Reglamentario de los artículos 1° a 9° de la Ley 57 de 1935, reorgánicos del Archivo y Biblioteca del Congreso y del Archivo Nacional

El Presidente de la República de Colombia,

en uso de sus facultades legales,

DECRETA:

CAPITULO I

Archivo y Biblioteca del Congreso

Artículo 1° El Departamento Administrativo denominado Archivo y Biblioteca delCongreso, creado por el artículo 1° de la ley 57 de 1935, tendrá las siguientes funciones:

• a) La custodia de todos los documentos pertenecientes al archivo de las Cámaras legislativas, así como de todas las obras que forman o pertenezcan a la Biblioteca de las mismas;

• b) La clasificación de los mismos documentos y obras en forma que facilite su consulta y asegure su conservación;

• c) Legajar y ordenar el empaste por orden cronológico de todos los originales, junto con sus antecedentes, de las leyes que expida el Congreso Nacional en cada legislatura.

Los documentos relacionados con proyectos de actos legislativos o de leyes que queden pendientes en una legislatura, se legajarán y empastaran después de finalizados los debates reglamentarios o de que tales proyectos hayan sido negados o suspendidos definitiva o indefinidamente;

• d) Llevar por índice alfabético y cronológico los expedientes que comprenda cada volumen que se empaste de acuerdo con el inciso anterior, índices que deben levantarse por duplicado para formar con ellos los tomos respectivos.

• c) Expedir y autenticar las copias de los documentos que se custodien en el Archivo, a solicitud de funcionarios o particulares, siempre que se trate de aquellos que no tengan carácter reservado, a juicio del Ministerio de Gobierno;

• f) La devolución a las oficinas públicas o a los particulares de los documentos que no sea necesario conservar en el Archivo, previo concepto favorable y orden del Ministerio de Gobierno, de cuya devolución o entrega debe dejarse constancia en un registro especial. Los Presidentes de las Cámaras legislativas podrán ordenar, por escrito, la devolución de documentos, sin sujeción al dictamen del ministerio de gobierno, en cuyo caso dichas órdenes reemplazarán los documentos en cada expediente.

Artículo 2° De los documentos que las Secretarias de las Cámaras Legislativas entreguen al Archivo y Biblioteca del congreso para su custodia, se hará en cada caso un inventario, por triplicado, que llevará las firmas del secretario de la respectiva Cámara y del Director General del archivo. Un ejemplar duplicado debe quedar en la respectiva secretaria; el original pasará al Archivo del Congreso junto con los documentos, y el segundo duplicado se enviará al Ministerio de Gobierno.

Artículo 3° No podrán retirarse de las oficinas del archivo del congreso los documentos y obras que allí se custodien o formen parte de la Biblioteca. Cuando algún funcionario o un particular necesiten consultarlos u obtener copia de ellos, harán la solicitud por escrito al Ministerio de Gobierno, quien la resolverá favorablemente, previa certificación del Director General del Archivo de que tales papeles no tienen carácter reservado. En todo caso la consulta o la copia de los documentos se hará dentro de las oficinas del archivo y bajo la inmediata vigilancia y responsabilidad del empleado designado para tal efecto.

Artículo 4° Los Senadores y Representantes pueden pedir, por conducto de los secretarios de las respectivas Cámaras, los documentos del Archivo y Libros de la Biblioteca que necesiten consultar, pero dichos Secretarios se hacen responsables del reintegro de tales documentos y libros al Archivo y Biblioteca del Congreso, y el Director General estará en la obligación de recabar y obtener la devolución oportuna de los mismos. En tales casos los documentos u obras así suministrados, no podrán retirarse del recinto de la respectiva Cámara, siendo entendido que deben ser reintegrados al Archivo y Biblioteca del congreso al finalizar cada debate.

Artículo 5° El Director General del Archivo y Biblioteca del Congreso queda en el deber de mantener catalogadas y empastadas las colecciones de leyes, Diario Oficial, anales de las Cámaras y en general, de todas las publicaciones oficiales y obras de consulta que reciba, como también un catálogo de las obras de la biblioteca y guía de los documentos del archivo.

Artículo 6° El Ministerio de Gobierno queda facultado para suministrar al Archivo y Biblioteca del Congreso las obras de consulta que sean necesarias para enriquecer la biblioteca, de acuerdo con lo que prescribe el artículo 20 del acto reformatorio del reglamento de la honorable cámara de representantes.

