Por el cual se dictan normas sobre Notariado y Registro

El Presidente de la República de Colombia,

e n ejercicio de sus facultades legales, y en especial de las que le confiere el artículo 121 de la Constitución Nacional, y

CONSIDERANDO

que según Decreto número 3518 de 9 de noviembre de 1949, se declaró turbado el orden público y en estado de sitio todo el territorio de la República,

DECRETA:

CAPITULO I

Disposiciones generales.

Artículo 1° Los servicios de Notariato y Registro son de cargo de la Nación; en consecuencia, corresponde a ésta atender el pago de las asignaciones del personal que los preste, lo mismo que al suministro de locales, muebles, útiles etc., necesarios para su correcto funcionamiento.

Artículo 2° Los Notarios y Registradores, tanto principales como suplentes, de capitales de Departamento y de Distrito Judicial, serán nombrados por el Presidente de la República para períodos de cinco (5) años que comenzarán el 1° de enero de 1955. Los demás Notarios y Registradores nombrados para los mismos períodos por los Gobernadores Intendentes o Comisarios.

El suplente reemplaza al principal en los casos de falta absoluta o temporal o de impedimento.

Los empleados subalternos son de libre nombramiento y remoción de los Notarios y Registradores.

Artículo 3° Para ser nombrado Notario o Registrador principal o suplente, se requieren las mismas calidades que se exigen para los Jueces Municipales; pero la de abogado titulado podrá suplirse para las Notarías que no sean cabeceras de Distrito o capitales de Departamento, Intendencia o Comisaría, con el ejercicio anterior de cargo de Notario o de Juez durante un período completo por lo menos.

Los Notarios y Registradores principales y suplentes, interinos y ad hoc, se posesionarán ante la primera autoridad política que haya en el lugar de sus funciones.

Artículo 4° Los Notarios y Registradores estarán sometidos a la inmediata vigilancia del Ministerio de Justicia y de las oficinas fiscales que determine el Gobierno. Las faltas que cometan serán castigadas disciplinariamente por el mismo Ministerio, con multas hasta de $ 500.00, suspensión hasta por treinta (30) días y destitución, según la gravedad de la falta, y todo sin perjuicio de las sanciones penales en que incurra.

De cada visita, que deberá avisarse con tres (3) días de anticipación al público se asentará el acta correspondiente en un libro destinado a ello, que se guardará en la Notaria u Oficina de Registro. En el acta se indicará la fecha, el estado en que el funcionario visitador halló la oficina, las providencias por él dictadas, etc., y se firmará por dicho funcionario y el visitado. De las actas se sacará una copia que será legajada y custodiada en el archivo de la oficina del funcionario visitador.

Artículo 5° Créase el Departamento de Vigilancia de Notariato y Registro en el Ministerio de Justicia. El gobierno señalará lo cargos, fijará sus funciones y asignaciones y determinará las condiciones que deben reunirse para desempeñarlos.

Artículo 6° Dan lugar a sanción disciplinaria a los Notarios, Registradores y sus subalternos:

• 1º Los actos u omisiones que tengan carácter delictuoso;

• 2º Los errores en que se incurra en el ejercicio de su función, por culpa que se presume del Notario o Registrador o de sus empleados subalternos;

• 3º La falta inmotivada de asistencia a su trabajo durante las horas ordinarias;

• 4º La negativa o retardo injustificados en la prestación del servicio;´

• 5º La alteración indebida de los turnos;

• 6º El cobro a particulares de cualesquiera gratificaciones;

• 7º La embriaguez habitual, y

• 8º El ejercicio particular de negocios propios con perjuicio de sus funciones o de negocios ajenos.

Artículo 7° Autorízase al Gobierno para señalar los derechos fiscales correspondientes a cada uno de los servicios que prestan los Notarios y Registradores, los cuales serán percibidos por estos e ingresarán al Erario Público.

Artículo 8° El Gobierno establecerá los cargos subalternos de Notaría y Registro; fijará los requisitos necesarios para ejercerlos; determinará sus funciones, y teniendo en cuenta el movimiento de las transacciones e importancia del lugar, señalará la remuneración tanto a Notarios y Registradores, como al personal subalterno, que podrá ser en forma de sueldo fijo o de participación en las entradas o de ambas cosas a la vez.

