Reformatorio del número 432, de 14 de marzo de 1916

El Presidente de la República de Colombia,

en uso de sus facultades legales,

decreta:

Artículo 1º El Almacenista General de Telégrafos llevará las cuentas de materiales y útiles del Almacén General así:

• a) En un libro que se llamará diario, en el cual como primera partida se copiará el inventario de los materiales y útiles existente en el almacén el día primero de enero de cada año, se harán diariamente, en tantas partidas cuantas sean necesarias, los asientos por las entradas y salidas de materiales y útiles que se hayan recibido o despachado. Este libro debe tener cuatro columnas: la primera para el número de partida, que se llevará en serie continua durante el año; la segunda para el número de folio correspondiente a la cuenta afectada en el Libro de Cuenta de Especies, del cual se tratará a continuación; la tercera para la fecha, descripción de la partida en que se citará el número de la orden dada por la Administración General de Telégrafos para recibir o hacer despachos de efectos, el nombre de la persona o entidad a quien se hizo el despacho o de quien se recibió el artículo, el número del cupón o carta de envío con que se hizo la remesa o con la cual fue anunciado lo recibido, y el nombre de la cuenta o cuentas afectadas, precedidas de los números para los cuales está destinada la segunda columna; y la cuarta columna para las cifras de los efectos despachados o recibidos. Cada partida debe firmarla el Almacenista General y se trasladarán inmediatamente al libro de cuenta de especies.

• b) En un libro que se llamará de Cuenta de Especies, en el cual se pondrá el encabezamiento de cada página el nombre de la cuenta que se lleve en ella y debe constar de seis columnas destinadas así: la primera para la fecha; la segunda para el número de la partida del diario, la tercera para el nombre de la persona o entidad a quien se envió o de quien se recibió el artículo, el número de la orden de la Administración General de Telégrafos para recibir o despachar el de la remesa con la cual se anunció el envío; la cuarta para la cantidad recibida; la quinta para la cantidad entregada o despachada; y la secta para el saldo que queda después de haber hecho la suma de lo recibido o la deducción de lo despachado. Para cada especie o artículo debe llevarse una cuenta separada.

Artículo 2º Al fin de cada mes, en un cuadro que se llamará de Resumen de movimiento de especies, destinadas así: la primera para citar el folio correspondiente a la cuenta en el libro de cuenta de especies, la segunda para el nombre de la cuenta; la tercera para la existencia del día primero del mes; la cuarta para la suma de lo recibido durante el mes; la quinta para la suma de la existencia del día primero con lo recibido; la sexta para la suma de las salidas ocurridas durante el mes; la séptima para el saldo que quede el día último del mes; la octava para citar el número de cada uno de los comprobantes de entrada, y la novena para citar el número de cada uno de los comprobantes de salida.

Artículo 3º. El Almacenista General dará entrada inmediatamente en los libros a los útiles y materiales telegráficos que reciba, bien sea por compras que haya hecho la Administración General o por envíos que ésta haya ordenado hacer de otros almacenes u oficinas telegráficas. Los comprobantes de entrada serán las notas o cupones de las remesas en que se anunció el envío, en los cuales debe citarse la orden de la Administración General por la cual el despacho de los efectos, si éstos proceden de otros almacenes u oficinas.

Parágrafo. El Almacenista no hará despacho alguno de efectos que haya recibido, mientras no tengan en su poder el comprobante necesario para darles entrada en las cuentas respectivas.

Artículo 4º Todo despacho o entrega de útiles o materiales telegráficos que haga el Almacenista General, debe ser ordenado por la Administración General de Telégrafos, y el comprobante de salida será esta orden y el recibo del destinatario, si fuere el caso.

Parágrafo. Como por Decreto ejecutivo número 1637 de 1918 fue suprimido el Almacén Seccional de la Circunscripción de Telégrafos de Bogotá y quedó a cargo del Almacén General la provisión de útiles y materiales a las oficinas dependientes de dicha circunscripción, adoptase para este efecto la reglamentación de la Administración General de Telégrafos le dio a este servicio en su Resolución número 7, de 19 de febrero del corriente año.

