Por el cual se reglamentan los Decretos-leyes 0960 y 2163 de 1970 y la Ley 29 de 1973

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus facultades constitucionales,

DECRETA:

TITULO I

De la función notarial.

CAPITULO UNICO

Normas generales.

Artículo 1º El notariado es un servicio público e implica el ejercicio de la fe notarial.

La fe pública o notarial otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y a lo expresado por éste respecto de los hecho percibidos en el ejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitos que la ley establece.

Artículo 2º El notario ejercerá sus funciones a solicitud de los interesados, quienes tienen el derecho de elegirlo libremente, salvo lo estipulado para el reparto.

Artículo 3º El notario no autorizará el instrumento cuando llegue a la conclusión de que el acto que contiene sería nulo por incapacidad absoluta de alguno de los otorgantes o por estar clara y expresamente prohibido en la ley.

De los demás vicios que afecten el acto objeto del contrate advertirá a los comparecientes y si éstos insistieren lo autorizará, dejando constancia de ello en el instrumento.

Artículo 4º Entiéndese por gestión de negocios ajenos todo acto de representación, disposición o administración que ejecute un notario en nombre de otra persona, salvo los atinentes al ejercicio de la patria potestad.

Artículo 5º Con las limitaciones establecidas en la ley, el notario podrá ser miembro de juntas o consejos directivos de entidades oficiales siempre y cuando no interfiera el ejercicio de su función.

Artículo 6º El notario podrá ejercer cargos docentes, académicos o de beneficencia en establecimientos públicos o privados, hasta un límite de ocho horas semanales.

Artículo 7º Las diversas dependencias de la notaría funcionarán conservando su unidad locativa salvo lo previsto en el artículo 3º del Decreto 1873 de 1971 y tendrán las mejores condiciones posibles de presentación y comodidad. La vigilancia notarial velará por el estricto cumplimiento de esta disposición.

TITULO II

Del ejercicio de las funciones del notario.

CAPITULO I

De las escrituras públicas.

Artículo 8º Cuando por disposición legal o por voluntad de las partes deba elevarse a escritura pública un documento, el texto de éste se transcribirá en la escritura copiándolo íntegramente.

Artículo 9º La escritura será firmada, numerada y fechada en un mismo acto.

Sin perjuicio de las normas especiales previstas en la ley para los testamentos, excepcionalmente y por causa debidamente justificada, el notario podrá aceptar su otorgamiento en diferentes momentos sin que por esto se afecte su unidad formal. Procederá entonces a numerarla y fecharla con la firma del primer otorgante y una vez suscrita por los demás comparecientes, la autorizará. En este caso sus efectos se retrotraen al momento de la primera firma.

Artículo 10. Cuando transcurridos dos meses desde la fecha de la firma del primer otorgante no se hayan presentado alguno o algunos de los demás declarantes, el notario anotará en el instrumento lo acaecido, dejará constancia de que por ese motivo no lo autoriza y lo incorporará al protocolo.

Comparecencia.

Artículo 11. En caso de urgencia, calificada por el notario, el compareciente que carezca de documento de identificación legal pertinente, podrá identificarse con otros documentos auténticos o mediante la fe de conocimiento personal del notario.

Artículo 12. Los representante legales de las entidades oficiales y particulares que tengan registrada su firma en la notaría, podrán ser autorizados por el notario para suscribir los instrumentos fuera del despacho.

Artículo 13. El ejercicio del cargo de funcionario público se acreditará con la correspondiente constancia o certificación.

Artículo 14. El poder otorgado por documento privado deberá ser presentado personalmente o reconocido ante juez o notario, con las formalidades de ley.

Artículo 15. Quien otorgue poder especial para enajenar, gravar o limitar un inmueble, lo identificará plenamente en el respectivo escrito.

Artículo 16. El poder o la sustitución del mismo, conferido en el exterior para realizar actos notariales en Colombia, deberá ser autenticado en la forma indicada en los artículos 65 y 259 del Código de Procedimiento Civil.

De las estipulaciones.

Artículo 17 . El notario al revisar las declaraciones de los otorgantes velará porque no sean contradictorias y se ajusten a la ley.

Artículo 18. Cuando en una escritura se segreguen una o más porciones de un inmueble, se identificarán y alinderarán el predio de mayor extensión, los predios segregados y el predio restante. Si se expresa la cabida se indicará la de cada unidad por el sistema métrico decimal.

