Por el cual se aprueba el Acuerdo numero 000029 del 27 de mayo de 1985 de la Junta Directiva del Instituto Colombiano de la Juventud y el Deporte, sobre la estructura orgánica y funciones de sus dependencias

El Presidente de la República de Colombia, en uso de sus facultades constitucionales y legales,

DECRETA:

ARTICULO 1° Apruébase el Acuerdo número 000029 del 27 de mayo de 1985, de la Junta Directiva del Instituto Colombiano de la Juventud y el Deporte, cuyo texto es el siguiente:

"ACUERDO NUMERO 000029 DE 1985

(mayo 27)

por el cual se establece la estructura orgánica del Instituto Colombiano de la Juventud y el Deporte y se determinan las funciones de sus dependencias.

La Junta Directivadel Instituto Colombiano de la Juventud y el Deporte, en uso de sus facultades legales y estatutarias, y oído el concepto de la Secretaría de Administración Pública de la Presidencia de la República,

ACUERDA:

CAPITULO I

DE LA ESTRUCTURA.

Artículo 1°La estructura orgánica del Instituto Colombiano de la Juventud y el Deporte será la siguiente:

• 1. Junta Directiva.

• 1. Dirección General.

• 2.1. Oficina Jurídica.

• 2.2. Oficina de Planeación.

2.2.1. Sección de Planes y Programas.

2.2.2. Sección de Organización y Sistemas.

• 1. Secretaría General.

• 1. Subdirección Administrativa y Financiera.

• 4.1. División Financiera.

4.1.1. Sección Centro Recreativo "Bolera El Salitre".

• 4.2. División Administrativa.

4.2.1 Sección de Personal.

4.2.2. Sección de Servicios Generales.

• 4.3. División de Construcciones Deportivas.

• 1. Subdirección de Fomento Deportivo y Recreativo.

• 5.1. División de Educación Física y Formación Deportiva.

• 5.2. División de Deporte de Competición.

• 5.3. División de Recreación y Juventud.

• 5.4. División de Medicina y Ciencias Aplicadas.

• 1. Organos de Asesoría y Coordinación.

• 6.1. Comité Técnico.

• 6.2. Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

• 6.3. Comisión de Personal.

CAPITULO II

DE LAS FUNCIONES

JUNTA DIRECTIVA Y DIRECCION GENERAL

Artículo 2°La Junta Directiva y el Director General del Instituto Colombiano de la Juventud y el Deporte cumplirán las funciones para ellos señaladas en los estatutos de la entidad y en las demás disposiciones legales vigentes.

SECRETARIA GENERAL.

Artículo 3°Son funciones de la Secretaría General:

• a) Asesorar a las Juntas Administradoras Seccionales de Deportes en el desarrollo de los planes y programas establecidos por el Instituto Colombiano de la Juventud y el Deporte;

• b) Desarrollar las funciones de secretaría de la Junta Directiva y de aquellos órganos de asesoría, coordinación o decisión en los cuales se le encomiende tal función y comunicar sus decisiones a las dependencias interesadas;

• c) Velar por el cumplimiento de las normas legales que regulen la organización del instituto y conceptuar sobre los asuntos que se sometan a su consideración;

• d) Refrendar los actos administrativos del Instituto, en especial los de la Junta Directiva y de la Dirección General;

• e) Coordinar en la Oficina Jurídica el trámite de los contratos que deba suscribir la Dirección General;

• f) Tramitar en coordinación con la Oficina Jurídica los proyectos de acuerdos y resoluciones que deban someterse a la aprobación de la Junta Directiva y la Dirección General;

• g) Dirigir en coordinación con la Oficina de Planeación, la elaboración del presupuesto anual de ingresos y gastos de las Juntas Administradoras Seccionales de Deportes, de acuerdo con los lineamientos señalados por el Departamento Nacional de Planeación y la Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Hacienda;

• h) Asistir a la Dirección General en la formulación de las políticas del Instituto;

• i) Preparar en coordinación con la Oficina Jurídica, los proyectos de ley o decreto relacionados con el Instituto y someterlos a consideración de la Dirección General;

