por el cual se modifica la estructura del Fondo Rotatorio de la Policía y se dictan otras disposiciones

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial de las que le confiere el numeral 16 del artículo 189 de la Constitución Política y el artículo 54 de la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que en la sesión del 26 de noviembre de 2007, según Acta número 008, el Consejo Directivo decidió someter a aprobación del Gobierno Nacional la modificación de la estructura del Fondo Rotatorio de la Policía.

DECRETA:

CAPITULO I

Estructura y funciones de las Dependencias

Artículo 1º. La estructura del Fondo Rotatorio de la Policía será la siguiente:

• 1. Consejo Directivo

• 1. Dirección General

• 2.1. Oficina de Control Interno

• 2.2. Oficina Asesora de Planeación

• 2.3. Oficina Asesora Jurídica

• 1. Subdirección Administrativa y Financiera

• 1. Subdirección Operativa

• 1. Organos de Asesoría y Coordinación

• 5.1. Comisión de Personal

• 5.2. Comité de Coordinación de Control Interno.

Artículo 2º. Funciones del Consejo Directivo. Corresponde al Consejo Directivo ejecutar las siguientes funciones:

• 1. Formular a propuesta del Representante Legal, la política general de la Entidad, los planes y programas que, conforme a la Ley Orgánica de Planeación y a la Ley Orgánica del Presupuesto, deban proponerse para su incorporación en los planes sectoriales y a través de estos, al Plan Nacional de Desarrollo.

• 1. Formular a propuesta del Representante Legal, la política de mejoramiento continuo de la Entidad, así como los programas orientados a garantizar el desarrollo administrativo.

• 1. Conocer de las evaluaciones semestrales de ejecución presentadas por la administración de la Entidad.

• 1. Proponer al Gobierno Nacional las modificaciones de la estructura interna y de la planta de personal que consideren pertinentes; adoptar los estatutos internos de la entidad y cualquier reforma que a ellos se introduzca de conformidad con lo dispuesto en sus actos de creación o reestructuración.

• 1. Aprobar el proyecto de presupuesto anual y sus modificaciones en los términos que disponga la ley.

• 1. Aprobar el plan anual de caja y sus modificaciones en los términos que disponga la ley.

• 1. Aprobar los proyectos de inversión presentados por el Director General del Fondo Rotatorio de la Policía debidamente sustentados, de acuerdo con las normas legales vigentes.

• 1. Autorizar la gestión y contratación de empréstitos internos o externos con destino a la entidad, debidamente sustentados, de acuerdo con las normas legales vigentes.

• 1. Aprobar los estados financieros periódicos que debe elaborar la Entidad.

• 1. Autorizar al Director General del Fondo Rotatorio de la Policía, para que con recursos de la Entidad y de acuerdo con la disponibilidad apoye a la Policía en casos de que esta Institución lo requiera, conforme a disposiciones legales vigentes.

• 1. Autorizar las comisiones al exterior de los empleados del Fondo Rotatorio de la Policía de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

• 1. Delegar cuando lo considere conveniente alguna o algunas de sus funciones en el Director General del Fondo Rotatorio de la Policía.

• 1. Autorizar al Director General del Fondo Rotatorio de la Policía para delegar en el nivel directivo o sus equivalentes, algunas de las funciones que le corresponden de conformidad con las normas legales vigentes.

• 1. Autorizar la venta o adquisición de bienes inmuebles.

• 1. Establecer su reglamento interno.

• 1. Las demás que le señale la ley, estatutos, reglamentos y aquellas que sean necesarias para el adecuado funcionamiento de la entidad.

Artículo 3º. Funciones de la Dirección General. Son funciones de la Dirección General las siguientes:

• 1. Fijar las políticas y adoptar los planes generales relacionados con la institución y velar por el cumplimiento de las funciones de la entidad.

• 1. Formular con la colaboración de los subdirectores y asesores, las estrategias para el desarrollo de los planes y programas de la Entidad.

• 1. Crear y conformar órganos de asesoría y coordinación, así como los grupos internos de trabajo que considere necesarios para el desarrollo de las funciones de la Entidad y asignarles funciones mediante resolución.

• 1. Delegar en dependencias y funcionarios subalternos el ejercicio de aquellas funciones que considere necesarias para la correcta prestación del servicio de la entidad.

• 1. Nombrar, remover y administrar el talento humano, adoptar el manual de funciones y competencias laborales y establecer los requisitos de los empleos de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

• 1. Fijar las directrices para la implementación, mantenimiento y perfeccionamiento del sistema de control interno de la institución.

• 1. Presentar al Consejo Directivo para aprobación las modificaciones a los estatutos y reformas administrativas de la Entidad.

• 1. Dirigir y controlar los procesos de contratación de la Entidad.

• 1. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la Entidad.

Artículo 4º. Oficina de Control Interno. Son funciones de la Oficina de Control Interno, las siguientes:

• 1. Proponer la política, planes y programas que apunten a una adecuada gerencia de lo público en la entidad.