Artículo 9° En los trabajos de las Notarías y Registraturas podrán usarse medios mecánicos para escrituras o copias, como máquinas de escribir, fotoscopias, microfotografías, copiadores de agua etc., con el fin de abreviar el trabajo y dejar mejor presentados los documentos, siempre que el medio empleado dé las debidas seguridades de duración e indelebilidad.

Artículo 10. Cuando los Notarios o Registradores nieguen la prestación de un servicio, lo harán por escrito en Resolución motivada, y contra ellos son procedentes los recursos administrativos ordinarios.

CAPITULO II

De los Notarios.

Artículo 11. El territorio dentro del cual ejerce cada Notario sus funciones se denomina Circuito Notarial, y el lugar señalado para el asiento de su oficina, Cabecera de Circuito Notarial.

Autorízase al Gobierno para reorganizar los Circuitos de Notaria, creando y suprimiendo los que estime conveniente. Las Cabeceras de Circuito Judicial lo serán de Circuito de Notaría.

Artículo 12. Las funciones del Notario sólo pueden ejercerse dentro del respectivo Circuito Notarial; todos los actos y contratos que autorizase fuera de éste, serán nulos.

Artículo 13. Son obligaciones del Notario:

1ª Residir en la Cabecera del Circuito de la cual no podrá ausentarse sino por razón y en ejercicio de sus funciones;

2ª Prestar sus servicios fuera de la oficina y en horas hábiles de trabajo, cuando lo solicitaren personas que por incapacidad física, edad avanzada u otra causa semejante, no pudieren concurrir a la Notaria. En los demás casos no estará obligado pero podrá hacerlo voluntariamente;

3ª Conservar ordenadamente sus archivos y formar al fin de cada año común, un inventario de los documentos producidos en dicho período;

4ª Cuidar que los documentos y libros nos e destruyan ni deterioren, y será responsable de los daños que sucedan por su culpa;

5ª Cerrar los libros y hacer los índices en la forma indicada en el artículo 19;

6ª Los demás señalados en la ley o en los reglamentos.

Artículo 14. Dentro del mismo Circuito no pueden ser Notarios quienes se hallen dentro del cuarto civil de consanguinidad o segundo de afinidad entre sí o con el respectivo Registrador.

Artículo 15. Prohíbese al Notario la autorización de instrumentos de los cuales resulte algún provecho directo al mismo Notario, a su cónyuge o a los parientes de cualquiera de éstos, dentro del cuarto grado civil de consanguinidad o segundo de afinidad.

CAPITULO III

Libros que deben llevar los Notarios.

Artículo 16. Los Notarios llevarán tres clases de libros denominados: Protocolo, Cancelaciones y Registro de Estado Civil.

El Notario legajará las minutas que le lleven los particulares, y en las escrituras cuya redacción se le encargue anotará esta circunstancia.

Artículo 17. El libro Protocolo se forma con los instrumentos originales que se otorgan ante el Notario y con aquellos cuya inserción o protocolización ordena la ley, el Juez o las partes. Este libro comprende el período entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de cada año.

Artículo 18. Cuando fuere muy crecido el número de instrumentos otorgados en un año se formarán dos o más tomos del Protocolo, los que se denominarán 1°,2°, etc.

Artículo 19. Cada tomo del Protocolo debe estar foliado, y se clausurará con una nota en que conste el número de folios y de instrumentos otorgado, y tendrá un índice alfabético por apellidos de los otorgantes, en el cual se expresará además el número y fecha del instrumento y clase de negocio.

Tanto la nota de clausura como el índice serán suscritos por el Notario.

Artículo 20. Los libros mencionados no podrán retirarse por ningún motivo de la Notaria a que pertenecen. Si se hubiere de practicar una inspección ocular en ellos o tomar fotoscopias de los instrumentos, el respectivo funcionario se trasladará a la Notaria.

Artículo 21. El libro de Cancelación se forma con los certificados que debe expedir el Notario, sobre las cancelaciones de instrumentos efectuadas ante él; con los certificados de los demás Notarios sobre el mismo asunto y con los oficios de autoridad competente en que, mediante inserción en la correspondiente providencia, se comunica la orden o decreto de cancelación.

Son aplicables a este libro las disposiciones del presente Capítulo.

Artículo 22. El registro del Estado Civil se llevará en libros separados conforme lo dispone la ley.

Artículo 23. Los libros de que trata el artículo 16 del presente Decreto, son de libre consulta del público.

