por el cual se aprueba el Acuerdo número 0022 de mayo 7 de 1986, que establece la estructura orgánica del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior -Mariano Ospina Pérez- ICETEX y se determinan las funciones de sus dependencias

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades previstas en el artículo 5º del Decreto - ley 3155 de 1968,

DECRETA:

ARTICULO 1º Apruébase en todas sus partes el Acuerdo número 0022 de mayo 7 de 1986, emanado de la Junta Directiva del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior -Mariano Ospina Pérez - ICETEX cuyo texto es el siguiente:

ACUERDO NUMERO 0022 DE 1986

(mayo 7)

por el cual se establece la Estructura Orgánica del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior - Mariano Ospina Pérez - ICETEX y se determinan las funciones de sus dependencias.

La Junta Directiva del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior -Mariano Ospina Pérez- ICETEX, en ejercicio de las facultades previstas en el Decreto-ley 3155 de 1968 y en el Decreto 3273 de 1981 y oído el concepto de la Secretaría de Administración Pública de la Presidencia de la República,

ACUERDA:

• I. DE LA ESTRUCTURA

Artículo 1º La estructura orgánica del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior -Mariano Ospina Pérez- ICETEX, será la siguiente:

A. NIVEL NACIONAL

• 1. JUNTA DIRECTIVA.

• 1. DIRECCION GENERAL

2.1 Oficina de Planeación

2.2 Oficina Jurídica

2.3 Oficina de Control Interno

• 3. SECRETARIA GENERAL

3.1 División de Informática

3.1.1 Sección de Análisis y Desarrollo de Sistemas

3.1.2 Sección de Procesamiento Electrónico de Datos

3.2 División de Promoción y Divulgación.

• 4. SUBDIRECCION TECNICA

4.1 División de Programas

4.1.1 Sección de Análisis de Programas

4.1.2 Sección de Seguimiento y Evaluación

4.2 División de Crédito y Cartera

4.2.1 Sección de Crédito

4.2.2 Sección de Cartera

• 5. SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

5.1 División financiera

5.1.1 Sección de Ejecución y Control Presupuestal

5.1.2 Sección de Contabilidad

5.1.3 Sección de Tesorería

5.2 División de Servicios Administrativos

5.2.1 Sección de Adquisiciones y Suministros

5.2.2 Sección de Servicios Generales

5.3 División de Personal

5.3.1 sección de Administración de Personal

5.3.2 Sección de Desarrollo de Personal.

• 6. ORGANOS DE ASESORIA Y COORDINACION

6.1 Comité de Dirección

6.2 Comité de Sistematización

6.3 Comisión Nacional de Becas

6.4 Junta de Licitaciones y Adquisiciones

6.5 Comisión de Personal

6.6 Comités de Coordinación

B. NIVEL REGIONAL

REGIONAL BOGOTA

• 7. DIRECCION REGIONAL

7.1 División de Información

7.1.1 Sección de Promoción y Divulgación

7.1.2 Sección de Procesamiento Electrónico de Datos

7.2 División Administrativa y Financiera

7.2.1 Sección Financiera

7.2.1.1 Grupo de Ejecución Presupuestal

7.2.1.2 Grupo de Contabilidad

7.2.1.3 Grupo de Tesorería

7.2.2 Sección Administrativa

7.2.2.1 Grupo de Administración de Personal

7.2.2.2 Grupo de Servicios Generales

7.3 División Operativa

7.3.1 Sección de Servicios Estudiantiles

7.3.2 Sección de Crédito y Cartera

7.3.2.1 Grupo de Crédito

7.3.2.2. Grupo de Cartera

7.4 Oficina Zonal

7.5 Órganos de Asesoría y Coordinación Regional

7.5.1 Comité de Dirección

REGIONALES DE: ANTIOQUIA, ATLANTICO, SANTANDER Y VALLE

• 8. DIRECCION REGIONAL

8.1 Sección de Información

8.1.1 Grupo de Promoción y Divulgación

8.1.2 Grupo de Procesamiento Electrónico de Datos

8.2 Sección Administrativa y Financiera

8.2.1 Grupo Financiero

8.2.2 Grupo Administrativo

8.3 Sección Operativa

8.3.1 Grupo de Servios Estudiantiles

8.3.2 Grupo de Crédito y Cartera

8.4 Órganos de Asesoría y Coordinación

8.4.1 Comité de Dirección

REGIONALES DE: BOLIVAR, BOYACA, CALDAS, CAUCA, NARIÑO, NORTE DE SANTANDER, RISARALDA Y TOLIMA.

