por el cual se aprueba la estructura orgánica de la Zona Franca Industrial y Comercial de Cartagena y se determinan las funciones de sus dependencias

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales,

DECRETA:

ARTICULO 1ºApruébase la siguiente estructura orgánica de la Zona Franca Industrial y Comercial de Cartagena, establecida mediante Acuerdo número 013 - 86 (marzo 13 de 1986).

ACUERDO NUMERO 013 DE 1986

(marzo 13)

por el cual se fija la estructura orgánica de la Zona Franca Industrial y Comercial de Cartagena y se determinan las funciones de sus dependencias.

La Junta Directiva de la Zona Franca Industrial y Comercial de Cartagena, en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias y oído el concepto de la Secretaría de Administración pública de la Presidencia de la República,

ACUERDA:

CAPITULO I

DE LA ESTRUCTURA ORGANICA.

Artículo 1° Para cumplir los objetivos y las funciones asignadas en la ley y los estatutos, la Zona Franca Industrial y Comercial de Cartagena tendrá la siguiente estructura interna:

• 1. Junta Directiva.

• 1. Gerencia.

• 2.1. Oficina de Desarrollo Social.

2.1.1. Sección de Entrenamiento Técnico.

2.2 Oficina Jurídica.

2.3 Oficina de Auditoría Interna.

• 2.4. Oficina de Planeación.

2.4.1. División de Organización y Sistemas.

• 2.5. Subgerencia Financiera.

2.5.1. División de Contabilidad y Presupuesto.

2.5.2. División de Tesorería y Cartera.

• 2.6. Subgerencia Industrial.

2.6.1. División de Promoción Industrial.

2.6.2. División de Operaciones Industriales.

• 2.7. Subgerencia Comercial.

2.7.1. División de Fomento Comercial.

2.7.2. División de Operaciones Comerciales.

• 2.8. Subgerencia Administrativa.

2.8.1. División de Administración de Personal.

2.8.1.1. Sección de Nóminas, Registro y Control de Personal

2.8.1.2. Sección de Capacitación y Bienestar Social.

2.8.2. División de Servicios Administrativos.

2.8.2.1. Sección de Compras y Almacén.

2.8.2.2. Sección de Servicios Generales.

2.8.3. División de Operación, Mantenimiento y

Seguridad Industrial.

UNIDADES DE COORDINACION:

• 2.9. Comité de Dirección.

• 2.10. Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

• 2.11. Comisión de Personal.

CAPITULO II

DE LAS FUNCIONES.

Artículo 2° JUNTA DIRECTIVA Y GERENCIA. La Junta Directiva y el Gerente cumplirán las funciones a ellos asignadas en la Ley 109 de 1985, en los Estatutos de la entidad y en las demás disposiciones legales que los adicionen, modifiquen o sustituyan.

Artículo 3° DE LA OFICINA DE DESARROLLO SOCIAL. Son funciones de la Oficina de Desarrollo Social las siguientes:

• a) Elaborar los estudios para determinar el área de influencia de la Zona y estructurar programas encaminados a generar y mantener las condiciones de naturaleza socio-cultural que le permitan su adecuado desarrollo.

• b) Realizar estudios sobre los perfiles ocupacionales y posibilidades de desarrollo agropecuario, artesanal, pesquero y otros relacionados con las necesidades de mano de obra e insumos de las industrias instaladas en la Zona.

• c) Dirigir, coordinar y supervisar las actividades de la Sección de Entrenamiento Vocacional.

• d) Dirigir la ejecución de programas de capacitación y entrenamiento a fin de preparar el recurso humano en las actividades propias de las industrias a instalar e instaladas.

• e) Promover programas de desarrollo social, identificados con el personal que labora en actividades industriales y comerciales en la Zona y su área de influencia según los estudios realizados y coordinar su ejecución con los organismos competentes.

• f) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 4º DE LA SECCION DE ENTRENAMIENTO TECNICO. La Sección de Entrenamiento Técnico desarrollará las siguientes funciones:

• a) Organizar y mantener actualizado el registro de generación de empleo en la Zona y su área de influencia así como el registro de aspirantes según perfiles ocupacionales.

• b) Estructurar planes de capacitación vocacional de acuerdo con la información suministrada por las Subgerencias Industrial y Comercial de la Zona.