• j) Ejercer el control administrativo sobre las gestiones técnicas, operativas y administrativas de las Juntas Administradoras Seccionales de Deportes para que cumplan los objetivos señalados en las leyes, decretos y demás disposiciones vigentes;

• k) Dirigir y coordinar con la asistencia de la Oficina Jurídica, las investigaciones administrativas especiales en las Juntas Administradoras Seccionales de Deportes cuando las circunstancias lo ameriten;

• l) Recolectar y suministrar la información sobre las actividades que adelanten las Juntas Administradoras Seccionales de Deportes y rendir informes a la Dirección General;

• m) Llevar por delegación de la Dirección General la representación del Instituto en las entidades adscritas o dependientes de éste y ejercer la supervisión sobre las mismas;

• n) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

OFICINA JURIDICA.

Artículo 4°Son funciones de la Oficina Jurídica:

• a) Asistir y asesorar a la Dirección General, Secretaría General y demás dependencias del Instituto, en el trámite y solución de todos los asuntos de carácter jurídico que se presenten en desarrollo de los programas;

• b) Representar al Instituto en asuntos judiciales y extrajudiciales, a través de sus abogados, por mandato de la Dirección General;

• c) Velar porque las asociaciones juveniles y las federaciones deportivas cumplan las normas vigentes;

• d) Asesorar a la Dirección General en la reglamentación deportiva que le corresponde conforme a la ley, y recomendar proyectos de ley o decreto en esta materia;

• e) Coordinar el desarrollo de las investigaciones o estudios especiales que en el campo jurídico requiera la Dirección General;

• f) Elaborar o revisar los proyectos de acuerdo o resolución y las minutas de contrato, así como los demás actos administrativos que deba expedir la Junta Directiva y la Dirección General en desarrollo de sus funciones;

• g) Compilar y estudiar las normas, la jurisprudencia y doctrina relativas a las actividades del Instituto;

• h) Rendir informes a la Dirección General sobre las actividades de la dependencia;

• i) Elaborar los reglamentos internos que regulen el funcionamiento del Instituto;

• j) Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

OFICINA DE PLANEACION.

Artículo 5°Son funciones de la Oficina de Planeación:

• a) Formular de acuerdo con las políticas del Gobierno Nacional y en coordinación con las dependencias de la entidad, los planes y proyectos que sobre deportes, educación física, recreación y juventud deban desarrollar el Instituto y las juntas administradoras en el corto, mediano y largo plazo y someterlos a la aprobación de la Dirección General;

• b) Asesorar a la Dirección General del Instituto en la fijación de los planes, programas y proyectos necesarios para lograr una mejor prestación de los servicios deportivos, de educación física, recreación y juventud;

• c) Asesorar a las dependencias del Instituto y a las juntas administradoras en el desarrollo de las políticas adoptadas por el Gobierno Nacional;

• d) Asesorar a la Dirección General en la formulación de normas y procedimientos de carácter administrativo que permitan cumplir los objetivos institucionales;

• e) Programar y elaborar en coordinación con las subdirecciones del Instituto el presupuesto anual de ingresos y gastos, de acuerdo con los lineamientos señalados por el Departamento Nacional de Planeación y la Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público;

• f) Rendir concepto a la Dirección General sobre las modificaciones presupuestales que afecten la estructura de los planes anuales;

• g) Efectuar periódicamente evaluaciones de los programas y proyectos que adelanten Coldeportes y las juntas administradoras, proponiendo las modificaciones y ajustes correspondientes;

• h) Dirigir y coordinar las actividades relacionadas con organización y métodos, así como el procesamiento y sistematización de la información requerida para el desarrollo de los programas del Instituto;

• i) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE PLANES Y PROGRAMAS.

