Por el cual se dictan el Reglamento de la Tesorería General de la República

CONSIDERANDO:

Que por el artículo 16 del decreto número 41 de 1924, expedido por el poder ejecutivo con fecha 10 de enero del presente año, está facultado para dictar el Reglamento de la Tesorería General de la Republica,

DECRETA:

Artículo 1°. Son funciones del Tesoro General:

• a) Seleccionar la correspondencia que entre a la oficina

• b) Firmar las notas telegramas, documentos, giros, cancelaciones, etc., que emanen de las distintas secciones de la Tesorería;

• c) Cumplir las órdenes del ministerio de Hacienda y Crédito Público, y por conducto de este o directamente, según el caso lo requiera, entenderse con los demás ministros del despacho, la Secretaria de la Presidencia, los Gerentes de Bancos, los Administradores de Aduana, de Salinas y de Hacienda Nacional, los Cónsules y demás empleados de manejo para lo concerniente a las funciones de su cargo;

• d) Actualizar el pago de las órdenes que hayan de cubrirse en la Tesorería, y de los gastos ordinarios y extraordinarios de todas las oficinas de Hacienda de Aduana de fuera de la capital, siempre que haya partida en el presupuesto y que hayan sido incluidos en la relación de cada Ministerio, debidamente aprobada por la Contraloría;

• e) Proveer lo conveniente a la movilización de fondos de una oficina de Hacienda y otra, bien por correo, o por medio de giros telegráficos y cablegráficos, cuando fuere el caso;

• f) Firmar los documentos de crédito público que hayan de emitirse, que requieran tal requisito;

• g) Aceptar las escrituras de fianza y las demás a que haya lugar;

• h) Practicar vista minuciosa, por lo menos una vez al mes, a la Oficina de caja, y verificar el arqueo de las existencias de dinero y en documentos de cualquier clase, como los de crédito público, sin perjuicio dela inspección que diariamente debe ejercer sobre esta sección;

• i) Vigilar la marcha de todas las secciones de la Tesorería;

• j) Fiscalizar, finalmente, por cuantos medios estén a su alcance, el manejo de todos los valores a cargo de la Tesorería.

Artículo 2°. Son funciones del Contador Interventor:

• a) Suplir las faltas accidentales del Tesoro General;

• b) Disponer en la forma acostumbrada el pago de las órdenes, de acuerdo con las instrucciones del Tesoro;

• c) Informar al Tesoro General acerca de las remesas que deban hacerse a las Administraciones de Hacienda de la Republica, de conformidad con las practicas aprobadas en la relaciones;

• d) Dar curso inmediato a toda la correspondencia sustanciada por el Tesoro, y revisar cuidadosamente lo que haya de despacharse antes de pasarla a la firma de aquel;

• e) Revisar cuidadosamente los giros que lleguen a los administradores, a cargo de la Tesorería, así como los que efectué está a caro de aquellas;

• f) Indicar al Tesoro General las cauciones que deben otorgarse y extender, de acuerdo con sus instrucciones, las diligencias y documentos respectivos;

• g) Tener bajo su cuidado todos los útiles de escritorio, proveer de ellos a los empleados que lo soliciten y procurar que no se malgasten;

• h) Vigilar las oficinas de la Tesorería General, imponerse de los trabajos de cada uno, procurar el buen desempeño de las funciones de los empleados, e indicar oportunamente al Tesoro las observaciones que crea convenientes;

• i) No permitir que salgan de las oficinas los libros, documentos, muebles, enseres, etc., sin orden del Tesoro General y previa la formalidad de un recibo;

• j) Llevar el libro de los depósitos y prendas, y hacer firmar en dicho libro por los interesados, los recibos de los valores que se disuelvan;

• k) Vigilar para que sean debidamente cumplidas las disposiciones sobre puntualidad de los empleados en la asistencia a las oficinas, y para que estos observen conducta correcta y permanezcan dedicados a las funciones que se les han encomendado, e informar al Tesoro de las irregularidades que note sobre desidia en el Despacho o irregularidades incultos;

Artículo 3°. Son funciones del Examinador de Relaciones:

• a) Llevar los libros de ordenaciones, giros, radicaciones y remesas;

• b) Hacer el estudio de las relaciones de gastos y estados de caja, que mensualmente deben enviar las oficinas de manejo, y dar cuenta al Tesoro de las irregularidades que encuentre, con el objeto de hacer oportunamente las observaciones del caso:

• c) Examinar las entradas de caja mensuales de las oficinas de manejo y los correspondientes a los productos de Aduana, y

• d) Las demás que se señalen.

