 01 de 1982, aprobado por el Decreto 1885 de 1982; y oído el concepto de la Secretaría de Administración Pública de la Presidencia de la República,

ACUERDA:

Artículo 1° La Estructura Orgánica de la Unidad Universitaria del Sur de Bogotá, estará conformada así:

• 1. Consejo Superior.

• 1. Rectoría.

2.1 Secretaría General.

2.1.1 Sección de Archivo y Correspondencia.

2.2 Oficina Jurídica.

2.3 Oficina de Planeación y Proyectos Especiales.

2.4 Oficina de Sistemas.

• 1. Vicerrectoría Administrativa.

3.1 División de Recursos Humanos.

3.2 División Financiera.

3.2.1 Sección de Presupuesto

3.2.2 Sección de Contabilidad.

3.2.3 Sección de Tesorería.

3.3 División de Servicios Administrativos.

3.3.1 Sección de Adquisición de Bienes

3.3.2 Sección de Almacén.

3.3.3 Sección de Servicios Generales.

3.3.4 Sección de Publicaciones.

• 1. Consejo Académico.

• 1. Vicerrectoría Académica.

5.1 División de Admisiones, Registro y Control Académico.

5.2 División de Recursos Educativos.

5.2.1 Sección de Producción Pedagógica y Edición de Medios.

5.2.2 sección de Documentación e Información.

5.3 Facultad de Ciencias e Ingeniería.

5.3.1 Consejo de Facultad.

5.3.2 Departamento de Química

5.3.3 Departamento de Procesos Tecnológicos.

5.3.4 Departamento de Operaciones Industriales.

5.3.5 Departamento de Proyecto Empresarial y Extensión Comunitaria.

5.4 Facultad de Ciencias Agrarias.

5.4.1 Consejo de Facultad.

5.4.2 Departamento de Producción Agraria.

5.4.3 Departamento de Recursos Naturales Renovables.

5.4.4 Departamento de Agroindustria Rural.

5.4.5 Departamento de Práctica Agroempresarial.

5.5 Facultad de Ciencias Administrativas.

5.5.1 Consejo de Facultad.

5.5.2 Departamento de Formación Administrativa.

5.5.3 Departamento de Formación Específica de Gestiones.

5.5.4 Departamento de Integración de Desarrollo Empresarial.

5.5.5 Departamento de Ciencias Humanas y Nivel Introductorio.

5.6 Instituto de Investigación y Educación Permanente.

5.6.1 Centro de Investigación.

5.6.2 Centro de Capacitación y Programas de Extensión.

• 1. Vicerrectoría Operativa.

6.1 División de Desarrollo Empresarial y Producción Tecnológica.

6.2 División de Desarrollo Social, Comunitario y Bienestar Universitario.

6.3 Centros Regionales de Educación Abierta y a Distancia.

• 1. Organos de Asesoría y Coordinación.

7.1 Comité de Dirección.

7.2 Comisión de Personal.

7.3 Junta de Licitaciones y Contratos.

7.4 Comité de Investigación y Desarrollo Científico.

CONSEJO SUPERIOR, RECTOR Y CONSEJO ACADEMICO.

Artículo 2° El Consejo Superior, el Rector y el Consejo Académico cumplirán las funciones señaladas en el Estatuto General y demás disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

SECRETARIA GENERAL.

Artículo 3° Además de las funciones previstas en el Estatuto General, la Secretaría General cumplirá las siguientes:

• a) Representar a la Rectoría cuando ésta lo determine, en los actos o asuntos de carácter técnico o administrativo.

• b) Revisar los proyectos de acuerdo, resolución minutas de contrato y demás actos administrativos que deban someterse a consideración del Consejo Superior o de la Rectoría.

• c) Vigilar el cumplimiento de las normas orgánicas y los procedimientos administrativos y financieros de las dependencias de la institución, y proponer los cambios necesarios para otorgarles mayor eficiencia.

