Por el cual se reorganiza el Ministerio de Relaciones Exteriores, y se señalan sus funciones

El Presidente de la República de Colombia,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, de las extraordinarias conferidas por la Ley 19 de 1958 y en desarrollo del Decreto número 0550 de 1969, previo concepto favorable del Consejo de Ministros,

DECRETA:

• I. - De los negocios y de la estructura del Ministerio.

Artículo 1º. En desarrollo de las normas constitucionales y legales, y de las disposiciones del presente estatuto, el Ministerio de Relaciones Exteriores tiene a su cargo el estudio y la ejecución de la política internacional del Gobierno, de acuerdo con los preceptos del Derecho Internacional; el mantenimiento de relaciones de todo orden con los Estados extranjeros, por medio de las representaciones diplomáticas y consulares que acredite ante ellos, o que sean acreditadas ante el Gobierno por dichos Estados; las relaciones con los organismos internacionales; la negociación y celebración de Tratados y acuerdos, y la vigilancia de sus ejecuciones; la protección de los intereses del país y de sus nacionales en el extranjero; la naturalización de extranjeros, la definición de nacionalidad y la revisión de cartas de naturaleza; la expedición de pasaportes y la autorización de entrada de extranjeros al país; y la recopilación y distribución de información dentro del país y en el extranjero.

Artículo 2º. La organización del Ministerio de Relaciones Exteriores será la siguiente:

1º.DIRECCION EJECUCION Y CONTROL

A- Despacho del Ministro.

B- Secretaría General

(1) División de Protocolo.

C- Dirección.

(1) Oficina jurídica.

(2)Grupo de Claves.

D- Rama técnica.

• a) División Diplomática.

(1) Sección de Europa.

(2) Sección de Estados Unidos y Canadá.

(3) Sección de México, Centroamérica y las Antillas.

(4) Sección de América del Sur.

(5) Grupo de países limítrofes.

(6) Grupo de países Meridionales.

(7) Sección de África y Oriente.

• b) División de Organismos y Conferencias Internacionales.

(1) Sección de Naciones Unidas.

(2) Sección de Organización de los Estados Americanos.

• c) División Consular.

(1) Sección de Negocios Generales.

(2) Sección de Pasaportes.

(3) Sección de Visas e Inmigración.

• d) División de Información y Relaciones Culturales.

(1) Sección de Compilación y distribución.

(2) Sección de Archivo especializado.

• e) Misiones Diplomáticas y Consulares acreditadas en el exterior.

• E) - Rama Administrativa.

• a) División de Personal.

1). Sección de Reclutamiento y Adiestramiento.

2). Sección de Clasificación y Remuneración.

3). Sección de Registro y Control de Personal.

b). División de Presupuesto.

1). Sección de ejecución y control de presupuesto.

2). Grupo de Pagaduría.

c). División de Servicios Generales.

1). Sección de mecanografía.

2). Sección de información y correspondencia.

3). Sección de Archivo general.

4). Sección de biblioteca.

5). Sección de traducciones.

6). Sección de duplicación y encuadernación.

7). Sección de almacén y mantenimiento.

2º. ENTIDADES ASESORES Y COORDINADORAS.

A - Comisión Asesora.

B - Oficina de Planeamiento, coordinación y evaluación.

C - Oficina económica.

D - Comisión de personal.

E - Comisión de muebles e inmuebles.

F - Comités de coordinación.

G - Comité de biblioteca.

H - Comité de archivo.

• II. DE LA DIRECCION DEL MINISTERIO.

Artículo 3º. La Dirección del Ministerio estará a cargo del Ministro, quien la ejercerá con la inmediata colaboración del Secretario General y del Director. El Ministro será la primera autoridad administrativa y técnica.

El Secretario General será un funcionario de libre nombramiento y remoción del Gobierno y desempeñará las funciones que adelante se señalan.

El Director será un empleado de carrera y desempeñará las funciones técnicas y administrativas que adelante se señalan.

• III. DE LAS FUNCIONES.

Secretario general.