Artículo 19. Cuando en una escritura se engloben dos o más predios, se individualizarán y alinderarán claramente cada uno de ellos, se citarán los títulos de adquisición con los datos de registro y las cédulas catastrales y se individualizará y alinderará el terreno así formado.

De los comprobantes fiscales.

Artículo 20. El notario deberá examinar los comprobantes fiscales que se le presenten. Cuando un certificado de paz y salvo aparezca con enmendaduras, tachaduras o adulteraciones, debe retenerlo y enviarlo al Administrador de Impuestos respectivo, sin autorizar la escritura.

Artículo 21. De conformidad con la Ley 1 a de 1981, en los casos de partición material de un inmueble no se exigirá la presentación de comprobantes fiscales a menos que en la misma escritura se enajene o grave alguna de las porciones. Tampoco serán necesarios en la ampliación y cancelación de gravámenes.

Del otorgamiento y de la autorización.

Artículo 22. Extendida la escritura será leída en su totalidad por el notario o por los otorgantes o por la persona designada por éstos. Si se tratare de personas sordas, la lectura será hecha por ellas mismas, y si de ciegas o mudas que no puedan darse a entender por escrito únicamente por el notario, quien debe establecer de manera inequívoca el asentimiento del otorgante. Si el sordo no supiere leer, el contenido de la escritura le será dado a conocer por medio de un intérprete designado por él. En todos los casas el notario dejará constancia de lo ocurrido.

Artículo 23. Cuando los otorgantes no conozcan suficientemente el idioma español serán asesorados por un intérprete, quien también firmará y de cuya intervención e identidad dejará constancia el notario.

El intérprete será designado por el otorgante que no entienda el idioma o en su defecto por el notario.

Artículo 24. Se entiende cumplido el requisito de indicar la edad del testigo que firma a ruego con la afirmación que se haga de ser mayor de edad, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 26 del Decreto-ley 0960 de 1970.

Artículo 25. El notario no permitirá el otorgamiento del instrumento cuando no se le compruebe la definición de la situación militar por los comparecientes que de acuerdo con normas legales deban cumplir este requisito, salvo en lo relacionado exclusivamente con el estado civil. Cuando se actúe por poder, tal circunstancia debe constar en él certificada por quien lo autentique, a menos que se acredite en el momento de suscribir la escritura.

Artículo 26, Todo otorgante debe presentar al notario los comprobantes fiscales. El notario no permitirá la firma por ninguno de los comparecientes mientras el instrumento no esté completo, anexos la totalidad de los certificados y documentos requeridos.

CAPITULO II. De las cancelaciones.

Artículo 27. El causahabiente del crédito o el representante del acreedor deberá protocolizar con la escritura de cancelación de la hipoteca, copia de los documentos pertinentes con los cuales compruebe su calidad.

Artículo 28. El notario ante quien se extienda una escritura que cancele otra que no reposa en su protocolo, advertirá claramente en el mismo instrumento al interesado que ésta implica el otorgamiento de una nueva que es la de protocolización del certificado, para que con base en ella se produzca la nota de cancelación.

CAPITULO III. De la guarda, apertura y publicación del testamento cerrado,

Artículo 29. En la apertura y publicación del testamento cerrado, el notario que lo autorice advertirá de la formalidad del registro, tal como se procede para el testamento abierto.

Artículo 30. La escritura que contenga la simple declaración del otorgante de revocar su testamento, deberá llenar las mismas formalidades del testamento.

Artículo 31. El testamento será guardado por el notario en la cajilla de un banco, en una caja fuerte o en un lugar que ofrezca seguridad.

El notario llevará una relación de testamentos cerrados en la cual anotará el nombre del testador y el lugar donde están guardados aquéllos.

Artículo 32. El notario a quien se pidiere la apertura y publicación de un testamento cerrado, dispondrá que se cite a los testigos, señalando el día y hora en que deban comparecer ante él.

Artículo 33. Toda actuación notarial referente a la apertura y publicación del testamento cerrado se hará constar en acta que será suscrita por quienes intervengan en la diligencia.

CAPITULO IV. Del reconocimiento de documentos privados.