• 1. Asesorar y acompañar a los servidores públicos de la entidad, en la implementación de la política institucional y prácticas gerenciales que garanticen el logro de los objetivos institucionales.

• 1. Asesorar y apoyar al Director General en la planeación, dirección, organización y evaluación del Sistema de Control Interno de la entidad.

• 1. Adelantar los programas de auditoría interna, así como los procedimientos y métodos para su aplicación.

• 1. Verificar el cumplimiento de la política, normas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la entidad, así como recomendar los ajustes pertinentes.

• 1. Fomentar en la entidad la cultura de gerencia pública, autogestión, autocontrol, autorregulación y administración del riesgo, de acuerdo con las políticas que apliquen sobre la materia.

• 1. Presentar los informes relacionados con la oficina en ejercicio de sus funciones al Director de la Entidad y al Comité de Coordinación de Control Interno.

• 1. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 5º. Oficina Asesora de Planeación. Son funciones de la Oficina Asesora de Planeación las siguientes:

• 1. Dirigir la gestión de planeamiento al interior de la entidad, en la adopción de herramientas e instrumentos que permitan el afianzamiento del pensamiento estratégico, la administración de recursos y la articulación del planeamiento operativo con el logístico.

• 1. Dirigir, coordinar y desarrollar el sistema integrado de planeamiento, y programación presupuestal de recursos para el funcionamiento y la inversión de la entidad, desde la óptica analítica de las necesidades y proyecciones de las instituciones que lo integran.

• 1. Coordinar la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la entidad, integrado por los recursos de funcionamiento y de inversión de sus diferentes secciones presupuestales en el marco de las estrategias sectoriales, así como las modificaciones presupuestales que se requieran, gestionando ante las instancias competentes su aprobación.

• 1. Dirigir y controlar la evaluación de la gestión y resultados de la entidad, mediante la utilización de herramientas metodológicas y formulación de indicadores de gestión que se consideren pertinentes.

• 1. Asesorar al Director General de la entidad para la estrategia y planeación, en la formulación de objetivos estratégicos y políticas que orienten los procesos de desarrollo en el mediano y largo plazo.

• 1. Dirigir el sistema de información estratégica para el desarrollo de los procesos de planeamiento y toma de decisión de la entidad.

• 1. Consolidar la información estadística que alimenta los procesos de planeamiento de la entidad.

• 1. Elaborar el manual de procesos y procedimientos de la entidad, con el fin de racionalizar la gestión y los recursos de la institución.

• 1. Formular y coordinar la elaboración de los proyectos de inversión de la entidad, evaluarlos a través de la metodología que corresponda, y adelantar la actuación administrativa para su inscripción en el banco de programas y proyectos de inversión nacional.

• 1. Elaborar en coordinación con los responsables de procesos, acorde con el plan nacional de desarrollo y las políticas sectoriales, los planes, programas y proyectos que se requieran para el cumplimiento de las funciones propias y de los objetivos de la entidad.

• 1. Asesorar en el diseño de los estudios de costo-beneficio, factibilidad, análisis de tendencias y los demás que sean necesarios para la elaboración de los planes y programas.

• 1. Presentar a los organismos competentes los planes, programas y proyectos de la entidad para su incorporación en los del sector.

• 1. Asesorar y coordinar con los diferentes responsables de los procesos de la entidad la elaboración de propuestas para reformas administrativas, análisis de cargas laborales, manuales de funciones y procedimientos.

• 1. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 6º. Oficina Asesora Jurídica. Son funciones de la Oficina Asesora Jurídica las siguientes:

• 1. Asesorar al Director General, a los Subdirectores y a los Jefes de Oficina en los Asuntos Jurídicos relacionados con las funciones a cargo de la entidad, incluidos los asuntos en materia contractual.

• 1. Asesorar al Director General, a los Subdirectores y a los Jefes de Oficina en la prevención del daño antijurídico y otorgar capacitación sobre el mismo tema.

• 1. Dirigir la atención de los procesos judiciales y administrativos y las conciliaciones en que el Fondo Rotatorio de la Policía sea parte y promover las acciones legales para proteger los intereses del mismo, previa delegación.

• 1. Dirigir la atención de los procesos civiles, laborales, policivos y penales mediante la constitución de parte civil en los delitos contra la administración pública.

• 1. Dirigir las respuestas a las acciones de tutela y en caso necesario presentar las impugnaciones de los fallos de las mismas.

• 1. Tramitar el llamamiento en garantía y las acciones de repetición a que haya lugar.

• 1. Coordinar la compilación y actualización de la jurisprudencia y de las normas legales y administrativas que regulen las funciones de las dependencias del Fondo Rotatorio de la Policía, y velar por su adecuada difusión y aplicación.

• 1. Preparar los proyectos de ley que sean solicitados por el Director General y los Subdirectores, que deban ser presentados al Congreso, así como las respectivas exposiciones de motivos.