• 9. DIRECCION REGIONAL

9.1 Sección Administrativa y Financiera

9.2 Sección Operativa

9.3 Órganos de Asesoría y Coordinación

9.3.1 Comité de Dirección

REGIONALES: CESAR, CORDOBA, CHOCO, HUILA, MAGDALENA, META, QUINDIO Y SUCRE.

• 1. DIRECCION REGIONAL

• II. DE LAS FUNCIONES

A NIVEL NACIONAL

JUNTA DIRECTIVA Y DIRECCION GENERAL

Artículo 2º Corresponde a la Junta Directiva y a la Dirección General, el cumplimiento de las funciones contempladas en los estatutos del Instituto y demás normas legales y reglamentarias vigentes.

OFICINA DE PLANEACION

Artículo 3º La Oficina de Planeación es una unidad asesora de la Dirección General, encargada de la planeación estratégica del Instituto, que mediante el estudio de las variables exógenas (Costos Universitarios, Políticas de Gobierno, Población Estudiantil) y el análisis del comportamiento de las variables endógenas (Recursos Físicos, Humanos y Financieros), permitan el desarrollo de proyectos y planes en coordinación con las dependencias del Instituto y sirvan de base para determinar metas y objetivos que garanticen la óptima utilización de los recursos y el cumplimiento de los objetivos del Instituto, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Elaborar en coordinación con el Ministerio de Educación Nacional y con el Departamento Nacional de Planeación, los planes y programas de desarrollo institucional requeridos de acuerdo con las políticas del Gobierno Nacional;

• b) Realizar estudios de desarrollo organizacional, simplificación y agilización de sistemas y procedimientos;

• c) Asesorar y mantener el control del diseño y elaboración de formatos que sean necesarios para la realización de las funciones del Instituto;

• d) Realizar estudios y elaborar recomendaciones acerca de la Estructura Administrativa organización y funcionamiento de las diferentes dependencias;

• e) Revisar, elaborar, actualizar e implementar los manuales de Organización y Procedimientos, en coordinación con las dependencias del Instituto;

• f) Efectuar los análisis estadísticos que se requieren para una adecuada planeación estratégica y para una oportuna y eficaz toma de decisiones, a través de la utilización de la base de datos necesarios.

• g) Organizar y mantener actualizadas las estadísticas del Instituto, con el fin de facilitar la programación, evaluación y control de las actividades;

• h) Coordinar con las diferentes dependencias del Instituto los aspectos relacionados con la recolección de información requerida para los estudios e investigaciones;

• i) Elaborar, en coordinación con las diferentes áreas del Instituto y con la Oficina de Planeación del Ministerio de Educación Nacional y con la Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Presupuesto anual de Rentas y Gastos del ICETEX;

• j) Realizar estudios y conceptuar sobre el manejo del presupuesto de funcionamiento e inversión y proponer los ajustes presupuestales necesarios, para su óptima utilización;

• k) Evaluar permanentemente la ejecución de los programas de acción y de los proyectos en función de los planes y políticas del Instituto y proponer los ajustes necesarios, como también conceptuar sobre los proyectos que se presenten, para el desarrollo de los diferentes programas que adelante el Instituto;

• l) Elaborar los proyectos necesarios para el desarrollo de inversiones en equipos, planta física y definir propuestas sobre cubrimiento y cobertura de los servicios;

• ll) Elaborar en coordinación con las dependencias del Instituto, los estudios e investigaciones básicos necesarios, para la fijación de políticas y estrategias conducentes al mejoramiento cualitativo y cuantitativo de los servicios institucionales, así como el desarrollo del Recurso Humano y otros proyectos específicos;

• m) Elaborar estudios de factibilidad sobre las características, necesidades y recursos de la población estudiantil, con el fin de formular los diferentes programas de inversión; definir propuestas sobre cubrimiento y cobertura de los servicios;

