Por el cual se organiza la División de Tesorería del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se determinan sus funciones

El Presidente de la República de Colombia,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, de las extraordinarias que le confiere la Ley 19 de 1958 y en desarrollo del Decreto 0550 de 1960, previo concepto del Consejo de Ministros,

DECRETA:

Artículo 1.° La División de Tesorería funcionará bajo la coordinación del Director del Ministerio.

Artículo 2.° Son funciones de la División de Tesorería:

• a) Recibir todos los ingresos nacionales, contabilizarlos, y elaborar diariamente los estados de caja, para enviarlos con destino exclusivo a la Presidencia de la República y al Ministro de Hacienda;

• b) Hacer las consolidaciones diarias relacionadas con los ingresos, con base en los informes de las Oficinas Recaudadoras;

• c) Efectuar los pagos a cargo de la Nación, tanto en el interior como en el Exterior;

• d) Realizar la cancelación de los bonos, pagares y libranzas de la deuda pública interna y externa;

• e) Guardar, custodiar y controlar las acciones y títulos, garantías y prendas constituidas a favor de la Nación;

• f) Colaborar con la División de Estados Financieros para el mejor desempeño de las funciones adscritas a aquella División;

• g) Efectuar la emisión de libranzas, pagarés u obligaciones a largo plazo, a cargo de la Nación;

• h) Hacer la situación de fondos a las Tesorerías Regionales;

• i) Rendir cuentas a la Contraloria General de la República, de conformidad con las disposiciones sobre la materia.

CAPITULO I

Estructura

Organización Central.

Artículo 3.° La División de Tesorería funcionará bajo la responsabilidad de un Jefe, que se denominará Tesorero General de la República, y su estructura administrativa, en el nivel central, será la siguiente:

A-Despacho del Jefe de la División.

B-Oficina de Coordinación Ejecutiva.

1-Grupo de Inspección.

2-Grupo de Correspondencia y Archivo.

C-Sección de Contabilidad.

D-Sección de Caja.

1-Grupo de Giros al Exterior.

2-Grupo de Giros al Interior.

Parágrafo. Para la coordinación de las actividades que desarrollarán las dependencias centrales de la División de Tesorería General, funcionará un Comité integrado por el Jefe de la División, el Coordinador Ejecutivo y los Jefes de las Secciones.

Organización Regional.

Artículo 4.° Para la realización de los objetivos de la División de Tesorería, además de las dependencias previstas en el anteríor artículo, funcionarán Tesorerías Regionales, cuyas sedes serán determinadas por el Ministro de Hacienda, sin perjuicio de cambios en las mismas, de la supresión, creación y redistribución geográfica que se considere conveniente hacer en el futuro.

Artículo 5.° Las Tesorerías Regionales funcionarán bajo la dirección y responsabilidad de un Tesorero Regional, quien dependerá del Jefe de la División de Tesorería a través del Coordinador Ejecutivo.

Artículo 6.° La estructura administrativa de las Tesorerías Regionales se organizará clasificándolas por categorías, teniendo en cuenta la importancia de cada una de ellas, el volumen de trabajo y las necesidades de personal, dentro de los siguientes lineamientos:

• a) Despacho del Tesorero Regional.

• b) Grupo de Contabilidad;

• c) Grupo de Caja.

Parágrafo. Para la coordinación de las actividades de las Tesorerías Regionales, funcionará en cada una de ellas un Comité integrado por el Tesorero Regional, quien lo presidirá, y los respectivos Jefes de Grupo.

El Jefe de la División de Tesorería reglamentará el funcionamiento y sistemas de trabajo de los Comités Coordinadores en las Tesorerías Regionales.

Organización Local.

Artículo 7.° El ejercicio de la función pagadora en los Municipios en donde no se establezcan Tesorerías Regionales; compete a los Recaudadores Locales de Impuestos Nacionales, a quienes la correspondiente Tesorería Regional les situará los fondos respectivos, de acuerdo con el reglamento que sobre el particular se dicte.

Artículo 8.° Los Recaudadores Locales de Impuestos Nacionales remitirán las cuentas correspondientes al Tesorero Regional, que haya hecho la situación de fondos, quien las incorporará en el movimiento de la Tesorería Regional.

CAPITULO II

Descripción de Funciones Nivel Central.