Artículo 4º. Son funciones del Secretario General:

a). Suplir las faltas accidentales del Ministro, cuando así lo disponga el Presidente de la República.

b). Asesorar al Ministro en la adopción de la política o planes de acción del Ministerio.

c). Asistir al Ministro en sus relaciones con el Congreso, y mantenerlo informado de la situación de los proyectos de Ley que se relacionen con las actividades propias del Ministerio.

d). Representar al Ministro en las actividades de carácter oficial y social que éste le indique.

e). Señalar de acuerdo con el Ministro y con el Director los documentos que deban publicarse.

f). Organizar, en nombre del Ministro las reuniones ordinarias y extraordinarias, las de la Comisión Asesora de Relaciones Exteriores.

g). Atender al buen funcionamiento y organización del despacho del Ministro.

h). Autorizar con su firma los actos que se señalen, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 0550 de 1969

División de protocolo.

Artículo 5º. Son funciones de la División de Protocolo:

a). Reglamentar y dirigir el ceremonial diplomático de la Presidencia de la República y del Ministerio, y asesor en el particular a las demás entidades oficiales que lo soliciten.

b). Tramitar el otorgamiento de las condecoraciones nacionales de Boyacá y San Carlos y la autorización a ciudadanos colombianos para aceptar condecoraciones extranjeras y mantener los registros correspondientes.

c). Tramitar las solicitudes de audiencia de los Jefes de Misiones extranjeras con el Presidente de la República y el Ministro de Relaciones Exteriores;

d). Gestionar con las autoridades nacionales la aplicación de privilegios, inmunidades y prerrogativas reconocidas por la ley, y los reglamentos a los representantes diplomáticos y consulares extranjeros, y a los representantes y expertos de organismos internacionales, sobre la base de reciprocidad, y mantener al día los registros correspondientes;

e). Atender a la expedición de cartas credenciales, letras de retiro, plenos poderes exequiales, letras patentes, instrumentos de ratificación y otros documentos similares.

Parágrafo. Las funciones directivas de la División de Protocolo estarán a cargo del Jefe de la División y de un subjefe, que tendrá categoría de jefe de sección de la Rama Técnica.

Director del Ministerio.

Artículo 6º. Son funciones del Director:

a). Ejecutar, por contacto de las distintas dependencias del Ministerio y de acuerdo con la política o planes de acción adoptados, los respectivos programas;

b). Vigilar el cumplimiento de las normas legales orgánicas del Ministerio y velar por el eficiente desempeño de las funciones técnicas y administrativas.

c). Dirigir, de acuerdo con las respectivas leyes y normas, lo relacionado con el Servicio Civil y las Carreras Administrativa y Diplomática en el Ministerio.

d). Presentar al Ministro, acompañado de su concepto, el proyecto de presupuesto de gastos del Ministerio.

e). Coordinar con las entidades públicas y privadas, organismos internacionales o Gobiernos extranjeros, los programas relacionados con los respectivos servicios.

f). Tramitar y llevar a la consideración del Ministro los contratos relacionados con los servicios del Ministerio.

g). Revisar los proyectos de decreto o de resolución y demás documentos que deban someterse a la aprobación del Ministro.

h). Informar al Ministro o al Secretario General de los asuntos que por su naturaleza y urgencia, requieran su inmediata atención.

i). Llevar la representación del Ministro, cuando éste lo determine en actos o asuntos de carácter técnico, administrativo o social.

j). Recibir y evaluar los informes periódicos de sus subalternos y rendir informes al Ministro;

k). Autorizar con su firma los actos que se señalen de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del decreto 0550 de 1.969

l). Presidir el Comité de Coordinación.

Oficina Jurídica.

Artículo 7º. Son funciones de la Oficina Jurídica:

a). Estudiar los problemas jurídicos relacionados con el Ministerio y preparar los conceptos o proyectos respectivos.

b). Preparar los proyectos de respuesta a las consultas formuladas por las representaciones diplomáticas y consulares sobre cuestiones jurídicas.

c). Estudiar el aspecto legal de todos los contratos que deba celebrar el Ministerio.

d). Estudiar y preparar los proyectos de ley, decreto y resolución relacionados con el Ministerio;

e). Codificar las normas legales relacionadas con el Ministerio y mantener al día la codificación ;

f). Asesorar al Ministerio Público en los juicios que se relacionen con el Ministerio.

g). Conceptuar sobre los exhortos o diligencias judiciales que deban cumplirse en Tribunales extranjeros y sobre reclamaciones de otros Gobiernos al de Colombia, o de entidades colombianas a Gobiernos extranjeros.

h). Estudiar y tramitar lo relacionado con cartas de naturalización, definición de nacionalidad e inscripción, como colombianos, de hispanoamericanos y brasileños.

i). Estudiar y tramitar los pedidos de extradición de extranjeros residentes en Colombia, o de colombianos residentes en el exterior.

j). Preparar los trabajos indispensables para el estudio de tratados o convenios y declaraciones internacionales, en orden a su celebración o a su denuncia y tramitar lo relacionado con la codificación y publicación de los mismos.

k). Mantener al día, debidamente clasificada, una colección general de Tratados y Convenios, y una especial de aquellos instrumentos celebrados por Colombia.