Artículo 6°Son funciones de la Sección de Planes y Programas:

• a) Realizar los estudios de prefactibilidad, factibilidad y evaluación, técnica, social, económica y financiera de los planes, programas y proyectos, con los cuales el Instituto y las juntas administradoras proyectan su acción a la comunidad;

• b) Elaborar estudios sobre la disponibilidad de recursos humanos, técnicos, financieros y de infraestructura física que posea el Instituto y proponer a la Dirección General alternativas de asignación a los diferentes programas;

• c) Realizar estudios de costos de los programas que deba adelantar el Instituto y proponer sistemas de financiamiento de los mismos, a la Dirección General;

• d) Elaborar estudios y programas sobre cooperación técnica nacional e internacional, acordes con los requerimientos del Instituto y las juntas administradoras;

• e) Efectuar y presentar los estudios necesarios para la elaboración del presupuesto anual del Instituto y las juntas administradoras;

• f) Elaborar en coordinación con las dependencias del Instituto y las Juntas Administradoras, el plan nacional de desarrollo deportivo y someterlo a la aprobación de la Dirección General y la Junta Directiva a través de la Oficina de Planeación;

• g) Elaborar informes periódicos de sus actividades y presentarlos a la Oficina de Planeación;

• h) Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE ORGANIZACION Y SISTEMAS.

Artículo 7°Son funciones de la Sección de Organización y Sistemas:

• a) Presentar a la Dirección General por conducto de la Oficina de Planeación los sistemas computarizados y procedimientos administrativos que permitan establecer canales de información entre las dependencias del Instituto y las juntas administradoras;

• b) Elaborar manuales descriptivos de funciones a nivel de cargos y de procedimientos administrativos, en coordinación con la Sección de Personal;

• c) Estudiar en coordinación con los organismos competentes, los proyectos de estructura orgánica y de planta de personal requeridos para el Instituto y la Escuela Nacional del Deporte, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes;

• d) Estudiar en coordinación con el Departamento Administrativo del Servicio Civil los proyectos de planta de personal que presenten las Juntas Administradoras Seccionales de Deportes, para la aprobación del Gobierno Nacional, de acuerdo con las disposiciones legales y vigentes;

• e) Prestar asistencia técnica a las Juntas Administradoras Seccionales de Deportes, en la elaboración de sus proyectos de organización administrativa de acuerdo con las directrices fijadas por el Instituto;

• f) Elaborar e implementar los programas de simplificación y sistematización de los procesos administrativos y técnicos, de las dependencias del Instituto y las Juntas Administradoras Seccionales de Deportes;

• g) Recolectar, clasificar, analizar, procesar y archivar la información técnica y administrativa necesaria para la formulación y evaluación de los programas y proyectos del Instituto y las Juntas Administradoras;

• h) Suministrar periódicamente a las dependencias del Instituto y las juntas administradoras la información estadística que fundamente los ajustes, modificaciones o aprobaciones de los diferentes planes, programas y proyectos;

• i) Determinar las especificaciones técnicas de los equipos de procesamiento de datos y de oficina, aplicables a las necesidades del Instituto;

• j) Estudiar, diseñar, clasificar y recomendar las formas que requieran los distintos procesos automatizados y trámites administrativos que se deban llevar a cabo en el Instituto;

• k) Elaborar informes periódicos de sus actividades y presentarlos a la Oficina de Planeación;

• l) Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA.

Artículo 8°Son funciones de la Subdirección Administrativa y Financiera:

• a) Asistir a la Dirección General en la determinación de planes y programas administrativos y financieros del Instituto;

• b) Dirigir y coordinar las actividades relacionadas con los asuntos financieros y presupuestales de la entidad;

• c) Dirigir y coordinar los programas de administración de personal del Instituto y asesorar a las juntas administradoras en esta materia, de acuerdo con las políticas establecidas;

• d) Dirigir, coordinar y controlar la gestión administrativa del Instituto y velar por el cumplimiento de las normas, sistemas y procedimientos administrativos adoptados;

• e) Elaborar en coordinación con la Oficina de Planeación y las demás subdirecciones el proyecto de presupuesto anual de la entidad,

• f) Dirigir y coordinar las actividades relacionadas con la adquisición de elementos de oficina, vehículos, equipos bienes muebles de uso administrativo;

