por el cual se aprueba el Acuerdo número 01 de mayo 15 de 1990, emanado de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación sobre adopción de los estatutos de dicha entidad

El Presidente de la República de Colombia, en uso de sus facultades constitucionales y legales y en especial de las conferidas por el Decreto 1050 de 1968,

DECRETA:

Artículo 1° Apruébase el Acuerdo número 01 de mayo 15 de 1990 emanado de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, cuyo texto es el siguiente

“ACUERDO NUMERO 01 DE 1990

(mayo 15)

“por el cual se adoptan los Estatutos del Archivo General de la Nación”.

La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, en uso de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere el literal b) del artículo 26 del Decreto-ley 1050 de 1968, y la Ley 80 de 1989, previo concepto de la Secretaría de Administración Pública de la Presidencia de la República,

ACUERDA:

Artículo 1° Adóptanse los Estatutos que regirán la organización y funcionamiento del Archivo General de la Nación, cuyo texto quedara así:

CAPITULO I

Naturaleza, objetivos, funciones y domicilio.

Artículo 2° El Archivo General de la Nación es un establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa. La entidad tiene como domicilio, sede de sus órganos principales, la ciudad de Bogotá, D. E., y jurisdicción en todo el territorio nacional.

Artículo 3° Son objetivos del Archivo General de la Nación:

• a) Velar por la conservación, incremento y difusión del patrimonio documental de la Nación mediante la planeación y la formulación de la política archivística a nivel nacional; organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con la adopción de sistemas, procedimientos y normas técnicas que modernicen la gestión de los archivos de la administración pública como centros de información y con la formación de recursos humanos para el manejo de archivos;

• b) Coordinar las instituciones archivísticas que integren el Sistema Nacional de Archivos para que sean factores de desarrollo cultural y material de la región y del país, en armonía con el Plan Nacional de Desarrollo Económico y Social adoptado por el Estado así como también promover el establecimiento de adecuados servicios de referencia archivística de las instituciones que integren el Sistema Nacional de Archivos.

Artículo 4° Son funciones del Archivo General de la Nación:

• a) Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad;

• b) Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva;

• c) Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integre el Archivo General de la Nación así como el que se le confíe en custodia;

• d) Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos;

• e) Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, departamental, intendencial, comisarial, municipal y distrital para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica. Todo esto mediante asesoría, implementación de capacitación, incorporación de tecnologías avanzadas en el manejo de la información archivística y establecimiento de programas de asistencia técnica y financiera;

• f) Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros;

• g) Apoyar la organización de archivos especializados en las distintas áreas del saber, así públicos como privados;

• h) Regular y racionalizar la producción, gestión y administración de los archivos de la administración pública;

• i) Apoyar la investigación de la información contenida en los distintos archivos de la Nación a partir de fuentes primarias y el uso y consulta de los archivos para las decisiones de la gestión administrativa;

• j) Organizar seminarios, congresos, cursos, talleres y pasantías conducentes al mejor desarrollo de la actividad archivística;

• k) Conceptuar ante los gobiernos nacional, departamental, intendencial, comisarial, municipal o distrital en todo lo atinente a la organización, conservación y servicio de los archivos;

• l) Publicar y difundir obras de interés archivístico.

CAPITULO II

Patrimonio.

Artículo 5° El patrimonio del Archivo General de la Nación estará constituido por:

• 1. Apropiaciones del Presupuesto General de la Nación conformadas por recursos de la Nación y propios.

• 1. Aportes en dinero y en especie que reciba en donación de personas naturales o jurídicas, de derecho público y privado, nacionales y extranjeras.

• 1. Toda renta que perciba por servicios prestados.

• 1. Los bienes muebles e inmuebles que llegare a adquirir a cualquier título.

• 1. Las propiedades literarias y científicas que posee y las que en el futuro se ocasionen.

• 1. Los recursos que señala el artículo 9°de la Ley 80 de 1989.

Parágrafo 1° El patrimonio del Archivo se destinará de modo exclusivo a la prestación de los servicios a su cargo y a las consiguientes responsabilidades. En consecuencia, no podrá dedicarse de ningún modo a otros fines.

Parágrafo 2° El manejo del patrimonio del Archivo quedará sujeto a las normas que para los establecimientos públicos contempla la ley de presupuesto y demás disposiciones legales pertinentes.

CAPITULO III

Organos de dirección y administración.

Artículo 6° La dirección y administración del Archivo General de la Nación estará a cargo de la Junta Directiva y del Director General;

Artículo 7° La Junta Directiva estará integrada por:

-El Ministro de Gobierno o su delegado, quien la presidirá

-Un delegado del señor Presidente de la República con su respectivo suplente.

-El Secretario de Administración Pública de la Presidencia de la República o su delegado.

-El Director del Fondo Colombiano de Investigaciones Científicas y Proyectos Especiales “Francisco José de Caldas”, Colciencias, o su delegado.

