Orgánico del Ministerio de Relaciones Exteriores

El Presidente de la República de Colombia,

en uso de las facultades extraordinarias que le confiere la Ley 62 de 1967,

DECRETA:

CAPITULO I

De las atribuciones y estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Artículo 1. El Ministerio de Relaciones Exteriores tiene a su cargo: el estudio y la ejecución de la política internacional del Gobierno; el mantenimiento de relaciones de todo orden con los demás Estados por medio de las representaciones diplomáticas y consulares que acredite ante ellos o que sean acreditadas en Colombia; las relaciones con los organismos internacionales; la negociación y celebración de Tratados y Convenios, y la vigilancia de su ejecución; el régimen de los privilegios e inmunidades reconocidos por la ley o por Convenios internacionales; la protección de los intereses del país y de sus nacionales en el exterior; la naturalización de extranjeros; la definición de nacionalidad; la expedición de pasaportes, y la autorización de entrada de extranjeros al país.

Artículo 2° La Dirección del Ministerio estará a cargo del Ministro, quien la ejercerá con la inmediata colaboración del Secretario General.

Artículo 3. La organización del Ministerio de Relaciones Exteriores será la siguiente:

A. Despacho del Ministro

B. Secretaría General.

• C. Subsecretaría de Política Exterior.

• 1. Sección de América Latina.

• 1. Sección de Estados Unidos y Canadá.

• 1. Sección de Europa.

• 1. Sección de África, Asia y Oceanía

• D. Subsecretaría de Organismos y Conferencias Internacionales.

• 1. Sección de la Organización de las Naciones Unidas.

• 1. Sección de la Organización de los Estados Americanos.

• 1. Sección de Organismos Especializados.

E. Subsecretaría de Asuntos Económicos.

• 1. Sección de Comercio Exterior.

• 1. Sección de Organismos Económicos Internacionales.

• 1. Sección de Integración Económica.

• 1. Sección de Información Económica Internacional.

• 1. Sección de Asistencia Técnica y Financiera.

F. Subsecretaría de Asuntos Administrativos.

• 1. Sección de Claves.

• 1. Sección de Personal.

• 1. Sección de registro y despacho de correspondencia.

• 1. Sección de Traducciones.

• 1. Sección de Archivo y Microfilm.

• 1. Sección de Servicios Generales

G. Dirección General del Protocolo.

• 1. Sección de Privilegios e Inmunidades.

• 1. Sección de Correspondencia y Documentos Diplomáticos.

H. División de Asuntos Jurídicos.

• 1. Sección de Conceptos y Dictámenes.

• 1. Sección de Tratados.

• 1. Sección de Fronteras.

• 1. Sección de Asuntos Judiciales

• I. División de Asuntos Consulares.

• 1. Sección de Negocios Generales.

• 1. Sección de Pasaportes.

• 1. Sección de Control y Estadística.

• 1. Sección de Vigilancia Consular.

J. División de Relaciones Culturales y Divulgación.

• 1. Sección de Publicaciones y Divulgación.

• 1. Sección de Biblioteca.

Encuadernación.

• 1. Sección de Archivo Especializado y Documentación

K. División de Visas

• L. Comisiones de Coordinación.

• 1. Comisión General de Coordinación.

• 1. Comisión de Personal de la Carrera.

• 1. Comisión de Personal del Ministerio.

• 1. Comisión de Instrucciones a las Delegaciones a Conferencias Internacionales.

• 1. Comisión de Archivo y Biblioteca.

• 1. Comisión de Muebles e Inmuebles.

• M. Oficina de Planeación.

N. Instituto Colombiano de Estudios Internacionales.

O. Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de la República.

Parágrafo. Como cuerpo consultivo del Gobierno actuará la Comisión Asesora del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Artículo 4° El Secretario General y los Subsecretarios de Política Exterior, de Organismos y Conferencias Internacionales y de Asuntos Económicos, serán de libre nombramiento y remoción del Gobierno. Si estos funcionarios fueren designados dentro del personal de la Carrera Diplomática y Consular deberán haber desempeñado en propiedad el cargo de Embajador o reunir los requisitos exigidos por el Estatuto correspondiente para el ascenso a la categoría de Embajador.