• g) Dirigir, coordinar y controlar la realización de los programas de construcciones deportivas, que adelanten el Instituto o las Juntas Administradoras con recursos de Coldeportes;

• h) Dirigir y supervisar el recaudo de los ingresos y pago de los compromisos adquiridos por el Instituto;

• i) Asistir a las juntas administradoras en el desarrollo de actividades administrativas, de acuerdo con los planes de trabajo establecidos;

• j) Supervisar y coordinar las actividades relacionadas con los servicios administrativos del Instituto y velar por la eficiente prestación de los mismos;

• k) Coordinar con la Sección de organización y Sistemas, los estudios sobre el mejoramiento de los procedimientos, sistemas y métodos de trabajo necesarios para el desarrollo normal de los programas de la dependencia;

• l) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

DIVISION FINANCIERA.

Artículo 9º Son funciones de la División Financiera:

• a) Efectuar el análisis financiero y presupuestal de la entidad; preparar los acuerdos mensuales de ordenación de gastos y rendir los informes correspondientes;

• b) Llevar la contabilidad financiera y presupuestal del Instituto, de acuerdo con las normas fiscales y contables vigentes;

• e) Proponer y conceptuar sobre la constitución de reservas que garanticen la ejecución de los diferentes programas y velar por la oportuna tramitación y pago de las obligaciones contraídas por el Instituto;

• d) Preparar y consolidar la información financiera necesaria para presentarla al Ministerio de Hacienda y Crédito Público y a la Contraloría General de la República;

• e) Asistir a las Juntas Administradoras Seccionales de Deportes en la aplicación de los sistemas de presupuesto, contabilidad y tesorería adoptados por el Instituto, de acuerdo con las normas legales que para el efecto se establezcan y velar por su permanente actualización;

• f) Asistir a las juntas administradoras en los asuntos relacionados con sus estados financieros;

• g) Elaborar estudios para el mejoramiento de sistemas de recaudo en la entidad, en coordinación con la Oficina de Planeación y las Juntas Administradoras Seccionales de Deportes;

• h) Elaborar informes periódicos de sus actividades y presentarlos a la Subdirección Administrativa y Financiera;

• i) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION CENTRO RECREATIVO BOLERA "EL SALITRE".

Artículo 10. Son funciones de la Sección Centro Recreativo Bolera "El Salitre":

• a) Promocionar los servicios de la Bolera, de acuerdo con las políticas y pautas que fijen la Junta Directiva y la Dirección General;

• b) Realizar el mantenimiento, limpieza y conservación de las instalaciones y los equipos de la Bolera;

• c) Rendir informes financieros y de tesorería a la División Financiera del Instituto;

• d) Supervisar y controlar los servicios de cafetería y restaurante, de acuerdo con lo establecido en los contratos que para éste efecto celebre el Instituto;

• e) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

DIVISION DE CONSTRUCCIONES DEPORTIVAS.

Artículo 11. Son funciones de la División de Construcciones Deportivas:

• a) Elaborar los diseños arquitectónicos y de ingeniería de los proyectos de construcción y mantenimiento de los escenarios deportivos, y demás proyectos que adelanten el Instituto y las Juntas Administradoras Seccionales de Deportes;

• b) Ejercer la interventoría de las construcciones deportivas del Instituto y las juntas administradoras, en cumplimiento del plan nacional de desarrollo deportivo;

• c) Establecer las normas y especificaciones relacionadas con la construcción, adecuación y mantenimiento de los escenarios deportivos;

• d) Elaborar el programa anual de construcciones deportivas, que se deba adelantar con recursos de Coldeportes y someterlo a consideración de la Subdirección Administrativa;

• e) Estudiar y conceptuar sobre los proyectos de construcción, adecuación y mantenimiento de escenarios deportivos que sometan a su consideración las Juntas Administradoras Seccionales de Deportes y formular las modificaciones del caso;

• f) Evaluar, calificar y clasificar a los proponentes contratistas y sus propuestas para la ejecución e interventoría de las obras deportivas;