Por el cual se reorganiza la Proveeduría de la Policía Nacional

El Presidente de la República de Colombia,

en uso de sus atribuciones legales,

DECRETA:

Artículo 1º. La Proveeduría de la Policía Nacional continuará funcionado como una dependencia del Departamento Administrativo de dicha institución, bajo la responsabilidad inmediata de un Proveedor, nombrado por el Gobierno Nacional, quien garantizará su manejo con fianza otorgada a satisfacción de la Contraloría General de la República.

Artículo 2º. Son funciones y deberes de la Proveeduría de la Policía Nacional:

• a) Adquirir los víveres y artículos de consumo indispensables para proveer a los casinos y al personal de la Policía Nacional.

• b) Abastecer dichos casinos en forma oportuna, dentro de la mayor eficacia y economía.

• c) Suministrar a los empleados civiles y militares de la Policía Nacional, que lo soliciten, provisiones de boca y elementos de primera necesidad para su consumo individual o de sus familias, en las condiciones fijadas por el presente Decreto.

Artículo 3°. La Proveeduría de la Policía Nacional, por cumplir las funciones propias de las cooperativas de consumo, se regirá, para los efectos de prestación de sus servicios, sistemas de compra y venta, obligaciones de los consumidores, deberes de los Pagadores, Cajeros, Habilitados y Tesoreros, exención de impuestos y derechos preferentes de transporte, por las normas de la Ley 128 de 1936.

Parágrafo. El otorgamiento que se hace a la Proveeduría de la Policía Nacional, de algunas de las prerrogativas que la ley concede de a las cooperativas, no implicará el lleno de los demás requisitos exigidos para estas instituciones, en vista de su organización, especial, y, por lo tanto no estará sujeta a la formación de capital por acciones, constitución de: juntas directivas y de vigilancia, ni intervención de la Superintendencia de Cooperativas.

Del Fondo Rotatorio de la Proveeduría,

Artículo 4º. El fondo Rotatorio con el cual ha de seguir funcionando la Proveeduría de la Policía Nacional, será igual al que arroje el monto del capital liquido en el balance consolidado de dicho organismo, que ha de producirse con fecha 31 d diciembre del año en curso, con intervención de la Contraloría General de la República, mediante inventario y análisis de sus activos y pasivos. Este fondo podrá se reaumentado con los aportes de que trata el articulo siguiente.

Artículo 5°. El capital liquido de la Proveeduría de la Policía Nacional, que se ha formado por acumulación de utilidades en la compra y venta de víveres al personal del Cuerpo, con un aporte inicial de la caja de Protección, Social de la misma institución, es de propiedad de dicha Caja, de acuerdo con la interpretación legal de sus estatutos, .contenidos en el Decreto número 475 de 1938, por lo cual se procederá a incluirlo en su activo.

Parágrafo. Este capital podrá ser aumentado, si la capacidad financiera de la Caja de Protección Social lo permitiere, con nuevos aportes de la misma hasta completar un fondo rotatorio de cien mil pesos ($100.000).

Artículo 6º. La propiedad que tiene la Caja de Protección Social de la Policía Nacional sobre el capital líquido de la Proveeduría, será considerado como una inversión permanente de la primera entidad en cooperativas de consumo, prevista en sus estatutos, y en ningún caso podrá ser retirado o disminuido, hipotecado, ni comprometido en forma alguna sin previa autorización del Gobierno Nacional.

Parágrafo. La Junta Directiva de la Caja de Protección Social de la Policía Nacional delegará en el proveedor todas las facultades de administración sobre la Proveeduría.

De las compras

Artículo 7º. Las adquisiciones que efectúe la Proveeduría de la Policía Nacional se clasificaran en la siguiente forma: "Compras ordinaria", las que se lleven acabo al contado o a crédito y que correspondan a artículo recibidos en los depósitos de la Proveeduría.; "Suministros Exteriores" los que se hagan a los casino, sin pasar por los depósitos de la Proveeduría y "Suministros Directos" los que se contraten con comerciantes de la localidad para surtir de drogas, calzado, vestuario y artículos de uso personal y doméstico de primera necesidad a los empleados de la Policía Nacional, también sin pasar por los depósitos de la Proveeduría.

