por el cual se aprueba el Acuerdo número 12 del 9 de agosto de 1993, “por el cual se establece la Estructura Interna del Instituto Nacional de Salud y se determinan las funciones de sus dependencias”

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades que le confiere el artículo 189, numeral 16, de la Constitución Política y en desarrollo del Decreto 2166 de 1992,

DECRETA:

ARTICULO PRIMERO. Apruébase el Acuerdo número 12 del 9 de agosto de 1993, “por el cual se establece la Estructura Interna del Instituto Nacional de Salud y se determinan las funciones de sus dependencias”, emanado de la Junta Directiva del Instituto Nacional de Salud, cuyo texto es el siguiente:

“ACUERDO NUMERO 12 DE 1993

(agosto 9)

“por el cual se establece la Estructura Interna del Instituto Nacional de Salud y se determinan las funciones de sus dependencias”.

La Junta Directiva del Instituto Nacional de Salud en uso de sus facultades legales y Estatutarias establecidas en el Decreto 3130 de 1968, artículo 24 y en desarrollo del Decreto 2166 de 1992,

ACUERDA:

CAPITULO I

Estructura Interna.

Artículo 1° El Instituto Nacional de Salud reestructurado por el Decreto 2166 de 1992 cumplirá funciones con la siguiente Estructura Interna:

A. Junta Directiva.

B. Despacho del Director.

• 1. Oficina de Control Interno.

• 1. Oficina Jurídica.

• 1. Oficina de Planeación y Sistemas.

• C. Secretaría General.

• 1. División Administrativa y Financiera.

• 1. División de Recursos Humanos y Capacitación.

• 1. División de Servicios de Información y Difusión.

• D. Subdirección de Epidemiologia y Red Nacional de Laboratorios.

• 1. División de Vigilancia Epidemiológica.

• 1. División de Red y de Laboratorio Central de Referencia.

E. Subdirección de Investigación y Desarrollo.

• 1. División de Investigación Básica.

• 1. División de Investigación Aplicada en Salud.

• 1. División de Investigación Social en Salud.

• 1. División de Animales de Laboratorio.

F. Subdirección de Producción de Biológicos y Químicos.

• 1. División de Producción.

• 1. División de Servicios Básicos.

• 1. División Comercial y de Costos.

G. Subdirección de Vigilancia Sanitaria de Medicamentos y Alimentos.

• 1. División de Control de Medicamentos.

• 1. División de Control de Alimentos.

• 1. División de control de Vacunas

H. Unidades Asesoras y Coordinadoras.

• 1. Comité de Dirección.

• 1. Comité Técnico de Investigaciones.

• 1. Comisión de Personal.

• 1. Consejo Científico-Técnico.

CAPITULO II

Funciones de las dependencias.

Artículo 2° La Junta Directiva, el Director, y el Consejo Científico-Técnico ejercerán las funciones y atribuciones señaladas en el Decreto 2166 de 1992, las normas estatutarias y en las demás disposiciones pertinentes.

Oficina de Control Interno.

Artículo 3° Son funciones de la Oficina de Control Interno las siguientes:

• a) Determinar y coordinar el funcionamiento de un sistema de control interno que, de acuerdo con las características del INS, garantice la racionalidad del uso de los recursos humanos y técnicos, en concordancia con las políticas del Gobierno Nacional y los objetivos y metas programados por la institución, de tal forma que cumplan con los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales;

• b) Diseñar, proponer e implementar sistemas, métodos y procedimientos de control de gestión, de resultados y fiscal-financieros internos, que garanticen el cumplimiento de las normas que expida el Gobierno Nacional;

• c) Determinar, proponer e implementar indicadores de productividad, eficiencia, eficacia y calidad en áreas de gestión, de resultados y fiscal-financieras;

• d) Aplicar procedimientos de evaluación, seguimiento y verificación que aseguren, a nivel Directivo la utilización del presupuesto, y de los demás recursos como herramienta _ para los diferentes niveles de gestión y la adecuada explicación de las variaciones de su ejecución frente a las metas propuestas por el área responsable;

