por el cual se modifica la estructura del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos, Invima, se fijan las funciones de las dependencias que lo integran y se dictan otras disposiciones

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiere el numeral 16 del artículo 189 de la Constitución Política y el artículo 54 de la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que en sesión del día 3 del mes de diciembre de 2003 tal como consta en acta No. 06 de 2003, el Consejo Directivo del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos -Invima-, decidió someter a la aprobación del Gobierno Nacional la modificación de la estructura del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos -Invima.

DECRETA:

CAPITULO I

Estructura y funciones

Artículo 1°.Estructura. El Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - Invima - tendrá la siguiente estructura:

• 1. Consejo Directivo

• 1. Dirección General

• 2.1. Oficina de Control Interno

• 2.2. Oficina Asesora de Planeación, Informática y Estadística

• 2.3. Oficina Asesora Jurídica

• 1. Secretaria General

• 1. Subdirección de Registros Sanitarios

• 1. Subdirección de Medicamentos y Productos Biológicos

• 1. Subdirección de Alimentos y Bebidas Alcohólicas

• 1. Subdirección de Insumos para la salud y productos varios.

• 1. Organos de Asesoría y Coordinación

• 8.1. Comisión Revisora

• 8.2. Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno

• 8.3. Comisión de Personal

Artículo 2°.Dirección y Administración. La dirección y administración del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos, Invima, estará a cargo del Consejo Directivo y del Director General.

Artículo 3°.Funciones del Consejo Directivo y del Director General. Corresponde al Consejo Directivo y al Director General, ejercer las funciones señaladas en los artículos 7° y 8° del Decreto-ley 1290 de 1994, 76 y 78 de la Ley 489 de 1998 y demás disposiciones legales vigentes.

Artículo 4°.Oficina de Control Interno. Son funciones de la Oficina de Control Interno, además de las señaladas en la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen y adicionen, las siguientes:

• 1. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno.

• 1. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro del Instituto y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de los cargos que tienen competencia en la materia.

• 1. Asesorar, acompañar y apoyar a los directivos en el desarrollo y mejoramiento del Sistema del Control Interno.

• 1. Evaluar el cumplimiento de los planes, proyectos, programas e indicadores de gestión del Instituto.

• 1. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución.

• 1. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización estén adecuadamente definidos; sean apropiados y se mejoren permanentemente.

• 1. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, de los bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios.

• 1. Proponer recomendaciones y mejoras de la gestión institucional a las dependencias de la entidad.

• 1. Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo de la entidad, en el cumplimiento de la misión del Instituto.

• 1. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato Constitucional y legal, diseñe la Administración.

• 1. Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento.

• 1. Verificar el cumplimiento de las acciones de mejoramiento que las dependencias acuerden a través del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

• 1. Vigilar que la atención de quejas y reclamos se preste de acuerdo con las normas legales vigentes y rendir informes al Director General sobre el particular.

• 1. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 5°.Oficina Asesora de Planeación, Informática y Estadística. Son funciones de la Oficina Asesora de Planeación, Informática y Estadística, las siguientes:

• 1. Asesorar al Director General y a las demás dependencias del Instituto en la formulación de políticas de planeación, planes, programas y proyectos de inversión y de sistemas.

• 1. Preparar en coordinación con la Secretaría General el anteproyecto de presupuesto de funcionamiento e inversión del Instituto.

• 1. Definir los lineamientos y criterios básicos para la formulación, evaluación, control y ejercicio de los planes, programas y proyectos del Instituto.

• 1. Presentar proyectos tendientes a mejorar la calidad de los servicios y el cumplimiento de las funciones optimizando el uso de los recursos disponibles para modernizar y tecnificar la entidad.

• 1. Coordinar la elaboración del Plan de Desarrollo Institucional, de acuerdo con los lineamientos emanados por el organismo rector, el Consejo Directivo y el Director General, con la participación de las demás dependencias.

• 1. Consolidar la información estadística y efectuar su análisis respecto de los asuntos a cargo del Instituto, para la presentación de informes de gestión ante las autoridades e instancias pertinentes.

• 1. Asesorar y promover en las diferentes dependencias del Instituto, la elaboración y adecuación de planes y proyectos de su competencia, para que se integren adecuadamente al Plan de Desarrollo Institucional y Nacional.

• 1. Diseñar indicadores de gestión de programas y proyectos, de acuerdo con los lineamientos trazados a través del Sistema Nacional de Evaluación y Gestión de Resultados, SINERGIA.

