Por el cual se organiza la Contaduría departamental, y se reglamenta la contabilidad de la misma y de las Tesorerías Municipales

El Gobernador del Departamento del Magdalena,

En uso de sus facultades legales,

decreta :

SECCION 1ª

organización.

Capítulo 1.°

Contaduría departamental.

Art. 1.° La oficina creada por el artículo 4.° de la Ley 140 del presente año, se denominará Contaduría departamental, y constará de un Contador cuyo nombramiento corresponde al Poder Ejecutivo nacional ; y de un Secretario y un Escribiente-portero, de libre nombramiento y remoción de la Gobernación del Departamento.

Art. 2.° Los expresados empleados tendrán las siguientes asignaciones anuales, que se pagarán del Tesoro del Departamento :

El Contador	$ 1,50
El Secretario	420
El Escribiente-portero	300

Asígnase la cantidad de ciento veinte pesos mensuales para gastos de escritorio, compra de libros, etc.

Art. 3.° Desde el mes de Enero del presente año, las cuentas de las Tesorerías municipales del Departamento quedarán centralizadas en la Contaduría departamental. En Consecuencia, en las fechas determinadas en el presente decreto, dichas cuentas serán remitidas á la expresada oficina, para su examen, incorporación y fenecimiento definitivo.

Art. 4.° Son deberes del Contador departamental :

1.° Examinar escrupulosamente, por sí, las cuentas de las Tesorerías municipales, en los términos y tiempo señalados en el presente decreto, dictando los autos de glosa á que haya lugar.

2.° Fenecer, en última instancia, las mismas cuentas, cuando no haya reparo alguno que hacer ; dejando constancia en un libro, que al efecto llevará el Secretario, de los finiquitos que extienda á favor de los respectivos responsables.

3.° Incorporar en los libros que debe llevar todas las cuentas municipales.

4.° Resolver por sí mismo, y bajo su responsabilidad, todas las dudas que ocurran y deban consultársele sobre la forma de las cuentas, partidas y artículos que deban asentarse en cada caso en los libros respectivos.

5.° Velar porque la Contabilidad municipal sea llevada arregladamente por los responsables.

6.° Apremiar con multas, hasta de veinte pesos, á los Concejos municipales que demores el envío de las cuentas por más de ocho días posteriores á aquel en que debían remitirlas ; pero si la falta consistiere en el Tesorero municipal, declarará á este empleado incurso en la expresada multa ; y si esto no bastare, decretará inmediatamente la suspensión del mismo, dando cuenta al respectivo Concejo para que proceda á nueva elección, la cual no podrá recaer en el individuo que dió lugar á la suspensión, y lo someterá á juicio, sin que esto obste para que cumpla con el deber de presentar sus cuentas.

7.° Suministrar á los empleados superiores de Hacienda todos los informes que soliciten.

8.° Formar al fin de cada año un cuadro general que contenga los siguientes datos :

a-Nombres de los Distritos ;

b-Nombres de los Tesoreros municipales ;

c- Importe del presupuesto de rentas votado por cada Municipalidad ;

d-Importe de impuestos nuevos legalmente establecidos durante el año ;

e-Producto de las rentas cobradas por cada responsable en el año á que se refiera el cuadro ;

f-Diferencia en más entre el presupuesto de rentas y las cobradas ;

g-Diferencia en menos entre dicho presupuesto y las rentas que se hayan cobrado ;

h-Importe del presupuesto de gastos votado por cada Municipalidad ;

i-Créditos adicionales votados en el curso del año ;

j-Importe de los gastos hechos por cada responsable en el curso del año ;

l-Diferencia en más entre los gastos primitivamente votados y los hechos ;

m-Diferencia en menos entre los mismos gastos ;

n-Todas las observaciones que se le ocurran.

9.° Oir y decidir las apelaciones que hagan ante él las Tesorerías municipales por los fenecimientos de los Concejos.

• 1. Llevar cuidadosamente los libros determinados en el presente decreto.

• 1. Cumplir todos los demás que se le impongan por este ó por posteriores decretos.

Art. 5.° Son deberes especiales del Secretario de la Contaduría departamental :

1.° Llevar un registro de entradas en que anote la fecha de entrada de las cuentas que se han de examinar, con expresión del día y mes á que correspondan y la fecha en que se haya terminado el examen.

2.° Llevar un libro de cuentas corrientes á cada responsable, anotando las fechas en que les hayan contestado, y las fechas en que dichas contestaciones se hayan recibido.

3.° Llevar el libro de diligencias de finiquitos, en el cual se extenderán dichos documentos.

4.° Autorizar con su firma los finiquitos que expida el Contador.