Despacho del Tesorero General-Jefe de División

Artículo 9.° Son funciones del Jefe de la División:

• a) Responder ante el Ministro, por intermedio del Director del Ministerio, de la buena marcha de la División;

• b) Dirigir la ejecución de los programas que han de desarrollar las dependencias centrales, y, por conducto del Coordinador Ejecutivo, los de las Tesorerías Regionales;

• c) Estudiar y resolver los problemas de las mismas;

• d) Concurrir al Comité de Coordinación del Ministerio;

• e) Asesorar al Ministro o al Director en el estudio y resolución de los problemas propios de la División;

• f) Recibir y evaluar los informes periódicos de sus subalternos, y, a la vez, presentar informes sobre labores desarrolladas y los resultados obtenidos por la División, según el reglamento general;

• g) Administrar el personal de la División de acuerdo con los reglamentos sobre Servicio Civil y Carrera Administrativa, y tomar parte en el reclutamiento y capacitación del mismo en coordinación con la División de Personal del Ministerio;

• h) Autorizar, con su firma, los actos que se señalen, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 0550 de 1960 y demás disposiciones legales;

• i) Colaborar con las Oficinas Asesoras del Ministerio para el mejor desempeño de las labores que a tales Oficinas corresponde.

De la Coordinación Ejecutiva.

Artículo 10. La Oficina de Coordinación Ejecutiva estará integrado por el Despacho del Coordinador Ejecutivo, el Grupo de Inspección Ejecutiva y el Grupo de Correspondencia y Archivo.

Despacho del Coordinador Ejecutivo.

Artículo 11 Son funciones del Coordinador Ejecutivo:

• a) Responder ante el Jefe de la División por la buena marcha de las dependencias a su cargo, y del ejercicio de las funciones que le corresponden;

• b) Dirigir y coordinar la ejecución de los programas y actividades que han de desarrollar los Grupos que componen la Oficina de Coordinación Ejecutiva;

• c) Estudiar y resolver los problemas de las dependencias a su cargo;

• d) Asesorar al Jefe de la División en el estudio y resolución de los problemas propios de la División;

• e) Recibir y evaluar los informes periódicos de sus subalternos y presentar, a la vez, los informes sobre las labores desarrolladas y los resultados obtenidos, según el reglamento general;

• f) Servir de enlace entre la División y las dependencias de la Rama Administrativa del Ministerio, en la tramitación de los asuntos relacionados con los servicios que interesen a la División y a sus dependencias;

• g) Dirigir y coordinar la labor de inspección ejecutiva sobre las Tesorerías Regionales a través del Grupo de Inspección Ejecutiva;

• h) Atender al buen funcionamiento de la organización administrativa de las Tesorerías Regionales;

• i) Participar, en coordinación con la División de Personal del Ministerio, en el Reclutamiento, capacitación y adiestramiento del personal de la División;

• j) Servir de coordinador entre las dependencias centrales de la División y las Tesorerías Regionales para los efectos de impartir instrucciones, órdenes y orientaciones sobre los aspectos técnicos y administrativos;

• k) Atender los asuntos relacionados con la administración del personal, verificar las quejas y reclamos, comprobar el comportamiento de los empleados y proponer las soluciones adecuadas de acuerdo con los reglamentos;

• l) Colaborar con la Oficina de Organización y Métodos del Ministerio en el estudio y adopción de los sistemas y procedimientos que deban implantarse en la División.

Del Grupo de Inspección Ejecutiva.

Artículo 12 Son funciones del Jefe del Grupo de Inspección Ejecutiva:

• a) Responder ante el Coordinador Ejecutivo por la buena marcha del grupo;

• b) Dirigir y coordinar las actividades que han de desarrollar los funcionarios del Grupo;

• c) Elaborar los programas de visitas generales o especializadas que deban practicarse en las Tesorerías Regionales, y someterlos a la aprobación del Coordinador Ejecutivo;

• d) Analizar los informes de sus subalternos, evaluarlos y rendir, a su vez, informes al Coordinador Ejecutivo;

• e) Dirigir las investigaciones administrativas que deban practicarse;

• f) Asistir al Coordinador Ejecutivo en la solución de los problemas que se presenten en las Tesorerías Regionales;

• g) Las demás que le asigne su inmediato superior, y que estén conformes con los objetivos del Grupo.