-El Director del Instituto Colombiano de Cultura, Colcultura o su delegado.

-El Presidente de la Academia Colombiana de Historia o su delegado, quien deberá ser miembro de dicha Academia.

Parágrafo 1° El delegado del señor Presidente de la República y su suplente serán designados para períodos de dos años.

Parágrafo 2° El Director General del Archivo formará parte de la Junta, con derecho a voz pero sin voto.

Parágrafo 3° Será Secretario de la Junta Directiva el Secretario General del Archivo General de la Nación o el funcionario que designe el Director del Archivo.

Artículo 8° La Junta Directiva del Archivo General de la Nación tiene las siguientes funciones:

• a) Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística a nivel nacional;

• b) Aprobar políticas y planes para la marcha del Sistema Nacional de Archivos y supervisar su funcionamiento;

• c) Expedir normas y reglamentos generales sobre organización de los archivos, administración y gestión de documentos, descripción, investigación, consulta, reprografía, certificación, transferencias, retención, selección y conservación de documentos y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional;

• d) Adoptar o modificar el Estatuto Interno del Archivo General de la Nación, el cual requiere para su validez la aprobación del Gobierno Nacional;

• e) Adoptar la estructura orgánica y la planta de personal del Archivo General de la Nación sometiéndolas a la aprobación del Gobierno Nacional;

• f) Aprobar el proyecto de presupuesto anual del Archivo General de la Nación;

• g) Autorizar las comisiones al exterior del personal del Archivo General de la Nación de acuerdo con las disposiciones legales vigentes;

• h) Emitir concepto previo sobre la adjudicación de todo acto o contrato en cuantía superior a 120 salarios mínimos legales mensuales vigentes y autorizar la celebración de contratos o convenios de asesoría técnica nacional e internacional necesarias para el logro de los objetivos del Archivo General de la Nación y del Sistema Nacional de Archivos, así como los de empréstitos;

• i) Delegar en el Director del Archivo General de la Nación las funciones que considere convenientes;

• j) Establecer las tarifas que el Archivo General de la Nación pueda cobrar por concepto de servicios, los cuales ingresarán al presupuesto de la entidad;

• k) Autorizar la aceptación y concesión de donaciones y legados;

• l) Expedir su propio reglamento;

• m) Las demás que le fueren asignadas.

Parágrafo. Los actos administrativos de la Junta Directiva se denominarán acuerdos y al igual que las actas de sus reuniones serán suscritos por su Presidente y Secretario de la misma.

Artículo 9° La Junta se reunirá ordinariamente cada treinta (30) días y extraordinariamente cuando sea convocada por su Presidente, por el Director del Archivo General de la Nación o por solicitud de la mayoría absoluta de sus miembros.

Artículo 10. La Junta Directiva podrá sesionar con la presencia de la mitad más uno de sus miembros. Las decisiones se adoptarán con el voto favorable de la mayoría absoluta de las presentes.

Artículo 11. El Director es el representante legal del Archivo General de la Nación, de libre nombramiento y remoción del Presidente de la República.

Artículo 12. Son funciones del Director las siguientes:

• a) Cumplir y hacer cumplir las normas legales y reglamentarias vigentes y ejecutar las disposiciones de la Junta Directiva;

• b) Evaluar y controlar el funcionamiento del Archivo General de la Nación y presentar informes pertinentes a la Junta Directiva;

• c) Velar por el adecuado desarrollo del programa Sistema Nacional de Archivos;

• d) Proponer a la Junta Directiva las políticas y los planes y programas que deba adelantar el Archivo General de la Nación para el cumplimiento de sus objetivos y funciones;

• e) Someter a consideración de la Junta Directiva los proyectos de estatutos, estructura orgánica y de planta de personal del Archivo General de la Nación o sus modificaciones;

• f) Dirigir, nombrar y remover al personal del Archivo General de la Nación, celebrar contratos de trabajo y ejercer en general aquellas funciones relacionadas administración de personal al servicio del mismo que le asignen las normas legales;

• g) Suscribir con arreglo a las disposiciones legales y estatutarias los contratos, ordenar los gastos y expedir los actos que sean necesarios para el cumplimiento de los objetivos y funciones del Archivo General de la Nación;

• h) someter a consideración de la Junta Directiva el proyecto de presupuesto anual y ejecutarlo una vez expedido;

• i) Promover la vinculación al Programa Sistema al de Archivos de los archivos públicos y privado existentes en la Nación;

• j) Las demás que le sean asignadas.

Parágrafo. Los actos del Director expedidos en cumplimiento de su funciones se denominarán resoluciones por el Director y el Secretario General del Archivo o quien haga sus veces.

Artículo 13. Los miembros de la Junta Directiva y el Director del Archivo General de la Nación estarán sujetos al régimen de inhabilidades, incompatibilidades y responsabilidades establecidas en el Decreto-ley 128 de 1976.

CAPITULO IV

Sistema Nacional de Archivos.