5.° Legajar mes por mes las cuentas que se hayan fenecido, siguiéndose para ello, no por la fecha en que se fenezcan, sino por el mes á que corresponda cada cuenta

6.° Poner en limpio, en los libros respectivos, las partidas que al efecto le entregue preparadas el Contador.

7.° Cumplir las órdenes que le comunique el Contador.

Art. 6.° Son deberes especiales del Escribiente-portero :

1.° Poner en limpio la correspondencia que al efecto le entregue el Contador ó el Secretario.

2.° Llevar la correspondencia á los correos.

3.° Asear diariamente la oficina.

4.° Cumplir todas las órdenes que le comunique el Contador ó el Secretario.

Capítulo 2.°

Concejos municipales.

Art. 7.° Son deberes especiales de los Concejos municipales :

1.° Examinar y fenecer en primera instancia las cuentas de los Tesoreros municipales, en los términos y tiempo establecidos en el presente decreto.

2.° Enviar á la Contaduría departamental, ocho días después de recibidas, las mismas cuentas, una vez cumplido el deber anterior.

3.° Enviar á la Contaduría departamental un ejemplar del decreto de Presupuesto de rentas y gastos que anualmente expidan y todos los demás que dicten en el curso de cada año.

4.° Apremiar á los Tesoreros municipales con multas hasta de veinte pesos, á efecto de que remitan, precisamente dentro de los ocho primeros días del mes subsiguiente, las cuentas que deben examinar ; y suspenderlos si no bastare la multa, sin perjuicio de hacerlos cumplir con el deber de presentar dichas cuentas.

5.° Llevar un registro en que anoten las cuentas que reciban de los Tesoreros municipales, con expresión de la fecha del recibo de ellos ; y de la fecha en que la remiten á la Contaduría departamental.

6.° Llevar un libro en que anoten las glosas que se hagan á los Tesoreros municipales, las contestaciones que éstos den y las resoluciones definitivas que dicten.

Capítulo 3.°

Examen, incorporación y fenecimiento de las cuentas de las Tesorerías municipales.

Art. 8.° El examen de las cuentas de los Tesoreros municipales se contraerá :

1.° A la forma de ellos, es decir, á indagar si el sistema de Contabilidad, descripción de las partidas, y documentos que las comprueban están arreglados á las prescripciones del presente decreto.

2.° Al manejo del empleado responsable ; es decir, á averiguar minuciosamente si ha hecho con exactitud legal y matemática las liquidaciones á cargo de los deudores públicos ; si ha cobrado íntegramente el valor de dichas liquidaciones ; si se ha cargado de todos los fondos que hubiere recibido ; si ha hecho pagos sin autorización expresa, ó sobre documentos insuficientes para comprobar los derechos á los acreedores ; si ha incurrido en errores aritméticos que disminuyan falsamente el ingreso ó aumenten del mismo modo el egreso ; y, finalmente, todo lo que sea conducente á persuadir la legalidad y exactitud de las operaciones descritas en la cuenta y la pureza guardada por el respectivo empleado en la recandación é inversión de los fondos municipales.

Art. 9.° El examen sobre la forma de una cuenta terminará precisamente dentro de las veinticuatro horas siguientes á la de su recibo.

Art. 10. Si del examen de forma resultare que el sistema de Contabilidad bajo el cual se ha llevado la cuenta del Distrito es diferente del que está prevenido en el presente decreto, se devolverá dicha cuenta al empleado responsable de ella para que la rehaga en el perentorio término de cuatro días más el doble de la distancia. Los demás reparos que se hicieren á una cuenta en el examen de su forma no impedirán el que debe versar sobre el manejo del responsable.

Art. 11. Los reparos á que dé lugar una cuenta se harán constar en pliego separado firmado por el examinador y enviado del Alcalde del respectivo Distrito, á fin de que los entregue, y exija y remita la contestación.

Art. 12. El examen de manejo durará dos días para cada cuenta, transcurridos los cuales se fenecerá si no hubiere reparos contra ella ; y en el caso de que los hubiere, el fenecimiento se extenderá después de satisfechos éstos.

Art. 13. Los responsables contestarán los reparos ó glosas que se hicieren á sus cuentas, en el término de cuatro días, más el doble de la distancia entre el punto en que estuviere el examinador y el lugar en que los responsables se encontraren.

Art. 14. Los Concejos municipales y la Contaduría departamental, en su caso, pueden por justas causas, prorrogar el tiempo señalado en el artículo anterior para la contestación de los reparos hechos á una cuenta.

Cuando los Concejos municipales ejerzan esta facultad, deben dar aviso inmediatamente á la Contaduría departamental.

Art. 15. Vencido el término señalado para contestar los reparos hechos á una cuenta sin que los responsables hayan dado contestación, y cuando recibida ésta no sea satisfactoria, se procederá á declarar alcance líquido el importe de los reparos y demás del caso.

