por el cual se aprueba la estructura interna de la Empresa Colombiana de Vías Férreas -Ferrovías

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades que le confiere el Decreto 1050 de 1968, en concordancia con el artículo 7º del Decreto 1588 de 1989,

DECRETA:

Artículo primero. Apruébase la Estructura Interna de la Empresa Colombiana Vías Férreas -Ferrovías- acordada por su Consejo Directivo en sesión celebrada el día 31 de agosto de 1995, y cuyo texto es el siguiente:

EMPRESA COLOMBIANA DE VIAS FERREAS - FERROVIAS

«ACUERDO NUMERO 003 DE 1995

(agosto 31)

por medio del cual se establece la estructura interna de la Empresa Colombiana de Vías Férreas - Ferrovías -

En Consejo DIrectivo de la Empresa Colombiana de Vías Férreas - Ferrovías -, en uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial de las conferidas por el artículo 7º Literal d) del Decreto 1588 de 1989,

ACUERDA:

CAPITULO I

ESTRUCTURA INTERNA

Artículo 1º. La estructura interna de la Empresa Colombiana de Vías Férreas -Ferrovías- será la siguiente:

Nivel Central

• 1. Consejo Directivo

• 2. Presidencia

2.1 Oficina de Planeación

2.2 Oficina de Informática y Procedimientos

2.3 Oficina de Control Interno.

2.4 Oficina Jurídica

• 3. Secretaria General

3.1 División de Recursos Humanos

3.2 División de Servicios Administrativos

• 4. Vicepresidencia de Concesiones y Desarrollo

4.1 División de Concesiones

4.2 División de Infraestructura

• 5. Vicepresidencia de Control Operacional

5.1 División de Control y Seguridad

5.2 División de Tráfico y Comunicaciones

• 6. Vicepresidencia Financiera

6.1 División de Presupuesto

6.2 División de Contabilidad

6.3 División de Tesorería y Cartera

• 7. Órganos de Asesoría y Coordinación

7.1 Comité de Presidencia

7.2 Comité de Coordinación de Control Interno

7.3 Comisión de Personal

7.4 Comité de Evaluación, Licitaciones y Concursos

Nivel Regional

• 8. Regionales

Regional Norte

Regional Magdalena Medio

Regional Occidente

Regional Central

Regional Pacífico

Las Regionales tendrán la siguiente estructura básica:

8.1 Dirección Regional

8.1.1 Centro Regional de Tráfico y Comunicaciones

CAPITULO II

FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS CONSEJO DIRECTIVO Y PRESIDENCIA

Artículo 2º. El Consejo Directivo y la Presidencia cumplirán las funciones a ellos asignadas en los estatutos de la entidad y en las demás disposiciones legales vigentes.

OFICINA DE PLANEACION

Artículo 3º. Son funciones de la Oficina de Planeación:

1) Elaborar, en coordinación con todas las dependencias, el Plan de Desarrollo de la Empresa haciendo énfasis en el servicio al usuario y, una vez en ejecución, evaluar y proponer los ajustes que sean del caso;

2) Asesorar a la Presidencia en la presentación al Consejo Directivo de los planes, programas y proyectos que deba desarrollar la Empresa en cumplimiento de sus funciones en el corto, mediano y largo plazo;

3) Asesorar a la Presidencia en las relaciones con el Ministerio de Transporte, Departamento Nacional de Planeación, Consejos Regionales de Planificación y otros organismos, en lo referente a los planes y programas de desarrollo de la Empresa;

4) Asesorar a las autoridades competentes en la formulación de las condiciones generales y particulares para la utilización del sistema férreo nacional;

5) Coordinar los estudios requeridos para la formulación de políticas de peajes, tarifas, tasas o cualquier otro derecho del cual sea o pueda ser titular la Empresa;

6) Dirigir la preparación de estadísticas que la Empresa deba suministrar periódicamente al Gobierno Nacional sobre el desempeño del modo férreo en el contexto del transporte en el país;

7) Preparar informes sobre los avances de ejecución de los planes y programas fijados y su conformidad con la política general adoptada;