• d) Refrendar las resoluciones, que expida la Rectoría o las Vicerrectorías por delegación de funciones.

• e) Ejercer la función de auditoría interna de la institución acorde con las normas y reglamentaciones vigentes sobre esta materia.

• f) Dar fe de la autenticidad de los documentos expedidos por la institución que conforme a las disposiciones legales y reglamentarias requieran de tal procedimiento, y, producir las comunicaciones oficiales que sean necesarias.

• g) Dirigir, supervisar y coordinar las actividades de archivo y correspondencia.

• h) Presentar informes periódicos a la Rectoría sobre el desarrollo de sus actividades.

• i) Las demás funciones que le sean asignadas acordes con la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA.

Artículo 4° Son funciones de la Sección de Archivo y Correspondencia:

• a) Prestar los servicios de correspondencia, mensajería y duplicación de documentos.

• b) Organizar el archivo general de la institución y microfilmar los documentos que sean autorizados.

• c) Seleccionar, ordenar, clasificar y archivar los documentos que se reciben de las diferentes dependencias para conformar el archivo general de la institución.

• d) Asegurar la correcta actualización y conservación de los documentos.

• e) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

OFICINA JURIDICA.

Artículo 5° Son funciones de la Oficina Jurídica:

• a) Asesorar al Consejo Superior, a la Rectoría y a las diferentes dependencias de la institución en lo relacionado con asuntos legales y jurídicos.

• b) Representar a la entidad a través de sus abogados y por mandato del Rector en los asuntos judiciales y extrajudiciales e informar sobre el desarrollo de los mismos.

• c) Absolver consultas y emitir conceptos sobre diversas situaciones de derecho.

• d) Elaborar o revisar los proyectos de acto administrativo y minutas de contrato de la institución, con el fin de que estén acordes con las normas y disposiciones sobre la materia.

• e) Preparar y recomendar a la Rectoría anteproyectos de ley o decretos referentes a los objetivos y actividades de la Unidad Universitaria, para su tramitación ante los organismos competentes.

• f) Codificar, clasificar y mantener al día las normas legales relacionadas con la entidad y velar por su difusión.

• g) Presentar informes periódicos a la Rectoría sobre el desarrollo de sus actividades.

• h) Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

OFICINA DE PLANEACION Y PROYECTOS ESPECIALES.

Artículo 6° Son funciones de la Oficina de Planeación y Proyectos Especiales:

• a) Asesorar a la Rectoría y a las diferentes dependencias de la institución en la planeación y programación de las actividades académicas, operativas, financieras y administrativas de la entidad.

• b) Elaborar y proponer planes de desarrollo integral de la institución, con el propósito de fijar criterios sobre alternativas y prioridades para su adopción, de acuerdo con las políticas establecidas.

• c) Realizar y evaluar la factibilidad económica de los proyectos de carácter especial que pretenda adelantar la institución.

• d) Asesorar a las Vicerrectorías Académica y Operativa en el diseño, formulación y ejecución de programas, proyectos y estrategias para el desarrollo comunitario en las áreas académica y de producción empresarial y tecnológica.

• e) Coordinar la ejecución de proyectos de financiamiento externo e interno.

• f) Preparar en coordinación con las diferentes dependencias de la entidad, el anteproyecto anual de presupuesto.

• g) Diseñar los proyectos arquitectónicos y técnicos de obras civiles para la construcción de espacios educativos e instalaciones que requiera la entidad.

• h) Participar en los estudios de planeamiento educativo y curricular, factibilidad de los programas, proyectos académicos y el diseño de los sistemas de información y procesamiento de datos.

• i) Efectuar los estudios referentes a organización y métodos, elaboración de manuales y racionalización de procedimientos. Igualmente, recomendar las acciones pertinentes para mejorar la eficiencia administrativa de la institución.