Artículo 14. Con el fin de salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad, el Archivo General de la Nación establecerá, organizará y dirigirá el Programa Especial Sistema Nacional de Archivos.

Artículo 15. El Sistema Nacional de Archivos estará constituido por el conjunto de instituciones archivísticas y colecciones documentales públicas y privadas del orden nacional, departamental, intendencial, comisarial, municipal y distrital que mediante una dirección y una acción eficientemente coordinada, procure el logro de los objetivos de una política archivística moderna a nivel nacional.

Artículo 16. El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y homogeneización metodológica en el ámbito archivístico nacional, procurará armonizar la acción de las instituciones archivísticas, propiciará la integración de las mismas y contribuirá a la organización técnica y normativa de los archivos y a la actualización de las prácticas, procedimientos y servicios de archivos en todo el territorio nacional.

Artículo 17. El Programa Sistema Nacional de Archivos tendrá Coordinadores Regionales, quienes podrán estar asistidos por consejos regionales y buscarán la cooperación del conjunto de instituciones archivísticas para la elaboración y puesta en práctica de las normas profesionales así como para el estudio, ejecución y evaluación de la política archivística.

Artículo 18. El Director del archivo General de la Nación establecerá la organización adecuada para el desarrollo del Sistema Nacional de Archivos teniendo como criterio la centralización normativa y la descentralización administrativa y operativa, dando participación en el diseño, ejecución y evaluación de la política archivística, en los Comités, Juntas y Unidades de coordinación y apoyo nacionales y regionales, a los responsables y funcionarios de los archivos públicos y privados, a las academias y centros de historia a las asociaciones profesionales, a las escuelas y facultades de archivística, ciencias sociales e historia y a los investigadores.

CAPITULO V

Organización interna.

Artículo 19. La estructura interna del Archivo General de la Nación se determinará con base en los siguientes criterios:

-Las unidades a nivel directivo se denominarán Subdirección y Secretaría General.

-Las unidades que cumplan funciones de asesoría o coordinación se denominarán Oficinas o Comités.

-Las unidades operativas se denominarán Divisiones, Secciones y Grupos.

-Las unidades que se creen para el estudio de asuntos especiales se denominarán Comisiones o Juntas.

CAPITULO VI

Control fiscal.

Artículo 20. El control fiscal del Archivo General de la Nación será ejercido por la Contraloría General de la República conforme a lo establecido por la ley y demás normas pertinentes.

CAPITULO VII

Régimen jurídico de los actos y contratos.

Artículo 21. Salvo disposición legal en contrario, los actos administrativos que dicte el Archivo General de la Nación para el cumplimiento de sus funciones estarán sujetos al procedimiento administrativo contemplado en el Decreto 01 de 1984 y 2304 de 1989 y las normas que lo modifiquen, reformen, sustituyan o adicionen. La competencia de los jueces para conocer de ellos y de los demás actos, hechos y operaciones que realice, se regirá por los mencionados decretos y demás normas concordantes. Contra los actos de la Junta Directiva y del Director General del Archivo sólo procede el recurso de reposición, surtido el cual se entenderá agotada la vía gubernativa. Salvo lo que las normas vigentes dispongan, contra los actos que establezcan situaciones individuales y concretas sólo procede el recurso de reposición en la forma indicada, y contra las providencias que establezcan situaciones jurídicas generales no procede recurso alguno, sin perjuicio de las acciones contencioso-administrativas a que haya lugar.

Artículo 22. El régimen contractual del Archivo General de la Nación, así como las adquisiciones de bienes y servicios se ceñirá a lo dispuesto en el Decreto-ley 222 de 1983 y demás disposiciones legales que lo reglamenten, modifiquen o adicionen.

CAPITULO VIII

Régimen de personal.

Artículo 23. Todas las personas que presten servicios al Archivo General de la Nación, serán empleados públicos y, por lo tanto, estarán sometidos al régimen legal vigente para los mismos, excepto aquellas que laboren en mantenimiento y obras públicas pues serán trabajadores oficiales.

Artículo 24. De conformidad con el artículo 9° de la Ley 80 de 1989, el personal vinculado legal y reglamentariamente a Colcultura y que labora en la actual División Archivo Nacional, será incorporado a la planta de personal del Archivo General de la Nación, y su sistema de remuneración, nomenclatura y clasificación será el establecido en los Decretos-ley 1042 y 1045 de 1978 y demás normas que lo adicionen, modifiquen y complementen.

CAPITULO IX

Disposiciones varias.

Artículo 25. Todo informe que deba darse al público en general, se suministrará de conformidad con las normas vigentes, en especial las contenidas en la Ley 57 de 1985 y en el Código Contencioso Administrativo.

Artículo 26. El Director del Archivo General de la Nación se posesionará ante el Presidente de la República o en su defecto ante el Ministro de Gobierno. Los demás funcionarios públicos del Archivo ante el Director o el funcionario en quien se delegue esta función.