La salida de los útiles de escritorio que ocasione la provisión de tales oficinas, será autorizada al fin de cada mes por la Administración General en vista de los respectivos comprobantes, y esta autorización será el comprobante de salida de dichos útiles.

Artículo 5º El Almacenista General rendirá las cuentas del Almacén General a la Corte de Cuentas en los quince primeros días del mes subsiguiente, con estos documentos:

• a) Copia de las partidas descritas en el libro diario durante el mes a que se refiere la cuenta:

• b) Las comunicaciones originales de la Administración General de telégrafos en que se le hayan dado órdenes para la entrega, despacho o recibo de especies, las notas remisorias o cupones de las remesas de efectos que le hayan sido enviados por otros almacenes u oficinas y los cupones de las remesas de efectos despachados por el Almacén General con el recibo del destinario al pie;

• c) Un ejemplar del cuatro de movimiento de especies; y

• d) Copia de la diligencia de visita practicada por el empleado visitador, correspondiente al mes de la cuenta.

Artículo 6º Se llevará un libro llamado copiador de comprobantes, en el cual se copiarán textualmente las notas que la Administración General le dirija al Almacén, comunicándole órdenes para que reciba, entregue o despache útiles y materiales. Este libro se conservará en el archivo del Almacén General.

Artículo 7º Se llevara también un libro de Diligencias de Visitas, las cuales se practicarán por el empleado respectivo dentro de los quince días siguientes al mes de la cuenta. El empleado encargado de practicar la visita reglamentaria debe verificar las existencias de las especies que elija, para saber si están conformes con los saldos que arrojan las cuentas.

Artículo 8º Los Jefes de Circunscripciones de Telégrafos son los directamente responsables de los Almacenes Secciones de Telégrafos que estén bajo su dependencia y los Almacenistas lo serán de aquellos almacenes que funcionen separadamente de las circunscripciones.

Artículo 9º De acuerdo con la autorización conferida por el artículo 297 del Código fiscal, fijase en mil pesos ($ 1.000) la fianza con que deben asegurar su manejo los responsables de los Almacenes Telegráficos, la cual será otorgada de acuerdo con los términos prevenidos en el mismo Código citado y aceptada por el Señor Administrador General de Telégrafos o por el empleado que éste comisione.

Parágrafo. Como lo dispone el artículo 299 del mismo código, los Jefes de almacenes pueden exigir la respectiva fianza a sus subalternos que hayan sido designados para el manejo del Almacén.

Artículo 10. Los responsables de los almacenes Seccionales de Telégrafos rendirán sus cuentas mensualmente al Almacén General en los primeros diez días del mes subsiguiente al de la cuenta, el cual las examinará e incorporará bajo su responsabilidad en las cuentas de la Oficina de Contabilidad a su cargo. La rendición de cuentas la harán los responsables con los siguientes documentos:

• a) Un ejemplar del cuadro de movimiento de especies correspondientes al mes de la cuenta, con el visto bueno de la autoridad política encargada de practicar la visita reglamentaria.

• b) Las notas o telegramas originales en que la Administración General les haya ordenado entregar efectos a alguna persona o entidad o hacer algún envío a otro almacén u oficina de distinta circunscripción; y

• c) Una relación pormenorizada de los útiles y materiales que, para proveerlas, les haya enviado a cada una de las oficinas de su dependencia durante el mismo mes.

Artículo 11. Los despachos que hagan los almacenistas u otros almacenes u oficinas se anotarán en una libreta talonaria de remesas numeradas en serie continuada anual, y el cupón de la remesa firmado por el remitente se remitirá al destinatario, para que con el recibo al pie lo envíe por el inmediato correo al almacenista General de Telégrafos a Bogotá cuando lo recibido esté conforme con lo anunciado, y con las observaciones del caso cuando no lo esté.

