por el cual se reglamenta la contabilidad mercantil y se expiden las normas de contabilidad generalmente aceptadas

El Presidente de la República de Colombia, enejercicio de las atribuciones que le confieren el ordinal 3º del artículo 120 de la Constitución Políticay los artículos 50 y 2035 del Código de Comercio,

DECRETA:

TITULO I. DISPOSICIONES GENERALES.

Artículo 1ºCUALIDADES DE LA INFORMACION CONTABLE. Los comerciantes deberán conformar su contabilidad y estados financieros de tal manera que la información contable sea confiable, útil, comprensible, integra, objetiva, lógica, oportuna, razonable y verificable.

TITULO II. NORMAS CONTABLES BASICAS.

Artículo 2ºEQUIDAD. La contabilidad y la información contable deben basarse en la equidad, de suerte que el registro de los hechos económicos y la información sobre los mismos han de fundarse en la igualdad y la justicia para todos los sectores, sin favorecer a ningún ente en particular.

Artículo 3ºENTE CONTABLE. El ente contable lo constituye el comerciante como sujeto que desarrolla la actividad económica, sea persona natural o jurídica.

Artículo 4ºBIENES ECONOMICOS. La contabilidad y la información financiera se fundamentan en los bienes materiales e inmateriales, que posean valor económico, y por lo tanto sean susceptibles de ser valuados en términos monetarios.

Artículo 5ºESENCIA SOBRE FORMA. La contabilidad y la información financiera se basan en la realidad económica de las transacciones. En los casos en que existan discrepancias entre las normas de contabilidad generalmente aceptadas y normas superiores o especiales, se deberán revelar tales hechos e indicar el efecto de las discrepancias sobre la información contable, ocasionado por la aplicación de tales normas superiores o especiales.

Artículo 6ºCONTINUIDAD DEL ENTE CONTABLE. Las normas decontabilidad generalmente aceptadas presuponen la continuidad indefinida de las operaciones del negocio, a menos que se indique lo contrario, en cuyo caso se aplicarán técnicas contables de reconocido valor, de acuerdo con las circunstancias específicas.

Artículo 7ºUNIDAD MONETARIA. El peso es la unidad monetaria de medida para la contabilidad y la información financiera que se desprende de ésta. Por virtud de lainflación deberán presentarse datos o estados financieros suplementarios que reflejen los cambios en el poder adquisitivo de la unidad monetaria, mediante la utilización de métodos de reconocido valor técnico.

Artículo 8ºVALUACION AL COSTO. Los hechos económicos que el proceso contable cuantifica se registran al costo, el cual está conformado por la cantidad le dinero convenida, y los demás costos y gastos necesarios para poner los bienes en condiciones de utilización o cambio, así como los ajustes de cambio sobre obligaciones contraídas en la adquisición de activos.

Artículo 9ºCAUSACION CONTABLE. Las operaciones y hechos económicos que la contabilidad registra se consideran causados cuando:

• a) Se ha perfeccionado una transacción con terceros y en consecuencia, se han adquirido derechos y asumido obligaciones, así no se haya efectuado el pago.

• b) Han ocurrido hechos económicos de origen interno o externo que puedan influir en la estructura de los recursos del ente contable.

Artículo 10. PRUDENCIA. Sin perjuicio de la norma sobre causación, los ingresos y las ganancias no se deben anticipar, ni sobreestimar, ni subestimar. Los costos y gastos contabilizados deben corresponder al período contable y las pérdidas, inclusive las probables, deben contabilizarse cuando se conozcan y sean susceptibles de cuantificación.

Artículo 11. UNIFORMIDAD. Las normas de contabilidad deben ser uniformemente aplicadas de un período a otro. No obstante, cuando por circunstancias especiales se presenten cambios en las normas técnicas y en los métodos de aplicación de éstas, deberá revelarse la naturaleza y justificación de tales cambios y los efectos sobre la información contable.

Artículo 12. CLASIFICACION Y CONTABILIZACION. Las fuentes de registro de los recursos, de las obligaciones y de los resultados son hechos económicos cuantificables que deben ser apropiadamente clasificados y contabilizados en forma ordenada y sistemática para que puedan ser comprobables y verificables.

Artículo 13. PERIODO CONTABLE. Por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, la empresa debe emitir información sobre su situación financiera y el resultado de sus operaciones, identificando la fecha de corte de la información y el período que cubre.

