Por el cual se establecen la estructura, la organización y las atribuciones de la Superintendencia de Notariado y Registro

El Presidente de la República de Colombia,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y de las extraordinarias que le confiere el artículo 2º de la Ley 5ª de 1977,

DECRETA:

Artículo 1º. La Superintendencia de Notariado y Registro, teniendo en cuenta la naturaleza de sus funciones y el origen de sus recursos, continuará funcionando como una unidad administrativa especial, adscrita al Ministerio de Justicia, con personería jurídica y patrimonio autónomo.

El régimen presupuestal, de administración de personal y de contratos será el mismo que rige para los establecimientos públicos.

Artículo 2º. El patrimonio de la Superintendencia está constituido por:

• a) Los bienes que a cualquier título haya adquirido o adquiera.

• b) Las sumas que los notarios recauden de los usuarios con destino a la Superintendencia.

• c) Los ingresos de las oficinas de registro de instrumentos públicos.

• d) Las sumas que por cualquier otro concepto ingresen a la Superintendencia.

Artículo 3º. Corresponde a la Superintendencia la dirección, la inspección y la vigilancia de los servicios públicos de notariado, de registro de instrumentos públicos y de registro del estado civil se las personas, y la organización administrativa de las oficinas de registro de instrumentos públicos.

Artículo 4º. Para el logro del objeto señalado en el artículo anterior, la Superintendencia cumplirá las siguientes funciones:

• a) Velar por la prestación de los servicios de notariado, de registro de instrumentos públicos y de registro del estado civil de las personas.

• b) Ejercer de manera prioritaria las funciones de inspección vigilancia sobre las notarías y las oficinas de registro de instrumentos públicos, e imponer sanciones por violación de las normas que regulan la prestación de esos servicios.

• c) Formar y administrar el archivo especializado de los actos y hechos relativos al registro del estado civil, con la información que suministre el Servicio Nacional de Inscripción del Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE.

• d) Prestar la asistencia que requieran los registradores, los notarios y los funcionarios encargados del registro civil del estado civil de las personas para el desempeño de sus funciones.

• e) Adelantar y auspiciar estudios, investigaciones, compilaciones y codificaciones en materia de notariado, de registro de instrumentos públicos y de registro del estado civil de las personas y divulgar sus resultados.

• f) Orientar a los registradores, a los notarios y a los funcionarios encargados del registro del estado civil de las personas en la interpretación y aplicación de las normas que regulan los servicios respectivos.

• g) Establecer sistemas de contabilidad, expedición de comprobantes, rendición de cuentas y organización de archivos a que han de someterse los notarios y los registradores.

• h) Adquirir los bienes necesarios para la eficaz prestación de los servicios de notariado, de registro de instrumentos públicos y de registro del estado civil de las personas, suministrándolos como dotación o en arriendo, según la naturaleza de cada servicio.

• i) Velar por el bienestar y la seguridad social de los empleados de la Superintendencia, así como por el que deben prestar los notarios a sus empleados.

• j) Preparar y presentar a consideración del Ministro de Justicia proyectos de ley o de reglamento relacionados con los servicios de notariado, de registro de instrumentos públicos y de registro del estado civil de las personas.

• k) Proporcionar al Consejo Superior de la Administración de Justicia para la carrera notarial los servicios técnicos y administrativos que requiera para su normal funcionamiento.

• l) Proponer la creación o supresión de notarías y de oficinas de registro.

• m) Proponer al Gobierno la fijación de tarifas para el cobro de derechos por prestación de los servicios de notariado y registro.

• n) Organizar lo relacionado con el diseño; elaboración y distribución de los folios y tarjetas necesarios para la prestación de los servicios de registro de instrumentos públicos y de registro del estado civil de las personas.

Artículo 5º. La dirección y administración de la Superintendencia de Notariado y Registro estará a cargo de un Consejo Directivo y de un Superintendente.