• j) Evaluar el desarrollo de los planes, proyectos y programas aprobados por la entidad y recomendar los ajustes que estime pertinentes para el logro de los objetivos trazados.

• k) Preparar estudios y propuestas acerca de áreas y temas específicos relacionados con la planeación, organización y evaluación institucional.

• l) Recolectar, organizar y actualizar toda la información estadística relativa a las funciones y actividades de la entidad que revistan importancia para la gestión institucional.

• m) Presentar informes periódicos a la Rectoría sobre el desarrollo de sus actividades.

• n) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

OFICINA DE SISTEMAS.

Artículo 7° Son funciones de la Oficina de Sistemas:

• a) Diseñar, implementar y mantener en funcionamiento la red nacional de información de la institución, base del sistema de información y control.

• b) Sistematizar en coordinación con la Oficina de Planeación y Proyectos Especiales todos los procedimientos susceptibles de serlo dentro del diseño establecido para el sistema de información.

• c) Crear y mantener el banco de datos, velar por su correcto funcionamiento y por la seguridad y confiabilidad de la información contenida en éste.

• d) Diseñar modelos, establecer criterios y señalar normas para la recolección, clasificación y procesamiento de información estadística que requiera la entidad en las áreas académica, administrativa y operativa.

• e) Diseñar, programar e implementar en coordinación con la Vicerrectoría Académica y la Oficina de Planeación y Proyectos Especiales, los proyectos de utilización de la informática en la formación profesional, con el fin, de apoyar la creación y mantenimiento de centros de información en las distintas dependencias de la institución.

• f) Analizar, precisar y sugerir a la Rectoría la cantidad y calidad de los equipos informáticos que deben ser suministrados a las diferentes dependencias de la entidad como soporte técnico del sistema de información.

• g) Colaborar con la Oficina de Planeación y Proyectos Especiales en la racionalización y agilización de todos los procedimientos legales, administrativos y académicos de la institución.

• h) Asesorar en su área y proporcionar el soporte técnico necesario a todas las dependencias de acuerdo con las prioridades establecidas.

• i) Presentar a la Rectoría informes periódicos sobre el desarrollo de sus actividades.

• j) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA.

Artículo 8°Son funciones de la Vicerrectoría Administrativa:

• a) Asistir a la Rectoría en la formulación y ejecución de las políticas institucionales en asuntos administrativos y financieros.

• b) Dirigir y coordinar las actividades de manejo y desarrollo de los recursos humanos de la institución.

• c) Establecer y desarrollar de acuerdo con las normas legales reglamentarias los sistemas que permitan el adecuado manejo y registro de la contabilidad financiera, presupuestaria y de costos, con el propósito de determinar áreas y responsabilidades.

• d) Dirigir, coordinar y controlar las actividades presupuestales y financieras de la entidad de conformidad con las disposiciones sobre la materia.

• e) Coordinar con la Oficina de Planeación y Proyectos Especiales la preparación del anteproyecto anual de presupuesto y someterlo a consideración de la Rectoría y demás organismos competentes de la institución.

• f) Dirigir e implementar los programas administrativos y financieros de la Unidad Universitaria.

• g) Dirigir y coordinar las actividades relacionadas con la prestación de los servicios administrativos de la institución.

• h) Propender por la eficiente administración de los recursos físicos de la entidad y velar por su conservación, mantenimiento y seguridad.

• i) Rendir informes periódicos a la Rectoría sobre el desarrollo de sus actividades.

• j) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

DIVISION DE RECURSOS HUMANOS.

Artículo 9° Son funciones de la División de Recursos Humanos:

• a) Proyectar las providencias relativas a las diferentes situaciones administrativas del personal y expedir las certificaciones y constancias sobre la materia.

• b) Liquidar y elaborar nóminas y demás cuentas relacionadas con el pago de los servicios personales

• c) Coordinar con la Oficina de Sistemas el procesamiento de novedades y estadísticas del personal al servicio de la Unidad Universitaria.