Artículo 34. En la diligencia de reconocimiento de un documento privado el notario dejará constancia de la manifestación del interesado, suscrita por éste, de que el contenido de aquél es cierto. Para tal efecto podrá utilizar un sello en donde se exprese de manera inequívoca esta declaración. Si el documento contiene varias hojas, sellará y rubricará cada una de ellas. Esta diligencia será firmada por el notario en último lugar. En igual forma se procederá para el reconocimiento de la firma.

CAPITULO V. De las autenticaciones.

Artículo 35. El notario extenderá la diligencia de autenticación de copias directamente o utilizando un sello. En ambos casos se precisará que el contenido del documento corresponde exactamente al que tuvo a la vista.

Para la autenticación de firmas podrá también utilizar un sello que se ajustará a lo dispuesto en el artículo 73 del Decreto-ley 0960, de 1970.

Las diligencias de autenticación serán suscritas por el notario con firma autógrafa en último lugar.

Artículo 36. La copia mecánica o literal de un documento tomada de una copia, podrá ser autenticada por el notario y en la respectiva diligencia se indicará que es copia de copia. Y si fuere de copia autenticada así lo expresará.

CAPITULO VI. De la fe de vida.

Artículo 37. En el testimonio escrito de la supervivencia de una persona el notario anotará el documento con que la hubiere identificado, los nombres y apellidos completos y el día y hora de la diligencia, y hará estampar la huella dactilar del compareciente.

CAPITULO VII. De las copias.

Artículo 38. Si en una misma escritura constaren obligaciones hipotecarias en favor de dos o más personas, el notario expedirá sendos ejemplares de la primera copia y expresará en cada una de ellas el número del ejemplar de que se trata y el mérito ejecutivo pava el acreedor a quien se le expide.

Artículo 39. La copia sustitutiva de aquélla que presta mérito ejecutivo, sea que se expida por solicitud de las partes mediante escritura pública otorgada antes o después de su destrucción o por orden judicial, contendrá la nota de su expedición con el número de orden que le corresponda, la cantidad de hojas en que se compulsa, la constancia de ser sustitutiva de la primera y el nombre del acreedor en favor de quien se expide.

Artículo 40. En la escritura por medio de la cual se enajene o traspase la propiedad sobre unidad o unidades determinadas de un edificio sometido al régimen de propiedad horizontal, no será necesario insertar copia auténtica del reglamento, siempre que la escritura de constitución se haya otorgado en la misma notaria.

En caso contrario se protocolizará con ésta copia auténtica de la parte pertinente del reglamento que sólo contendrá la determinación de áreas y linderos de unidades sobre las cuales verse el traspaso y de las que tengan el carácter de bienes afectados al uso común.

Artículo 41. Toda copia se expedirá en papel común por medios manuales o mecánicos. Al final se dejará constancia del número y fecha de la escritura a la cual corresponda. Si se tratare de copia parcial así se expresará.

Artículo 42. Los errores u omisiones en la expedición de las copias de las escrituras podrán ser corregidos o subsanados por el notario en el momento en que se adviertan, atendiendo el procedimiento señalado en los artículos 86 del Decreto-ley 0960 de 1970 y 51 de este Decreto.

CAPITULO VIII. De los certificados.

Artículo 43. Todo certificado que expida el notario tendrá numeración continua que se iniciará en el respectivo año.

CAPITULO IX. De las notas de referencia.

Artículo 44. El notario ante quien se extienda una escritura que modifique, adicione, aclare o afecte en cualquier sentido el contenido de otra que no reposa en su protocolo, expedirá un certificado que entregará al usuario con destino a la notaría en donde se encuentra la escritura afectada para que, previa su protocolización, se proceda a colocar la correspondiente nota de referencia.

CAPITULO X. De los testimonios especiales.

Artículo 45. Cuando se trate de comprobar que una persona concurrió a la notaría a otorgar una escritura prometida, el notario dará testimonio escrito de la comparecencia mediante acta o escritura pública, a elección del interesado. En todos los casos el notario dejará constancia de los documentos presentados por el compareciente.

CAPITULO XI. De los depósitos.

Artículo 46. Los títulos de crédito, efectos negociables, valores o documentos confiados al notario por los usuarios, así como los depósitos en dinero que constituyan para seguridad, garantía o cumplimiento de las obligaciones emanadas de los negocies jurídicos contenidos en escrituras otorgadas ante él, o para el pago de impuestos o contribuciones y en general los dineros que le hayan sido confiados, serán relacionados diariamente anotando el monto, las fechas de ingresos y egreses y los nombres de los usuarios y beneficiarios. El notario procurará que el efectivo permanezca en cuenta especial que abrirá para este fin.