Artículo 14. CONSOLIDACION Y COMBINACION DE ESTADOS FINANCIEROS. Cuando exista vinculación económica entre varios entes contables, jurídicamente independientes, que implique el control del grupo por uno de ellos, deben prepararse estados que integren los balances generales, los resultados de las operaciones y los cambios en la situación financiera.

Son consolidados los estados financieros que presenten los activos, pasivos, cuentas de los accionistas, ingresos y gastos y cambios en la situación financiera de una compañía matriz y sus subordinadas como si fuesen los de una sola empresa.

Son estados financieros combinados aquellos que revelan la misma información respecto de subsidiarias no consolidadas, compañías bajo una administración común y sociedades con un propietario común y operaciones interrelacionadas.

TITULO III. NORMAS TECNICAS APLICABLES A INGRESOS, COSTOS Y GASTOS.

Artículo 15. DE LA CAUSACION. Las ventas, ingresos, ganancias, costos, gastos y pérdidas, se deben contabilizar sobre la base de causación, de tal manera que se logre el adecuado registro de estas operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el período correspondiente, para obtener el justo cómputo del resultado neto del período contable.

Las ventas, ingresos y ganancias se consideran causados:

• a) Cuando se trate de actos que deban constar por escritura pública o documento privado, en la fecha de otorgamiento.

• b) Cuando existan modalidades que tipifiquen una venta, así no se haya perfeccionado la transferencia de la propiedad, su tratamiento contable debe fundamentarse en la norma básica de la realidad económica y en normas técnicas específicas.

• c) En los demás casos, en la fecha del documento en que conste el nacimiento del derecho de cobro.

Artículo 16. DE LA PRUDENCIA. Las ventas, ingresos y ganancias no se deben anticipar, sobreestimar, o subestimar. Para tal efecto se deberá:

• a) Efectuar cortes apropiados de las operaciones, al final de cada período contable.

• b) Incluir sólo los ingresos propios del período contable. Los correspondientes a ejercicios subsiguientes deben registrarse como diferidos. Además, no deben incluirse ingresos contingentes o inexistentes.

Artículo 17. REGISTRO DE VENTAS A PLAZO. Las ventas a plazos deben contabilizarse de acuerdo con métodos de reconocido valor técnico.

Artículo 18. DACIONES EN PAGO. Las ganancias o pérdidas provenientes del valor de los activos dados en pago se determina por la diferencia entre el valor neto en libros y el valor por el cual se entregó.

Artículo 19. DEVOLUCIONES, REBAJAS Y DESCUENTOS. Las devoluciones, rebajas y descuentos condicionales, se deben contabilizar por separado de la venta o ingreso bruto.

Artículo 20. RECONOCIMIENTO DE COSTOS Y GASTOS. Los costos y gastos se reconocen sobre la base de su correlación con las ventas, o ingresos que los originan.

A falta de ella, los costos y gastos se contabilizan de acuerdo con las normas básicas de la causación y la prudencia; por consiguiente, se deben identificar en el período corriente:

• a) Los costos y gastos que no proveen beneficios futuros o aquellos que no pueden identificarse claramente en más de un período contable, y

• b) Las pérdidas de valor de activos causadas durante el período.

Artículo 21. COSTO DE ACTIVOS ADQUIRIDOS A CREDITO. Los intereses y la corrección monetaria causados sobre obligaciones contraídas en la adquisición de activos, forman parte del costo de los mismos, salvo cuando ha concluido la etapa de puesta en marcha y tales activos se encuentren en condiciones de utilización, en cuyo caso, los gastos financieros deben cargarse a los resultados del respectivo período contable.

Artículo 22. COSTO DE ACTIVOS ADQUIRIDOS A CREDITO EN MONEDA EXTRANJERA. Las diferencias de cambio causadas sobre obligaciones en moneda extranjera, no identificables directamente con la adquisición de activos específicos, así como las originadas en el refinanciamiento o incumplimiento en los pagos de obligaciones contraídas en la adquisición de activos, se deben contabilizar en los resultados del período contable.

Artículo 23. PROVISIONES. Se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias de pérdidas probables, así como para disminuir el valor de los activos a su valor de mercado en los casos necesarios. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y verificables.

Artículo 24. ASIGNACION DE COSTOS Y GASTOS. Se debe hacer una adecuada asignación de los costos y gastos atribuibles a los activos y a los resultados del período contable, entendiéndose como costos los incurridos directa o indirectamente en la adquisición o producción de un bien y, como gastos, los relacionados con la administración, venta, investigación y financiación. Los costos y gastos indirectos aplicables a más de una actividad, se deben distribuir sobre bases apropiadas, tales como factores de tiempo, uso o producción.