• e) Preparar los modelos organizacionales, con las demás instancias de dirección del INS que permitan canalizar el recurso humano y técnico del instituto, en la elaboración de planes, programas y estrategias en desarrollo de su carácter gestionario y creador, teniendo en cuenta las políticas generales del Gobierno Nacional y los lineamientos fijados por la Dirección del Instituto;

• f) Realizar en coordinación con la Oficina de Planeación y Sistemas, los estudios necesarios para determinar los indicadores de gestión, para las diferentes actividades que efectúa el INS:

• g) Asesorar al Director, al Secretario General, a los Subdirectores y a los demás funcionarios del INS para que cumplan sus funciones de acuerdo con los principios establecidos en el literal a) del presente artículo;

• h) Velar por el cabal cumplimiento de las funciones y procedimientos establecidos para cada una de las dependencias del Instituto Nacional de Salud;

• i) Establecer en coordinación con las demás instancias del INS, los sistemas de información, procedimientos, comunicación y otros que aseguren la efectiva ejecución del control interno;

• j) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Oficina Jurídica.

Artículo 4° Son funciones de la Oficina Jurídica las siguientes:

• a) Asesorar a la Dirección General y a las dependencias del Instituto, en los asuntos jurídicos relacionados con el desarrollo de las actividades del INS, asegurando la legalidad de todos los actos administrativos;

• b) Elaborar y revisar los proyectos de Decretos, Acuerdos, Resoluciones, Contratos, Convenios y demás documentos relacionadas con los asuntos de competencia del Instituto;

• c) Ejercer la representación Judicial del Instituto en los procesos que contra él se adelanten o que deba promover contra terceros. Así mismo, realizar y ejercitar todo tipo de reclamaciones y acciones extrajudiciales surgidas con ocasión de la ejecución de los contratos;

• d) Elaborar y/o revisar jurídicamente los contratos y actos administrativos que deban expedir la Junta Directiva o el Director General, verificando el cumplimiento de los requisitos y formalidades legales;

• e) Asesorar al Ministerio Público en los asuntos en que haga parte el Instituto, para la defensa de los intereses de éste

• f) Codificar y sistematizar las normas legales relacionadas con el Instituto y mantener al día dicha información;

• g) Evaluar el cumplimiento de las normas para el sector salud;

• i) Elaborar los pliegos de condiciones y minutas de contratos, necesarios para la adquisición de suministros e insumos que demande el Instituto;

• j) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Oficina de Planeación y Sistemas.

Artículo 5° Son funciones de la Oficina de Planeación y Sistemas, las siguientes:

• a) Presentar criterios, alternativas de acción y planes que coadyuven a la formulación de políticas, metas, objetivos institucionales y toma de decisiones a la Dirección;

• b) Coordinar con las diferentes unidades del Instituto la formulación, seguimiento y evaluación del plan operativo anual, respondiendo por su aplicación, procurando la planeación integral y tecnificada de las acciones del Instituto y tomando las medidas necesarias para su cumplimiento;

• c) Presentar y sustentar al Banco de Proyectos de Inversión Nacional del Departamento Nacional de Planeación, los proyectos que se incluyan en el Plan Operativo Anual de Inversiones;

• d) Presentar los informes de seguimiento y ejecución de los proyectos adelantados, que determinen la contribución de cada proyecto a los objetivos planteados y proponer las modificaciones que considere convenientes;

• e) Asesorar a la Dirección en la definición de políticas y en los criterios de selección de las ofertas y necesidades de colaboración, asesoría y ejecución de proyectos de cooperación técnica nacional e internacional;

• f) Conceptuar sobre ofertas y demandas de cooperación técnica nacional e internacional y analizar su conveniencia en coordinación con las dependencias del área correspondiente;

• g) Preparar las solicitudes y proyectos de cooperación técnica a presentar al Departamento Nacional de Planeación, con la información necesaria requerida por dicho ente;