Exceptúanse de la relación el impuesto de timbre, el de registro y anotación y su sobretasa y los recaudos con destino a la Superintendencia de Notariado y Registro y Fondo Nacional del Notariado.

TITULO III

Del saneamiento y corrección de les actos notariales.

CAPITULO I

De los instrumentos no autorizados.

Artículo 47. El instrumento que no haya sido autorizado por el notario no adquiere la calidad de escritura pública y es inexistente como tal. Empero, cuando en un instrumento solamente faltare la firma del notario y la omisión se debiere a causas diferentes de las que justifican la negativa de la autorización, la Superintendencia de Notariado y Registro, con conocimiento de causa, podrá disponer mediante resolución motivada que el instrumento se suscriba por quien esté ejerciendo el cargo. A la solicitud se allegará certificación expedida por el notario en la cual conste que el instrumento reúne todos los requisitos legales con excepción de la autorización.

CAPITULO II. De la corrección de errores.

Artículo 48. Cuando se pretenda cambiar alguno de los elementos esenciales del negocio jurídico no podrá autorizarse escritura de corrección ni aclaratoria. En este caso los otorgantes deberán cancelar o dejar sin efecto la anterior, por medio de una nueva de la cual se tomará la correspondiente nota de referencia. Esta escritura de cancelación se tendrá como un acto sin cuantía.

Sólo procede escritura de aclaración de la de constitución de sociedades, cuando aún no se ha inscrito en la Cámara de Comercio. Esta escritura debe ser otorgada por todos los socios.

Artículo 49. Cuando se trate del otorgamiento de escritura aclaratoria para corrección de errores en la nomenclatura, denominación o descripción de un inmueble, en la cita de su cédala o registro catastral, en la de sus títulos antecedentes y sus inscripciones en el registro, o en los nombres o apellidos de los otorgantes, podrá suscribirla el actual titular del derecho presentando los documentos con los cuales acredite tal calidad y el notario dejará constancia de ellos en la escritura.

El error en los linderos que no configure cambio en el objeto del contrato, se aclarará únicamente con fundamento en los comprobantes allegados a la escritura en que se cometió el error y en los títulos antecedentes en que apareciere él de manifiesto, mediante escritura que podrá ser suscrita por el actual titular del derecho. Si el error no apareciere de manifiesto, la escritura de aclaración debe ser suscrita por todos los otorgantes de la que se corrige.

Artículo 50. Los errores aritméticos cometidos en la escritura y advertidos después de expedidas las copias se corregirán en la forma establecida en el artículo 103 del Decreto-ley 0960 de 1970. En la copia el notario transcribirá y la declaración de los otorgantes corrigiendo el error y las firmas respectivas.

Artículo 51. El error manifiesto en la fecha o número de la escritura o denominación del funcionario que la autoriza, e podrá ser corregido por el notario, dejando constancia en la matriz del motivo de la corrección y la fecha en que e ella se efectúa, en nota marginal suscrita por él. Igual procedimiento se seguirá si por error se numeran dos escrituras con la misma cifra, caso en el cual a la segunda se la distinguirá con el vocablo "Bis".

Si la copia hubiere sido registrada se expedirá además un certificado para que en el registro se haga la corrección a que hubiere lugar.

Artículo 52. Si un comprobante fiscal presentado y protocolizado en la oportunidad legal, no fue anotado en el original de la escritura como lo establece el artículo 44 del Decreto-ley 0960 de 1970, podrá el notario hacerlo en cualquier tiempo dejando constancia del hecho con su firma. La reproducción del texto del comprobante se hará también al final de las copias que se hayan expedido, debidamente suscrita por el notario.

TITULO IV

De los archivos.

CAPITULO I

De la guarda y conservación de los archivos.

Artículo 53. Toda persona podrá consultar los archivos notariales, con el permiso y bajo la vigilancia del notario o del subalterno autorizado por éste. Para tal fin son hábiles todos los días, en las horas que determine el notario.

Artículo 54. La consulta de los archivos de la notaría podrá suspenderse para un determinado grupo de documentos por lapsos no superiores a treinta días con el fin de encuadernarlos con miras a la mayor seguridad e integridad del protocolo. El notario llevará una relación de los números con las escrituras enviadas a empaste y de la fecha de iniciación y terminación del trabajo.