• n) Dirigir, coordinar y controlar la elaboración y desarrollo de los proyectos especiales que se presenten a organismos o entidades nacionales e internacionales;

ñ) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• o) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

OFICINA JURIDICA

Artículo 4º La Oficina Jurídica es una unidad de apoyo de la Dirección General, encargada de emitir conceptos, hacer consultas y revisar contratos, procurando que las acciones del Director y de todos los funcionarios, se ajusten a las normas vigentes, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Prestar la asesoría jurídica requerida por el Instituto, en todos sus niveles;

• b) Asistir al Instituto en las acciones judiciales y extrajudiciales que se promuevan en pro o en contra del mismo;

• c) Recopilar las normas legales que de una u otra manera incidan o afecten el funcionamiento del Instituto y difundirlas ante las demás dependencias;

• d) Custodiar los documentos relacionados con los contratos y convenios que celebre el Instituto;

• e) Establecer las bases mínimas de contratación, de acuerdo con las normas legales y reglamentarias vigentes;

• f) Revisar y rendir conceptos acerca de los proyectos de ley, decretos, resoluciones, contratos y convenios relacionados con las actividades del Instituto;

• g) Suministrar al Ministerio Público la información y documentación necesarias para la defensa de los intereses del Instituto e informar a la Dirección General sobre el curso de dichos juicios;

• h) Tramitar en coordinación con la División de Crédito y Cartera el cobro judicial de los deudores morosos del Instituto;

• i) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• j) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

OFICINA DE CONTROL INTERNO

Artículo 5º La Oficina de Control Interno es la unidad encargada de revisar y evaluar la eficacia y el cumplimiento de las políticas, planes, programas y proyectos aprobados por la Dirección General, en las áreas Administrativa, Operativa, Financiera y de Informática, comprobar la adecuada aplicación de los manuales de procedimientos o la carencia de los mismos;

todo esto encaminado a facilitar los análisis respecto del grado de eficiencia institucional y la eficacia de la Dirección, entendiéndose como tal, el conjunto de unidades de mando de las Direcciones General y Regionales, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Vigilar la implementación y desarrollo de la estructura orgánica del instituto: informar sobre el cumplimiento de sus objetivos y evaluar su impacto y recomendar los ajustes necesarios;

• b) Controlar que se efectúen adecuada y oportunamente, los desembolsos a los beneficiarios del Instituto;

• c) Controlar la eficacia de las Regionales, en cuanto al cumplimiento de las metas de recuperación de cartera;

• d) Revisar, evaluar y controlar el cumplimiento de objetivos, planes, programas y procedimientos del Instituto;

• e) Proponer e implementar mecanismos de control que permitan evaluar permanentemente el desarrollo de las actividades institucionales;

• f) Verificar el cumplimiento de las normas y procedimientos aprobados;

• g) Realizar periódicamente visitas de inspección a las diferentes dependencias, con el fin de evaluar su funcionamiento y presentar las recomendaciones pertinentes.

• h) Controlar y evaluar las aplicaciones y el procesamiento electrónico de datos, para comprobar su calidad y oportunidad y determinar las áreas donde se deban realizar mejoras;

• i) Ejercer sobre todas las áreas de trabajo, la debida inspección y vigilancia a fin de obtener un permanente y adecuado control de gestión;

• j) Rendir a la Dirección informes periódicos sobre la confiabilidad de las operaciones, procedimientos y en general sobre los asuntos de su área;

• k) Asesorar a la Dirección en los aspectos que le competen como unidad de control de gestión;

• l) Coordinar y controlar la veracidad de los datos que suministran los estamentos del Instituto;

• ll) Elaborar y rendir los demás informes requeridos;

• m) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECRETARIA GENERAL

Artículo 6º La Secretaría General es una unidad de apoyo de la Dirección General encargada de vigilar la calidad y oportunidad de la información, coordinar la acción de las Regionales, proponer, controlar y ejecutar las publicaciones que se requieran para garantizar una adecuada divulgación de la información, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Dirigir, organizar, coordinar y controlar las actividades de las dependencias a su cargo;

• b) Asesorar permanentemente a la Dirección del Instituto en la orientación y administración de las Regionales;