Del Grupo de Correspondencia y Archivo.

Artículo 13 Son funciones del Grupo de Correspondencia y Archivo:

• a) Recibir, distribuir, recoger y despachar la correspondencia de la División;

• b) Radicar los documentos de valor;

• c) Recoger y distribuir las comunicaciones internas;

• d) Organizar y controlar el servicio de mensajes;

• e) Archivar y conservar los documentos de la División, de acuerdo con los reglamentos;

• f) Cumplir los reglamentos y las instrucciones que sobre la materia imparta la Sección de Archivo y Biblioteca, el Ministerio y el Comité de Archivo.

De la Sección de Contabilidad.

Artículo 14 Son funciones de la Sección de Contabilidad:

• a) Efectuar el registro de las operaciones que ocurran en la Tesorería, de conformidad con las normas legales y reglamentarias, en forma de poder suministrar diariamente los datos sobre recaudos y pagos;

• b) Elaborar mensual y anualmente el balance y demás relaciones de la cuenta mensual para su envió a la Contraloría General de la República y a las dependencias del Ministerio que lo requieran;

• c) Suministrar a la Sección de Tabulación los documentos que le sean solicitados para el desarrollo de los programas de tabulación;

• d) Verificar la concordancia de los movimientos contables que se mencionen con los asuntos llevados al balance;

• e) Rendir informes de acuerdo con el reglamento;

• f) Dar normas e instrucciones, por conducto del Coordinador Ejecutivo, a las Tesorerías Regionales en lo relacionado con la actividad específica que les corresponde;

• g) Las demás que le asigne el Tesorero General, y que estén de acuerdo con objetivos de la Sección.

De la Sección de Caja.

Artículo 15. La Sección de Caja estará integrada por el Grupo de Giros al Interior y el Grupo de Giros al Exterior.

Artículo 16. Son funciones de la Sección de Caja:

• a) Percibir las sumas provenientes de los gravámenes, depósitos, traspasos de fondos y demás conceptos de recaudo que se consignen en la Caja y los bancos, y expedir los recibos reglamentarios;

• b) Practicar diariamente el arqueo de Caja, y preparar el boletín correspondiente con destino al Jefe de la División;

• c) Expedir, en representación del Tesorero General, y mediante el control de la Auditoria Fiscal, los cheques requeridos para pagar las órdenes de pago que se presenten al cobro;

• d) Efectuar la situación de fondos a las Tesorerías Regionales de todo el territorio nacional, para el pago de los gastos públicos, con base en las relaciones de autorización que expiden los Ministerios o entidades administrativas;

• e) Controlar que las ordenaciones de gastos producidas por la División del Presupuesto Nacional

sean atendidas con la celeridad requerida;

• f) Efectuar la situación de fondos para el pago de las obligaciones externas;

• g) Informar sobre el desarrollo de las labores y los resultados obtenidos;

• h) Las demás que le asigne el Jefe de la División, y que estén conformes con sus objetivos.

Del Grupo de Giros al Interior.

Artículo 17. Son funciones del Grupo de Giros al Interior:

• a) Atender a todo lo concerniente, con los traspasos de fondos que deben efectuarse a las Tesorerías Regionales;

• b) Producir las órdenes correspondientes para asegurar los traslados de numerario que han de hacerse en los diversos bancos del país;

• c) Colaborar con el Jefe de la Sección para el cumplimiento de las labores asignadas;

• d) Las demás que le asigne el Jefe de la Sección, y que estén de acuerdo con los objetivos de la Dependencia.

Del Grupo de Giros al Exterior.

Artículo 18 Son funciones del Grupo de Giros al Exterior:

• a) Diligenciar todo lo relativo a los pagos directos que deban producirse en el Exterior por servicios de deuda pública, y en general por gastos e inversiones del Gobierno;

• b) Adelantar ante las Oficinas de Control y Regulación de Cambios todos los trámites necesarios para los pagos en moneda extranjera;

• c) Colaborar con el Jefe de la Sección, en el desarrollo de las tareas encomendadas;

• d) Las demás que le asigne el Jefe de la Sección, y que estén de acuerdo con los objetivos de la dependencia.