CAPITULO IV

Instrumentos que pasan ante los Notarios, y modo de prestar el servicio.

Artículo 24. La ley deposita en el Notario la fe pública en lo tocante al otorgamiento y autorización de los actos que pasan ente él, y a la custodia de los documentos que se le confían.

Artículo 25. Los instrumentos que se otorgan ante el Notario se incorporan en el respectivo protocolo, son escrituras públicas.

Deberán otorgarse ente el Notario los instrumentos por medio de los cuales se celebren negocios sobre derechos reales inmuebles y los demás respecto de los cuales la ley exige tal requisito.

Fuera de dichos negocios pueden asimismo pasarse ante Notario aquellos que los interesados quieran revestir de esta solemnidad.

Artículo 26. Los Notarios no prestarán sus servicios sin que se establezca que los interesados están a paz y salvo por concepto de impuesto sobre la renta y patrimonio, y sin haber pagado el de registro.

Cuando se trate de negocios que versen sobre inmuebles, será necesario, además el comprobante de paz y salvo por concepto de impuesto predial.

Si de escrituras de donación, se requerirá igualmente comprobante de pago del impuesto sobre asignaciones y donaciones.

Tales comprobantes se extenderán en papel común, se agregaran al original del instrumento y se insertarán en las copias que de éste se expidan, sin perjuicio de las disposiciones especiales.

El comprobante de pago de impuesto sobre la renta y patrimonio no es necesario en las enajenaciones forzadas, ni para el otorgamiento o protocolización de testamentos.

Artículo 27. La omisión de los comprobantes de que trata el artículo anterior, no invalida el instrumento, pero hace responsable del valor del impuesto al Notario, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias a que haya lugar.

Artículo 28. Para otorgar los instrumentos, los particulares podrán emplear una de las siguientes normas:

1ª Extendiendo directamente al original, en el papel sellado, con los requisitos exigidos para las escrituras públicas.

Pueden extender igualmente las copias necesarias para el Registro y la Oficina de Catastro Nacional, así como las que legal o convencionalmente requieran, o encargar de ello al Notario.

2ª Presentándole al Notario directamente la minuta del acto o contrato, para que extienda la escritura.

3ª Encargando al Notario de la redacción de la escritura.

En las dos últimas formas tanto el original como las copias serán extendidos en la Notaría.

Artículo 29. El Notario identificará a los otorgantes; les leerá el instrumento, y aprobado que sea, lo suscribirán con firma entera, más el Notario que dará fe de todo.

Cuando el Notario dudare de la identidad de alguno de los otorgantes o ésta careciere de documento de identificación podrá establecerla por medio de testigos de abono.

Si alguno de los otorgantes no sabe o no puede firmar, lo hará un testigo a ruego suyo, y el Notario hará constar esta circunstancia.

El Notario reservará el original para el Protocolo; y autenticará las copias que expida o le presenten las partes, incluyendo una en papel sellado con destino al registro u otra en papel común para la Oficina de Catastro.

Artículo 30. Por regla general no se usarán abreviaturas en el texto de los instrumentos.

Artículo 31. Cuando se cometa algún error, se enmendará o subrayará, colocando entre paréntesis las palabras invalidadas y escribiendo entre reglones las que deben agregarse. Al final del instrumento se salvarán las correcciones antes de ser firmado.

Las correcciones que no aparecieren debidamente salvadas, se tendrán por no hechas, sin perjuicio de la responsabilidada en que haya incurrido el Notario o el que hizo las correcciones.

Artículo 32. Los instrumentos expresarán: número que les corresponda en la serie instrumental; lugar y fecha del otorgamiento; denominación legal del Notario; nombres, sexo, edad, estado civil, y vecindad de los otorgantes, y forma en que se haya identificado; especie del negocio con especificación de los derechos y obligaciones que de él se originen.

Las cosas y cantidades serán determinadas con exactitud, y si se tratare de inmuebles se expresará la procedencia del derecho objeto del contrato, y se identificarán por su nombre y nomenclatura urbana, Municipio, paraje de ubicación, linderos, y en lo posible por la cabida. Tratándose de predios urbanos se indicará la longitud de cada lindero.

Las anteriores designaciones se harán también cuando se trate de derechos pro indiviso sobre inmuebles, en relación con la finca común.

En el otorgamiento de los testamentos se observarán las disposiciones del Código Civil.

