Por el cual se dictan normas para la administración de los Territorios Nacionales

El Presidente de la República de Colombia,

en ejercicio de sus atribuciones legales,

DECRETA:

Artículo 1º Las dependencias del Ministerio de Educación Nacional harán anualmente un inventario de sus muebles y enseres, equipos, bibliotecas y demás materiales en su poder, con estimación de su valor comercial y expresión del estado en que se hallen los elementos usados. Un ejemplar del inventario será enviado dentro de los primeros quince días del año a la Sección 9ª del Ministerio.

Artículo 2º Todos los materiales que requieran las dependencias del Ministerio deberán solicitarse a la Sección 9ª, en el formulario correspondiente y por conducto del Director de la Sección a que pertenezca la respectiva dependencia.

Artículo 3º Los elementos que adquiera el Ministerio, con cargo a las apropiaciones del presupuesto del ramo, deberán entregarse en los almacenes del mismo, para que éstos los distribuyan a las dependencias correspondientes.

Artículo 4º La Sección 1ª del Ministerio pasará oportunamente a la Sección 9ª una relación de las escuelas primarias del país, con expresión de la cantidad y clase de los materiales que la Nación debe entregar a cada una de ellas para el año escolar. La distribución de este material se hará por conducto de los Almacenes Seccionales y conforme a las órdenes que expedirá la Sección de Administración.

Artículo 5º La Sección 7ª del Ministerio se abstendrá de girar partidas para compra de materiales, a los Habilitados de las dependencias, sin que medie la aprobación del pedido respectivo, impartida por la Sección 9ª.

Artículo 6º Las publicaciones del Ministerio de Educación Nacional deberán entregarse, sin excepción, a los Almacenes del mismo, y su distribución se efectuará conforme a los pedidos que apruebe la Sección de Administración.

Artículo 7º La Sección 9ª del Ministerio llevará las cuentas por especies y por valores de todos los materiales que adquiera, almacene y distribuya el Ministerio, y los inventarios permanentes de muebles, enseres, equipos, bibliotecas, etc., al servicio de las distintas dependencias.

Artículo 8º Los Almacenistas central y seccionales llevarán las cuentas, en especies únicamente, de los artículos a su cuidado, y rendirán a la Dirección de la Sección 9ª un informe mensual del movimiento de esas especies, con expresión de la existencia anterior, de las entradas y salidas del mes y del saldo para el mes siguiente, adjuntando al informe un ejemplar de los comprobantes respectivos.

Artículo 9º Para el movimiento de materiales se usarán los siguientes formularios:

• a) Para pedidos, distinguido con la referencia "A-1", que contendrá los siguientes renglones: nombre de la Sección solicitante, número de orden, persona autorizada para recibir los elementos, cantidad y especificaciones de los artículos pedidos, cantidad despachada, precio unitario, valor total y saldo; los cuatro últimos renglones serán utilizados por la Sección 9ª El pedido deberá llevar la firma del Director de la Sección a la cual corresponda la dependencia, y para ser despachado requiere la refrendación del Director de la Sección 9ª.

• b) Para entrega de materiales, distinguido con la referencia "A-2," que contendrá los siguientes renglones: número y fecha del pedido y Sección que lo hizo, número de orden de la entrega, fecha, cantidad y denominación de las especies. El comprobante de entrega deberá firmarse por la persona autorizada para recibir los artículos, según el pedido.

• c) Para la cuenta corriente de especies en los Almacenes, la tarjeta de Kárdex, distinguida con la referencia "A-3", diseñada con seis columnas, denominadas: fecha, referencia, número del comprobante, entradas, salidas y existencia.

• d) Para la cuenta por especies y valores, la tarjeta forma "A-4", diseñada con nueve columnas, denominadas: fecha, referencia, entradas, cantidad; entradas, valor; salidas, cantidad; salidas, valor; saldos, cantidad; saldos, valor, y precio unitario.

• e) Para control de la tarjeta de kardex y conocimiento del valor de los Almacenes, un libro de cuentas corrientes, rayado conforme al uso comercial, con tantas subcuentas cuantos depósitos de material existan, para cargarles el valor de sus entradas y acreditarles el de sus salidas de acuerdo con los informes mensuales, debidamente liquidados.

Artículo 10. De los formularios "A-1" y "A-2" se producirán cuatro ejemplares con el siguiente destino: original y duplicado, para los Almacenistas; triplicado para la Contabilidad General de materiales, y cuadruplicado, para la entidad solicitante.

Artículo 11. Los Almacenistas rendirán sus cuentas a la Contraloría General de la República en la forma y términos fijados por la Resolución número 18 de 6 de abril de 1938, dictada por ese Despacho.

Artículo 12. Este Decreto rige a partir del 1º de enero de 1939.

Comuníquese y publíquese.

Dado en Bogotá a 5 de enero de 1939.

EDUARDO SANTOS

El Ministro de Educación Nacional,

Alfonso ARAUJO