8) Diseñar metodologías para la planeación, formulación, seguimiento y evaluación de programas y proyectos, y difundirlas en las distintas áreas de la Empresa, prestando la asesoría correspondiente;

9) Definir los lineamientos generales para la elaboración del proyecto de presupuesto de la Entidad, de acuerdo con el Plan de Desarrollo de la Empresa y los criterios establecidos como normas generales para las Entidades de Gobierno;

10) Elaborar Estudios de Factibilidad económico-financiera, para determinar la conveniencia de las inversiones y aquellos necesarios para identificar y evaluar nuevas fuentes de ingresos para la empresa;

11) Coordinar con la Vicepresidencia Financiera la revisión periódica de los costos de los servicios que presta la Empresa;

12) Estudiar y detectar, de común acuerdo con la División de Recursos Humanos, las necesidades de ajuste a la Estructura Interna de acuerdo con el desarrollo de la Empresa;

13) Adelantar y coordinar los estudios tendientes a lograr la participación de los particulares o de Entidades Territoriales del país en desarrollo de inversiones en líneas férreas regionales, locales y/o anexidades, en forma directa o por el sistema de concesión; y

14) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

OFICINA DE INFORMATICA Y PROCEDIMIENTOS

Artículo 4º. Son funciones de la Oficina de Informática y Procedimientos:

1) Asesorar a la Presidencia en la determinación de políticas, estrategias, planes, programas y proyectos necesarios para satisfacer las necesidades de sistematización de la entidad;

2) Asesorar a las diferentes dependencias de la Empresa en el diseño y establecimiento de métodos y procedimientos de trabajo para incrementar su eficacia y eficiencia;

3) Elaborar, en coordinación con la Oficina de Planeación, el Plan de Desarrollo Informático para su integración al Plan de Desarrollo Institucional, y una vez aprobado por la Presidencia, responder por su ejecución;

4) Elaborar y/o actualizar, en coordinación con la División de Recursos Humanos, el manual específico de funciones y requisitos.

5) Participar en la ejecución de los planes de capacitación en el área de la informática para el personal de la Empresa;

6) Efectuar los estudios técnicos requeridos para la adquisición de equipos y/o programas del área, así como velar por el mantenimiento de equipos y programas en óptimas condiciones de trabajo y operatividad;

7) Mantener permanentemente actualizada y sistematizada la información de la Empresa, necesaria para la toma de decisiones;

8) Planear, coordinar, ejecutar y controlar las actividades relacionadas con el procesamiento de la información que requiera la Empresa;

9) Adelantar, conjuntamente con las dependencias, estudios tendientes a establecer los trámites y procedimientos adecuados para el desarrollo de sus actividades;

10) Propender por la integración de la información que manejan las diferentes dependencias de la Empresa; y

11) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

OFICINA DE CONTROL INTERNO

Artículo 5º. Son funciones de la Oficina de Control Interno:

1) Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno;

2) Verificar que el sistema de control interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y en particular de aquellos que tengan responsabilidad de mando;

3) Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la Empresa se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función;

4) Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la Empresa estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad;

5) Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios;

6) Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin de que se obtengan los resultados esperados;

7) Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios;

8) Fomentar en toda la Empresa la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional;

9) Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana que en desarrollo del mandato constitucional y legal diseñe la Empresa;

10) Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno de la Empresa, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento;

11) Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas;

12) Realizar visitas de inspección a las diferentes dependencias de la Empresa a fin de evaluar su funcionamiento, detectar posibles deficiencias, conflictos e irregularidades y sugerir a la Presidencia y a las dependencias correspondientes las medidas necesarias;

13) Vigilar que la entidad reciba, tramite y resuelva las quejas y reclamos que los ciudadanos o usuarios formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la Empresa, y rendir a la administración un informe semestral sobre el particular; y

14) Diseñar y revisar periódicamente, de común acuerdo con la División de Recursos Humanos, un manual de indicadores de eficiencia de los trabajadores y empleados de la Empresa, de acuerdo con el mandato del Estatuto Anticorrupción; y

15) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

OFICINA JURIDICA

Artículo 6º. Son funciones de la Oficina Jurídica:

1) Asesorar al Consejo Directivo, la Presidencia y las distintas dependencias de la Empresa en el análisis y solución de los asuntos de carácter jurídico, y conceptuar acerca de los aspectos que sobre el particular le sean planteados;

2) Revisar y conceptuar sobre los contratos y convenios que en desarrollo del objeto empresarial deba suscribir el Presidente de la Empresa;

3) Asesorar a las diferentes dependencias de la Empresa en el proceso de elaboración de pliegos de condiciones y términos de referencia para licitaciones y concursos de méritos, y preparar y tramitar los procesos de contratación;

4) Controlar el cumplimiento de condiciones, términos, plazos y garantías de los contratos que celebre la Empresa, procurar el mejoramiento continuo de los sistemas de control y mantener registros actualizados de los contratos vigentes, liquidados y/o en liquidación;

5) Recopilar, codificar, divulgar y mantener actualizado el registro de las disposiciones de carácter legal, judicial y administrativo que afecten directa o indirectamente la operación de Ferrovías;

6) Responder por el archivo y la custodia de los títulos y documentos que demuestran la propiedad de los bienes muebles e inmuebles de Ferrovías;

7) Llevar directamente o a través de abogados externos la representación de la Empresa en procesos judiciales, cuando la Presidencia así lo decida, y coordinar la gestión de los mandatarios en asuntos judiciales y extrajudiciales; y

8) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la dependencia.

SECRETARIA GENERAL

Artículo 7º. Son funciones de la Secretaría General:

1) Formular políticas, dirigir y controlar el desarrollo de las actividades asociadas con la planeación, administración, desarrollo y bienestar de los recursos humanos, dirigir y coordinar lo referente a la prestación de servicios administrativos comunes a todas las dependencias de la Empresa, y desempeñar las labores de secretaría del Consejo Directivo respondiendo por la organización de las reuniones y por la elaboración, conservación y custodia de las actas respectivas;

2) Coordinar el flujo de información necesario para que las decisiones adoptadas por el Consejo Directivo, la Presidencia y el Comité de Presidencia, en los casos que así se requiera, sean ejecutadas oportuna y adecuadamente por las distintas dependencias, prestando para ello la asesoría requerida;

3) Refrendar y comunicar, de acuerdo con las disposiciones legales, los actos administrativos del Consejo Directivo y de la Presidencia de la Empresa, y tramitar los proyectos de Acuerdo o Resolución que deban expedir el Consejo Directivo o la Presidencia de la Empresa;

4) Recibir, tramitar y resolver las quejas y reclamos que los usuarios o ciudadanos formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la Empresa;

5) Asistir a la Presidencia en la coordinación general de los asuntos relacionados con la gestión de la Empresa y llevar la representación de ésta en asuntos que le sean señalados;

6) Dirigir la elaboración de los pliegos de condiciones y términos de referencia para las licitaciones y concursos de méritos que deban efectuarse en la Empresa;

7) Dirigir los procesos de compras y la administración de los bienes de la Empresa;

8) Dirigir la administración documental de la Empresa, específicamente en las áreas de documentos, radicación, archivo y correspondencia;

9) Ejercer el control de gestión establecido en la Empresa para el mantenimiento de adecuados niveles de eficiencia y eficacia;

10) Proponer e implantar procedimientos e instrumentos de control requeridos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la Empresa y recomendar las acciones que deban aplicarse para el logro de los objetivos y las metas institucionales; y

11) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

DIVISION DE RECURSOS HUMANOS

Artículo 8º. Son funciones de la División de Recursos Humanos:

1) Administrar, ejecutar, controlar y evaluar el desarrollo de los programas, los proyectos y las actividades relacionadas con el recurso humano de la Empresa;

2) Coordinar y ejecutar los procesos de reclutamiento, selección y vinculación del personal a la Entidad, de acuerdo con las características específicas de cada cargo y las disposiciones legales vigentes;

3) Cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos señalados por la Ley del Estatuto Anticorrupción en cuanto al reclutamiento, información e incentivos para los funcionarios de la Empresa;

4) Preparar, ejecutar y evaluar los planes, programas y proyectos de capacitación, inducción, actualización y adiestramiento para el personal y velar por el mejoramiento integral del Recurso Humano, buscando que las funciones de la Empresa se cumplan cada día con mayor eficiencia;

5) Estudiar y detectar, de común acuerdo con la Oficina de Planeación, las necesidades de ajuste a la Estructura Interna de acuerdo con el desarrollo de la Empresa;

6) Preparar y ejecutar programas de bienestar social para el personal de la Empresa, estimular la integración y buscar siempre una relación armoniosa entre el funcionario y la Empresa;

7) Dirigir la elaboración, actualización y aplicación del Reglamento Interno de Trabajo;

8) Coordinar, implementar y ejecutar los programas de seguridad industrial y salud ocupacional, desarrollarlos y vigilar su cumplimiento;

9) Responder por la correcta ejecución de las actividades de registro, control e inventario del recurso humano de la Entidad;

10) Elaborar y tramitar los documentos necesarios para ingreso, traslados, registros, vacaciones, licencias, permisos y demás situaciones del personal, en coordinación con las Direcciones Regionales cuando sea del caso;

11) Coordinar y supervisar la elaboración de las nóminas, efectuar la liquidación de salarios, prestaciones sociales y demás reconocimientos, tramitar las novedades del personal y expedir las certificaciones a que haya lugar;

12) Coordinar y controlar que se lleve a cabalidad el derecho irrenunciable a la ley de seguridad social, garantizando el servicio y cobertura del trabajador y su familia;

13) Proponer e implantar procedimientos e instrumentos de control requeridos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la Empresa;

14) Elaborar y/o actualizar, en coordinación con la Oficina de Informática y Procedimientos, el manual específico de funciones y requisitos.

15) Diseñar y revisar periódicamente, de común acuerdo con la Oficina de Control Interno, un manual de indicadores de eficiencia de los trabajadores y empleados de la Empresa, de acuerdo con el mandato del Estatuto Anticorrupción;

16) Ejercer el control de gestión establecido en la Empresa para el mantenimiento de adecuados niveles de eficiencia y eficacia;

17) Proponer e implantar procedimientos e instrumentos de control requeridos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la Empresa y recomendar las acciones que deban aplicarse para el logro de los objetivos y las metas institucionales; y

18) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la División.

DIVISION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Artículo 9º. Son funciones de la División de Servicios Administrativos:

1) Coordinar las actividades correspondientes para la elaboración y consolidación del plan anual de compras de equipos, maquinaria, materiales y elementos que requiera la Empresa para el normal desarrollo de sus operaciones y ejecutar las adquisiciones según las posibilidades presupuestales y el cronograma establecido;

2) Organizar, dirigir y controlar el oportuno suministro de los materiales y elementos necesarios para el funcionamiento de la Entidad, y, cuando sea del caso, tramitar las solicitudes de importación y nacionalización de bienes y equipos para la Empresa, conforme a las disposiciones sobre la materia;

3) Llevar y mantener actualizado el registro de proveedores de la Empresa;

4) Dirigir la programación y suministro oportuno de los servicios de cafetería, aseo, vigilancia, transporte y mantenimiento para el normal funcionamiento de las dependencias de la Empresa, y atender las actividades de publicaciones y recepción y atención al público;

5) Llevar y mantener actualizado el registro de los bienes muebles e inmuebles de la Empresa y velar por su seguridad, y garantizar el adecuado estado de servicio de aquellos requeridos para el funcionamiento administrativo de la entidad; mantener actualizada la base de datos de los contratos de arrendamiento y/o explotación de los mismos y dirigir las actividades de comercialización de aquellos bienes no necesarios para el funcionamiento y operación de la Empresa;

6) Recibir, clasificar, radicar y distribuir la correspondencia que se trámite en la Empresa, de conformidad con las normas y procedimientos establecidos;

7) Organizar, preservar y mantener actualizado el archivo general de la entidad;