Por el cual se señala la organización administrativa del Departamento del Quindío

El Presidente de la República de Colombia,

en uso de sus facultades legales, y en especial de las que le confiere el artículo 10 de la Ley 2a de 1966, y en cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto número 1294 de 1968,

DECRETA;

• I. Disposiciones Generales.

Artículo 1° La estructura administrativa del Gobierno Departamental del Quindío será la siguiente:

A Despacho del Gobernador.

• 1. Oficina de Planeación.

• 1. Oficina Jurídica.

• 1. Departamento de Finanzas y Administración.

3-1 Sección de Administración de Rentas y Bienes.

3-2 Sección de Contabilidad y Presupuesto, *

3-2-1 Grupo de Tesorería,

3-3 Sección de Personal.

3-4 Sección de Servicios Generales.

3-4-1 Grupo de Almacén.

B. Secretaría de Gobierno.

• 1. Sección de Asuntos Municipales y Acción Comunal.

• 1. Sección de Orden Público y Justicia.

• C. Secretaría de Desarrollo, Fomento y Obras Públicas.

• 1. Sección Coordinadora de Obras Públicas.

1-1 Grupo de Construcción y Conservación.

• 1. Sección Coordinadora de Educación y Cultura.

2-1 Grupo de Supervisores Escolares.

• 1. Sección Coordinadora de Agricultura y Ganadería.

4-1 Grupo de Cooperativas.

• D. Entidades Asesoras y Coordinadora!*.

• 1. Consejo de Gobierno.

• 1. Comités de Coordinación.

• 1. Junta de Personal.

• 1. Junta de Escalafón Docente.

• 1. Junta de Becas.

• C. Junta de Compras.

• 1. Consejo Departamental de Educación Física.

Artículo 2° Las unidades de primer nivel se denominarán Secretarías y Departamentos: las unidades permanentes de asesoría, se denominará Oficinas; las unidades de segundo nivel de las Secretarias, Departamentos y Oficinas se denominarán Secciones, y las de tercer nivel, Grupos.

Los organismos internos que se convoquen para estudios de asuntos especiales se denominarán Consejos o Juntas; los organismos de carácter permanente, asesores o coordinadores se denominarán Comités.

Artículo 3° Los Secretarios de la Gobernación tendrán en relación con los asuntos propios de su ramo, fas siguientes funcionas:

• a) Asesorar al Gobernador en la adopción de la política y planes de acción;

• b) Dirigir con la inmediata colaboración de los Jefes de unidades la ejecución de los planes de acción adoptados;

• c) Coordinar con las demás Secretarías, Departamentos, Oficinas y con las entidades públicas y privadas el desarrollo de los programas a su cargo;

• d) Asesorar a las Administraciones Municipales para el desarrollo de los programas a nivel local;

el Llevar la representación del Gobierno Departamental ante la Asamblea;

• f) Representar al Gobernador en las actividades oficiales que éste le señale;

• g) Presidir el Comité de Coordinación de la respectiva Secretaría;

• h) Autorizar con su firma los actos que le señale la ley, las Ordenanzas, los Decretos y los Reglamentos.

Artículo 4° Son funciones generales de los Jefes de Departamento, de Oficina, de Sección y de Grupo:

• a) Responder ante el Jefe inmediato por el cumplimiento de sus funciones y de las unidades a su cargo.

• b) Dirigir y coordinar la elaboración y ejecución de los programas de trabajo que han de desarrollarse en la unidad bajo su control.

• c) Estudiar y resolver los problemas de la Oficina, la Sección o el Grupo, según el caso, y tramitar con el inmediato superior aquellos asuntos que requieran una decisión a nivel más elevado.

• d) Asesorar al Jefe inmediato en el estudio y solución de los problemas qua se relacionen con los asuntos a su cargo.

• e) Recibir y evaluar los informes periódicos de los subalternos y preparar informes consolidados sobre las labores desarrolladas y los resultados obtenidos.

• i) Asistir al Comité de Coordinación correspondiente a su nivel.

• g) Autorizar con su firma los actos que se le señalan de acuerdo con los reglamentos.

Artículo 5 Corresponden al Secretario Privado del Gobernador las siguientes funciones:

• a) Organizar la Oficina del Gobernador, llevar los archivos especializados, y atender todos los asuntos relacionados con el eficiente funcionamiento del Despacho.