Artículo 8º. Son funciones del Grupo de Claves:

a). Cifrar y descifrar la correspondencia que debe ser tramitada y mantener el archivo respectivo.

b). Llevar el control de las comunicaciones cifradas enviadas y recibidas.

c). Mantener en orden el equipo mecánico de la oficina.

Rama Técnica.

Artículo 9º. La Rama Técnica estará integrada por la División Diplomática, la División de Organismos y Conferencias Internacionales, la División Consular y la División de información y Relaciones Culturales.

Artículo 10º. Son funciones generales del Jefe de la Rama Técnica del Ministerio:

a). Elaborar con base en el plan general de trabajo y conjuntamente con los Jefes de las Divisiones Técnicas, los programas correspondientes;

b). Asesorar en asuntos técnicos al Ministro y al Director del Ministerio.

c). Dirigir y coordinar el trabajo de las Divisiones Técnicas.

d). Responder ante el Ministro, por conducto del Director, de la ejecución de los programas de trabajo, y revisar constantemente los aspectos técnicos de los mismos.

e). Colaborar con el Jefe de la Rama Administrativa y con las entidades de Planeación en la preparación del proyecto de presupuesto del Ministerio.

f). Coordinar con el Jefe de la Rama Administrativa el cumplimiento de sus funciones.

g). Responder por la elaboración de normas y manuales de procedimientos técnicos.

g). Revisar y autorizar las publicaciones del Ministerio.

h). Recibir y evaluar los informes periódicos o especiales de sus subalternos y rendir informes al Director.

Artículo 11. Son funciones generales de los Jefes de las Divisiones Técnicas:

a). Dirigir y coordinar la ejecución de los programas que han de desarrollar las secciones que componen cada división;

b). Estudiar y resolver los problemas de las Secciones;

c): Asistir al Comité de Coordinación;

d). Asesorar al Jefe de la Rama en el estudio y resolución de los problemas propios de su División;

e). Recibir y evaluar los informes periódicos de sus subalternos y elaborar, a su vez, informes sobre las labores desarrolladas y los resultados obtenidos por la División, según la reglamentación general;

f). Responder ante el jefe de la Rama Técnica por el cumplimiento de sus funciones.

Artículo 12. Son funciones generales de los jefes de las Secciones Técnicas:

a). Dirigir y coordinar los trabajos que ha de desarrollar la Sección;

b). Estudiar y resolver los problemas específicos en el campo de trabajo de la Sección.

c). Presentar programas de trabajo y orientación general al jefe de la respectiva División.

d). Rendir ante el jefe de la misma División, informes sobre las labores desarrolladas y los resultados obtenidos por la Sección, según el reglamento general.

e). Asistir al Comité de Coordinación de la respectiva División.

f). Estudiar los problemas y necesidades que hagan referencia a la Sección;

g). Asesorar al Jefe de la respectiva División en el conocimiento, estudio y resolución de los problemas propios de la Sección.

h). Colaborar con el jefe de la misma división, en la promoción y preparación de conferencias para la divulgación y el conocimiento de los problemas y programas, en cuanto atañen a la Sección;

i). Responder ante el Jefe de la respectiva División por el cumplimiento de sus funciones.

División Diplomática

Artículo 13. La División Diplomática estará integrada por la Sección de Europa, la Sección de Estados Unidos y Canadá, la Sección de México, Centroamérica y las Antillas, la Sección de América del Sur y la Sección de África y Oriente.

La Sección de América del Sur estará integrada por el Grupo de países limítrofes y el Grupo de países meridionales.

Artículo 14. El Jefe de la División Diplomática tendrá, además de las funciones generales a que se refiere el artículo 11 del presente Decreto, las siguientes funciones especiales:

a). Mantener contacto con las Misiones diplomáticas acreditadas en el país y con las colombianas acreditadas en el exterior;

b). Preparar, en coordinación con las Divisiones interesadas en cada caso, los proyectos de Tratados o Convenios internacionales que deba suscribir el país;

c). Elaborar proyectos de instrucción para las Misiones Diplomáticas en el exterior.

d). Asistir a las comisiones de que forma parte, cuando sea el caso.