Parágrafo 1. Cuando lo recibido exceda o sea distinto de lo anunciado, el destinatario lo avisará al remitente para éste haga la debida rectificación en su cuentas, o se lo devolverá si no tuviere necesidad del efecto recibido o del excedente; cuando sea menor el número de las especies recibidas que lo anunciado en el cupón de la remesa, el destinatario levantará por duplicado una acta firmada por él y dos testigos, en que se hagan presentes las diferencias halladas, y si la encomienda o paquete tiene señales de haber sido violada en el tránsito, se anotará esta circunstancia, así como las demás que se estime conveniente. Un ejemplar de esta acta lo acompañará al cupón de la remesa que, como lo dispone este artículo, debe enviar al Almacén General con las observaciones del caso, y el otro se lo remitirá a la oficina remitente para que se hagan las debidas rectificaciones, aclaraciones y reclamos a la correspondiente Oficina de Correos, si fuere el caso.

Parágrafo 2. queda facultado el Almacenista General para imponer multas hasta de dos pesos ($ 2) a los destinatarios de útiles y materiales telegráficos que no envíen oportunamente al almacén General los cupones de las remesas de que trata este artículo, multas que serán sometidas a la aprobación del señor Administrador General, y que pueden ser duplicadas en caso de reincidencia.

Artículo 12. En el Almacén General de Telégrafos habrá un Contabilista encargado del examen de las cuentas de los almacenes Seccionales y de su incorporación en el libro de cuenta de especies que llevará a cada uno de ellos, el cual, a excepción de la columna para anotar el número de la partida del diario, será igual al análogo que se lleva en el Almacén General, A este libro se trasladará el resumen de las partidas que debidamente comprobadas se encuentren en el cuadro de movimiento de especies y de la relación con que deben rendir sus cuentas tales almacenes. Llevará también un libro llamado de Autos de Fenecimiento y Observaciones, en el cual anotará los autos de fenecimiento de las cuentas mensuales de los Almacenes seccionales que halle corrientes y los de observaciones a las mismas cuentas. Tanto los autos de fenecimiento como los de observaciones deben ser firmados por el contabilista y llevar el visto bueno del Almacenista General.

Artículo 13. El 31 de diciembre de cada año se hará en el Almacén general y en todos y cada uno de los Almacenes Seccionales un inventario, y el del almacén General se trasladará al libro diario con el nombre de inventario de salida. Los responsables de los Almacenes Seccionales sacarán el suyo en triple ejemplar, para que con el visto bueno de la primera autoridad política del lugar de su residencia, envíen uno a la Administración General de Telégrafos, otro al Almacén General y el tercero lo conserven en el archivo de la Oficina.

Las partidas que figuren en el inventario serán trasladadas a los correspondientes libros de cuenta de especies de cada almacén, y deben quedar así saldadas las cuentas y cerrados los libros del año que termina.

Parágrafo 2. Estos mismos inventarios, con el nombre del inventario de entrada, servirá para abrir los libros y cuentas nuevamente, en el año que principia el primero de enero siguiente.

Artículo 14. Dos veces en el año, en las fechas que elijan los almacenistas y con la concurrencia del empleado que debe practicar la visita mensual reglamentaria y uno o más testigos, se le levantará una acta de los efectos que estén dañados e inutilizados para el servicio. Esta acta debe enviarse a la Administración General, para que si lo cree conveniente ordene darles salida en la forma que ella determine.

Artículo 15. Los cuadros mensuales de movimiento de especies de los Almacenes de Telégrafos se formará por triplicado y se destinarán: uno para conservar en el archivo de la Oficina, otro para remitirlo a la Administración General de Telégrafos y el tercero para la rendición de cuentas a la oficina correspondiente.

Artículo 16. El Almacenista General, además de Contabilista, tendrá como Auxiliares inmediatos un Ayudante y un guarda Empacador.

Artículo 17. Queda en estos términos reformado el Decreto número 432 de 1916 y derogadas las demás disposiciones contrarias al presente.

Comuníquese y publíquese

Dado en Bogotá a 31 de agosto de 1920.

ARCO FIDEL SUAREZ - El Ministro de Gobierno, Luis CUERVO MARQUEZ