• b) Tramitar la correspondencia personal del Gobernador y dar curso a aquella que no requiere la actuación directa del mismo.

• c) Suministrar a la prensa informaciones autorizadas por el Gobernador, relacionadas con los negocios a cargo del Departamento.

• d) Servir de enlace entre las personas que el Gobernador indique, y tramitar las audiencias.

• e) Responder por las relaciones públicas del Departamento.

• f) Tramitar los decretos, resoluciones y demás normas reglamentarias que deben ser aprobados por el Gobernador y propender porque las copias sean devueltas oportunamente a la unidad interesada.

A. Despacho del Gobernador.

Artículo sexto. El Despacho del Gobernador tendrá las siguientes dependencias:

• 1. Oficina de Planeación.

• 1. Oficina Jurídica.

• 1. Departamento cié Finanzas y Administración.

• 1. Oficina de Planeación.

Artículo 7° Corresponde a la Oficina de Planeación atender todos los negocios relacionados con ia planeación integral del Departamento; con los planes de desarrollo económico y social; con la preparación de los proyectos de presupuesto; con la organización de las estadísticas del Departamento, y con la coordinación de las actividades del fomento, de la industria, el comercio, la agricultura, la ganadería y demás actividades económicas del sector público y del sector privado.

Artículo 8° Son funciones especiales del Jefe de la Oficina de Planeación:

• a) Responder ante el Gobernador por el cumplimiento de las funciones de la unidad a su cargo.

• b) Asesorar al Gobierno Departamental en los aspectos relacionados con la planeación integral, la programación presupuestaria, la organización administrativa y la elaboración de las estadísticas.

• c) Emitir conceptos sobre los proyectos de ordenanzas, de decretos o de resoluciones que tengan incidencia sobre los planes y programas de desarrollo, presupuesto y organización administrativa.

• d) Coordinar las actividades de la unidad a su cargo con las que adelanten el Departamento Administrativo de Planeación, el Departamento Nacional de Estadística, ¡a Dirección Nacional del Presupuesto, la Secretaría de Organización e Inspección de la Administración Pública y demás entidades públicas y privadas que adelantan programas de desarrollo en el territorio departamental.

• e) Evaluar con base en estadísticas y cálculo de costos los gastos de cada uno de los planes y programas que adelante o proyecte el Departamento.

• f) Sugerir recursos y sistemas para la eficiente realización de los programas de desarrollo.

Parágrafo. EH Jefe de la Oficina de Planeación será un funcionario Técnico y de Carrera, especializado en esta materia.

Artículo 9° Son funciones de la Oficina de Planeación:

• a) Elaborar con base en estudios técnicos, planes generales y programas especiales para el desarrollo integral del Departamento.

• b) Planear en coordinación con las Secretarías y el Departamento de Finanzas y Administración, inversiones públicas para realizar programas de desarrollo y efectuar revisiones anuales a los proyectos adoptados.

• c) Coordinar con el Departamento Administrativo de Planeación Nacional, los planes sectoriales económicos departamentales para el señalamiento de los programas de inversión en el nivel regional.

• d) Conceptuar sobre los contratos que celebre el Departamento y que se relacionen con la ejecución de planes de desarrollo.

• e) Prestar asistencia técnica a los Municipios en la planeación iY desarrollo integral o en las inversiones relacionadas con el mismo, en coordinación con la unidad respectiva de la Secretaría de Gobierno, y

• f) Adoptar la técnica presupuestaria moderna para la elaboración de los programas presupuéstales del Departamento y los Municipios.

• g) Preparar en colaboración con el Departamento de Finanzas y Administración, y de acuerdo con los planes y programas, los proyectos de presupuesto de rentas, gastos e inversiones del Departamento, en lo relacionado con el presupuesto de inversiones.

• h) Dar concepto sobre los presupuestos municipales en relación con los planes y programas de desarrollo, y prestar asesoría técnica de los Municipios y á los Establecimientos Públicos departamentales para la preparación de sus presupuestos.

• i) Hacer estudios y proponer medidas tendientes a lograr la mejor organización y et más eficiente funcionamiento de las dependencias departamentales, y adelantar estudios sobre sistemas y procedimientos administrativos.

