Por la cual se reglamentan los Decretos 1994 y 2213, orgánicos del Departamento Administrativo de la Policía Nacional

El Ministro de Gobierno,

en uso de sus facultades legales,

considerando:

Que el Decreto número 1994 de 1935 creo el Departamento Administrativo de la Policía Nacional, le asigno funciones y señalo el personal directivo;

Que posteriormente, por medio del decreto 2213 del mismo año, se determinaron las dependencias que componen el citado Departamento, se creó el personal correspondiente y se fijaron las asignaciones, y

Que corresponde al Ministerio de Gobierno reglamentar los Derechos citados,

resuelve:

Artículo 1°. Fijar las funciones que corresponden a casa una de las dependencias que forman el Departamento Administrativo de la Policía Nacional, de conformidad con los Decretos números 1994 y 2213 de 1935.

Artículo 2°. Son funciones de la Jefatura del Departamento:

• a) Organizar y dirigir el trabajo de las diferentes dependencias que forman el Departamento, así como del personal que en las distintas decisiones de la Policía tengan asignadas funciones de orden administrativo;

• b) Elaborar los proyectos de organización y formularios que sea el caso de establecer en las distintas dependencias del Departamento y Divisiones de la Policía Nacional, para garantizar, en cuanto sea posible, el mayor éxito en la prestación de los servicio que se les hayan descrito, así como del control y contabilidad de todas las operaciones en que ellas se efectúen.

• c) Organizar y dirigir la contabilidad General de la institución, en forma que muestre claramente la situación fiscal de ella, determinando con precisión el ejercicio de las apropiaciones incluidas en el presupuesto Nacional, de todos los valores activos y pasivos de que dispongan o deba responder, rindiendo mensualmente a la Dirección General y al Ministerio de Gobierno un balance consolidado acompañado de una exposición o comentarios y recomendaciones;

• d) Organizar, controlar y dirigir el funcionamiento de los casinos establecidos o que se establezca en las distintas divisiones de la Policía Nacional;

• e) Preparar y presentar al Ministerio de Gobierno, con la aprobación del Director General, el anteproyecto de presupuesto de gastos para el sostenimiento de la Policía Nacional, el que debe ser incorporado por el Ministerio en el Proyecto de presupuesto que anualmente ha de someter al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, correspondiente a la vigencia inmediatamente siguiente, de acuerdo con lo dispuesto por la Ley 64 de 1931, anteproyecto que será presentado a mas tarar el día 30 de mayo de cada año;

• f) Coadyuvar con el Ministerio de Gobierno (Sección 3ª) en la formación de los expedientes sobre apertura de los créditos adicionales o extraordinarios que se requieran para atender a nuevas necesidades de la institución o para suplir deficiencias delas apropiaciones incluidas en el presupuesto de cada vigencia fiscal;

• g) El control y vigilancia de todos los valores representados en los elementos que se hallen contenidos en los inventarios generales presentados por las dependencias incorporadas en el artículo 3° del Decreto 1994 de 1935; y de los elementos que de esa fecha en adelante se hayan adquirido o se adquieran para el servicio de la Policía Nacional, y en general, de todo bien mueble e inmueble que se halle en poder de la misma;

• h) Ejercer el control previo administrativo de todas las erogaciones que ocasione el sostenimiento de la Policía Nacional, por todo concepto, y que deban ser atendidas por la Caja del Departamento de los diferente fondos de que dispone, y controlar y vigilar el movimiento de los mismos fondos en forma que asegure su correcto manejo,

• i) Velar porque se efectué el recaudo oportuno de todas las sumas que por cualquier concepto deban ingresar a la Caja de Auxilios de la Policía Nacional o cualquiera de los otros fondos que maneja;

• j) Controlar y vigilar la adquisición, custodia y distribución de los materiales, equipo, y demás elementos de toda clase destinados al servicio de la Policía Nacional y sus dependencias administrativas, y, asimismo, de los elementos y valores de toda clase, aprehendidos, decomisados o recuperados por las autoridades de la policía;

• k) Fiscalizar, directamente o por conducto de sus subalternos, tanto el movimiento como las existencias de fondos, materiales y elementos de toda clase que se manejen o deban manejarse bajo la custodia de los diferentes empleados dependientes de la institución;

• l) Preparar los proyectos de decretos y resoluciones que deban dictarse sobre asuntos relacionados con los negocios adscritos al Departamento;

• m) Examinar los contratos que celebre el director General por sí o por conducto de sus subalternos o cualesquiera otros empleados nacionales, autorizados expresamente para el efecto; registrarlos en un libro especial, darles la tramitación legal que requieran, de acuerdo con el código Fiscal, y radicarlos en su archivo, previa la contabilización de las operaciones que sus efectos produzcan;