• 1. Preparar y coordinar la elaboración de proyectos de acuerdo y resoluciones de la entidad, que solicite el Director General o los Subdirectores.

• 1. Conceptuar y revisar aquellos actos administrativos que sean sometidos a su consideración y deba suscribir el Director General.

• 1. Proyectar los fallos de segunda instancia en procesos disciplinarios y administrativos que se adelanten contra servidores públicos de la entidad, de acuerdo con las normas legales vigentes.

• 1. Coordinar y tramitar la oportuna respuesta a los derechos de petición sobre los temas de su competencia, especialmente los del despacho del Director General.

• 1. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 7º. Subdirección Administrativa y Financiera. Son funciones de la Subdirección Administrativa y Financiera las siguientes:

• 1. Asesorar al Director General de la entidad en formulación de la política y estrategias financieras, presupuestales, contables y de tesorería y velar por el cumplimiento de las mismas.

• 1. Revisar la consolidación de los estados financieros y cuentas fiscales que elaboran los grupos de trabajo a su cargo.

• 1. Asesorar a todos los grupos de trabajo de la entidad, en asuntos financieros, relacionados con la ejecución y contabilización del presupuesto.

• 1. Difundir las normas relacionadas en materia financiera, contable y fiscal, así como establecer procedimientos financieros para proteger los fondos y bienes de la entidad.

• 1. Asesorar al Director General en la elaboración del anteproyecto de presupuesto requerido para el desarrollo de la política y los programas que deban ser desarrollados por la entidad.

• 1. Consolidar en materia presupuestal el cierre de vigencia fiscal reportando a los entes externos pertinentes la ejecución acumulada y constitución del rezago presupuestal.

• 1. Coordinar y desarrollar el seguimiento, análisis y cierre de los estados contables de la entidad.

• 1. Coordinar, dirigir y controlar el proceso de sostenibilidad contable de la entidad.

• 1. Administrar el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC) de la entidad, teniendo en cuenta la normatividad legal vigente.

• 1. Ejercer la representación del órgano ejecutor ante la organización del Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF Nación.

• 1. Asesorar al Director General de la entidad en la formulación de políticas, normas y procedimientos para la administración del talento humano, los recursos físicos y financieros.

• 1. Dirigir, coordinar y controlar los procesos de la administración del talento humano, los recursos físicos y financieros, garantizando el apoyo necesario para el funcionamiento de la entidad.

• 1. Controlar el almacenamiento y custodia de los bienes y materiales de la Entidad y dirigir los planes de mantenimiento que se requieran.

• 1. Dirigir y controlar la prestación de los servicios generales requeridos para el funcionamiento de la entidad, incluido el archivo general.

• 1. Recomendar programas de distribución o redistribución de los cargos y de ubicación del personal, de acuerdo con las necesidades del servicio y cargas de trabajo.

• 1. Dirigir la actualización del manual de funciones y competencias laborales de los diferentes empleos de la entidad, de acuerdo con las políticas y las normas legales vigentes.

• 1. Elaborar y controlar, en coordinación con las diferentes dependencias, el plan anual de compras de la Entidad.

• 1. Coordinar la gestión de las tecnologías de información y comunicación, estableciendo mecanismos que faciliten la calidad, consistencia e intercambio de datos que se producen en la entidad.

• 1. Coordinar con el grupo de control disciplinario interno la formulación de la política, planes y programas de capacitación y divulgación sobre el régimen disciplinario.

• 1. Conocer y fallar en primera instancia los procesos disciplinarios y administrativos que se adelanten contra los funcionarios o ex funcionarios públicos que no gozan de fuero especial y que se encuentran al servicio de la entidad en forma permanente o transitoria de acuerdo con las normas legales vigentes.

• 1. Ejercer las funciones de secretaría técnica ante el Consejo Directivo, refrendar los actos de esta y comunicar las decisiones pertinentes a los responsables de los procesos.

• 1. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 8º. Subdirección Operativa. Son funciones de la Subdirección Operativa, las siguientes:

• 1. Dirigir los procesos de contratación para la adquisición de bienes y servicios tanto de la Entidad como de contratos interadministrativos.

• 1. Velar por el cumplimiento de las normas vigentes en materia de contratación estatal.

• 1. Controlar el programa de créditos y velar por la recuperación de cartera.

• 1. Verificar el cumplimiento del programa de confección de prendas de acuerdo a los requerimientos de la Policía Nacional de Colombia y otras entidades.

• 1. Elaborar y controlar, en coordinación con las diferentes dependencias, el plan anual de compras, referente a los contratos interadministrativos.

• 1. Vigilar que se adelante la coordinación necesaria para que se realicen las operaciones relacionadas con el trámite de importación de equipos, máquinas, vehículos y otros elementos que requiera la Entidad, la Policía Nacional de Colombia y demás entidades estatales.