• j) Velar por el cumplimiento de la organización administrativa del Gobierno Departamental, orientar su desarrollo, y proponer las medidas reglamentarias necesarias para su correcta aplicación.

• k) Prestar asesoría a la Sección de Personal para la organización de cursos de adiestramiento y para preparación de sistemas para la administración y manejo de personal.

1) Elaborar en asocio con el Departamento Administrativo del Servicio Civil, y en colaboración con la Sección de Personal, la nomenclatura de cargos, y escala de sueldos que deben seguir en el Departamento,

• m) Preparar las estadísticas necesarias en el Departamento para la elaboración y evaluación de los planes y programas de desarrollo,

• n) Preparar el Anuario Estadístico del Departamento y coordinar su publicación.

• 1. Oficina jurídica.

**<>

Artículo 11. La Oficina Jurídica atenderá todos los asuntos del Departamento que requieran concepto o tramitación en los aspectos jurídicos a cargo de esa unidad.

Artículo 12. Son funciones de la Oficina Jurídica;

• a) Asesorar al Departamento en todos los asuntos en loa cuales éste sea parte.

• b) Estudiar los problemas jurídicos relacionados con el Departamento y preparar los conceptos o proyectos respectivos.

• c) Estudiar, preparar o revisar los proyectos de ordenanzas, decretos, resoluciones y demás providencias que se relacionen con la administración departamental.

• d) Conceptuar sobre el aspecto legal de las ordenanzas emanadas de la Asamblea.

• e) Estudiar el aspecto legal de todos los contratos que deba celebrar el Departamento y emitir el concepto correspondiente.

• f) Tramitar los siguientes asuntos;

Aquellos a que se refiere el Decreto número 2703 de 1959 y el artículo 5° del Decreto número 640 de 1937. Las solicitudes de personería jurídica a las entidades a que se refiere el Decreto 1326 del 15 de septiembre de 1922.

Las solicitudes sobre concesión de cartas de naturaleza.

Las licencias a arrendadores para exigir la entrega de inmuebles de acuerdo con las normas vigentes.

• g) Las demás de su competencia conforme a las leyes, decretos y ordenanzas que se expidan sobre la materia.

• 3. Departamento de Finanzas y Administración.

Artículo 13. Corresponde al Departamento de Finanzas y Administración atender los negocios relacionados con la recaudación, administración ,y vigilancia de las rentas departamentales; manejar los bienes y fondos públicos; la preparación de los anteproyectos de presupuesto; la correcta ejecución presupuestal, llevar la contabilidad general y la contabilidad de costos; manejar la deuda pública; estudiar y conceptuar sobre los presupuestos municipales, y atender todos los negocios relacionados con el manejo de personal al servicio del Departamento y la Contraloría Departamental, el aprovisionamiento de bienes muebles generales y especiales, la organización de los servicios generales relacionados con el manejo de documentos, archivo, vigilancia, mantenimiento y transportes.

Artículo 14, El Departamento de Finanzas y Administración tendrá la siguiente organización:

3-1 Sección de Administración de Rentas y Bienes.

3-2 Sección de Contabilidad y Presupuestos.

3-2-1 Grupo de Tesorería,

3-3 Sección de Personal.

3-4 Sección de Servicios Generales.

3-4-1 Grupo de Almacén.

3-1 Sección de Administración de Rentas y Bienes.

Artículo quince. Son funciones de la Sección de Administración de Rentas y Bienes;

• a) Administrar las rentas y bienes del Departamento y tramitar los asuntos a ellos referentes.

• b) Vigilar el cumplimiento de las disposiciones sobre rentas departamentales, de conformidad con las normas vigentes.

3-2 Sección de Contabilidad y Presupuesto.

Artículo 16. La Sección de Contabilidad y Presupuesto tendrá dentro de su organización interna un Grupo de Tesorería.

Artículo 17. Son funciones de la Sección de Contabilidad y Presupuestos:

• a) Colaborar con el Jefe del Departamento en la elaboración de los anteproyectos de presupuesto de rentas, gastos e inversiones que deben proponer a la Oficina de Planeación para que ésta prepare el proyecto que se presentará al Consejo de Gobierno.

• b) Preparar el decreto de liquidación del presupuesto aprobado por la Asamblea.