Parágrafo. El Subsecretario da Asuntos Administrativos deberá ser designado, sin excepción, dentro del personal de la Carrera Diplomática y Consular, y deberá reunir los requisitos a que se refiere este artículo.

Artículo 5° El Jefe de la División de Asuntos Jurídicos deberá ser abogado titulado, y será de libre nombramiento y remoción del Gobierno. Si fuere designado dentro del personal de la Carrera Diplomática y Consular deberá reunir, además, los requisitos exigidos por el Estatuto de la misma para ser inscrito como Ministro Consejero.

Artículo 6. Los empleos de categoría superior a la de Tercer Secretario inclusive, deberán ser provistos con funcionarios pertenecientes a la Carrera Diplomática y Consular si los hubiere de la respectiva categoría; en caso contrario, podrá el Gobierno proveerlos provisionalmente. De lo anterior se exceptúan los cargos de las Secciones de Fronteras, Biblioteca, Traducciones, Archivo y Microfilm y Servicios Generales. Para la provisión de estos últimos cargos el Gobierno atenderá solamente a la competencia y especialización necesarias.

Artículo 7° Si los nombramientos en los cargos de los que hace excepción el artículo anterior recayeren en funcionarios de la Carrera Diplomática y Consular, éstos se harán en comisión, de conformidad con lo previsto en el Estatuto de la misma.

Artículo 8° El cargo de Secretario de la Comisión Asesora del Ministerio de Relaciones Exteriores a nivel de Primer Secretario será provisto con la persona que elija esa Comisión.

Parágrafo. Si el nombramiento recayere en un funcionario da la Carrera Diplomática y Consular, éste se hará en comisión de conformidad con lo previsto en el Estatuto de la misma.

CAPITULO II

De las atribuciones.

Artículo 9. Son atribuciones del Secretario General:

• a) suplir las faltas accidentales del Ministro, cuando así lo disponga el Presidente de la República;

• b) asesorar al Ministro en la adopción de la política o planes de acción del Ministerio;

• c) asistir al Ministro en sus relaciones con el Congreso y mantenerlo informado de la situación de los proyectos de ley que se relacionen con las actividades propias del Ministerio;

• d) representar al Ministro en las actividades de carácter oficial o social que éste le indique;

• e) coordinar los programas anuales de trabajo de las diversas dependencias del Ministerio;

• f) señalar de acuerdo con el Ministro, los documentos que deban publicarse;

• g) solicitar, en nombre del Ministro, la convocación a reuniones extraordinarias de la Comisión Asesora del Ministerio de Relaciones Exteriores;

• h) revisar los proyectos de Decreto de resolución que deban someterse a la aprobación del Ministro;

• i) vigilar el cumplimiento de las normas orgánicas del Ministerio y velar por el eficiente desempeño de las funciones técnicas y administrativas del mismo;

• j) informar al Ministro de los asuntos que por su naturaleza y urgencia requieran su inmediata atención;

• k) participar en las deliberaciones de la Comisión General de Coordinación, y

• l) participar en las deliberaciones de las Comisiones establecidas en el ordinal L) , numerales 3,4,5 y 6 del artículo 3º. Del Decreto 2017 de 1.968, cuando lo estime conveniente.

Artículo 10. Son atribuciones generales de los Subsecretarios;

• a) dirigir y coordinar la ejecución de los programas que han de desarrollar las respectivas dependencias;

• b) llevar la representación del Ministro o del Secretario General, cuando éstos lo determinen expresamente, en actos o reuniones de carácter técnico, administrativo o social;

• c) elaborar los programas generales de trabajo en colaboración con los Jefes de Sección;

• d) asesorar al Ministro en asuntos técnicos;

• e) responder ante el Ministro, por conducto del Secretario General, de la ejecución de los programas de trabajo y revisar los aspectos técnicos de los mismos;

• f) colaborar con la Subsecretaría de Asuntos Administrativos en la preparación del proyecto de presupuesto del Ministerio;

• g) recibir y evaluar los informes periódicos o especiales de los funcionarios subalternos;

• h) calificar, de acuerdo con el reglamento, a los funcionarios de la respectiva Subsecretaría, e

• i) participar en las deliberaciones de la Comisión General de Coordinación.

