Por el cual se establece la estructura de la Secretaría de Organización e Inspección de la Administración Pública

El Presidente de la República de Colombia,

en uso de sus facultades legales y en especial de las extraordinarias que le confiere la Ley 19 de 1958 y en desarrollo del Decreto 0550 de 1960, previo concepto del Consejo de Ministros,

DECRETA:

Articulo 1º La Secretaria de Organización e Inspección de la Administración Pública creada por el Decreto 0550 de 1960, será una dependencia del Despacho del Presidente de la República y su organización será la siguiente:

A- Secretario.

B- Oficina de Organización y Métodos.

I- Dirección.

II- Subdirección.

III- División de Organización Administrativa.

• a) Sección de Estructura.

• b) Sección de Proyecciones.

IV- División de Métodos de Trabajo.

• a) Sección de Sistemas y Procedimientos.

• b) Sección de Estudios de Servicios Administrativos.

V- Grupo de Servicios Generales.

Articulo 2º Las funciones de la Secretaria de Organización e Inspección de la Administración Pública de acuerdo con los Decretos 0550 y 0890 de 1960 serán los siguientes:

• a) Hacer los estudios y proponer las medidas tendientes a asegurar la mejor organización y el más eficiente funcionamiento de la Rama Ejecutiva del Poder Público.

• b) Velar por el cumplimiento de la Reforma Administrativa y su desarrollo, proponer las medidas para su cabal aplicación, así como el número de cargos necesarios de acuerdo con el Departamento Administrativo del Servicio Civil.

• c) Realizar estudios y formular recomendaciones sobre los sistemas y procedimientos administrativos a fin de asegurar su progresivo mejoramiento técnico y de acelerar y racionalizar, en consecuencia, el despacho de los negocios públicos, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 19 de la Ley 19 de 1958. d) Mantener, para el efecto, contacto permanente con las Secciones de Organización y Métodos de los Ministerios y Departamentos Administrativos, dar normas para su operación, asesorarlas en sus trabajos e inspeccionar su funcionamiento.

• e) Ejercer inspección permanente sobre todos los organismos oficiales, con el objeto de proponer las medidas necesarias para su mejor organización y más eficiente funcionamiento.

Parágrafo. Los planes o proyectos de reorganización general o parcial de los Ministerios, Departamentos Administrativos o establecimientos públicos serán sometidos en su etapa inicial a la Secretaria General de Organización e Inspección de la Administración Pública para revisión y concepto.

Los contratos que se proyecte celebrar para este efecto, deberán contar con el previo concepto favorable de la Secretaria de Organización e Inspección de la Administración Pública.

Artículo 3º Son funciones del Secretario:

• a) Dirigir las labores de la Secretaria, con la inmediata colaboración del Director de la Oficina de Organización y Métodos.

• b) Asesorar al Presidente de la República en todo lo que se refiere al ordenamiento racional de los Servicios Públicos y a la descentralización de los mismos.

• c) Asesorar a los organismos de la Rama Ejecutiva en la elaboración de los proyectos de ley o de decreto relacionados con su organización o funcionamiento.

• d) Conceptuar sobre las implicaciones administrativas de los proyectos originarios de la Rama Ejecutiva del Poder Público.

• e) Prestar su asistencia a los organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Público en el análisis de los proyectos de ley que los afecten, en relación con su aspecto administrativo.

• f) Realizar u ordenar investigaciones y estudios especiales en organismos administrativos de servicios públicos y establecimientos públicos, cada vez que lo estime necesario el Presidente de la República.

• g) Elaborar conjuntamente con el Director de la Oficina de Organización y Métodos el programa de trabajo de la Secretaria y someterlo a la aprobación del Presidente de la República;

• h) Revisar los estudios y proyectos elaborados por la Oficina de Organización y Métodos y someterlos a la consideración del Presidente de la Republica.

• i) Presentar al Presidente, cuando fuere el caso, sugerencias relacionadas con la estructura y funciones de la Secretaria.

• j) Rendir informes periódicos y especiales al Presidente de la República.

Artículo 4º Son funciones del Director de la Oficina de Organización y Métodos:

• a) Preparar conjuntamente con el Secretario el programa de trabajo de la Secretaria para someterlo a la aprobación del Presidente.

• b) Dirigir, controlar y coordinar las labores de la Oficina.

• c) Colaborar con el Secretario y prestarle toda la asistencia necesaria.

• d) Recomendar la celebración de contratos para la realización de estudios especiales.

• e) Emitir concepto sobre los proyectos de contratos de organización administrativa que proyecten celebrar los Organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Público.

• f) Asistir al Secretario en el análisis de los estudios y proyectos de la Oficina de Organización y Métodos.

• g) Coordinar con el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República todo lo relacionado con los asuntos administrativos de la Secretaría.

• h) Participar en la selección del personal de la Oficina de Organización y Métodos.