• 1. Coordinar con las demás dependencias la elaboración del plan de inversiones y someterlo oportunamente a la aprobación de las autoridades competentes.

• 1. Adelantar y coordinar con las diferentes Subdirecciones la realización de los estudios económicos, financieros y estadísticos que requiera el Instituto para el desarrollo de sus funciones y la fijación de tarifas por servicios.

• 1. Adelantar la formulación y evaluación de los proyectos de inversión en coordinación con las demás dependencias y tramitar su inclusión en los bancos de proyectos de las entidades pertinentes.

• 1. Coordinar con las demás dependencias la realización de los estudios encaminados a actualizar o adecuar la organización administrativa del Instituto de acuerdo con su desarrollo.

• 1. Coordinar con el Director General, las demás dependencias y los organismos competentes, la formulación y promoción de la cooperación nacional e internacional que requiera el Instituto.

• 1. Actualizar y documentar los manuales de procesos y procedimientos para someterlos a consideración del Director General para su adopción e implementación.

• 1. Coordinar con las demás dependencias del Instituto el diseño, rediseño, racionalización y mejoramiento continuo de procesos, procedimientos y métodos internos de trabajo.

• 1. Programar, en coordinación con las distintas dependencias, todas las actividades relacionadas con la sistematización del Instituto.

• 1. Coordinar los proyectos tecnológicos del Instituto, de conformidad con la política y plataforma tecnológica definida que soporte el sistema de información de la Entidad.

• 1. Diseñar y mantener actualizado el Plan Estratégico de Sistemas dirigiendo los estudios que para ello y para su implantación sean necesarios.

• 1. Atender las políticas y acciones relativas a la seguridad de la información y de la plataforma tecnológica.

• 1. Administrar las herramientas de seguridad, encriptores y el manejo de usuarios a nivel del Instituto.

• 1. Establecer los planes y los sistemas alternos y de contingencia para garantizar la superación de cualquier evento que genere fallas en los sistemas informáticos.

• 1. Presentar y sustentar propuestas para la adopción de sistemas de redes.

• 1. Administrar la página virtual del Instituto y velar por su adecuado funcionamiento, en coordinación con las demás dependencias.

• 1. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 6°.Oficina Asesora Jurídica. Son funciones de la Oficina Asesora Jurídica las siguientes:

• 1. Asesorar al Director General, a la Secretaría General y a las demás dependencias de la entidad en los asuntos de orden jurídico y en la interpretación de las normas constitucionales y legales.

• 1. Representar al Instituto judicial y extrajudicialmente, de acuerdo con las normas vigentes y los mandatos otorgados por el Director.

• 1. Estudiar y conceptuar sobre proyectos de ley, decretos, acuerdos y resoluciones, contratos y convenios que debe expedir o proponer la entidad y sobre los demás asuntos que el Director le asigne, en relación con la naturaleza de la dependencia.

• 1. Apoyar a las áreas competentes para dar respuesta a los recursos que deban resolverse en contra de los actos administrativos proferidos por el Instituto.

• 1. Atender consultas y peticiones elevadas por los ciudadanos, en relación con las materias jurídicas de competencia del Instituto, que no correspondan a otras dependencias de la entidad.

• 1. Presentar informes en materia jurídica a las autoridades competentes.

• 1. Velar por la recopilación, actualización y divulgación de la normatividad relacionada con el Instituto.

• 1. Asesorar, estudiar y tramitar las sanciones que se deriven de las diferentes actividades de vigilancia y control, ejercidas por el Instituto, en coordinación con las diferentes dependencias.

• 1. Llevar a cabo las actuaciones encaminadas a lograr el cobro efectivo de las sumas que le adeuden al Instituto por todo concepto, desarrollando las labores de cobro persuasivo, y adelantando los procesos ejecutivos por jurisdicción coactiva.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 7°.Secretaría General. Son funciones de la Secretaría General las siguientes:

• 1. Asistir al Director General en la determinación de las políticas, objetivos y estrategias relacionadas con la administración del Instituto.

• 1. Coordinar las relaciones del Instituto con las demás entidades públicas, para la adecuada ejecución de sus planes y programas.

• 1. Dirigir la preparación de informes relativos al desarrollo de las políticas, los planes y programas que deba presentar el Director General.

• 1. Coordinar, de conformidad con las políticas que fije el Director General la labor de las distintas dependencias del Instituto.

• 1. Conocer y fallar en primera instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra los funcionarios y ex funcionarios del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos -Invima- tendientes al esclarecimiento de las conductas que puedan constituir incumplimiento de las normas disciplinarias.

