por el cual se aprueba la modificación de la estructura del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y se determinan las funciones de sus dependencias

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, especialmente las que le confiere el numeral 16 del artículo 189 de la Constitución Política, y el artículo 54 de la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que dadas las nuevas competencias y atribuciones asignadas al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, en especial aquellas otorgadas en la Ley General de Archivos, la Ley de Víctimas y las estrategias del Gobierno Nacional que le implican expedir lineamientos y políticas referidas a la gestión documental tradicional y electrónica y la preservación del patrimonio documental, se determina la necesidad de modernizar la Entidad.

Que el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado en sesión del 19 de diciembre de 2011 según Acta número 09, decidió someter a la aprobación del Gobierno Nacional la modificación de su estructura;

DECRETA:

CAPÍTULO I

Estructura

Artículo 1°.Estructura. La estructura del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, será la siguiente:

• 1. Consejo Directivo

• 1. Dirección General

2.1 Oficina Asesora de Planeación

2.2 Oficina Asesora Jurídica

2.3 Oficina de Control Interno

• 1. Secretaría General

• 1. Subdirección del Sistema Nacional de Archivos

• 1. Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico

• 1. Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental

• 1. Subdirección de Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos

• 1. Órganos de Asesoría y Coordinación

8.1 Comité de Dirección

8.2 Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno

8.3 Comité Interno de Archivo

8.4 Comisión de Personal

CAPÍTULO II

Conformación del Consejo Directivo

Artículo 2°.Consejo Directivo. El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado estará conformado de la siguiente manera:

• El Ministro de Cultura o su delegado, quien lo presidirá.

• Un representante del Presidente de la República o su delegado.

• El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública o su delegado.

• El Director del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación - "Colciencias"- o su delegado.

• El Presidente de la Academia Colombiana de Historia o su delegado, quien deberá ser miembro de dicha Academia.

• Un representante de los Consejos Territoriales de Archivos o los Comités Técnicos del Sistema Nacional de Archivos, elegido por el Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

• Un representante del Colegio Colombiano de Archivistas, designado por su Junta Directiva.

Parágrafo 1°. El Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado participará en el Consejo Directivo, con derecho a voz pero sin voto.

Parágrafo 2°. El Secretario General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado ejercerá la Secretaría Técnica del Consejo Directivo.

Parágrafo 3°. Los representantes del Colegio Colombiano de Archivistas, de los Consejos Territoriales de Archivos o los Comités Técnicos Asesores del Sistema Nacional de Archivo y de la Academia Colombiana de Historia, serán designados para periodos de dos (2) años, cumplidos los cuales deberán designarse nuevos representantes.

CAPÍTULO III

De las funciones

Artículo 3°.Consejo Directivo. Son funciones del Consejo Directivo las siguientes:

• 1. Orientar el funcionamiento general del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y verificar el cumplimiento de los objetivos, planes y programas definidos y su conformidad con las políticas del Sector Cultura.

• 1. Aprobar, con base en la recomendación del Director del Archivo General de la Nación, la política general de la entidad, los planes programas y proyectos estratégicos, para su incorporación a los planes sectoriales y a través de estos, al Plan Nacional de Desarrollo.

• 1. Verificar la ejecución de la política archivística, en el marco de la Ley General de Archivos, los principios del Sistema Nacional de Archivos y las demás políticas pertinentes.

• 1. Formular, a propuesta del representante legal, la política de mejoramiento continuo de la entidad, así como los programas orientados a garantizar el desarrollo administrativo.

• 1. Conocer de las evaluaciones del resultado de la gestión institucional presentadas por la Administración de la entidad.

• 1. Proponer al Gobierno Nacional las modificaciones de la estructura orgánica que consideren pertinentes y adoptar los estatutos internos de la entidad y cualquier reforma que a ellos se introduzca de conformidad con lo dispuesto en sus actos de creación o reestructuración.

• 1. Aprobar el anteproyecto de presupuesto anual del respectivo organismo.

• 1. Autorizar la aceptación y concesión de donaciones y legados.

• 1. Expedir las normas y reglamentos generales sobre el desarrollo de la función archivística del Estado, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional y territorial.

• 1. Expedir su propio reglamento.

• 1. Las demás que les señalen la ley, el acto de creación y los estatutos internos.

Artículo 4°.Dirección General. Son funciones de la Dirección General, las siguientes:

• 1. Dirigir el diseño de la Política Nacional de Gestión Documental y Archivos, para facilitar la gestión administrativa del Estado y la conservación del patrimonio documental.