Artículo 4°. Son funciones del Oficial de Giros y Remesas:

• a) Llevar el registro delos giros que hagan los Administradores de fuera de la capital, a cargo de la Tesorería; el libro de remesas y de los de finanzas, contratos y ascensos militares;

• b) Extender los giros y presentarlos al Tesoro General para la firma, junto con el comprobante de la respectiva consignación en la oficina de Caja;

• c) Formar semanalmente el cuadro de las existencias disponibles o sueldos pendientes en las Administraciones de Aduana y de Hacienda y demás oficinas, y dar cuenta de unos y otros al Tesoro General y al Contador Interventor, y

• d) Los demás trabajos que se encomienden

Artículo 5°. Son funciones del Auxiliar del Contador Interventor:

• a) Despachar la correspondencia de la oficina de correos,

• b) Llevar y entregar, bajo recibo, en la correspondiente oficina de correos, las remesas que efectué la Tesorería, y

• c) Los demás trabajos que sean encomendados

Artículo 6°. Son funciones del Oficial de Registro:

• a) Anotar pormenorizadamente en el libro de registro, toda la correspondencia; y

• b) Las demás que se le encomienden

Artículo 7°. Son funciones del Archivero:

• a) Mantener perfectamente arreglado y al día con sus rótulos y en anaqueles correspondientes, los legajos y documentos ya despachados;

• b) Colocar con la separación debida la correspondencia de las distintas oficinas nacionales;

• c) Recibir del oficial de Registro todos memoriales o notas en que se soliciten relaciones; informes, copias o certificados, examinar en las secciones respectivas o en el archivo los libros o documentos cuyo estudio sea necesario, y con los datos que así obtenga despachar con prontitud y escrupulosidad dichos memoriales o notas escribiendo los certificados, copias u oficios a que haya lugar, los cuales pasara al Contador Interventor para que sean puestos a la firma del Tesorero General, y

• d) Los demás trabajos que se le encomienden

Artículo 8°. Son funciones del Portero:

• a) Sacar del correo la correspondencia y entregarla al Contralor General;

• b) Copiar, numerar y reclutar la correspondencia que se despache;

• c) Llevar al día los índices de los copiadores de correspondencia;

• d) Anotar en el libro de entrega de correspondencia la que ha de ser repartida en la capital y la que se ha de enviar fuera de ella;

• e) Distribuir el Diario Oficial y demás publicaciones a los Jefes de Sección;

• f) Pasar requisa a todas las puertas de las distintas oficinas, a efecto de convencerse de que han quedado debidamente cerradas y;

• g) Desempeñar las demás funciones que se le encomienden.

Artículo 9°. Son funciones del Conserje:

• a) Tener perfectamente aseadas y en orden las oficinas, muebles, útiles y enseres;

b9 Entregar la correspondencia de la oficina, exigiendo recibo en el respectivo libro;

• c) Auxiliar al Portero en el desempeño de sus funciones y;

• d) Cumplir con las demás órdenes de carácter oficial que lesean dadas.

Artículo 10. Son funciones del Cajero, Jefe de Sección de Caja:

• a) Recibir los fondos nacionales que deban entrar a la Tesorería General;

• b) Dar recibo a las cantidades que recaude por cualquier causa, y hacer inmediatamente asiento claro y detallado década operación;

• c) Hacer pagos autorizados por el Tesoro General y por el Contador Interventor en la forma acostumbrada;

• d) Hacer cada día el arqueo de caja para comprobar la efectividad del saldo y dar cuenta del resultado al Tesoro;

• e) Evitar diariamente al secretario de la Presidencia de la Republica, al Ministro de Hacienda y Crédito Publico y al Contralor General, el estado de caja del día anterior con la descomposición del saldo;

• f) Dar y recibir en pago los documentos de crédito público de conformidad con las disposiciones vigentes;

• g) Llevar el libro de emisión de tales documentos con impresión de la numeración continua, y custodiar en sus cajas los que remita la sección de Crédito Publico;

• h) Pasar a dicha sección la relación de las órdenes pagadas, de los documentos que se hayan emitido y de los amortizados en el pormenor que sea necesario;

• i) Llevar el registro de las remesas de la Tesorería en dinero o en cualquier clase de documentos y dar cuenta al Contador Interventor de las que no lleguen, para que este haga oportunamente el reclamo en caso y

• j) Procurar que sus inmediatos subalternos cumplan fielmente las funciones de su cargo.