• 1. Garantizar la eficiente prestación de los servicios y el normal funcionamiento de los programas y actividades relacionadas con las áreas de talento humano, contratación, financiera y administrativa.

• 1. Coadyuvar en los procesos de planeación y dirección de la entidad, coordinando la elaboración del proyecto de presupuesto de funcionamiento del Instituto y presentar al Director General para su aprobación.

• 1. Coordinar la administración, seguimiento, evaluación y control de las actividades presupuestales, contables y de tesorería, así como velar por la correcta rendición de informes.

• 1. Formular la política, los planes, programas y proyectos de índole administrativa y financiera que demande la buena marcha de la entidad.

• 1. Coordinar la administración y desarrollo de políticas, planes y programas para la provisión, utilización y control adecuado de los recursos financieros del Instituto.

• 1. Elaborar el Plan Anual Mensualizado de Caja y el Plan de Compras del Instituto y velar por su cumplida aprobación y ejecución, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación, Informática y Estadística.

• 1. Dirigir y responder por el proceso de contratación del Instituto hasta por el monto establecido para el efecto.

• 1. Coordinar la ejecución de los procesos de adquisición, almacenamiento, inventario, custodia y suministro de bienes necesarios para el normal funcionamiento del Instituto.

• 1. Hacer oportuna entrega de los bienes e insumos requeridos por las distintas dependencias del Instituto, y velar por la correcta administración de los mismos.

• 1. Manejar el archivo histórico y el archivo central de acuerdo con las normas archivísticas vigentes.

• 1. Desarrollar los sistemas y procedimientos de recibo, clasificación, envío, conservación y archivo de correspondencia interna y externa para facilitar la oportunidad y la calidad en dichos procesos de acuerdo con las normas legales establecidas para el efecto.

• 1. Formular y velar por la ejecución de las políticas y programas de administración de personal y bienestar social y diseño de procesos de gestión de talento humano.

• 1. Coordinar y controlar los servicios generales y de apoyo que se requieren para el funcionamiento de las dependencias de la entidad.

• 1. Atender la información que requieran los ciudadanos y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad.

• 1. Recepcionar, analizar y direccionar a la dependencia competente las sugerencias, quejas y reclamos presentadas ante el Instituto que conduzcan al mejoramiento de las acciones de inspección, vigilancia y control.

• 1. Tramitar los proyectos de decretos y resoluciones que se relacionen con las funciones del Instituto.

• 1. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 8°.Subdirección de Registros Sanitarios. Son funciones de la Subdirección de Registros Sanitarios las siguientes:

• 1. Asesorar a la dirección en la formulación y ejecución de las políticas referidas a la expedición de los registros sanitarios y al procesamiento y comunicación de la información que de ellos se derive.

• 1. Dirigir, organizar, operar y controlar, en coordinación con las otras subdirecciones, el diseño y operación del sistema nacional de registro de los productos competencia del Instituto.

• 1. Evaluar y tramitar los registros sanitarios y demás novedades asociadas con los mismos, referidos a los productos de competencia del Instituto.

• 1. Evaluar, tramitar y expedir las certificaciones sobre los actos administrativos relacionados con las funciones de la Subdirección que adelante directamente el Instituto, o los entes territoriales.

• 1. Elaborar las propuestas de normas relacionadas con los registros sanitarios y sus respectivas novedades y en general con las funciones asignadas a esta dependencia.

• 1. Otorgar el visto bueno sanitario o autorización sanitaria de los registros de importación y exportación a los productos de competencia del Instituto.

• 1. Coordinar, organizar, adelantar y controlar las actividades relacionadas con la normalización, gestión y demás actividades asociadas con los registros sanitarios de competencia del Instituto.

• 1. Recibir, clasificar, conservar y archivar los documentos relacionados con la expedición de los registros sanitarios y mantener actualizados los sistemas de información de estos de acuerdo con las normas legales vigentes.

• 1. Promover, disponer y controlar los servicios de información de los registros sanitarios que esta Subdirección posea.

• 1. Notificar los actos administrativos producidos por el Instituto, relacionados con los registros sanitarios de los productos competencia del Instituto.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 9°.Subdirección de Medicamentos y Productos Biológicos. Son funciones de la Subdirección de Medicamentos y Productos Biológicos las siguientes:

• 1. Asesorar al Director General en la definición de estrategias e instrumentos para la ejecución adecuada de las políticas que en materia de vigilancia y control de los productos de su competencia formule el Ministerio de la Protección Social.