• h) Generar procesos investigativos de carácter especializado sobre los diversos aspectos que afecten la acción del Instituto, y que deban ser tenidos en cuenta por la Dirección en el momento de diseñar las políticas y tomar decisiones;

• i) Coordinar con el Departamento Nacional de Planeación y el Ministerio de Salud los estudios relacionados con políticas de desarrollo técnico-científico concernientes al Instituto;

• j) Elaborar, en coordinación con la Secretaría General, el anteproyecto de presupuesto y tramitar las solicitudes de adiciones y traslados;

• k) Efectuar el seguimiento y evaluación de la ejecución presupuestal y sugerir las ajustes que sean del caso;

• I) Desarrollar, aplicar, adecuar y mantener los procedimientos y programas informáticos requeridos por el Instituto;

• m) Diseñar, controlar y consolidar técnicas y procedimientos de planeación y sistemas de información institucional;

• n) Promover el uso de tecnologías informáticas que hagan más eficiente la utilización de los recursos físicos, humanos y financieros del Instituto;

• o) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Secretaría General.

Artículo 6° Son funciones de la Secretaría General, además de las señaladas en el Decreto 2166 de 1992, las siguientes:

• a) Atender, bajo la dirección del Director General, y por conducto de las distintas dependencias a su cargo, las funciones administrativas que garanticen el cumplimiento de las funciones científicas y tecnológicas del INS, en los términos de eficiencia, eficacia y equidad;

• b) Velar por el cumplimiento de las normas legales y por el uso eficiente de los activos y el patrimonio del INS;

• c) Ejercer las funciones que el Director le delegue;

• d) Coordinar con la Oficina Jurídica, la elaboración o revisión de los proyectos de decretos, resoluciones y demás documentos que deban someterse a aprobación del Director;

• e) Coordinar con la Oficina de Planeación y Sistemas, la elaboración de los proyectos de presupuesto de inversión y de funcionamiento del Instituto;

• f) Informar periódicamente al Comité de Dirección sobre los resultados de la gestión administrativa;

• g) Ejercer las funciones de Secretario de la Junta Directiva del Instituto y asistir al Director en sus relaciones con ésta, velando por la buena organización de las sesiones ordinarias y extraordinarias;

• h) Formular políticas y programas tendientes a desarrollar procedimientos para la provisión, utilización y control de los recursos físicos, financieros y logísticos requeridos por las diferentes unidades del Instituto;

• i) Formular políticas y programas de administración, selección, inducción, nivelación, clasificación, registro, control, bienestar social y capacitación del personal del Instituto;

• j) Ejecutar en coordinación con las dependencias respectivas los trámites correspondientes a las licitaciones que lleve a cabo el Instituto;

• k) Dirigir, coordinar y controlar las acciones que permitan la eficiencia de los servicios de biblioteca e imprenta, de acuerdo con las demandas que realice el área Científico-Técnica;

• l) Establecer mecanismos de comunicación a nivel horizontal y vertical en el Instituto, así como de divulgación externa de las actividades del INS;

• m) Participar en el Comité de Dirección;

• n) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

División Administrativa y Financiera.

Artículo 7° Son funciones de la División Administrativa y Financiera las siguientes:

• a) Dirigir, coordinar y controlar la ejecución de los programas administrativos, con el fin de garantizar el desarrollo de los planes, programas y proyectos del Instituto;

• b) Preparar el anteproyecto de presupuesto de funcionamiento con sujeción a las normas que determine la Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y presentarlo al despacho del Secretario General;

• c) Elaborar el anteproyecto del Programa Anual de Caja y las solicitudes de acuerdo de gastos, sus adiciones y traslados, con arreglo a las normas de la Ley Orgánica de Presupuesto, a las de la Ley Anual de Presupuesto y a las normas complementarias;

• d) Expedir los actos de carácter administrativo de su competencia, de conformidad con los procedimientos establecidos según las facultades que se le hubiesen conferido;

