por el cual se aprueba el Acuerdo número 00017 del 6 de agosto de 1991, expedido por la Junta Directiva del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar a través del cual se reglamenta el otorgamiento de Licencias de Funcionamiento de las Instituciones que desarrollan programas de adopción y la Supervisión y Asesoría por parte del ICBF a dichas Instituciones

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus facultades legales y en especial de las que le confieren los Decretos-leyes 1050, 3130 de 1968 y 2737 de 1989,

DECRETA:

Artículo 1°. Aprobar el Acuerdo número 00017 del 6 de agosto de 1991, expedido por la Junta Directiva del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF, por medio del cual se reglamenta el otorgamiento de licencias de funcionamiento de las instituciones que desarrollan programas de adopción y la supervisión y asesoría por parte del ICBF a dichas instituciones, cuyo texto es el siguiente:

<<ACUERDO NUMERO 00017 DE 1991

(Agosto 6)

"por el cual se reglamenta el otorgamiento de licencias de funcionamiento de las instituciones que desarrollen programas de adopción y la supervisión y asesoría por parte del ICBF a dichas instituciones " .

La Junta Directiva del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en uso de sus facultades legales y estatutarias y en especial de las conferidas por los artículos 122 y 128 del Decreto-ley 2737 de 1989,

ACUERDA:

Artículo 1°. Las licencias de funcionamiento de las instituciones que pretendan desarrollar programas de adopción, sólo podrán ser otorgadas por el Director General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, previo concepto favorable de la Junta Directiva del mismo y consideración por aquél de la necesidad y conveniencia del servicio, siempre que se satisfagan los requisitos establecidos en la ley y en el presente Acuerdo.

Artículo 2°. Las instituciones que deseen desarrollar programas de adopción, deberán estar organizadas como entidades sin ánimo de lucro y destinar la totalidad de sus recursos al desarrollo de sus objetivos estatutarios. Igualmente deberán solicitar licencia de funcionamiento al Director General del ICBF, anexando los siguientes documentos:

• a) Solicitud motivada dirigida al Director General, suscrita por la persona que acredite la representación legal de la institución;

• b) Copia auténtica de la resolución por la cual se le reconoció personería jurídica y certificado de vigencia de la misma;

• c) Para las instituciones de carácter canónico, certificación expedida por la autoridad eclesiástica sobre la vigencia de la correspondiente personería canónica;

• d) Copia auténtica de los estatutos;

• e) Certificado original de representación legal y de composición de los órganos directivos de la Institución, expedida por la autoridad competente;

• f) Fotocopia auténtica de la licencia sanitaria vigente;

• g) Relación comprobada de la situación patrimonial y económica de la entidad y de las fuentes de sostenimiento con que cuenta la institución para la cabal prestación del servicio;

• h) Relación detallada de los recursos humanos y físicos destinados por la institución para la prestación del servicio.

Parágrafo. Cuando la personería jurídica haya sido reconocida (sic) por el ICBF, bastará el cumplimiento de los literales a), f), g) y h) y la anotación en la solicitud del número y fecha de la resolución correspondiente.

Artículo 3º. Para efectos de la obtención de la licencia de funcionamiento, las agencias o sucursales de las instituciones privadas de adopción, se considerarán como instituciones de adopción autónomas, sujetas a los requisitos y trámites establecidos en el Código del Menor y en el presente Acuerdo.

Artículo 4º. Reunidos los requisitos establecidos en los artículos anteriores, según revisión de la Subdirección Jurídica del Instituto, deberá practicarse visita a las dependencias de la entidad peticionaria, con la finalidad de constatar el cumplimiento de los requisitos y normas técnico-administrativas sobre personal, instalaciones y dotación, que señale el ICBF.

El Director General del Instituto designará a los funcionarios que practicarán la visita y le rendirán el informe correspondiente.

Artículo 5°. La licencia que se otorgue tendrá una vigencia de cinco (5) años contados desde la publicación de la resolución respectiva y será obligación de la institución colocarla en lugar visible de sus instalaciones, al igual que las renovaciones que lleguen a expedirse.

Las renovaciones sólo podrán ser autorizadas por períodos iguales mediante resolución del Director General del ICBF, previo concepto favorable de la Junta Directiva del Instituto y consideración por aquél de la necesidad y conveniencia del servicio.

La institución que desee la renovación de su licencia, deberá:

• a) Presentar solicitud motivada al Director General del ICBF, suscrita por el representante legal;

• b) Anexar a la solicitud los Estados Financieros correspondientes a los cinco (5) ejercicios fiscales anteriores a la fecha de la solicitud, firmados por el representante legal de la institución y certificados por el Contador Público;

• c) Anexar a la solicitud la relación certificada por Contador Público y el representante legal de la institución, de la totalidad de las donaciones en dinero y en especie que haya recibido durante los cinco (5) años anteriores a la solicitud y de su destinación al desarrollo de los objetivos estatutarios de la entidad;

• d) Anexar a la solicitud fotocopia autenticada de la licencia sanitaria vigente.

Parágrafo. La Dirección General del Instituto dispondrá de un plazo de dos (2) meses para decidir acerca de las solicitudes de renovación, contado desde la fecha de la presentación de la petición con el lleno de los requisitos establecidos en este artículo. Dentro de dicho plazo los Subdirectores Jurídico, Técnico de Protección y de Control Administrativo y Coordinación Regional, enviarán al Director General concepto evaluativo sobre las actividades desarrolladas por la entidad solicitante durante los cinco (5) últimos años, con base en las actas de las visitas de asesoría y supervisión que hubieren sido practicadas, conforme al artículo 8º del presente Acuerdo.

Artículo 6°. Las instituciones a las que se les hubiere otorgado licencia de funcionamiento deberán llevar los siguientes libros y registros:

• 1. Registro cronológico de solicitudes de adopción.