Artículo 5º Son funciones del Subdirector:

• a) Desempeñar las funciones del Director en sus ausencias temporales.

• b) Asistir al Director en la dirección, control y coordinación de las labores de la Oficina de Organización y Métodos.

• c) Planear en asocio de los Jefes de las Divisiones de la Oficina de Organización y Métodos los estudios propios de las mismas de acuerdo con el programa de trabajo aprobado y vigilar su realización.

• d) Vigilar la ejecución de los estudios contratados por la Oficina.

• e) Asistir al Director en la selección del personal para la Oficina.

• f) Participar en el programa de adiestramiento y responder por la capacitación de los Investigadores y Analistas de Administración Pública.

• g) Presentar al Director informes periódicos y especiales sobre el cumplimiento de sus funciones.

Artículo 6º Son funciones del Jefe de la División de Organización Administrativa:

• a) Programar y dirigir los estudios sobre organización de la Rama Ejecutiva.

• b) Dirigir investigaciones sobre distribución de funciones y coordinación entre los Ministros, Departamentos Administrativos y establecimientos públicos.

• c) Dirigir investigaciones sobre descentralización de los servicios públicos y prestar asistencia técnica en este campo a los Departamentos y Municipios.

• d) Estudiar con los funcionarios competentes de los Ministerios, Departamentos Administrativos y establecimientos públicos, las conclusiones de las investigaciones efectuadas, así como los proyectos de reforma basados en dichas conclusiones.

• e) Asesorar a los funcionarios competentes de los Ministerios, Departamentos Administrativos y Establecimientos Públicos en la implantación de las reformas adoptadas por el Gobierno en lo relacionado con estructura orgánica y funciones.

• f) Velar porque las recomendaciones sobre organización administrativa, adoptadas por el Gobierno, sean implantadas y ordenar la revisión periódica de la misma a fin de ajustarla a nuevas circunstancias. g) Dirigir los estudios de estructura orgánica y funciones de nuevos organismos de la Rama Ejecutiva.

• h) Decidir, con asistencia de los Jefes de las Secciones de Estructura y Proyecciones, sobre las labores que deban ser adelantadas por dichas Secciones y la distribución de funciones entre sus integrantes.

• i) Planear los programas de adiestramiento para investigadores y asistentes.

• j) Dar cuenta al Director de las labores que adelanta la División y suministrarle los informes que le sean solicitados.

• k) Las demás que le asigné el Director.

Artículo 7º Son funciones del Jefe de la Sección de Estructura:

• a) Dirigir los estudios e investigaciones que adelantan los funcionarios de la Sección.

• b) Estudiar los proyectos sobre reorganización de las entidades oficiales que sean sometidos a la consideración de la Oficina y presentar las observaciones del caso.

• c) Prestar asistencia a los Departamentos y Municipios en relación con su organización administrativa.

• d) Dirigir las inspecciones en las dependencias gubernamentales con el fin de asegurar el cumplimiento de las normas adoptadas sobre estructura orgánica y funciones.

• e) Velar porque se mantenga al día el Manual de Estructura de la Rama Ejecutiva tanto en su descripción orgánica como funcional.

• f) Dar las normas y dirigir la elaboración de gráficos de estructura orgánica y funcional.

• g) Prestar asistencia a los funcionarios del Gobierno para la elaboración de los Manuales Internos de Estructura Administrativa y funciones.

• h) Dar cuenta al Jefe de la División de las labores adelantadas por su Sección.

• i) Presentar al Jefe de la División informes periódicos sobre las actividades de su Sección y rendir los informes especiales que se le soliciten.

• j) Las demás que le asigne el Jefe de la División.

Artículo 8º Son funciones del Jefe de la Sección de Proyecciones:

• a) Dirigir los estudios e investigaciones que adelanten los funcionarios de su Sección.

• b) Estudiar los proyectos del Gobierno y prever sus implicaciones en lo referente a la organización administrativa.

• c) Estudiar con asistencia de los Investigadores de la Sección proyectos de creación, transformación o eliminación de dependencias de la Rama Ejecutiva, de acuerdo con las circunstancias imperantes y los programas generales del Gobierno.

• d) Estudiar las posibilidades de aplicar la descentralización administrativa en los Departamentos y Municipios y formular las propuestas correspondientes.

• e) Redactar recomendaciones sobre cambios de estructura orgánica y funcional que deban introducirse;

• f) Dar cuenta al Jefe de la División de las labores de su Sección.

• g) Las demás que le asigne el Jefe de la División.

Artículo 9º Son funciones del Jefe de la División de Métodos de Trabajo:

• a) Programar el trabajo que deban adelantar las Secciones de la División y coordinar las labores con los jefes de estas.

• b) Programar los estudios que deban adelantarse sobre sistemas y procedimientos con miras a implantarlos en las dependencias oficiales.