Artículo 15. Son funciones de las Secciones de Europa, Estados Unidos y Canadá, México Centroamérica y las Antillas, América del Sur, y África y Oriente;

a). Mantenerse al corriente de los desarrollos políticos y de otro orden en las regiones respectivas y presentar los informes, proyectos, observaciones o sugerencias a que haya lugar.

b). Recibir y tramitar la información enviada por las Misiones diplomáticas de Colombia en los respectivos países y preparar las instrucciones pertinentes.

c). Servir de enlace entre las diversas dependencias oficiales y entidades del país y las Misiones diplomáticas acreditadas en Colombia por los países de la respectiva región.

División de Organismos y Conferencias Internacionales

Artículo 16. La División de Organismos y Conferencias Internacionales estará integrada por la Sección de Naciones Unidas y la Sección de Organización de los Estados Americanos.

Artículo 17. El Jefe de la División de Organismos y Conferencias Internacionales tendrá, además de las funciones generales a que se refiere el artículo 11 del presente Decreto, las siguientes funciones especiales:

a). Estudiar los temarios y programas de las Conferencias, Congresos, Seminarios y otras reuniones internacionales y preparar las instrucciones respectivas.

b). Tramitar todo lo relativo al desarrollo de tales reuniones, directamente o por conducto de las Secciones de su División;

c). Tramitar los asuntos relativos a organizaciones internacionales diferentes de las Naciones Unidas y de la Organización de los Estados Americanos.

Artículo 18. Son funciones de la Sección de Naciones Unidas:

a). Tramitar todos los asuntos relacionados con las Naciones Unidas y sus agencias especializadas;

b). Preparar proyectos de instrucciones para las Delegaciones ante los diversos organismos de esa institución.

Artículo 19. Son funciones de la Sección de Organización de los Estados Americanos:

a). Tramitar todos los asuntos relacionados con la Organización de los Estados Americanos y sus organismos especializados;

b). Preparar proyectos de instrucciones para las Delegaciones ante los diversos organismos de esa institución.

División Consular

Artículo 20. La División Consular estará integrada por la Sección de Negocios Generales, la Sección de Pasaportes y la Sección de Visas e Inmigración.

Artículo 21. El Jefe de la División Consular tendrá, además de las funciones generales a que se refiere el artículo 11 del presente Decreto, las siguientes funciones especiales:

a). Dirigir y vigilar directamente, o por conducto de las Misiones Diplomáticas respectivas, el funcionamiento de los Consulados colombianos en el exterior y absolver las consultas que estos le formulen.

b). Servir de enlace entre los Cónsules extranjeros en Bogotá y el Gobierno Nacional.

c). Estudiar y resolver las solicitudes de repatriación de colombianos.

d). Asistir a las comisiones de que forma parte, cuando sea el caso.

Artículo 22. Son funciones de la Sección de negocios generales:

a). Efectuar la legalización de los documentos que la requieran;

b). Llevar el registro general de las defunciones de extranjeros ocurridas en Colombia y las de colombianos ocurridas en el Exterior y legalizar las actas respectivas;

c). Llevar el censo de los colombianos residentes en el exterior,

d). Llevar el registro de la renovación de fianzas consulares,

e). Mantener un registro permanente de firmas de los Cónsules colombianos.

f). Examinar y aprobar las cuentas rendidas por los agentes consulares en el exterior, por concepto de ingresos fiscales.

g). Tramitar ante la Dirección del Servicio Territorial Militar, las solicitudes hechas por residentes en el exterior, para la definición de su situación militar.

Artículo 23. Son funciones de la Sección de pasaportes:

a). Estudiar y resolver las solicitudes de expedición y revalidación de pasaportes, de acuerdo con las leyes y los reglamentos;

b). Llevar un registro de las personas a quienes no se pueda expedir pasaportes por razones de orden legal y mantener informados al respecto a los representantes diplomáticos y consulares colombianos;

c). Llevar el registro general de todos los pasaportes expedidos por el Ministerio, las Embajadas y Consulados de Colombia en el exterior, por las Gobernaciones, Intendencias y Comisarías.

Artículo 24. Son funciones de la Sección de Visas e inmigración:

a). Estudias, tramitar y resolver las solicitudes de visas en general;