• 1. Dirigir procesos de investigación a partir de la información contenida en los distintos archivos de la Nación, sus fuentes primarias y el uso y consulta de los archivos con fines culturales, científicos, históricos o técnicos.

• 1. Dirigir, coordinar y controlar la gestión de los archivos públicos, promoviendo el desarrollo y aplicación de nuevas tecnologías para su adecuado funcionamiento.

• 1. Dirigir y orientar las políticas de fortalecimiento de la cultura archivística y promover y definir los espacios de desarrollo en esta materia.

• 1. Dirigir, orientar y coordinar las acciones referentes a la imposición de multas y sanciones a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas por incumplimiento de la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias vigentes.

• 1. Aprobar la publicación de obras de interés archivístico, impresas y digitales que contribuyan a difundir los avances de la archivística, las actividades de la Entidad y su patrimonio documental o de otros archivos de interés cultural.

• 1. Establecer las tarifas a cobrar por concepto de venta de bienes y servicios prestados por la Entidad.

• 1. Cumplir las normas legales y reglamentarias vigentes y ejecutar las disposiciones del Consejo Directivo.

• 1. Ejercer la representación legal de la Entidad.

• 1. Someter a consideración del Consejo Directivo los asuntos de su competencia.

• 1. Dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecución de las funciones o programas del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y de su personal.

• 1. Expedir los actos administrativos y celebrar los contratos necesarios para la gestión administrativa, los convenios de cooperación financiera o técnica nacional e internacional, estableciendo relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros.

• 1. Promover y gestionar las relaciones y convenios interinstitucionales, las alianzas estratégicas para el fortalecimiento de las funciones archivísticas en general y de cooperación nacional o internacional, en materias técnicas o financieras.

• 1. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros.

• 1. Presentar un informe anual de resultados de la gestión institucional al Presidente de la República, por intermedio del Ministerio de Cultura. Así mismo, presentar informes semestrales de los resultados de la gestión institucional al Consejo Directivo.

• 1. Ejercer la función de control disciplinario en segunda instancia, en los términos de la Ley 734 de 2002 o de las normas que la modifiquen.

• 1. Crear, conformar, asignar funciones a los órganos de asesoría y coordinación, así como los grupos internos de trabajo necesarios para el cumplimiento de los objetivos y funciones del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, mediante acto administrativo, dentro del marco de su competencia.

• 1. Garantizar en la entidad la aplicación de la Ley 87 de 1993 y del Sistema Integrado de Gestión, sus normas reglamentarias y demás disposiciones que las modifiquen y adicionen.

• 1. Establecer los parámetros y orientaciones a las dependencias de la entidad, en la formulación, diseño y determinación de las políticas, orientaciones estratégicas, planes, programas y proyectos, promoviendo y apoyando la implementación de una cultura de la gestión orientada por resultados.

• 1. Formular el anteproyecto de presupuesto de la entidad para cada vigencia y los proyectos de modificación presupuestal, para presentarlos a consideración del Consejo Directivo y tramitarlos ante las autoridades competentes.

• 1. Dirigir, coordinar y controlar la recuperación, preservación y custodia del acervo documental propio y el de la Nación.

• 1. Dirigir el Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos.

• 1. Las demás que le señalen la Ley, los estatutos internos y las demás normas legales vigentes.

Artículo 5°.Oficina Asesora de Planeación. Son funciones de la Oficina Asesora de Planeación, las siguientes:

• 1. Diseñar y coordinar el proceso de planeación del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado en los aspectos técnicos, económicos y administrativos.

• 1. Asesorar al Director General en la formulación, orientación, coordinación, control y evaluación de planes, programas y proyectos, acorde con el plan nacional de desarrollo y los aspectos sociales, económicos, culturales, científicos y tecnológicos de la actividad archivística del país.

• 1. Asesorar al Director General, coordinar y asistir a las demás dependencias, en el diseño, formulación y ejecución de los planes, programas y proyectos para el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

• 1. Realizar seguimiento a la gestión y resultados de la entidad y llevar las estadísticas e indicadores, reportando periódicamente dicha información a la Dirección General y a otras entidades de la Administración Pública.

• 1. Orientar la preparación, formulación, ejecución y seguimiento del plan estratégico de la Entidad y proponer la implementación de herramientas de gestión y mejoramiento continuo.

• 1. Estructurar, definir, priorizar y administrar el banco de planes, programas y proyectos de la entidad, tramitando el registro y viabilidad de los proyectos por vigencias.

• 1. Brindar apoyo a la Dirección General y a las demás dependencias de la entidad en la formulación de los proyectos de inversión y realizar el seguimiento y evaluación a su ejecución.