• 1. Libro o registro que contenga la siguiente información:

• a) Respecto de los padres biológicos: Nombre; lugar y fecha de nacimiento; documento de identidad (sic); domicilio; profesión u oficio; fecha en que se presentó a la institución y motivo de la presentación;

• b) Respecto del menor: Nombre; persona o entidad que lo remite; Centro Hospitalario o Asistencial donde nació; municipio y fecha de nacimiento; Registro Civil; número y fecha del acta de recepción del consentimiento de su madre y/o padre biológicos ante el defensor de familia y de la constancia de su irrevocabilidad o número y fecha de la resolución mediante la cual se declaró en abandono, según el caso;

• c) Respecto de los padres adoptantes: Nombre; documentos de identificación; domicilio; profesión u oficio; país de origen y nacionalidad; entidad gubernamental o privada oficialmente autorizada que los remite; Despacho que decretó la adopción; fecha de la providencia y de su ejecutoria y fecha de salida del país con el menor.

• 1. Libro de Actas de las reuniones efectuadas para la asignación de los menores y la selección de los adoptantes.

• 1. Los libros de contabilidad que exijan las normas vigentes.

Artículo 7°. La institución deberá llevar además la Historia Individual de cada uno de los menores por ella atendidos, archivando en secuencia cronológica los siguientes documentos:

• a) Ficha biosicosocial en modelo aprobado por el ICBF;

• b) Registro Civil de nacimiento del menor;

• c) Copia auténtica del consentimiento y de la constancia de su irrevocabilidad o de la resolución declaratoria del abandono y de la constancia de su ejecutoria, o de la resolución de autorización de la adopción y de la constancia de su ejecutoria, según el caso, expedidas por el defensor de familia (sic) correspondiente;

• d) Solicitud de adopción según modelo aprobado por el ICBF;

• e) Copia auténtica de la providencia que decretó la adopción y constancia de su ejecutoria y del nuevo registro civil del menor;

• f) Constancia de compromiso de efectuar el seguimiento del menor hasta su nacionalización en el país de residencia de los adoptantes expedida por la entidad gubernamental o privada oficialmente autorizada correspondiente;

• g) Constancias de los respectivos seguimientos practicados en el país de residencia de los padres adoptantes;

• h) Decreto de adopción del respectivo país cuando sea del caso y constancia de nacionalización del menor.

Artículo 8°. La asesoría y supervisión a las instituciones que desarrollen programas de adopción se realizará a través de visitas de inspección que practicará un equipo conformado por funcionarios de las Areas Jurídica, Técnica de Protección, y de Control Administrativo y Coordinación Regional del ICBF, designados por el Director General. En las visitas se verificará el cumplimiento de las normas legales y técnico-administrativas (sic) que establezca el ICBF para el desarrollo del programa de adopción, conforme a la ley. En especial, se comprobará que se lleven los libros, Registros (sic) e Historias exigidos conforme al presente Acuerdo y el cumplimiento pleno de las garantías de los derechos de los menores atendidos en la institución.

Igualmente el cumplimiento de todos los requisitos legales exigibles para la entrega de los menores.

De estas visitas, de las cuales deberá realizarse por lo menos una de supervisión al año, se levantarán Actas suscritas por los funcionarios designados y por los dependientes autorizados de la institución.

Artículo 9°. Las entidades autorizadas por el ICBF para adelantar programas de adopción preferirán cuando llenen los requisitos establecidos en el Código del Menor, las solicitudes presentadas por colombianos, a las presentadas por extranjeros.

Igualmente, cuando tramiten peticiones de extranjeros, preferirán las solicitudes de ciudadanos de un país que haya ratificado o adherido a la Convención sobre Conflictos de Leyes en materia de Adopción o a otras semejantes que apruebe el Congreso Nacional. En este caso, la adopción se sujetará a las cláusulas allí establecidas.

Artículo 10. Si practicada una visita o en cualquier otro momento, se encuentra que la institución ha incurrido en incumplimiento o violación de las disposiciones establecidas en el Código del Menor, en el presente Acuerdo y en las demás normas vigentes sobre la materia, el Director General del ICBF aplicará según la gravedad de la falta y sin perjuicio de las demás acciones legales pertinentes, una de las sanciones administrativas que se describen a continuación:

• 1. Requerimiento por escrito.

• 1. Multa hasta de sesenta (6O) salarios mínimos legales mensuales.

• 1. Suspensión de la licencia de funcionamiento hasta por el término de un (1) año.

• 1. Cancelación de la licencia de funcionamiento.

• 1. Suspensión de la personería jurídica hasta por el término de un (1) año.

• 1. Cancelación de la Personería Jurídica.

Artículo 11. En caso de que sea suspendida la licencia de funcionamiento a una institución, el ICBF a través de un defensor de familia de la correspondiente regional, procederá a la reubicación de los menores. En caso de que la licencia sea cancelada, se procederá en igual forma y se cancelará además la personería jurídica o se solicitará su cancelación a la entidad que la concedió.

Artículo 12. Las instituciones actualmente autorizadas para desarrollar programas de adopción, tendrán plazo hasta el 31 de marzo de 1992 para solicitar al Director General del ICBF la renovación de su licencia de funcionamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 5º del presente Acuerdo.

Artículo 13. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su aprobación por el Gobierno Nacional y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Dado en Santa Fe de Bogotá, D. C., a los.

Publíquese y Cúmplase.

(Fdo.) Presidente Junta Directiva.

(Fdo.) Secretario Junta Directiva".

Artículo 2°. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 4 de octubre de 1991.

CESAR GAVIRIA TRUJILLO

El Ministro de Salud,

Camilo Gonzalez Posso.