Artículo 8º. Las compras ordinarias podrá efectuarlas el proveedor en Bogotá, en las plazas del país o en el exterior. Estas se acreditarán con el recibido en que conste el suministro, acompañado de la correspondiente cuenta de cobro naturalmente, mediará la previa cotización solicitada por el proveedor y suscrita por el vendedor, de que trata el artículo 10 de este Decreto, la que a manera de convenio escrito, será la base de la negociación.

Artículo 9º. Cuando las compras ordinarias fueren de cuantía inferior a doscientos pesos ($200), podrán ser pagadas con la simple orden del proveedor; las de doscientos pesos ($200) en adelante, requerirán la aprobación del Director del Departamento Administrativo.

Parágrafo: Queda prohibido fraccionar el valor de una adquisición en varias cuentas de cobro, con el objeto de eludir lo dispuesto en este artículo.

Artículo 10. Todas las adquisiciones por compras ordinarias que se efectúen en las plazas del país necesitarán por lo menos tres cotizaciones.

Artículo 11. Los suministros exteriores de pan, carne, leche, carbón y similares para los casinos de Bogotá, deberán contratarse cada seis (06) meses, por licitación privada dentro de un plazo no menor de quince días, dentro de los cuales se publicarán los pliegos de cargos. Las ofertas para estos suministros se presentarán debidamente selladas en la Secretaria del Departamento Administrativo hasta el día fijado en el pliego de cargos, y serán estudiados por una Junta de compras por el Director del Departamento Administrativo, el Jefe del Departamento de Vigilancia, un representante de la Contraloría General de la República. El secretario del Departamento Administrativo, que lo será también de la Junta nombrada anteriormente, levantará las actas respectivas en las que parezcan las razones que hayan determinado la adquisición de los suministros, insertando un cuadro comparativo del valor de las ofertas.

Artículo 12. Los documentos de licitación se mantendrán en absoluta reserva hasta el momento de la adjudicación, si después de cerrada, pero antes de adjudicarla, un postor modificare los precios en términos favorables para la Proveeduría, se abrirá de nuevo la licitación, por una sola vez, dando aviso de tal circunstancia, a los competidores, sin mencionar el nombre del postor que mejore la oferta, para que ellos confirmen o modifiquen las suyas dentro del plazo que se les señale.

Artículo 13. En los pliego de cargos de las licitaciones privadas. La Proveeduría podrá exigir hasta un diez por ciento (10%) del valor de la oferta, o una cantidad prudencial, si el valor del suministro fuere indefinido, como respaldo. Dichas fianzas y garantías se perderán a favor de la Proveeduría cuando el proponente, después de adjudicado el negocio, no diere cumplimiento a sus compromisos.

Artículo 14. Los suministros directos podrán ser contratados por el proveedor con comerciantes de Bogotá, mediante convenios escritos por los cuales estos últimos se comprometan a suministrar a los empleados de la Policía Nacional, y según ordenes de entrega de la proveeduría, las mercancías de primera necesidad que soliciten, sin recargar los precios ordinarios de venta, cuyo valor será pagado por la proveeduría en el plazo que se estipulen de común acuerdo.

Parágrafo: La proveeduría podrá exigir a los comerciantes a que se refiere este artículo, bonificaciones sobre el valor de las compras, cuyo valor ingresará, como retribución, a la proveeduría, por servicios de comisión y cobranza.

De los casinos

Artículo 15. Los casinos de las divisiones de Bogotá se surtirán directamente de la proveeduría, lo mismo que los de fuera que, por cualquier motivo de distancia, permitan su abastecimiento. Sin embargo, los respectivos ecónomos podrán comprar directamente elementos, tales como frutas, legumbres, carnes frescas, etc. Para lo cual se autoriza al proveedor para que suministre a dichos empleados de manejo los fondos suficientes, de los cuales rendirán cuenta mensualmente.

Artículo 16. La proveeduría de la Policía Nacional, si su capacidad financiera lo permitiere, podrá hacer aportes de fondos a los casinos de las Divisiones de fuera de Bogotá que no pudiera abastecer directamente, a fin de fomentar su normal funcionamiento, o el establecimiento de este servicio en los lugares donde no existiere en una proporción a diez pesos ($10) por cada hombre arranchado. Estos aportes se harán, en todo caso, por orden expresa de la Dirección de la Policía Nacional, y serán contabilizados como inversiones en filiales de la proveeduría.