• c) Desarrollar las funciones de Secretaría de la Junta Directiva y refrendar los actos del Director General cuando fuere el caso;

• d) Llevar la representación del Director cuando éste lo solicite;

• e) Proponer las políticas sobre la calidad de la información institucional y promover su cumplimiento;

• f) Proponer políticas sobre manejo de información y promover su cumplimiento a todos los niveles;

• g) Diseñar mecanismos que garanticen la integridad y seguridad de la información;

• h) Determinar y coordinar con las Subdirecciones, las prioridades, pautas y mecanismos para el diseño, análisis, programación y procesamiento de la información, en concordancia con las políticas de sistematización que se establezcan en el Instituto;

• i) Adecuar el desarrollo de la informática de acuerdo con los avances tecnológicos, buscando eficiencia y economía en los servicios de la Institución;

• j) Colaborar con las entidades del sector y con otros organismos públicos en la ejecución de programas que propendan al desarrollo de los sistemas de Informática, conforme a las políticas del Gobierno sobre la materia;

• k) Diseñar políticas que permitan promover los servicios de la Institución, a través de la promoción y divulgación de sus programas y servicios a nivel nacional e internacional, en coordinación con la Subdirección Técnica;

• l) Cumplir y hacer cumplir las normas legales y reglamentarias sobre manejo de información, sistematización y procesamiento electrónico de datos;

• ll) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• m) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

DIVISION DE PROMOCION Y DIVULGACION

Artículo 7º La División de Promoción y Divulgación es una unidad encargada de preparar, proponer y desarrollar la divulgación de la imagen institucional y de los servicios; coordinar los medios de publicidad y la acción de divulgación de las unidades de información a nivel Regional, procurando la creación de una infraestructura que permita una adecuada orientación a la población de referencia de los servicios del Instituto, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Supervisar la calidad de la información que se promueva y divulgue a nivel nacional y de las Regionales del Instituto;

• b) Diseñar e implementar los mecanismos de difusión de los programas y servicios institucionales;

• c) Determinar el diseño, diagramación y edición de las publicaciones técnicas y operativas que requiera el Instituto;

• d) Coordinar y controlar la elaboración de documentos de circulación interna dirigidos a suministrar información a los funcionarios de la Institución;

• e) Organizar y coordinar el sistema de documentación e información en las diferentes Regionales;

• f) Organizar, coordinar y promover seminarios y encuentros para dar información de los programas del Instituto y proyectar su imagen;

• g) Obtener, duplicar y redistribuir a las dependencias homólogas a nivel Regional la información sobre las oportunidades de formación de colombianos tanto en el país como en el exterior;

• h) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• i) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

DIVISION DE INFORMATICA.

Artículo 8º La División de Informática es una unidad encargada de administrar los equipos de computación, no asignados expresamente a otras áreas, procurando su óptima utilización en el Procesamiento Electrónico de Datos, de forma tal que pueda suministrar información exacta y oportuna que requieran las diferentes áreas del ICETEX.

Proponer, desarrollar e implementar los planes, programas y proyectos del área procurando su actualización permanente, para lo cual deberá trabajar coordinadamente con las unidades usuarias y en particular con la Oficina de Planeación, presentarlos para concepto del Comité de Sistematización y aprobación de la Dirección antes de su desarrollo e implementación, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Dirigir, organizar, coordinar y controlar las actividades de las dependencias a su cargo;

• b) Dirigir el Sistema Integral de Información, elaborar y mantener actualizado el plan de utilización de los equipos y unificar los diseños de análisis, programación y procesamiento de datos, para los diferentes programas;

• c) Diseñar, proponer y aplicar los métodos de control de calidad de la Información;

• d) Dirigir y coordinar las actividades de procesamiento y diseño de sistemas para producir la información que sea necesaria en cumplimiento de los objetivos del Instituto;

• e) Salvaguardar y controlar los archivos maestros, registros de tarjetas, discos, disquetes, cintas, equipos y programas de exclusivo uso del área;

• f) Elaborar periódicamente programas de trabajo para los usuarios del computador;

• g) Presentar planes y programas de sistemas de información que permitan optimizar las actividades de la Institución y la racionalización de recursos;