Artículo 6º. Para desarrollar y cumplir sus funciones la Superintendecia tendrá la siguiente estructura:

• 1. Consejo Directivo

• 1. Despacho del Superintendente

2.1 Oficina de Planeación

• 2.2. Oficina de Publicaciones.

• 1. Secretaría General

3.1 Junta de Licitaciones

3.2 Comisión de Personal

• 1. Dirección Legal

4.1 División Legal de Notariado

4.2 División Legal de Registro de Instrumentos Públicos.

4.3División Legal de Registro del Estado Civil de las Personas.

• 1. Dirección de Vigilancia.

5.1 División de Vigilancia de Notariado y Registro del Estado Civil de las Personas.

• 5.2. División de Vigilancia de Registro de Instrumentos Públicos.

• 1. Dirección Administrativa

6.1 División de Personal.

6.2 División de Presupuesto y Contabilidad

6.3 División de Tesorería

6.4 División de Servicios Generales.

• 1. Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos.

Artículo 7º. Las funciones asignadas a las oficinas u a las divisiones se ejercerán mediante grupos internos de trabajo que serán creados por el Superintendente, de acuerdo con las necesidades de cada dependencia. En el acto de creación se determinará lo relativo a la distribución de trabajo y la asignación de responsabilidades para el cumplimiento del mismo. Igualmente se dictarán las demás normas necesarias para su funcionamiento.

Artículo 8º. El Consejo Directivo estará integrado por siete (7) miembros así:

• a) El Ministro de Justicia, o el Viceministro, quién lo Presidirá;

• b) El Jefe del Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE-;

• c) El Director del Instituto Geográfico Agustín Codazzi;

• d) Un Representante del Colegio de Notarios de Colombia, designado para períodos de un año:

• e) Un Representante del Colegio de Registradores de Instrumentos Públicos de Colombia, designado para períodos de un año;

• f) Dos representantes del Presidente de la República, quienes no podrán ser notarios ni registradores en ejercicio de sus cargos, ni haberlos desempeñado en el periodo inmediatamente anterior;

El Superintendente asistirá a las reuniones del Consejo, con derecho a voz.

Artículo 9º. El Secretario General de la Superintendecia será el Secretario del Consejo Directivo.

Artículo 10. Son funciones del Consejo Directivo de la Superintendencia de Notariado y Registro:

• a) Formular la política general del organismo y adoptar los planes y programas conforme a las normas legales, de acuerdo con la orientación del Gobierno Nacional.

• b) Controlar el funcionamiento general de la Superintendencia y verificar su conformidad con la política adoptada.

• c) Aprobar el presupuesto de la entidad y las modificaciones que se le hagan.

• d) Autorizar al Superintendente la celebración de los contratos o negocios de la entidad, cuya cuantía exceda la suma que el mismo Consejo determine.

• e) Adoptar los estatutos de la entidad y someterlos a la aprobación del Gobierno.

• f) Las demás que le sean asignadas.

Artículo 11. El Superintendente de Notariado y Registro es el representante legal del organismo y ejerce las siguientes funciones:

• a) Dirigir la administración de la entidad, la gestión de los negocios y actividades de acuerdo con las disposiciones legales y las determinaciones del Consejo Directivo.

• b) Velar por el buen funcionamiento de la entidad.

• c) Ejecutar los actos, realizar las operaciones y celebrar los contratos para el cumplimiento del objeto de la Superintendencia, de acuerdo con las normas legales y con las disposiciones del Consejo Directivo.

• d) Presentar para la aprobación del Consejo Directivo el proyecto de presupuesto de la Superintendencia.

• e) Elaborar los proyectos de planta de personal de la entidad y someterlos, por intermedio del Ministro de Justicia, a la aprobación del Gobierno.

• f) Nombrar, promover y remover los empleados de la Superintendencia y expedir los actos necesarios para la administración de personal.

• g) Conceder licencias, vacaciones y permisos a los registradores de instrumentos públicos de cabecera de círculo (principales) y designar a quienes deban reemplazar los temporalmente. Así mismo, conocer de sus impedimentos y recusaciones y designar registradores ad hoc.