• e) Controlar el registro de los seguros y garantías que amparan los bienes y fondos de la entidad y velar por la actualización y el pago oportuno de las primas correspondientes;

• f) Coordinar la correcta y eficaz aplicación de los sistemas financieros del Instituto, de tal forma que éstos sean una fuente permanente de consulta por parte de la dirección, para la toma de decisiones;

• g) Elaborar los acuerdos de liquidación del presupuesto y las solicitudes de acuerdos de gastos;

• h) Ejecutar y verificar que los registros presupuestales y contables se efectúen de acuerdo con las normas que sobre presupuesto y materia fiscal prescriba la Dirección General de Presupuesto y la Contraloría General de la República;

• i) Presentar a la Dirección General de Presupuesto para su correspondiente seguimiento la relación de las reservas de caja y de apropiación que se constituyan cada año;

• j) Expedir los certificados de disponibilidad presupuestal, previos a la formalización de los actos administrativos que tengan incidencia presupuestal;

• k) Suministrar la información que requiera la Dirección General de Presupuesto, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y la Contraloría General de la República, garantizando la exactitud y veracidad del contenido;

• l) Enviar a las Oficinas de Planeación y Sistemas y de Control Interno del Instituto, los cierres mensuales de la ejecución presupuestal;

• m) Vigilar que los ingresos y egresos financieros del Instituto se cumplan bajo las normas y términos establecidos, para ello, deberá elaborar procedimientos ágiles y oportunos que permitan el manejo eficiente de la cartera y la tesorería.

• n) Diseñar y poner en funcionamiento, los procedimientos para la adquisición, almacenamiento y suministro de bienes;

ñ) Coordinar y ejecutar la aplicación de métodos y procesos que permitan mejorar la gestión de proveeduría, inventarios y almacén al interior del Instituto;

• o) Diseñar mecanismos para la inscripción, clasificación, calificación, registro y control de los proponentes del Instituto, de conformidad con las normas establecidas;

• p) Coordinar con las demás dependencias del Instituto la prestación de los servicios generales requeridos para su óptimo funcionamiento;

• q) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

División de Recursos Humanos y Capacitación.

Artículo 8° Son funciones de la División de Recursos Humanos y Capacitación las siguientes:

• a) Planear, dirigir, ejecutar y controlar los programas encaminados a optimizar la utilización del recurso humano del Instituto, mediante el permanente diagnóstico y la evaluación de necesidades;

• b) Asistir a la Secretaría General en la determinación de políticas en materia de administración de personal y formulación de programas que de ellas se deriven, canalizando las necesidades e iniciativas con el fin de proponer las medidas necesarias para la toma de decisiones;

• c) Apoyar la formulación del Plan Anual de Capacitación, en coordinación con las dependencias del Instituto;

• d) Dirigir, ejecutar y controlar los procesos de reclutamiento, selección, inducción, capacitación y evaluación del personal a vincular al Instituto, mediante el diseño de mecanismos que aseguren la idoneidad y eficacia del recurso humano requerido;

• e) Fomentar en coordinación con centros de investigación y universidades, programas de adiestramiento y capacitación para el recurso humano del Instituto;

• f) Controlar el cumplimiento de las normas disciplinarias establecidas por el Instituto e implementar las que se requieran por la normal dinámica de la organización, desarrollando los procedimientos diseñados para tal fin;

• g) Coordinar y responder por la liquidación y trámite oportuno de la nómina, factores salariales, prestación y reconocimientos oportunos al personal, de acuerdo a las normas vigentes y los reportes de las liquidaciones a las entidades respectivas;

• h) Fomentar programas de salud ocupacional y coordinar su ejecución;

• i) Efectuar las providencias que se relacionen con el manejo de personal y realizar los trámites administrativos necesarios para su aprobación;

• j) Informar a las dependencias y a la División Administrativa y Financiera sobre novedades de personal tales como: nombramientos, ascensos, traslados, insubsistencias, vacaciones, licencias y sanciones;

• k) Sistematizar el manejo de nómina y hojas de vida de los funcionarios del I.N.S;