Artículo 25. DEPRECIACION, AGOTAMIENTO Y AMORTIZACION DE ACTIVOS. Los costos y gastos por concepto de depreciación, agotamiento y amortización de activos, se deben registrar en el período contable correspondiente.

Su determinación debe hacerse en forma racional y sistemática, utilizando métodos de reconocido valor técnico aplicados al costo de los activos.

Al respecto se observarán las siguientes reglas:

• a) La amortización de los gastos pagados por anticipado se debe efectuar durante el período en el cual se reciben los servicios o se causan los costos o gastos.

• b) La depreciación debe basarse en la vida útil estimada de las propiedades, planta y equipo depreciables.

Para la fijación de dicha vida útil es necesario considerar el deterioro por el uso y la acción de factores naturales, así como la obsolescencia por avances tecnológicos o por cambios en la demanda de los bienes producidos o de los servicios prestados.

• c) Los gastos por reparaciones menores y mantenimiento, necesarios para conservar el activo en condiciones normales de operación, deben registrarse en las cuentas de resultados del ejercicio contable cuando se causen.

• d) El agotamiento debe basarse en las reservas probadas mediante estudios técnicos y en las unidades extraídas, o producidas, así como también mediante otros métodos de reconocido valor técnico.

• e) La amortización de cargos diferidos se debe reconocer a partir de la fecha en que la empresa inicia su etapa operacional, de acuerdo con las pautas indicadas a continuación:

e. 1. Costos de organización, preoperativos y puesta en marcha, en el menor de los siguientes períodos:

-El estimado en el estudio de factibilidad para la recuperación de la inversión, y

-Duración del proyecto específico que los originó.

En el evento de proyectos posteriores se aplicará la misma metodología para cada uno en forma independiente.

e.2. Costos de exploración, con base en las unidades extraídas o producidas, o en el período esperado de recuperación de la inversión, de acuerdo con las circunstancias específicas.

e.3. Los descuentos en la emisión de títulos valores, durante el plazo para la redención o conversión de los títulos.

e.4. Mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, en el período menor entre la vigencia del respectivo contrato y su vida útil probable, cuando su costo no es reembolsable.

e.5. Patentes, marcas y sus licencias, durante el menor entre:

-El período de explotación, y

-El de amparo legal.

e.6. Otros costos diferidos, durante el período estimado de recuperación de la inversión o de obtención de los beneficios esperados.

• f) El período de amortización se debe reducir cuando surjan circunstancias que restrinjan los beneficios esperados. La obsolescencia económica y tecnológica da lugar a disminución del número de unidades producidas y del período de tiempo durante el cual se deben amortizar los cargos diferidos.

Artículo 26. IMPUESTO DIFERIDO. El efecto en el impuesto sobre la renta originado por el reconocimiento de ingresos, costos y gastos para fines tributarios en períodos diferentes de los utilizados para propósitos contables, se debe registrar como impuesto diferido.

Artículo 27. PARTIDAS EXTRAORDINARIAS. Las partidas extraordinarias deben afectar los resultados del ejercicio, presentarse por separado en el estado de ganancias y pérdidas, y reunir las siguientes características:

• a) Cuantía significativa.

• b) Naturaleza diferente a las actividades normales del negocio, y

• c) Ocurrencia infrecuente.

Artículo 28. REGISTRO Y PRESENTACION DE ERRORES DE EJERCICIOS ANTERIORES. Las partidas que correspondan a la corrección de errores contables de períodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cómputos matemáticos, desviaciones en la aplicación de normas contables o al pasar inadvertidos hechos cuantificables que existían a la fecha en que se preparó la información financiera, se deben incluir en los resultados del período contable, por separado de los resultados operacionales normales e incluir en nota a los estados financieros la información establecida para reflejar su incidencia sobre los resultados de períodos anteriores.

Artículo 29. RENEGOCIACION DE PASIVOS. Las ganancias o pérdidas por descuentos o recargos originados en la renegociación de pasivos se deben registrar en el período contable en que se causen.

TITULO IV. NORMAS TECNICAS APLICABLES A LOS ACTIVOS.

Artículo 30. DE SU RELACION CON EL PASIVO Y EL PATRIMONIO. Los activos de la empresa originados por la inversión de los accionistas o propietarios, los recursos provenientes de obligaciones y operaciones, las donaciones de bienes hechas por accionistas, propietarios o terceros, y los activos recibidos a cambio de otros activos, deben registrarse de tal manera que al relacionarlos con el pasivo y el patrimonio, se pueda determinar razonablemente la situación financiera de la empresa.