• h) Someter a la aprobación del Consejo Directivo los planes de bienestar social para los funcionarios de la entidad, y los empleados de las notarías, conforme a lo previsto en el ordinal i) del artículo 4º.

• i) Delegar las funciones que autorice el Consejo Directivo, sin perjuicio de lo dispuesto en el ordinal j).

• j) Delegar en el secretario general, en los directores y en los registradores de instrumentos públicos de cabecera de círculo (principales) la facultad de ordenar gastos. También podrá delegar en estos últimos la facultad de nombrar y remover el personal subalterno de la respectiva oficina y los registradores de las oficinas seccionales.

Igualmente, podrá delegar en los registradores de las oficinas seccionales la facultad de nombrar y remover el personal subalterno de la respectiva oficina.

• k) Conocer de los recursos de apelación que se interpongan contra las providencias que profieran los directores de la entidad.

• l) Preparar y presentar a consideración del Gobierno proyectos de ley o de reglamento relacionados con los servicios de notariado, de registro de instrumentos públicos y de registro del estado civil de las personas.

• m) Ordenar lo necesario para la correcta prestación de los servicios de notariado, de registro de instrumentos públicos y de registro del estado civil de las personas.

• n) Proponer al Gobierno la creación o supresión se notarías y de oficinas de registro de instrumentos públicos y la modificación de los círculos de las mismas.

• o) Señalar los métodos de contabilidad, cobro de derechos, rendición de cuentas y modelos de comprobantes que deban utilizar los notarios y los registradores.

• p) Confirmar el nombramiento de los notarios de primera categoría y de los registradores de instrumentos públicos principales y seccionales.

• q) Otorgar licencias a los notarios de primera categoría y encargar a quienes deban reemplazarlos.

• r) Certificar con su firma el ejercicio del cargo de notario, cuando hubiere lugar a ello.

• s) Comisionar a los jueces de la República para que, en casos urgentes o especiales, practiquen diligencias en notarías y en oficinas de registro de instrumentos públicos y de registro del estado civil de las personas.

• t) Autorizar, excepcional y fundadamente, a los delegados de los registradores municipales del estado civil, a los corregidores y a los inspectores de policía para llevar el registro del estado civil de las personas.

• u) Indagar sobre las quejas presentadas contra los notarios y los registradores cuando la falta que se les impute sin ser grave no dé lugar a visita para comprobación. El trámite de dicha indagación será establecido mediante reglamento.

• v) Las demás que la ley y los reglamentos le atribuyan y aquellas que resulten de su calidad de representante legal de la entidad y no estén atribuidas a persona u organismo alguno en particular.

Artículo 12. Son funciones de la Oficina de Planeación:

• a) Preparar el proyecto de presupuesto de la entidad y someterlo a la consideración del Superintendente;

• b) Analizar el estado de ejecución presupuestal y emitir concepto para el Superintendente sobre los traslados y adiciones.

• c) Adelantar estudios sobre el desarrollo de la entidad, relacionados con la creación, supresión o modificación de dependencias y con las modificaciones a las plantas de personal.

• d) Emitir concepto para el Superintendente sobre la creación o supresión de notarías y sobre la creación, supresión o modificación o supresión de círculos de notaría.

• e) Adelantar estudios sobre la racionalización y sistematización de los procedimientos de las dependencias de la Superintendencia, de las oficinas de registro y de las notarías, y prestar asesoría para su debida implantación.

• f) Llevar las estadísticas de control sobre las oficinas de registro y las notarías, y sugerir al Superintendente las medidas correctivas necesarias.

• g) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 13. Son funciones de la Oficina de Publicaciones:

• a) Dirigir las publicaciones de la Superintendencia.

• b) Colaborar en la realización de las actividades de divulgación y capacitación de la Superintendencia.

• c) Dirigir la biblioteca.

• d) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 14. Son funciones de la Secretaría General:

• a) Atender, bajo la dirección del Superintendente y por conducto de las distintas dependencias del organismo, la prestación de los servicios y la ejecución de los programas adoptados.