Artículo 33. Todos los instrumentos correspondientes a un período, se enumerarán seguidamente, aun cuando con ellos se formen diferentes tomos.

Artículo 34. Si después de haberse extendido un instrumento no fuere firmado, el Notario dejará constancia en él del motivo por el cual no se firmó.

Artículo 35. Para el otorgamiento de escrituras públicas a nombre de un tercero, deberá acompañarse la prueba autenticada de su representación, la cual será protocolizada con el respectivo instrumento, a menos de que se trate de agencia oficiosa.

Artículo 36. El Notario no responde de la capacidad de los otorgantes.

Sin embargo, si le constare que cualquiera de ellos es relativamente incapaz, así lo advertirá; y si no obstante insistiere en el otorgamiento, el Notario autorizará el instrumento, dejando de él la debida constancia de la advertencia hecha a los otorgantes y de la insistencia de éstos.

Pero si se tratare de absolutamente incapaces, el Notario no prestará el servicio.

El Notario responde de que los testigos testamentarios y de abono reúnen las condiciones exigidas por la ley.

Artículo 37. La falta de las formalidades exigidas en el artículo 32 no invalida el instrumento, cuando no haya duda respecto de la identidad del Notario y demás personas que intervinieron en su otorgamiento y sean auténticas sus firmas.

Artículo 38. Pueden incorporarse en el Protocolo de las Notarías los documentos que los interesados quieran conservar allí; pero por la protocolización no adquiere el documento mayor fuerza de la que originariamente tenga.

Artículo 39. Las actas de remate y cuentas de partición, así como las sentencias que las aprueben o que declaren o modifiquen derechos sobre inmuebles, se protocolizarán en copia auténtica registrada en la Notaría del lugar donde tale actos se hayan cumplido o pronunciado.

Artículo 40. Los Notarios podrán servir de intermediarios entre los otorgantes y el Fisco departamental, para pagar en nombre de ellos el impuesto de registro.

Artículo 41. Deberán remitir diariamente a la Oficina de Registro los instrumentos que deben inscribirse, si los interesados les consignan los respectivos derechos y no prefieren hacerlo personalmente.

Artículo 42. Fuera de las copias que los interesados pueden presentar con el original o que el Notario expida al otorgamiento, expedirá posteriormente las que se le soliciten de los instrumentos que hacen parte del Protocolo, salvo que se trate de aquellos en fuerza de los cuales pueda exigirse el cumplimiento de la obligación cada vez que se presenten, caso en el cual no se compulsarán nuevas copias sin observar lo dispuesto en el siguiente artículo.

Artículo 43. Para que pueda decretarse la expedición de una nueva copia, en el caso de la última parte del artículo anterior, deben proceder los siguientes requisitos:

• 1º Que se solicite autorización al Juez competente, afirmando que sin culpa o malicia de quien la conservaba se destruyó o perdió, o que obra en otro expediente (demostrándolo), y que el solicitante necesita una nueva copia para diferente uso, incompatible con el que dio a la que existía en su poder;

• 2º Que la obligación no se ha extinguido totalmente;

• 3º Que si la copia pérdida apareciera, se obliga a no usar de ella y a entregarla al respectivo notario para que éste la invalide;

• 4º Hecha la solicitud, se notifica al deudor, y si éste no se opone dentro de los tres (3) días siguientes, el Juez ordenará la copia y el Notario la expedirá con la inserción, al final, de la providencia judicial que la hubiese autorizado;

• 5º En caso de oposición el Juez concederá un término prudencial no mayor de quince (15) días, para que el deudor pruebe la extinción total o parcial de la obligación.

Probado lo primero, se negará la copia y se ordenará la cancelación en el instrumento. Si lo segundo, se decretará la nueva copia, con la constancia del pago parcial. El auto que se pronuncie es apelable para ante el respectivo superior.

Artículo 44. No se dará copia de ningún instrumento cancelado sino por orden del Juez competente y con inserción, precisamente, de la nota o diligencia de cancelación.

Artículo 45. Las copias deberán rubricarse por el Notario al margen de todos los folios y autorizarse al fin con su firma entera, expresando la fecha en que las expide, el número de fojas que contienen, a quien se destinan, y en su caso, por orden de qué funcionario se han compulsado. Si las copias contuvieren entrerrenglonaduras, equivocaciones o enmendaduras se salvarán al fin antes de ser autorizadas, como se dispone respecto del instrumento original.