Artículo 11. Son atribuciones de los Subsecretarios Asistentes:

• a) colaborar con el respectivo Subsecretario en las labores descritas en el artículo anterior;

• b) suplir sus faltas temporales;

• c) coordinar y revisar el material de la Memoria del Ministro en las respectivas Subsecretarías, y

• d) coordinar las labores de enlace de la correspondiente Subsecretaría con otras dependencias administrativas.

Artículo 12. Son atribuciones generales de los Jefes de División.

• a) dirigir y coordinar los programas de trabajo de las respectivas Secciones y la preparación de la correspondencia de la División;

• b) estudiar y resolver los problemas de dichas dependencias;

• c) recibir y evaluar los informes de los funcionarios subalternos y elaborar a su vez informes sobre las labores desarrolladas;

• d) preparar la parte pertinente de la Memoria del Ministro;

• e) calificar, de acuerdo con el reglamento, a los funcionarios de la respectiva División;

• f) responder, ante el Secretario General, por el cumplimiento de sus funciones, y

• g) colaborar con la Subsecretaría de Asuntos Administrativos en la preparación del proyecto de presupuesto del Ministerio.

Artículo 13. Son atribuciones generales de los Jefes de Sección:

• a) coordinar y ejecutar los trabajos que ha de desarrollar la Sección;

• b) estudiar y resolver los problemas específicos en el campo de trabajo de la Sección;

• c) presentar al respectivo superior programas de trabajo y orientación general;

• d) rendir, ante el superior respectivo, informes sobre las labores desarrolladas y resultados obtenidos por la Sección;

• e) asesorar al Jefe de la respectiva dependencia en el estudio y resolución de los asuntos propios de la oficina y preparar la correspondencia de la misma, y

• f) responder ante el Jefe respectivo por el cumplimiento de sus funciones.

Artículo 14. Son atribuciones del Secretario Privado del Ministro:

• a) conservar y clasificar el archivo privado del Ministro;

• b) tramitar la correspondencia privada del Ministro;

• c) tramitar las solicitudes de audiencia del Ministro, excepción hecha de las de los miembros del Cuerpo Diplomático, de funcionarios oficiales extranjeros, y de los de funcionarios de organismos internacionales, y

• d) actuar como Secretario de la Comisión General de Coordinación.

Artículo 15. La enumeración de atribuciones contenida en esta Decreto no es taxativa. Sobre materias de la competencia del Ministerio no mencionadas expresamente, el Ministro o el Secretario General determinarán el funcionario o funcionarios que deban tramitarlas.

Parágrafo. Se entenderá que los empleados subalternos a quienes no se fijan en el presente Decreto atribuciones específicas, las ejercen en razón de la denominación de su cargo y de las resoluciones que eventualmente dicte el Ministerio al respecto.

Artículo 16. La correspondencia del Ministerio será autorizada con la firma de los siguientes funcionarios, así:

• a) toda nota que implique definición de la posición del Gobierno en materias internacionales y que no constituya simple trámite ordinario, por el Ministro o el Secretario General;

• b) la dirigida a los Jefes de las misiones diplomáticas de la República, por el Ministro, el Secretario General, los Subsecretarios o los Jefes de División;

• c) la dirigida a los jefes de misiones diplomáticas acreditadas en Colombia, por el Ministro, el Secretario General, los Subsecretarios o el Director General del Protocolo. Los Jefes de División podrán corresponder con las misiones diplomáticas extranjeras mediante notas verbales y memorandos;

• d) la dirigida a los Ministros del Despacho y Jefes de Departamentos Administrativos, por el Ministro, el Secretario General o los Subsecretarios;

• e) la de las dependencias del Ministerio, en general, por el Ministro, el Secretario General, los Subsecretarios, el Director General del Protocolo o los Jefes de División, y

• f) las comunicaciones cablegráficas, por el Ministro, el Secretario General o los Subsecretarios.