• b) Velar por el cumplimiento de las normas orgánicas de la Superintendencia, por el eficiente desempeño de las funciones técnicas y administrativas de la misma y coordinar las actividades de distintas dependencias.

• c) Suscribir los actos del Superintendente, cuando fuere del caso.

• d) Revisar las providencias administrativas y demás documentos que deban someterse a la aprobación del Superintendente.

• e) Dirigir, de acuerdo con la Oficina de Planeación y con la Dirección Administrativa, la elaboración de los proyectos de presupuesto de inversión y de funcionamiento del organismo y presentarlos al Superintendente, acompañados de su explicación y de la justificación detallada de casa una de las apropiaciones.

• f) Informar periódicamente al Superintendente sobre el despacho de los asuntos de la entidad y el estado de ejecución de los programas de la misma.

• g) Llevar la representación del Superintendente cuando éste lo determine, en actos o asuntos de carácter técnico o administrativo.

• h) Coordinar y supervisar la preparación de cursos y conferencias sobre notariado, registro de instrumentos públicos y registro del estado civil de las personas.

• i) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza del cargo.

Artículo 15. Son funciones de la Dirección Legal:

• a) Asesorar al Superintendente en el estudio de los asuntos de su competencia.

• b) Dirigir, coordinar y revisar la elaboración de los proyectos de ley, decretos, resoluciones, contratos y conceptos jurídicos relacionados con las funciones propias de la Superintendencia.

• c) Dirigir y coordinar la ejecución de los programas y trabajos de las dependencias a su cargo.

• d) Ejercer permanentemente vigilancia sobre el curso de los negocios en que tenga interés la Superintendencia y que se tramiten ante la rama jurisdiccional del poder público.

• e) Suministrar al ministerio público todas las informaciones y documentos necesarios para la defensa de los intereses de la entidad.

• f) Llevar a la Secretaría del Consejo Superior de la Administración de Justicia para la carrera notarial.

• g) Resolver las diferencias a que diere lugar la interpretación y aplicación de las tarifas notariales y de registro.

• h) Expedir las providencias relacionadas con correcciones, autorización de firmas y declaraciones de nulidad de las inscripciones en el registro del estado civil de las personas, y con la inscripción de expósitos.

• i) Expedir las providencias para la reconstrucción de los folios, de los libros y de las actas de registro del estado civil de las personas, así como las relativas a nuevas inscripciones.

• j) Compilar las normas legales relacionadas con la Superintendencia y mantener al día la compilación.

• k) Colaborar en la preparación de cursos y conferencias.

• l) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 16. Son funciones de la División Legal de Notariado:

• a) Colaborar con el Director en todo lo referente a la interpretación y aplicación de normas legales y reglamentarias.

• b) Estudiar las consultas presentadas y preparar los proyectos de conceptos que deban emitirse.

• c) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 17. Son funciones de la División Legal de Registro de Instrumentos Públicos:

• a) Colaborar con el Director en todo lo referente a la interpretación y aplicación de normas legales y reglamentarias.

• b) Estudiar las consultas presentadas y preparar los proyectos de concepto que deban emitirse,

• c) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 18. Son funciones de la División Legal de Registro del Estado Civil de las personas:

• a) Colaborar con el Director en todo lo referente a la interpretación y aplicación de las normas legales y reglamentarias.

• b) Preparar los proyectos de providencias relacionadas con correcciones, autorización de firmas y declaraciones de nulidad de las inscripciones en el registro del estado civil de las personas y con la inscripción de expósitos.

• c) Elaborar proyectos de providencias para autorizar, excepcionalmente y fundadamente, a los delegados de los registradores municipales del estado civil, a los corregidores y a los inspectores de policía para llevar el registro del estado civil de las personas.

• d) Preparar las providencias para la reconstrucción de los folios, de los libros y de las actas de registro del estado civil, así como las relativas a las nuevas inscripciones.