• c) Coordinar con las entidades especializadas en capacitación, la ejecución de los programas.

• d) Elaborar, mantener actualizados y difundir las estadísticas sobre el desarrollo de los programas adelantados.

• e) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 5º OFICINA JURIDICA. A la Oficina Jurídica le corresponde desarrollar las siguientes funciones:

• a) Asistir y asesorar a la Junta Directiva, la Gerencia y demás dependencias de la Zona, en el trámite y solución de todos los asuntos de orden Jurídico.

• b) Emitir conceptos sobre asuntos de carácter Jurídico que la Zona y los usuarios de la misma sometan a su consideración.

• c) Asesorar a los inversionistas nacionales y extranjeros de la Zona Franca sobre el régimen de la entidad.

• d) Estudiar, preparar o revisar los proyectos de Acuerdo, Resolución y demás actos administrativos que deban ser sometidos a consideración de la Junta Directiva y la Gerencia respectivamente.

• e) Asesorar a la Gerencia y Subgerencias sobre aspectos relacionados con comercio exterior, sociedades y régimen de capitales y cambio.

• f) Revisar los pliegos de condiciones de los contratos y emitir los conceptos para la aprobación de la Gerencia.

• g) Estudiar y conceptuar sobre los aspectos legales de los contratos o convenios que debe celebrar la Zona Franca y preparar las minutas correspondientes.

• h) Responder por el cumplimiento oportuno de los trámites y procedimientos de naturaleza jurídica de los contratos o convenios que realice la Zona Franca.

• i) Codificar y mantener actualizadas las normas legales y reglamentarias relacionadas con la entidad y velar por su difusión.

• j) Representar jurídicamente a la entidad, en los juicios en que sea parte, cuando así lo disponga la Gerencia e informarle sobre el desarrollo de los mismos.

• k) Aprobar, por delegación de la Gerencia, las pólizas requeridas para el perfeccionamiento de los contratos.

• l) Suministrar a los apoderados especiales las informaciones y datos necesarios para la defensa de los intereses de la Zona.

• m) Mantener bajo su custodia los contratos, títulos y pagarés de la entidad..

• n) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 6° DE LA OFICINA DE AUDITORIA INTERNA. Son funciones de la Oficina de Auditoría Interna las siguientes:

• a) Ejercer sobre todas las áreas de trabajo la debida inspección y vigilancia a fin de mantener un permanente y adecuado control de gestión.

• b) Controlar que la ejecución de los planes de trabajo se ajusten a las políticas generales de la entidad y que estén enmarcadas dentro del plan de desarrollo y del respectivo plan operativo.

• c) Evaluar la eficiencia, eficacia y economía con que las diferentes unidades de la Zona Franca cumplan con sus funciones y objetivos.

• d) Controlar el efectivo cumplimiento de los sistemas y procedimientos técnicos, administrativos y financieros que deben aplicarse en la ejecución de cada una de las actividades desarrolladas por la entidad.

• e) Presentar informes periódicos a la Gerencia sobre los resultados de los análisis e investigaciones adelantados.

• f) Efectuar labores de auditoría operativa especializada en las dependencias y áreas de trabajo según determinación de la Gerencia.

• g) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 7º DE LA OFICINA DE PLANEACION. A la Oficina de Planeación le corresponde desarrollar las siguientes funciones:

• a) Asesorar a la Gerencia de la Zona en la formulación y orientación de las políticas, planes, programas y proyectas de la entidad.

• b) Elaborar en coordinación con las demás dependencias los programas y proyectos que deben ser desarrollados por la Zona y someterlos a consideración de la Gerencia.

• c) Elaborar en coordinación con las demás dependencias el plan de desarrollo de la Zona con los correspondientes planes operativos anuales, coordinar y supervisar su correcta ejecución conforme a las instrucciones de la Gerencia.

• d) Coordinar con las demás unidades administrativas la generación de reportes e información para ejecutar las investigaciones.

• e) Elaborar y mantener actualizados indicadores económicos, nacionales y extranjeros de interés para las empresas y usuarios de la Zona Franca.

• f) Efectuar los estudios relacionados con la aprobación de planos, cálculos, diseños, especificaciones y demás aspectos de Ingeniería y Arquitectura, correspondiente a cada proyecto.