Artículo 17. A los funcionarios del Ministerio les está prohibido hacer declaraciones que comprometan la opinión oficial o revelar asuntos sometidos a su tramitación o de que hayan sido enterados en razón de sus funciones. En caso necesario tales declaraciones deberán ser autorizadas por el Ministro directamente o por conducto del Secretario General.

CAPITULO III

De las Subsecretarías.

Subsecretaría de Política Exterior

Artículo 18. La Subsecretaría de Política Exterior tendrá, además de las atribuciones generales señaladas en el Capítulo II del presente Decreto, las siguientes:

• a) transmitir y explicar a las representaciones de Colombia en el Exterior el pensamiento del Gobierno sobre la orientación de la política internacional, y preparar las instrucciones consiguientes;

• b) coordinar las actividades de las misiones diplomáticas con el objeto de que la gestión correspondiente se articule en un propósito conjunto;

• c) informar constantemente al Ministro y al Secretario General sobre el curso de las gestiones emprendidas y sobre los asuntos pendientes;

• d) evaluar periódicamente la labor informativa de las misiones diplomáticas;

• e) mantener plenamente informadas a las misiones diplomáticas de las gestiones que las representaciones de los países extranjeros adelanten en la Cancillería, y

• f) Formular las iniciativas tendientes a que la política exterior señalada por el Gobierno posea la coherencia, la eficiencia y la persistencia necesarias.

Artículo 19. Son también funciones del Subsecretario de Política Exterior las siguientes: a) vigilar el cumplimiento de los tratados y convenios internacionales vigentes, salvo aquellos en que esta función ha sido atribuida en el presente Decreto a las Subsecretarías de Organismos y Conferencias Internacionales y de Asuntos Económicos;

• b) participar en las deliberaciones de la Comisión de Instrucciones a las Delegaciones a conferencias internacionales, y

• c) Llevar y custodiar el Registro del Escalafón de la Carrera Diplomática y Consular.

Artículo 20. La Subsecretaria de Organismos y Conferencias Internacionales tendrá, además de las atribuciones generales señaladas en el capítulo II del presente Decreto, las siguientes:

• a) exponer a las misiones permanentes de Colombia ante los organismos internacionales el pensamiento del Gobierno sobre la orientación de su política en el ámbito multilateral, y preparar las instrucciones consiguientes;

• b) informar constantemente al Ministro y al Secretario General sobre la actuación de los representantes de Colombia en los organismos internacionales, sobre la utilidad y conveniencia de los programas de tales organismos, y sobre las posibilidades de articular dichos programas con los planes internos;

• c) dirigir, por intermedio de las misiones y de los representantes de Colombia en los organismos internacionales, la gestión encaminada a obtener para el país el máximo aprovechamiento de las realizaciones y experiencias que en lo político, lo económico, lo social, lo cultural, y lo científico, cumplen dichos organismos;

• d) evaluar y coordinar con las distintas dependencias del Gobierno el adecuado y oportuno trámite de los asuntos de su competencia, con el objeto de asegurar que tales dependencias participen ampliamente en los programas, y se beneficien de la cooperación que ofrecen dichos organismos internacionales,

• e) presentar al Ministro y al Secretario General los prospectos que elabore sobre candidaturas;

• f) informas constantemente al Ministro y al Secretario General sobre los asuntos pendientes en el ramo de los organismos y conferencias internacionales;

• g) vigilar el cumplimiento de los tratados y convenios constitutivos de organismos internacionales, salvo los mencionados en los artículos 18 y 22 del presente Decreto;

• h) mantener contacto permanente con la representación en Colombia de los organismos y agencias internacionales;

• i) estudiar los temarios y programas de las conferencias, congresos y reuniones internacionales, y preparar con la comisión respectiva las instrucciones correspondientes;