Artículo 17. El proveedor tendrá derecho de inspección sobre los casinos de la Policía Nacional, y tendrá obligación de dar cuenta inmediata a la Dirección General del Cuerpo sobre las irregularidades que encuentren, proponiendo al mismo tiempo la adopción de las medidas indispensables para remediarlas. Para los efectos administrativos, los ecónomos serán empleados de manejo, subalternos del proveedor.

Artículo 18. Los servicios de alimentación que se presenten en los casinos de la Policía Nacional serán reorganizados por reglamento que dicte el Director General del Cuerpo, en forma que estos servicios se puedan prestar al precio más aproximado al costo, procurando en todo caso la mayor eficiencia, y economía.

Artículo 19. El proveedor manejará los fondos provenientes de productos de los casinos, recaudándolos y dándoles salida, según las solicitudes de los respectivos presidentes de las comisiones, vigilando en todo caso que estas inversiones se ciñan estrictamente a los reglamentos.

Artículo 20. La proveeduría ejercerá el control administrativo sobre los elementos devolutivos adquiridos con los productos de los casinos, los que quedaran bajo la responsabilidad inmediata de los ecónomos, disponiendo la formación de minuciosos inventarios y llevando cuenta de ellos mediante registros de kárdex.

De los suministros a los empleados

Artículo 21. La proveeduría de la Policía Nacional podrá atender al suministro de vivieres y artículos de primera necesidad, tales como drogas, calzado, vestuario y artículos de uso personal o doméstico, para consumo de los empleados de la institución o de las familias, de estos, exclusivamente, los cuales deberán cobrar, mediante descuentos de los sueldos respectivos, en las condiciones que fije el proveedor, siempre que no exceda en sus posibilidades económicas y que presente las debidas garantías.

Artículo 22. El proveedor deberá determinar la conveniencia y necesidad de los pedidos que le hagan tanto los casinos como los empleados de la policía, pudiendo negarlos si tuviere razones para creer que los solicitantes no reúnen las garantías de solvencia o abusan del crédito.

Artículo 23. El cajero general de la policía y cualquiera otro tesorero, habilitado pagador o cajero oficial o particular y toda otra persona empresa o entidad, deberán deducir y retener, de cualquier cantidad que hayan de pagar a los deudores de la proveeduría en referencia las sumas que estos adeuden por cualquier concepto a esta entidad, mediante la presentación de ordenes de pago, libranzas, radicaciones, pignoraciones, cesiones, vales, relaciones de deudores o cualquier otro documento, en que conste la deuda u obligación, y las sumas deducidas deberán ser entregadas al proveedor, de acuerdo con lo ordenado por la Ley 128 de 1936, bajo las sanciones que estas fijan a los infractores, y teniendo en cuenta las prerrogativas que, como a cooperativa de consumo, para varios efectos legales, se le conceden a la Proveeduría de la Policía por medio del presente Decreto.

Artículo 24. Cuando el proveedor necesitare embargar sueldo o salarios a los deudores de la Proveeduría, podrá hacerlo en su totalidad, con la limitación que establece la segunda parte del artículo 6º de la Ley 128 de 1936.

De los remates

Artículo 25. Cuanto la Proveeduría estime que alguno o algunos de los artículos que tengan en su poder no son necesarios para atender a los servicios de suministros que le corresponden o cuando tales artículos se hallen deteriorados o aparezcan cargados en los almacenes a precios más elevados de los que comercialmente pueden tener, pondrá el hecho en conocimiento de la Contraloría General o de la entidad que ésta delegue, para que decidan si los artículos que se encuentran en tales condiciones deben reevaluarse, destruirse o venderse.

Artículo 26. El valúo de los efectos de la proveeduría que hayan de sacarse a remate se hará por el proveedor con intervención de la Contraloría General y en los remates se observarán las siguientes reglas:

• a) El remate se avisará con diez días de anticipación, en lugar público visible de la Proveeduría, con mención de los artículos que se van a rematar y la base del avalúo.

• b) La licitación debe durar por lo menos tres horas

• c) La adjudicación deberá hacerse públicamente, y tan luego como haya terminado la licitación, a favor del que ofrezca la mayor cantidad de dinero.