• g) Estudiar y evaluar los proyectos de construcción de las instalaciones de la Zona y recomendar los ajustes de los mismos.

• h) Coordinar y controlar el desarrollo de los contratos de Interventoría de obras que adelante la Zona y ejecutarlos directamente cuando fuere del caso.

• i) Coordinar con la Subgerencia Financiera la elaboración del proyecto de Presupuesto anual de la entidad, de acuerdo con los planes de cada unidad administrativa.

• j) Proponer los sistemas y procedimientos que deben aplicarse en el cumplimiento de las funciones propias de cada área administrativa y velar por su correcta aplicación.

• k) Dirigir el diseño y desarrollo de los sistemas de información de la Zona Franca y coordinar con la División de Organización y Sistemas su ejecución automatizada.

• l) Organizar el sistema de estadísticas internas y determinar los mecanismos para recolectar la información, consolidarla y producir con el apoyo de la División de Organización y Sistemas, informes de análisis básicos.

• m) Elaborar el Anuario Estadístico de la Zona Franca.

• n) Coordinar la elaboración de los estudios para determinar requerimientos de carácter financiero e identificar fuentes de financiamiento y alternativas de generación de ingresos.

• o) Prestar asesoría a las unidades administrativas que lo soliciten, o que ordene la Gerencia.

• p) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 8° DE LA DIVISION DE ORGANIZACION Y SISTEMAS. Corresponde a la División de Organización y Sistemas, desarrollar las siguientes funciones:

• a) Preparar y ejecutar los estudios de estructura, análisis y desarrollo administrativo, simplificación de trámites, elaboración de manuales y normas de carácter administrativo en general.

• b) Revisar y actualizar los sistemas y normas administrativas, programas y procedimientos establecidos para la Zona Franca a fin de garantizar su estricto cumplimiento.

• c) Diseñar los programas y aplicaciones requeridos para la sistematización de la información operativa de la Zona.

• d) Establecer las normas técnicas sobre recolección, procesamiento y emisión de la información administrativa, técnica, financiera y estadística.

• e) Procesar la información de acuerdo con los programas y procedimientos previamente establecidos.

• f) Establecer y llevar a cabo los sistemas de control para las entradas y salidas de información, protección de registro y archivos.

• g) Velar por el buen estado, mantenimiento y conservación de los equipos para el procesamiento automático de datos.

• h) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 9° DE LA SUBGERENCIA FINANCIERA. Corresponde a la Subgerencia Financiera las siguientes funciones:

• a) Asesorar a la Gerencia en la formulación de políticas y metas relacionadas con los asuntos financieros de la Zona.

• b) Asistir a la Gerencia en las gestiones relacionadas con la consecución y manejo de créditos y ayudas internacionales.

• c) Dirigir y coordinar el desarrollo del sistema contable en las áreas industrial y comercial.

• d) Dirigir y coordinar las operaciones financieras, presupuestales y patrimoniales de la Zona y rendir los informes que le soliciten.

• e) Someter a la consideración de la Gerencia los proyectos de créditos, traslados presupuestales, acuerdos de gastos y relación de reservas.

• f) Coordinar con la Oficina de Planeación el procesamiento de la información requerida por la dependencia para su normal funcionamiento.

• g) Dirigir en coordinación con la Oficina de Planeación la elaboración del proyecto anual de Presupuesto de la Zona y someterlo a consideración de la Gerencia.

• h) Rendir informes a la Gerencia sobre las actividades de la dependencia.

Artículo 10. DE LA DIVISION DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO. Corresponde a la División de Contabilidad y Presupuesto desarrollar las siguientes funciones:

• a) Cumplir y hacer cumplir las normas, los procedimientos y términos para la aprobación y ejecución del Presupuesto de la Zona.

• b) Elaborar conjuntamente con la Oficina de Planeación el proyecto anual de Presupuesto de la entidad.

• c) Preparar los proyectos de acuerdo mensual de ordenación del gasto, de obligaciones, traslados y modificaciones al Presupuesto.

• d) Vigilar y controlar la ejecución financiera del Presupuesto.

• e) Llevar la contabilidad financiera, presupuestal y patrimonial de la Zona, de acuerdo con lo dispuesto en las normas legales y reglamentarias vigentes y los respectivos planes de cuentas.