• d) Realizar y actualizar los estudios referentes a la planta de personal, la clasificación de cargos y el manual de funciones a nivel de cargos.

• e) Organizar, actualizar y custodiar las hojas de vida del personal de la entidad.

• f) Efectuar la tramitación requerida para el ingreso o retiro de la carrera administrativa, ante el Departamento Administrativo del Servicio Civil, de los empleados públicos de la institución.

• g) Participar en la ejecución y formulación de programas de desarrollo y bienestar del personal y coordinar con las entidades competentes del sector público y privado, los servicios para el mismo.

• h) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones sobre régimen disciplinario.

• i) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

DIVISION FINANCIERA.

Artículo 10. Son funciones de la División Financiera:

• a) Programar, controlar y evaluar de acuerdo con las normas vigentes, los procedimientos financieros y contables de la institución.

• b) Coordinar las actividades relacionadas con el oportuno pago de los compromisos de carácter financiero, velando por el cumplimiento de las normas correspondientes.

• c) Controlar la ejecución presupuestal de la institución de acuerdo con las normas legales reglamentarias vigentes.

• d) Dirigir y coordinar las labores de recaudo y manejo de ingresos de la entidad; así como también, la custodia de los valores y demás títulos de la misma.

• e) Colaborar en la elaboración del anteproyecto anual de presupuesto de la institución.

• f) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE PRESUPUESTO.

Artículo 11. Son funciones de la Sección de Presupuesto:

• a) Programar, ejecutar, controlar y evaluar el manejo presupuestal de la institución.

• b) Elaborar en coordinación con la Oficina de Planeación y Proyectos Especiales el Anteproyecto Anual de Presupuesto.

• c) Elaborar los anteproyectos de acuerdo de obligaciones y de ordenación de gastos, adiciones, traslados y modificaciones presupuestales, llevando su registro y control conforme la ley orgánica de presupuesto y demás normas vigentes.

• d) Efectuar los registros presupuestales correspondientes.

• e) Elaborar los certificados de disponibilidad presupuestal y constituir las reservas requeridas de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias.

• f) Elaborar los informes de la ejecución presupuestal para estudio y análisis de la División Financiera.

• g) Colaborar en el manejo del crédito externo de la entidad, mediante el registro y el suministro de información en coordinación con la Oficina de Planeación y Proyectos Especiales.

• h) Coordinar con la Oficina de Sistemas la incorporación de las operaciones presupuestales al proceso de sistematización.

• i) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE CONTABILIDAD.

Artículo 12. Son funciones de la Sección de Contabilidad:

• a) Efectuar los registros contables de las operaciones económicas que realice la institución, observando los procedimientos establecidos y las normas vigentes.

• b) Elaborar los balances, estado de ingresos y gastos y demás informes, de acuerdo con la técnica contable y las disposiciones administrativas y fiscales vigentes sobre la materia.

• c) Llevar la contabilidad de costos internos de la institución.

• d) Aplicar mecanismos de control interno de las operaciones y de los recursos de propiedad de la institución.

• e) Suministrar información oportuna sobre el estado financiero de la institución.

• f) Mantener actualizado el manual de contabilidad y proponer sus modificaciones y adiciones.

• g) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE TESORERIA.

Artículo 13. Son funciones de la Sección de Tesorería:

• a) Recaudar los derechos pecuniarios, los aportes, auxilios, rentas por servicios y demás ingresos de la entidad.

• b) Efectuar oportunamente el pago de las obligaciones de la institución.

• c) Manejar y custodiar los valores y demás títulos.

• d) Elaborar y presentar el movimiento diario de caja y bancos, así como también las conciliaciones bancarias.

• e) Realizar las actividades relacionadas con las cuentas de cobro a favor de la institución.

• f) Rendir las cuentas comprobatorias a la Contraloría General de la República.