Artículo 11. Son funciones de los Contadores de la Sección de Caja:

• a) Llevar las faltas temporales del Cajero en orden y la forma en que se establecen;

• b) Incorporar en las cuentas los documentos que envíen las oficinas de manejo y extender los recibos que el Cajero Jefe debe firmar;

• c) Ayudar al Cajero en todas las operaciones del pago y radicación;

• d) Formar diariamente la relación de entradas, y

• e) Cumplir todas las demás funciones que se le señalen

Artículo 12. Son funciones del Contador encargado del libro de caja:

• a) Sentar diariamente las operaciones de caja las respectivas imputaciones;

• b) Llevar al día el libro auxiliar de remesas;

• c) Diligenciar los certificados de referentes a pagos hechos por el cajero;

• d) Pasar diariamente a la Sección de Contabilidad, debidamente arreglados y legajados, los documentos delas operaciones de cada día.

Artículo 13. Son funciones del Contador Relator:

• a) Formar diariamente la relaciona pormenorizada de entradas y salidas y pasarla al Cajero para que afirme y la envié para su publicación del Diario Oficial;

• b) Llevar la minuta de las operaciones que se efectúan, a fin de facilitar la tarea del a arqueo de caja que debe practicarse diariamente antes de cerrarse el despacho;

• c) Anular las órdenes y demás documentos una vez que haya sido pagados;

• d) Desempeñar los demás trabajos que se encomienden.

Artículo 14. Son funciones del Encargado de Correspondencia y Embargos:

• a) Despachar la correspondencia con los empleados del poder judicial y otros, en lo referente a embargos u otras operaciones de caja;

• b) Llevar los libros de embargos, en los cuales debe asentar las partidas por descuentos que se hagan a cada individuo y las entregas, en virtud de órdenes judiciales;

• c) Hacer tan pronto como los reciba, las anotaciones correspondientes a los autos de embargos;

• d) Estudiar atentamente los expedientes sobre embargos, para proponer al cajero el acertado despacho década nota, y mantener dichos expedientes debidamente arreglados y puestos en orden alfabético.

Artículo 15. Son funciones del jefe de la Sección de Contabilidad y Reconocimiento:

• a) Recibir y reclamar, si fuere el caso, delos distintos Departamentos Administrativos los comprobantes que han de servir como elemento para la formación de las cuentas;

• b) Describir día por día las operaciones de ingresos, de manera que por ningún motivo se atrasen las cuentas;

• c) Cumplir y hacer que los demás empleados de la oficina cumplan las disposiciones vigentes sobre contabilidad;

• d) Revisar los trabajos que efectúen los empleados de su dependencia, y hacer las correcciones del caso;

• e) Preparar para su remisión a la Contraloría General a cuenta del mes inmediatamente anterior, dentro del plazo establecido

• f) Estudiar los autos de observaciones o glosas que formule la Contraloría, preparar las contestaciones que beba dar el Tesoro, y cumplir las órdenes que le comunique este, en las demás gestiones que demore el juicio de cuentas;

• g) Redactar la correspondencia relacionada con la contabilidad, y presentarla al Contador Interventor para que pase luego a la firma del Tesorero General;

• h) Conceptuar sobre las consultas que se le hagan por las diferentes secciones de la Tesorería en el ramo a su cargo;

• i) Estudiar las notas de la contraloría sobre aprobación de órdenes de pago y anotar las deficiencias que encuentre en materia de comprobantes, para que el tesoro pueda reclamar de quien corresponda los documentos que hagan falta;

• j) Indicar al Auxiliar de Contabilidad los trabajos que deba ejecutar;

• k) Llevar e registro especial de las leyes; decretos y resoluciones que se publiquen en el Diario Oficial sobre asuntos fiscales y,

• l) Las demás funciones que se le asignen.

Artículo 16. Son funciones delos Contadores de la Sección de Contabilidad:

• a) Llenar las faltas temporales del Jefe de la Contabilidad en el orden y en forma que se establezca el Jefe de la Sección;

• b) Llevar al día los libros y despachar los demás asuntos que les sean encomendados por el Tesorero General, Contador Interventor y Jefe de Contabilidad.

Artículo 17. Considerase incorporada en el presente Reglamento, la serie de reglas del Reglamento General del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico relativas a la sección 5ª así como todas las disposiciones de carácter general del mismo, que sean comunes a todas las Secciones.

Dado en Bogotá a 10 de abril de 1924.

Augusto Martínez

República de Colombia - Ministerio de Hacienda y Crédito Publico - Bogotá, abril 12 de

1924.

Apruébese el anterior Reglamento.

El Ministro de Hacienda y Crédito Publico,

Aristóbulo ARCHILA