• c) Orientar los estudios sobre métodos de trabajo aplicables a los servicios administrativos.

• d) Planear estudios e investigaciones sobre productividad de trabajo de las oficinas públicas.

• e) Planear estudios sobre el volumen de trabajo y sobre el número de cargos requeridos en las dependencias oficiales.

• f) Prestar asistencia técnica a los Departamentos y Municipios en sistemas y procedimientos relacionados con la descentralización administrativa.

• g) Planear los programas de adiestramiento para Analistas y Asistentes.

• h) Prestar asistencia a los funcionarios competentes de los Ministerios, Departamentos Administrativos y Establecimientos Públicos, para la solución de los problemas relacionados con sistemas y procedimientos, analizar con ellos las innovaciones que deban introducirse y presentar las recomendaciones finales.

• i) Planear los programas de adiestramiento para los funcionarios de las Secciones de Organización y Métodos en las dependencias oficiales y prestar a dichas Secciones la asistencia técnica necesaria.

• j) Velar porque las recomendaciones sobre métodos de trabajo, adoptadas por el Gobierno, sean implantadas y ordenar la revisión periódica de los mismos a fin de ajustarlas cuando sea el caso.

• k) Dar cuenta al Director de las labores que adelantan sus dependencias y suministrar los informes que sean del caso.

• l) Las demás que le asigné el Director.

Artículo 10º Son funciones del Jefe de la Sección de Sistemas y Procedimientos:

• a) Dirigir los trabajos e investigaciones que correspondan a los empleados de la Sección.

• b) Analizar los sistemas y procedimientos existentes y sugerir su simplificación y mejoramiento.

• c) Realizar estudios sobre economía de tiempo y movimiento y aplicar las conclusiones en el trabajo de las oficinas públicas.

• d) Dirigir las investigaciones tendientes al aumento de la productividad en las oficinas públicas.

• e) Asistir técnicamente a las Secciones de Organización y Métodos de las dependencias oficiales.

• f) Asesorar a los Departamentos y Municipios en la aplicación de sistemas y procedimientos relacionados con la descentralización administrativa.

• g) Realizar estudios sobre el volumen de trabajo y sobre el número de cargos requeridos en las dependencias oficiales.

• h) Orientar y dirigir la redacción de manuales y la elaboración de gráficos de procedimientos.

• i) Dar cuenta de las labores de su Sección al Jefe de la División.

• j) Las demás que le asigne el Jefe de la División.

Articulo 11º Son funciones del Jefe de la Sección de Estudios de Servicios Administrativos:

• a) Dirigir los trabajos e investigaciones que correspondan a los empleados de la Sección.

• b) Dirigir los estudios sobre sistemas y procedimientos que se adelanten en servicios administrativos, tales como: archivo, registros, correspondencia, sistemas de comunicación, bibliotecas, publicaciones, almacenes, etc., y formular recomendaciones para su mejoramiento.

• c) Analizar los factores que inciden en la eficiencia de las oficinas públicas, tales como: ambiente, arreglo físico, mobiliario, maquinas, diseño y control de funcionarios, y presentar las recomendaciones del caso.

• d) Asesorar a las entidades pertinentes en lo relacionado con "estandarización" de mobiliarios, maquinaria, equipo de oficina, útiles de escritorio, etc.

• e) Prestar asistencia técnica a las Secciones de Organización t Métodos en las dependencias oficiales en lo relacionado con servicios administrativos.

• f) Asesorar a los Departamentos y Municipios en la organización de sus servicios administrativos.

• g) Orientar y dirigir la redacción de manuales y la elaboración de gráficos de procedimientos.

• h) Dar cuenta al Jefe de la División de las labores de su Sección.

• i) Las demás que le asigné el Jefe del División.

Articulo 12 El Secretario de Organización e Inspección de la Administración Pública tendrá las mismas asignaciones que los Consejeros del Presidente de la República.

Articulo 13º A partir de la fecha en que se posesione el Secretario de Organización e Inspección de la Administración Pública, el personal subalterno de la Comisión de Reforma Administrativa y la Oficina de Organización y Métodos quedaran integrados a la Secretaria creada por el presente Decreto.

Articulo 14º La organización de la Secretaria contemplada en este Decreto, se hará por etapas. Inicialmente se proveerán los cargos de Secretario, Director de la Oficina de Organización y Métodos y Subdirector. La organización se completará gradualmente con la colaboración del personal descrito, con la asesoría del Departamento Administrativo del Servicio Civil y de conformidad con las normas del presente Decreto.

Articulo 15 El presente Decreto rige a partir de la fecha de su expedición y subroga el Decreto 1152 de 1959.

Comuníquese y publíquese.

Dado en Bogotá, D.E., a 18 de julio de 1960.

ALBERTO LLERAS

El Ministro de Hacienda y Crédito Público,

Hernando Agudelo Villa

El Secretario General, Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República,

Alberto González Fernández.