Artículo 7° De conformidad con el artículo 3º de la ley 57 de 1935, el Director General del Archivo y Biblioteca del Congreso es responsable de los documentos y de las obras que se hallen a su cuidado y, por tanto, está en la obligación de prestar caución para garantizar su manejo, por la cuantía que fije el Ministerio de Gobierno, fianza que no podrá ser cancelada sino después de probar el respectivo responsable que ha entregado los documentos y las obras a su sucesor , por inventario y con intervención del empleado que designe al efecto el mismo ministerio.

CAPITULO II

Archivo Nacional.

Artículo 8° El Departamento Administrativo Archivo Nacional, organizado por el artículo 4º de la citada ley 57 de 1935, tendrá las siguientes funciones:

• a) La incorporación y custodia de los archivos nacionales pertenecientes a los Ministerios, Departamentos Administrativos y demás oficinas públicas, con excepción de aquella parte de los mencionados archivos que por necesitarse para su consulta inmediata o por tener el carácter reservado, deban permanecer en las respectivas oficinas;

• b) La conservación y clasificación de los documentos históricos y de los expedientes administrativos que formen parte de los archivos incorporados en el inciso anterior;

• c) La redacción y publicación de los índices generales del archivo nacional;

• d) La dirección, redacción y administración de la revista del archivo nacional, publicación mensual cuyo Director y Administrador serán, respectivamente, el Director General y el Subdirector Secretario de dicho Departamento Administrativo;

• e) La supervigilancia del arreglo técnico de los archivos nacionales;

• f) La expedición y autenticación de las copias de los documentos que en él se custodien, y

• g) Las demás funciones que se le señalen por leyes posteriores o por decretos del poder ejecutivo.

Artículo 9° Los Ministerios y Departamentos Administrativos enviarán al Archivo Nacional los expedientes ya finalizados, debidamente legajados y mediante clasificación con sus correspondientes portadas, en las que se anotarán la índole de los papeles que contengan, el número de hojas y el año a que correspondan.

Artículo 10. Los protocolos existentes en las Notarías de la República, anteriores al año de 1801, que de conformidad con el artículo 29 de la ley 40 de 1932 deben enviarse al Archivo Nacional, continuarán bajo la custodia de los notarios respectivos hasta tanto se provea de locales suficientes al archivo nacional. Los Gobernadores de los Departamentos quedan en el deber de tomar las medidas conducentes a prevenir el extravío o deterioro de los documentos mencionados.

Artículo 11. La selección de los documentos que deban remitirse al Archivo Nacional es potestativa de cada Ministerio o de cada oficina pública, según el caso, y para hacerla, se tendrá en cuenta la naturaleza de los expedientes y la necesidad de conservarlos temporal o permanentemente en el respectivo despacho.

Artículo 12. De los expedientes que los Ministerios y Departamentos Administrativos remitan al Archivo Nacional, se hará una relación por duplicado que llevará la firma del Jefe de la Oficina que hace el envío. Un ejemplar de dicha relación, con la firma del Director General del archivo en que certifique haber recibido la documentación respectiva, será devuelto a la oficina remitente y el otro ejemplar se conservará en el Archivo Nacional.

Artículo 13. Queda absolutamente prohibido retirar de las oficinas del Archivo Nacional los documentos o libros que allí se custodien. Cuando un funcionario público o un particular necesiten consultarlos y obtener copia de ellos, harán la solicitud al ministerio de gobierno, el que dará la orden, cuando no se trate de documentos reservados. La consulta de tales documentos o libros se hará, sin excepción, en la oficina o lugar adecuado que dentro del local del archivo nacional designe el Director General para tal efecto; y toda copia o certificación que se expida, llevará la firma de dicho funcionario.

Artículo 14. El Director General del Archivo Nacional determinará los documentos que deban publicarse en la Revista de que trata el inciso d) del artículo 8° de este Decreto, dando preferencia a los inéditos que por su antigüedad y rareza lo merezcan, y los que, por su deterioro, hagan inaplazable su publicación.

Comuníquese y publíquese.

Dado en Bogotá a 22 de agosto de 1936.

ALFONSO LOPEZ

El Ministro de Gobierno,

Alberto LLERAS CAMARGO.