Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2821 de 1974

El Presidente de la República de Colombia,

en uso de sus facultades constitucionales y legales,

DECRETA:

Artículo 1º Para efectos tributarios, las cintas magnéticas de información contable Iegibles mediante computador electrónico tendrán valor de documento de contabilidad.

Artículo 2º Los contribuyentes que estén obligados a llevar libros de contabilidad y utilicen computador electrónico equipado, con unidades de cinta magnética, deberán cumplir los requisitos que señala este Decreto, de acuerdo con el artículo 33 del Decreto 2821 de 1974.

Artículo 3º Deberá llevarse a una cinta magnética, que se mantendrá a disposición de la Dirección General de Impuestos Nacionales, los siguientes datos contables referentes a cada año gravable a partir de 1976 inclusive:

• 1. Pagos a terceros por cualquier concepto y que dentro de la contabilidad están identificados con NIT;

• 1. Ingresos que dentro de la contabilidad se llevan discriminados con identificación de la persona que hizo el pago;

• 1. Deudas de cualquier índole;

• 1. Créditos a favor que dentro de la contabilidad se llevan discriminados con identificador del deudor.

• 1. Retención en la fuente practicada a sus empleados.

• 1. Retención en la fuente por conceptos distintos de salarios.

La cinta magnética con la información anterior deberá estar disponible a más tardar el 31 de diciembre del año siguiente al gravable excepto las informaciones de los numerales 5º y 6º que deberán estar disponibles el 28 de febrero del año siguiente al ejercicio dentro del cual se efectuó la retención.

Artículo 4º. La cinta magnética deberá tener las siguientes características técnicas:

• 1. Densidad de grabación 800 o 1.600 bpi en 9 canales

• 1. Código de grabación EBCDIC;

• 1. Número de registros por bloque: 30

• 1. Longitud del registro 112 posiciones ("bytes")

• 1. Sin rótulo de identificación ("header label").

El diseño de cada registro será el siguiente:

• a) Código de la Administración de Impuestos Nacionales donde el contribuyente presentó su declaración de renta, excepto para retenciones en la fuente en cuyo caso se utilizará el código de la administración donde se consignó la retención. (Dos caracteres numéricos);

• b) Año gravable dos caracteres numéricos;

c).Nombre o razón social del contribuyente (treinta caracteres);

• d) NIT del contribuyente (once caracteres numéricos)

• e) Nombre o razón social del tercero beneficiario del pago, acreedor, deudor, etc., (treinta caracteres) dando primero el apellido o apellidos cuando Sea persona natural;

• f) NIT del tercero (once caracteres numéricos);

• g) código y subcódigo del concepto según se indica en el artículo 6º (dos caracteres)

• h) Valor pagado, recibido, adeudado o del crédito en pesos sin centavos (doce caracteres numéricos);

• i) Valor auxiliar, cuando sea el caso, en pesos sin centavos (doce caracteres numéricos).

Artículo 5º Los códigos utilizables en el caso del ordinal a) del artículo 4º serán los siguientes:

Artículo 7º El subcódigo a que se refiere el ordinal g) del artículo 4º se utilizará únicamente cuando el código es T e identificará si la retención en la fuente se originó en las tablas de retención, (subcódigo = 1), si el contribuyente presentó declaración de renta para solicitar menor retención (subcódigo = 2) o si eligió un porcentaje mayor del que le correspondería según la tabla (subcódigo = 3. El valor auxiliar de que trata el ordinal i), se utilizará únicamente cuando el código es T o E, en cuyo caso contendrá la retención en la fuente; o, cuando el código es L, en cuyo caso contendrá la corrección monetaria correspondiente.

La cinta incluirá registros con los subtotales correspondientes a cada código. El diseño de dichos registros será idéntico al de los demás, excepto en que el nombre del tercero irá en, blanco y en el campo correspondiente a su NIT irá once veces el número nueve.

Artículo 8º Los contribuyentes de que trata el artículo 2º no necesitarán presentar con su declaración de renta la información contenida en la cinta magnética ni cuando sean retenedores, la relación de las sumas retenidas a sus empleados, pero sí deberán presentar una constancia de recibo de la cinta o la manifestación de que la presentarán en su oportunidad, según el caso.

Artículo 9º Para el año gravable de 1975, los contribuyentes podrán acogerse a la opción de llevar a cinta magnética la totalidad o parte de la información mencionada en el artículo 3º con las características y diseños, establecidos, en los artículos 4º a 7º en cuyo caso quedaran dispensados del requisito de adicionar su declaración de renta con esta información, si aún no lo han hecho.

Si se acogen a esta acción, tendrán plazo hasta el 28 de febrero de 1977 para tener la cinta a disposición de la, Dirección General de Impuestos Nacionales

Dentro del período de adiciones, se dirigirán por escrito a la administración de su domicilio para anunciar que no presentan los anexos por haberse acogido a la opción establecida por este artículo.

Artículo 10. Los documentos que justifican los comprobantes de contabilidad y respaldan las partidas asentadas en los libros, son de orden interno o externo.

Son de orden interno los que sirven para registrar operaciones que no afectan directamente a terceros, como el movimiento de reservas, los gastos diferidos, distribución de costos y gastos, etc., y deben contener fecha, número de serie, descripción de la operación y cuantía de ella.

Son de orden externo los documentos que se producen para realizar operaciones realizadas con terceros, como las facturas de ventas, los recibos por compras, ingresos y egresos de caja, etc., y deben contener la fecha de expedición, número de serie, nombre y número de identificación tributaria de la persona con la cual se realizó la operación, detalle y forma de pago.

Cuando las sanas prácticas comerciales y contables no exijan la identificación de quien hace el pago; no será necesario relacionar ni el nombre o razón social, ni el número de identificación tributaria del comprador en el documento o comprobante externo del vendedor.

Artículo 11. El incumplimiento de lo establecido en este Decreto se sancionará en la forma prevista en el artículo 36 del Decreto 2821 de 1914 para quienes no llevan libros apropiados de contabilidad.

Artículo 12. Las personas jurídicas que utilicen computador electrónico y a quienes la ley ordene entregar certificados para llenar algún requisito tributario podrán entregar estos certificados en forma continua impresa por computador sin firma autógrafa, siempre que el papel utilizado lleve preimpresa la razón social de la entidad y que remitan a la Dirección General de Impuestos Nacionales treinta ejemplares de muestra de la forma continua que se proponen utilizar

Artículo 13. Derógase el artículo 2º del Decreto 2801 de 1975,

Artículo 14. El presente Decreto rige desde la fecha de su expedición, excepto el artículo 10 que rige a partir del 1º de enero de 1977,

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, a 25 de octubre de 1976.

ALFONSO LOPEZ MICHELSEN

El Ministro de Hacienda y Crédito Público,

Rodrigo Botero Montoya