• c) Tramitar las solicitudes de certificados de reserva y preparar las relaciones de autorización.

• d) Cancelar por orden del Jefe del Departamento de Finanzas y Administración las autorizaciones para gastos no utilizados.

• e) Vigilar y controlar la ejecución del presupuesto-,

• f) Llevar la Contabilidad Presupuestal del Departamento y la Contabilidad de Costos.

• g) Elaborar los balances mensuales y anuales del Departamento.

3-2-1 Grupo de Tesorería.

Artículo 18. Son funciones del Grupo de Tesorería:

• a) Recibir los aportes, auxilios y cualesquiera otros ingresos al Tesoro Departamental.

• b) Pagar los gastos ordenados de conformidad con las normas vigentes.

• c) Presentar diariamente al Jefe del Departamento de Finanzas y Administración y al Auditor de la Contabilidad Departamental el estado de Caja.

• d) Certificar los ingresos y gastos cuando fuere el caso.

3-3 Sección de personal.

Artículo 19. Son funciones de la Sección de Personal: a Estudiar, en colaboración con la Oficina de Plantación y con las unidades administrativas, las necesidades de personal administrativo, científico, técnico y auxiliar, y presentar a la Junta de Personal programas de selección con miras a satisfacer estas necesidades,

• b) Seleccionar, en colaboración con la Junta de Personal, los candidatos para ocupar los diferentes cargos en la Administración Pública Departamental, ele acuerdo con los reglamentos de la Carrera Administrativa en el Departamento,

• c) Organizar de acuerdo con la Junta de Personal, .programas de adiestramiento para personal en servicio en la Administración Departamental y en las Municipales.

• d) Aplicar las normas de clasificación y remuneración de empleos de acuerdo con las reglamentaciones vigentes.

• e) Revisar las funciones a nivel de cargo y adelantar cuando fuere el caso, nueva clasificación de los mismos.

í) Preparar el Reglamento de Trabajo y una vez aprobado por el Gobierno Departamental, velar por su aplicación y cumplimiento.

• g) Mantener al día los registros de personal de todos los funcionarios al servicio del Gobierno Departamental, en tarjetas individuales, y en archivos de hojas de vida.

• h) Expedir constancias sobre antecedentes de personal y demás certificaciones requeridas.

• i) Estudiar la posibilidad de establecer sistemas de incentivos en algunos servicios.

• j) Informar a la Sección de Tesorería sobre las novedades del personal, tales como nombramientos, ascensos, traslados, insubsistencias, vacaciones, licencias, etc., necesarias para la preparación de las nóminas.

• k) Elaborar los proyectos de providencias en todo lo relacionado con el manejo de personal para su aprobación por el Gobierno Departamental.

• I) Asistir a los Municipios en el establecimiento de la Carrera Administrativa y en la administración técnica de personal.

• m) Promover actividades culturales y de bienestar social para el personal.

• n) Coordinar con el Icetex, el Sena, la Esap, Incadelma, Oapec y demás organismos públicos y privados, programas para especialización técnica del personal al servicio del Departamento.

3-4 Sección de Servicios Generales,

Artículo 20. Son funciones de la Sección de Servicios Generales:

• a) Preparar, en coordinación con la Oficina de Planeación y los Jefes de las Unidades Administrativas, el programa anual de compras de bienes muebles e inmuebles para cada una de las dependencias del Gobierno Departamental.

• b) Dirigir y controlar el funcionamiento del Almacén.

• c) Recibir y distribuir la correspondencia que llegue para las diferentes dependencias de la Gobernación, y recoger y despachar la correspondencia que salga de las mismas.

• d) Radicar los documentos de valor en Organizar y controlar el servicio de Mensajeros, fl Organizar y mantener al día el Archivo general de la Gobernación y el de la Contraloría Departamental y supervisar el funcionamiento de los Archivos especializados de las dependencias.

• g) Facilitar a los Jefes de las dependencias los documentos y copias que soliciten de acuerdo con los reglamentos.

• I) Organizar y dirigir la Biblioteca del Departamento,

• m) Organizar la prestación del servicio de transporte en los vehículos oficiales, y controlar la maquinaria pesada al servicio de la Administración Departamental.

• N) Llevar la hoja de servicio de cada uno de los vehículos y controlar su recorrido y consumo.