Art. 16. Los Tesoreros municipales enviarán á los Concejos, precisamente dentro de los ocho primeros días del mes subsiguiente, las cuentas que deben formar, y los Concejos, después de cumplido el deber señalado en el inciso 1.° del artículo 7.° del presente decreto, las enviarán á la Contaduría departamental ocho días después.

Capítulo 4.°

Juicio de cuentas.

Art. 17. En los que resulten por efecto del examen de las cuentas municipales, se seguirán, en lo posible y adaptándolas al caso, las reglas generales establecidas en la sección 6.ª, capítulo 7.°, artículo 88 de la Ley 23 de 1883, orgánica de la hacienda del extinguido Estado.

SECCIÓN 2ª .

contabilidad.

Capitulo 1.°

De la que debe llevar la Contaduría departamental.

Art. 18. La Contaduría departamental llevará para su Contabilidad dos libros : un " Diario " y un " Mayor," y abrirá en ellos las siguiente cuentas :

1.° La de Presupuestos de rentas, la cual recibirá a su Haber el importe de las rentas que cada Distrito haya presupuesto para sus gastos ; y se debitará á cada Distrito el valor de su renta respectiva, llevando la cuenta que al efecto se abra, el nombre del Distrito ( tal ) su cuenta de rentas.

2.° La de "Presupuesto de gastos," la cual tendrá á su débito el valor de los gastos que cada Distrito haya presupuesto para su servicio, recibiendo cada Distrito á su Haber, la cantidad de que se haya presupuesto, para lo cual se abrirán las cuentas que sean necesarias, con el nombre de Distrito de ( tal ) su cuenta de gastos.

Art. 19. Recibidos los presupuestos de los Distritos, la Contaduría departamental establecerá las siguientes partidas :

Para la de rentas :

Varios á Presupuestos de rentas.

Distrito de (tal) su cuenta de rentas.

Por las siguientes rentas , presupuestas para el presento año :

Renta (tal)	$ 100
Id. id	200
Id. id	400	700

Distrito ( tal ) su cuenta de rentas.

Por las siguientes rentas presupuestas para el presente año :

Renta (tal)	$ 500
Id. id	$ 200	700

Y así sucesivamente con respecto á los demás.

Y para la de gastos :

Presupuestos de gastos á Varios.

A Distrito (tal) su cuenta de gastos.

Importe de los gastos votados para el presento año según Presupuesto	$ 300
A Distrito (tal) su cuenta de gastos.
Importe de los gastos votados para el presente año según presupuesto	$ 100	400

Y así sucesivamente.

Art 20. Una vez recibida la cuenta de cada Distrito, el Contador la examinará y la incorporará en sus libros estableciendo la siguiente partida :

" Distrito (tal) su cuenta de gastos a Distrito ( el mismo ) su cuenta de rentas."

Art. 21. Cuando del examen de una cuenta resultare que existe en la Caja del Tesoro municipal algún sobrante en dinero, después de verificados todos los pagos, entonces se cargará este saldo á otra cuenta que llevará simplemente el nombre de Distrito.

Pol ejemplo :

El Distrito de Santa Marta ha enviado su cuenta del mes de Enero á la Contaduría y del examen que

esta Oficina ha hecho ha resultado que el Tesorero ha cobrado por rentas en dicho mes	$ 500
Y ha pagado por gastos	380

Entonces se establecerá en los Libros de la Contaduría la siguiente partida :

Varios á Distrito de Santa Marta su cuenta de rentas.

Las siguientes:

Distrito de Santa Marta su cuenta de gastos.

Por los gastos hechos en el presente mes	$ 380

Distrito de Santa Marta.

Saldo de su cuenta en 31 de Enero	120
	$ 500

Debe tenerse cuidado de que el saldo de $ 120 que viene á figurar á cargo del Distrito de Santa Marta en la cuenta del mes siguiente de Febrero como ingreso de este mes, debe deducirse de dichos ingresos para cancelar el expresado saldo, si no lo hay, ó aumentarlo ó disminuirlo, según el resultado de dicha cuenta.

Art. 22. Al fin de cada año se cerrarán los libros después de formado el balance general, saldando las cuentas por las de Presupuesto de Rentas y de Gastos entre sí, dejando únicamente los saldos, si los hubiere, de aquellas cuentas que simplemente llevan el nombre de los Distritos y que vienen á representar la existencia en caja, como sobrante ; cuyo saldo pasará á la cuenta del año siguiente.

Art. 23. Además, se formará por la Contaduría el cuadro de que trata el inciso 8.° del artículo 3.°, conforme al modelo siguiente :