Artículo 31. ACTIVOS CORRIENTES. Los activos corrientes comprenden el efectivo y otros recursos y derechos que razonablemente se espera convertir en efectivo, consumir o vender en un período que no exceda de un año.

Artículo 32. VALORES EN MONEDA EXTRANJERA. Los valores representados en moneda extranjera se deben ajustar a la tasa de cambio vigente al cierre del período. Cuando la diferencia sea positiva deben contabilizarse en utilidad no realizada por una cuenta de ajuste en cambio, que se presentará en los estados financieros dentro del patrimonio.

Artículo 33. EFECTIVO RESTRINGIDO. Debe hacerse una distinción entre el efectivo sin restricciones y el efectivo restringido. La inclusión de este último dentro del activo corriente debe estar plenamente justificada.

Artículo 34. VALORES COMO INVERSIONES TEMPORALES. Las inversiones temporales representadas en valores deben registrarse al costo, el cual incluye los gastos directos incurridos en su adquisición. Cuando el valor de mercado sea inferior al costo, éste se debe ajustar mediante una provisión con cargo a los resultados del período en el cual ocurrió la pérdida de valor.

La valorización de inversiones representada por la diferencia entre el valor de mercado y su costo, se debe revelar por separado del patrimonio de la empresa.

Se entiende por valor de mercado el promedio de cotización representativa en bolsa de valores y, a falta de éste, su valor intrínseco.

Artículo 35. CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR. La presentación de las cuentas y documentos por cobrar se debe hacer por su valor de realización, esto es, deducidos los intereses y otros conceptos que no se hayan causado y se encuentren incluidos en el saldo de dichas cuentas. También se deben deducir los documentos por cobrar descontados y las provisiones para cuentas de cobro dudoso y para devoluciones, rebajas y descuentos condicionales.

Las cuentas y documentos por cobrar a clientes, empleados, vinculados económicos como la compañía matriz, subordinadas, asociadas, socios o accionistas y directores y otros conceptos importantes, se deben registrar y presentar por separado. Las restricciones existentes sobre su disponibilidad deben revelarse.

Artículo 36. ANTICIPO E IMPORTACIONES EN TRANSITO. Los anticipos e importaciones en tránsito relacionados con la adquisición de bienes debe incluirse en el activo corriente o no corriente, según su naturaleza.

Artículo 37. INVENTARIOS. Los inventarios deben registrarse por su costo de adquisición o producción, el cual incluye los costos y gastos directos e indirectos incurridos para ponerlos en condiciones de utilización o venta. Estos costos sólo se incrementarán posteriormente con la diferencia de cambio, resultante del ajuste de las obligaciones en moneda extranjera contraídas para su adquisición.

Artículo 38. PERDIDAS EN INVENTARIOS. Las diferencias por cambios en los precios u obsolescencia de los inventarios que den lugar a un valor de mercado inferior al costo, deben reconocerse como pérdidas del período, mediante la creación de una provisión que se presentará como una disminución del costo de los inventarios.

Para estos efectos, el término "valor de mercado" significa costo normal de reposición por compra o producción de materias primas y materiales, o valor neto de realización en el caso de inventarios en proceso o terminados. Se entiende por valor neto de realización la cantidad de dinero que se recibirá por la venta de los bienes, bajo condiciones normales en los negocios en un mercado abierto y después de deducir los gastos imputables a la venta.

Artículo 39. VALUACION DE INVENTARIOS. El método de valuación de inventarios debe ser aquel que refleje razonablemente el costo. El método utilizado deberá revelarse.

Artículo 40. PRESENTACION DE INVENTARIOS. Los inventarios deben presentarse por clases principales, tales como productos terminados, productos en proceso, materias primas y materiales. También se deberán revelar los gravámenes existentes.

Artículo 41. CONTRATOS DE CONSTRUCCION. En los contratas de construcción los costos incurridos se deben registrar como contratos en proceso. En los contratos cuyas fechas de iniciación y de terminación ocurran en períodos contables diferentes, el registro de los costos incurridos, se debe hacer por los métodos del grado de avance de la obra o del contrato terminado, según sea aplicable. Siempre que existan circunstancias que permitan efectuar estimaciones iniciales y periódicas de costos e ingresos del contrato, con razonable grado de certeza para la determinación de su resultado final, se debe emplear el método de avance de obra; de no serasí, debe utilizarse el método del contrato terminado. Bajo ambos métodos debe registrarse provisión para las pérdidas esperadas en el cumplimiento de estos contratos.