• n) Comunicarse, a nombre y por recomendación del Director General, con todas las dependencias nacionales, departamentales, municipales o entidades netamente particulares en todo lo relacionado con los asuntos de su competencia; suministrar todos los informes que le solicite el Ministerio de Gobierno, la Dirección General, o cualesquiera otros funcionarios públicos legalmente autorizados; velar por el oportuno y correcto despacho de los asuntos encomendados al Departamento, especialmente de aquellos que por su naturaleza requieran inmediata atención, y mantener el orden y la disciplina del personal de las dependencias a su cargo;

ñ) Autorizar, por el Director General, las cuentas de las Sección de Caja le presente para obtener anticipo de fondos para gastos oficiales, lo mismo que las nóminas y demás comprobantes de gastos y de inversión y comprobación de movimiento de materiales, equipos y elementos de toda cale, y en general, todo documento que produzca erogación de fondos o especies de cualquier procedencia y naturaleza;

• o) Ejercer las funciones que le asigna el Decreto 906 de 1936 y la Resolución reglamentaria número 124 del mismo año, sobre reparaciones de edificios y adquisiciones de materiales para la Policía Nacional, y por último, firmar por el director General las comunicaciones y avisos que se relacionen con la tramitación de los asuntos, consultando previamente aquellos que por su delicadeza o importancia merezcan especial y expresa autorización.

Artículo 3°. Son Funciones de las Sección 1ª, Contabilidad y Control:

• a) La contabilidad detallada del movimiento de las apropiaciones presupuestales para el servicio de la Policía Nacional;

• b) El giro oportuno de las órdenes de pago definitivas, de anticipo y relaciones de autorización para atender a los diferentes servicios de la Policía Nacional en la capital de la Republica y demás lugares donde existan servicios de la institución;

• c) El estudio de todos los documentos y comprobantes que impliquen cargos a las apropiaciones o erogaciones de fondos destinados a servicios de la policía, por todo concepto;

• d) La incorporación diaria de la contabilidad de todas las operaciones que se efectúen en las diferentes dependencias del Departamento Administrativo;

• e) La revisión de las cuentas mensuales que las distintas dependencias de manejo de la policía Nacional deben rendir a la Contraloría General de la Republica, cerciorándose de que tales cuentas están en un todo de acuerdo con la contabilidad del Departamento, y

• f) En general, todo lo relacionado con la contabilidad, producción de balances mensuales y anuales y demás informes que exija la Jefatura del Departamento Administrativo.

Artículo 4°. Son funciones de la Sección 2ª, Caja:

• a) Recibir y custodiar todos los fondos y valores efectivos que le sean entregados para gastos de la institución, Caja de auxilios, Proveeduría, Casinos, Circulación, Prendas perdidas, Dentistería y Bomberos, así como de cualesquiera otros fondos que por virtud de sus funciones deban ingresar al Tesoro de la Policía Nacional;

• b) Atender al pago de todos los gastos de la institución, tales como sueldos, jornales, compra de elementos, materiales, gastos de construcciones y reparaciones y demás inversiones o servicios, inclusive todo lo relacionado con la Caja de auxilios, Proveeduría, Casinos, Circulación, Dentistería, Bomberos y Prendas perdida, siempre que dichos gastos se hallen ajustados a las disposiciones legales y reglamentarias de cada servicio;

• c) Llevar la cuenta general de ingresos y egresos de todos los fondos que maneje, y presentar la Sección de Contabilidad una relación detallada y completa de las operaciones efectuadas durante el día anterior, con las imputaciones legales y reglamentarias;

• d) Llevar la contabilidad especial de Caja prescrita por la Contaduría General de la Republica y rendir la cuenta mensual a la misma institución, acompañada de la documentación que comprueba casa una de las operaciones, de acuerdo con las disposiciones legales sobre la materia;

• e) Mantener en Caja fondos suficientes para gastos de urgencia que se ordenen por conducto regular, dando cuenta al Jefe del Departamento del movimiento diario de dichos fondos, y

• f) En general, cumplir los reglamentos y disposiciones que rijan el Departamento Administrativo, tocantes a su ramo.

Artículo 5°. Son funciones de la Sección 3ª, Intendencia;

• a) Recibir, custodiar y distribuir os materiales y elementos que se adquieran para el uso y consumo de las distintas dependencias de la Policía Nacional, y recibir y custodiar, asimismo, los elementos y valores de toda clase aprehendidos, decomisados o recuperados por las autoridades de la policía;

• b) Adquirir, en los mercados locales, los materiales de toda clase que se requieran para el uso y consumo de las dependencias de la Policía Nacional, así como también los que deban emplearse en obras locativas, todo mediante el procedimiento prescrito por el Decreto número 906 de 1936 y Resolución reglamentaria número 124 del mismo año, originaria de este ministerio;