• f) Elaborar los balances consolidados y los estados financieros de la Zona y efectuar análisis interpretativos de los mismos.

• g) Elaborar los proyectos de normas y procedimientos internos referentes al sistema de contabilidad de la Zona y presentarlos a la Subgerencia Financiera para la posterior aprobación de la Contraloría General de la República.

• h) Efectuar el control contable sobre los inventarios y activos fijos en la entidad.

• i) Preparar los estudios e informes necesarios para la consecución y manejo de los créditos y ayudas nacionales e internacionales.

• j) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 11. DE LA DIVISION DE TESORERIA Y CARTERA. Corresponde a la División de Tesorería y Cartera desarrollar las siguientes funciones:

• a) Recaudar y custodiar los fondos, valores y títulos que corresponden a la Zona Franca.

• b) Elaborar y mantener actualizado los registros de ingreso y egreso de los Fondos de la Zona, los registros de Pólizas de Seguros, Garantías Bancarias, Cartas de Crédito y tramitar su renovación en forma oportuna.

• c) Elaborar y rendir las cuentas mensuales de gastos a la Contraloría General de la República.

• d) Realizar los giros bancarios, traslados de fondos, avances y pagos, de acuerdo con los procedimientos y disposiciones sobre el particular.

• e) Llevar y mantener actualizados los libros de caja y bancos y demás registros establecidos para el control permanente de las operaciones de la dependencia.

• f) Efectuar los pagos que por diferentes conceptos deba hacer la entidad.

• g) Preparar el flujo mensual de caja de la entidad.

• h) Llevar el control de la cartera de la Zona Franca y elaborar e implantar los sistemas y procedimientos que se estimen conveniente a fin de agilizar el cobro a terceros.

• i) Cumplir las normas y procedimientos sobre la recaudación de ingresos

• j) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 12. DE LA SUBGERENCIA INDUSTRIAL. Corresponde a la Subgerencia Industrial desarrollar las siguientes funciones:

• a) Asesorar a la Gerencia de la Zona Franca en la formulación de planes, programas y proyectos en materia industrial.

• b) Estructurar el plan de promoción industrial de la Zona Franca y dirigir su ejecución.

• c) En coordinación con la Oficina de Planeación, orientar el programa de investigaciones y la producción de reportes para fortalecer la actividad de promoción y asesoría.

• d) Establecer el sistema de información por sectores industriales sobre mercado, legislación, incentivos, características de producción y otros.

• e) Orientar a los usuarios de la Zona en la utilización de las ventajas económicas e incentivos aduaneros y de comercio exterior acorde con el régimen establecido para la Zona Franca.

• f) Adelantar los programas de investigación para el desarrollo industrial y velar por su ejecución.

• g) Realizar o promover estudios de prefactibilidad de proyectos susceptibles de ser desarrollados en las Zonas Francas.

• h) Evaluar las solicitudes y propuestas presentadas por los interesados en vincularse a la Zona y conceptuar a la Gerencia sobre su constitución o vinculación a la Zona Franca.

• i) Dirigir el proceso de aprobación de las solicitudes de inscripción de industrias en la Zona Franca, conforme a la reglamentación establecida sobre el particular.

• j) Determinar los requisitos específicos de operación para las empresas que se instalen en la Zona Franca y en coordinación con las demás dependencias, velar por su cumplimiento.

• k) Dirigir los estudios relacionados con la información acerca de las condiciones de otras Zonas Francas para promover estrategias que atraigan al inversionista a la Zona Franca de Cartagena.

• l) Proponer a la Gerencia la adopción de normas sobre almacenamiento, distribución y mantenimiento de materias primas, productos semi-elaborados y terminados, y equipos que se encuentran dentro de los patios y bodegas del parque industrial, así como el trámite de personas dentro del área de la Zona. Una vez aprobadas, coordinar con la Subgerencia Administrativa, su efectivo cumplimiento.

• m) Determinar los términos y condiciones para el tránsito de personas, equipos y materiales dentro de la Zona Industrial y para el control de entrada y salida de bienes y, coordinar con la Subgerencia Administrativa, el efectivo cumplimiento de estas normas por parte del personal de vigilancia.