CAPITULO III

Descripción de Funciones-Nivel Regional

Artículo 19 Las Tesorerías Regionales se integrarán por el Despacho del Tesorero Regional, el Grupo de Contabilidad y el Grupo de Caja

De los Tesoreros Regionales.

Artículo 20. Son funciones generales de los Tesoreros Regionales:

• a) Responder ante el Jefe de la División, por conducto del Coordinador Ejecutivo, de su gestión, y efectuar el pago de todos los gastos públicos de la Nación dentro del sector regional que le sea adscrito;

• b) Responder en la misma forma por la buena marcha de las dependencias de las Tesorerías Regionales;

• c) Ejecutar las instrucciones sobre asuntos administrativos, que le sean impartidas por conducto del Coordinador Ejecutivo de la División;

• d) Dirigir y coordinar la ejecución de las labores que han de desarrollar los Grupos que integran cada Tesorería Regional;

• e) Estudiar y resolver los problemas de los mismos;

• f) Prescribir el sistema periódicos de informes de sus subalternos, recibirlos y evaluarlos e informar a su vez, al superior, sobre las labores desarrolladas y los resultados obtenidos por la Tesorería, según el reglamento general;

• g) Administrar al personal de sus dependencias, de acuerdo con los reglamentos, y mantener la disciplina en orden a obtener una óptima productividad del trabajo;

• h) Atender a la Administración y mantenimiento de locales, equipos, máquinas, muebles, elementos de escritorio y bienes en general que estén al servicio de la Tesorería Regional;

• i) Delegar en las Recaudaciones Locales de Impuestos Nacionales, cuando sea el caso, la función pagadora y, en consecuencia, hacer la situación de fondos correspondiente;

• j) Las demás previstas en disposiciones legales o que le sean asignadas por el superior.

Del Grupo de Contabilidad.

Artículo 21 Son funciones del Grupo de Contabilidad:

• a) Efectuar diariamente el registro de las operaciones que ocurran en la Tesorería, de conformidad con las normas legales y reglamentarias;

• b) Incorporar contablemente las cuentas que por concepto de egresos de fondos rindan las Recaudaciones Locales de Impuestos Nacionales;

• c) Elaborar mensual y anualmente el balance y demás relaciones, para su envió a la Contraloría General de la República y a las dependencias del Ministerio que lo requieran;

• d) Suministrar a las Oficinas de Tabulación los documentos que le sean solicitados para el desarrollo de los programas de tabulación;

• e) Ejecutar las órdenes e instrucciones, que le sean impartidas por la Sección Central de Contabilidad y suministrarle los informes que prescriban los reglamentos;

• f) Verificar la concordancia de los movimientos contables con los asientos llevados al balance;

• g) Rendir informes de acuerdo con el reglamento;

• h) Las demás que le asigne el Tesorero Regional.

Del Grupo de Caja.

Artículo 22 Son funciones del Grupo de Caja:

• a) Consignar diariamente en la cuenta bancaria de la Tesorería Regional las sumas de dinero que se reciban por traspaso de fondos u otros conceptos;

• b) Efectuar los pagos correspondientes a los gastos del Gobierno Nacional;

• c) Ejecutar las ordenes e instrucciones de la Sección Central de Caja, y suministrarle los informes que le sean solicitados de acuerdo con los reglamentos;

• d) Practicar diariamente el arqueo de Caja y preparar el boletín correspondiente con destino al Tesorero Regional;

• e) Las demás que la asigne el Tesorero Regional.

Disposiciones generales.

Artículo 23. La Contraloria General de la República determinará la forma de control fiscal ciñéndose a los requisitos de la nueva modalidad administrativa que se establece en este Decreto.

Artículo 24. Mientras se proveen los cargos necesarios para el cumplimiento de las normas del presente Decreto, la función pagadora continuará ejerciéndose por los funcionarios que la tienen adscrita en la actualidad.

Artículo 25. La función de pago que en el nivel nacional se ha adscrito a las Pagadurías de los Ministerios y Departamentos Administrativos, será asumida por las oficinas centrales de la División de Tesorería inmediatamente esté en condiciones de prestar este servicio. Igual procedimiento se aplicará para las Pagadurías del Gobierno que operan fuera de Bogotá, en donde dicha función será cumplida por las Tesorerías Regionales.