• 1. Preparar los planes y programas de la entidad y elaborar el anteproyecto de presupuesto en cada vigencia fiscal que se requiera para su ejecución, atendiendo para tal efecto las directrices del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y del Departamento Nacional de Planeación.

• 1. Programar las modificaciones al presupuesto de inversión y darle el trámite correspondiente.

• 1. Asesorar, orientar y asistir la formulación de los objetivos, los procesos y el plan de acción, necesarios para el diseño del Sistema Integrado de Gestión, coordinando su desarrollo y actualizando permanentemente los procesos y procedimientos de la entidad con las demás dependencias.

• 1. Fomentar la elaboración de estudios e investigaciones que permitan mejorar la formulación y orientación de los programas institucionales.

• 1. Preparar los informes de gestión y de rendición de cuentas de la entidad y coordinar las audiencias públicas, así como asistir y supervisar la elaboración de los informes de gestión de las demás dependencias que se deben presentar al Director General y a los organismos competentes.

• 1. Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 6°.Oficina Asesora Jurídica. Son funciones de la Oficina Asesora Jurídica, las siguientes:

• 1. Asesorar a la Dirección General y a las diferentes dependencias y grupos internos de trabajo de la entidad en los asuntos jurídicos relacionados con las competencias asignadas a cada una de ellas.

• 1. Asesorar a la Dirección General y coordinar con las demás dependencias de la Entidad el trámite y solución de los asuntos de carácter jurídico, así como conceptuar sobre la interpretación de normas legales inherentes a las funciones de la entidad y mantener la unidad doctrinaria en los actos y decisiones de la administración.

• 1. Dirigir y coordinar los procesos contractuales que adelante la Entidad y apoyar a las dependencias en el desarrollo de los mismos.

• 1. Evaluar y dar concepto sobre los contratos y los convenios que deba suscribir el Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, teniendo en cuenta su pertinencia, la normatividad vigente y los procedimientos internos.

• 1. Elaborar los contratos y los convenios que deba suscribir el Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

• 1. Revisar los proyectos de normas internas, los convenios nacionales e internacionales, los contratos y demás actos administrativos que deba suscribir el Director General.

• 1. Coordinar y tramitar los actos administrativos que deban ser sometidos para aprobación de la Dirección General de la Entidad.

• 1. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de competencia del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

• 1. Elaborar los conceptos técnicos que soliciten los particulares y las entidades públicas y privadas, relacionados con la normatividad colombiana en materia de archivos y gestión documental, así como sobre su interpretación y aplicación.

• 1. Asesorar a la Dirección General en la formulación de normas que deba expedir el Consejo Directivo o el Director General.

• 1. Dirigir la recopilación y actualización de las disposiciones legales y jurisprudenciales relativas a las actividades y funciones administrativas, facilitar su consulta y divulgación.

• 1. Coordinar y apoyar la respuesta y trámite de los recursos que se interpongan a los actos administrativos que expida la entidad y realizar su seguimiento.

• 1. Representar legal, judicial y extrajudicialmente al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, en los procesos y actuaciones que se instauren en su contra o que este deba promover, mediante poder otorgado por el Director General y supervisar el trámite de los mismos.

• 1. Analizar y proyectar para la firma del Director General, los actos administrativos que deba suscribir conforme a la Constitución Política y la ley.

• 1. Asistir a la Dirección General en la sustanciación y proyección de los fallos de segunda instancia en los procesos disciplinarios que se adelanten en la Entidad.

• 1. Velar por el cumplimiento de todos los Sistemas de Información que establezca el Estado para la vigilancia de la contratación estatal.

• 1. Tramitar con la debida oportunidad las solicitudes que formulen las autoridades jurisdiccionales, de Policía, del Ministerio Público, al igual que las presentadas por particulares u otras entidades, cuando traten sobre asuntos que competen a la Oficina.

• 1. Dirigir y coordinar las actividades relacionadas con el proceso de jurisdicción coactiva y efectuar el cobro de las multas impuestas a favor del Tesoro Nacional o del Archivo General de la Nación por parte de las autoridades competentes.

• 1. Coordinar y tramitar los recursos, revocatorias directas y en general las actuaciones jurídicas relacionadas con las funciones del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, que no correspondan a otras dependencias de la entidad.

• 1. Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 7°.Oficina de Control Interno. Son funciones de la Oficina de Control Interno, las siguientes:

• 1. Asesorar y apoyar al Director General en el diseño, implementación y evaluación del Sistema de Control Interno de la Entidad, así como verificar su operatividad.

• 1. Desarrollar instrumentos y adelantar estrategias orientadas a fomentar una cultura de autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo en la prestación de los servicios de competencia del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.