• c) Incorporar en los libros y registros reglamentarios, los inventarios producidos en todas las dependencias de la policía Nacional, examinar y reenviar las cuentas que los Secretarios Almacenistas rindan al Departamento Administrativo, produciendo las observaciones que sean del caso o expidiendo los beneficios correspondientes;

• d) Rendir la cuenta comprobada del movimiento de los materiales y elementos de que tratan los incisos a) y b) en este artículo, de conformidad con las disposiciones de la Contraloría General de la Republica;

• e) Llevar la contabilidad especial de la Intendencia que le prescriba la Jefatura del Departamento Administrativo;

• f) Preparar y tramitar la documentación relacionada con las adquisiciones que deban hacerse por conducto de la Sección de Provisiones del Gobierno Nacional;

• g) Dirigir y controlar el funcionamiento de los talleres del Departamento Administrativo, así como la vigilancia y dirección de las obras locativas, que se ordenen;

• h) Practicar, periódicamente, o cuando se lo exija el Jefe de Departamento, revista de los elementos y prendas en poder de las dependencias y personal de la Policía Nacional, elevando las responsabilidades que se desprendan de dichas revistas;

• i) En general, las demás funciones que le asignes la Dirección General o la Jefatura del Departamento Administrativo, inherentes al ramo que le corresponde.

Artículo 6°. Son funciones de la Sección 4ª, Proveeduría:

• a) Recibir y custodiar los víveres y mercancías que se adquieran con destino a los casinos de la Policía Nacional, y distribuir tales víveres y mercancías de conformidad con las disposiciones reglamentarias sobre el particular;

• b) Adquirir en los mercados locales los víveres y mercancías para el uso y consumo de la Policía Nacional, procurando mantener existencias en los almacenes, suficiente para el abastecimiento de los casinos y necesidades individuales del personal;

• c) Llevar la contabilidad especial de la Proveeduría que le prescriba la Jefatura del Departamento Administrativo, presentando a la Sección de Contabilidad una relación diaria y detallada de las operaciones efectuadas durante el día anterior, de acuerdo con los reglamentos que para el efecto se le prescriban, acompañada delos comprobantes correspondientes y rendir, asimismo, a la Jefatura, al fin de cada mes, el inventario de existencia de víveres y mercancías en su poder;

• d) Velar por lo correcto funcionamiento de los casinos establecidos o que se establezcan en las distintas Divisiones de la Policía Nacional, dando cuenta a la Jefatura del Departamento de las deficiencias o anomalías que observe, y

• e) En general, las demás funciones que le asigne el Director General o el Jefe de Departamento Administrativo relacionadas con el ramo de Proveeduría.

Artículo 7°. La Junta de Administración creada por el artículo 1° de la Resolución número 124 de 1936, tendrá, además de las funciones que allí se señalan, las de Junta Consultiva de la Jefatura del Departamento en todo lo relacionado con la organización interna del mismo y procedimientos en general.

Artículo 8°. Los Jefes de las Secciones 2, Caja; 3ª, Intendencia, y 4ª, Proveeduría, son responsables ante la Contraloría General de la Republica del manejo de los valores, materiales, víveres, y demás elementos que manejen, y por tanto están obligados a rendir sus cuentas comprobadas a dicho Departamento y a prestar la fianza por las cuantías que les fije el Contralor General de la Republica, de acuerdo con las disposiciones del Código Fiscal.

Artículo 9°. Los funcionarios de que trata el artículo anterior podrán solicitar, a su turno, que se elija fianza de responsabilidad a todos los subalternos que en su concepto deban responder del manejo y custodia de fondos, materiales, víveres y demás elementos que estén bajo su inmediata custodia. Dichas fianzas se harán por las cuantías que fije el Contralor General de la Republica.

Artículo 10. Por medio de resoluciones del Jefe del Departamento Administrativo, aprobadas por el Director General, se prescribirán los reglamentos internos del Departamento Administrativo y se fijaran las funciones de cada uno de los empleados de las diferentes secciones, así como del personal que en las demás dependencias de la Policía Nacional tenga funciones de orden administrativo.

Artículo 11. El Director General de la Policía Nacional queda facultado para firmar, por el Ministerio de Gobierno, la ordenación de gastos, correspondiente a los servicios dela Policía Nacional, ciñéndose para ello a las apropiaciones que se incluyan en los respectivos Presupuestos Nacionales con tal fin, y dentro de las sumas que mensualmente le asigne el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en la ordenación de gastos mensuales del Consejo de Ministros.

Dada en Bogotá a 23 de mayo de 1936

Comuníquese y publíquese.

El Ministro de Gobierno,

Alberto LLERAS CAMARGO

El Director General de la Policía Nacional,

Alejandro Bernate

Es fiel copia.

El Secretario General del Ministerio de Gobierno,

Hernan Copete