• d) Si se tratare de efectos que fueren divisibles en lotes y la venta separada de ellos ofreciere mayor ventaja para los intereses de la proveeduría, la subasta se deberá anunciar en dicha forma.

Artículo 27. Se puede enajenar, sin que la enajenación preceda a una pública subasta los siguientes artículos:

• a) Los que valgan menos de veinte pesos ($20).

• b) Los que por ser corruptibles o por ser susceptibles de merma, sea preciso enajenar sin demora.

• c) Los bienes que no hayan podido venderse en dos remates sucesivos, no obstante que su valor pase de veinte pesos ($20).

De la organización interna de la Proveeduría

Artículo 28. La proveeduría de la Policía Nacional tendrá seis secciones principales, cuyas funciones se fijan en los artículos subsiguientes, a saber: Caja y Negocios Generales, Casinos, Cooperativas de Consumo, Liquidación y Almacenes y Depósitos.

Artículo 29. La Sección de Caja y Negocios Generales, bajo la inmediata dirección del Proveedor, tendrá las siguientes funciones:

• a) Recaudo y manejo de fondos

• b) Adquisiciones y contratos de suministro

• c) Autorización de los suministros

• d) Administración y gerencia de los negocios de la Proveeduría

• e) Dirección general de todas las oficinas de su dependencia

• f) Formulación y rendición de las cuentas mensuales.

Artículo 30. La Sección de casinos tendrán las funciones que se expresan a continuación:

• a) Estudio de las solicitudes de víveres, fondos y elementos que hagan los ecónomos

• b) Estudio de las cuentas de los casinos, en colaboración con la entidad que delegue la Contraloría General de la República.

• c) Control administrativo sobre la liquidación del precio de las raciones.

• d) Cobro de los descuentos por alimentaciones

• e) Vigilancia sobre los fondos de los productos de los casinos y sobre los elementos devolutivos de los mismos.

• f) Contabilización de las operaciones de su ramo.

Artículo 31. La Sección de Cooperativas de consumo tendrá las funciones que se indican enseguida:

• a) Llevar las cuentas corrientes de los consumidores, anotándoles los suministros y los pagos, y visando previamente todos los pedidos.

• b) Ordenar los respectivos documentos en los sueldos.

• c) Registrar la contabilización de las operaciones respectivas.

Artículo 32. La Sección de liquidación tendrá por funciones primordiales:

• a) Elaborar, con cinco días de anticipación una lista de precios de los víveres que han de regir en la quincena siguiente, teniendo como base el promedio que arrojen los libros de inventario permanente del depósito principal.

• b) Liquidar las solicitudes de víveres u otros elementos que hagan tanto los casinos como los empleados consumidores.

• c) Ejercer el control administrativo de los depósitos y subalmacenes anexos a la Proveeduría, por medio del sistema de inventario permanente.

Artículo 33. La Sección de Almacenes y Depósitos tendrá las siguientes funciones:

• a) Recibir, almacenar y entregar, siguiendo las ordenes del proveedor, todos los elementos que se le confíen.

• b) Mantener una información estadística sobre el consumo de los diversos elementos que se suministran de los depósitos, con base en los cuales se harán las solicitudes de compra al proveedor.

• c) Llevar el inventario permanente de los artículos, tanto en el depósito principal como en los Subalmacenes, y responder de su manejo.

Del personal de la Proveeduría

Artículo 34. El personal de Proveeduría de la Policía Nacional, existente en la actualidad y fijado por el Decreto 505 de 1940, quedará distribuido en la siguiente forma en las diversas secciones.

Caja y Negocios Generales

Proveedor.

Contador

Oficial Ayudante

Mecanógrafo

Sección de Casinos

Auxiliar Primero

Oficial de Control de Casinos

Registrador de Facturas

Sección de Cooperativas de Consumo

Auxiliar Segundo

Sección de Liquidación

Revisor de facturas

Dos liquidadores de facturas

Dos liquidadores auxiliares

Sección de Almacenes y Depósitos

Jefe de bodegas y Depósitos

Dos Almacenistas y Despachadores

Dos Ayudantes de Almacén

Chofer

Cinco acarreadores

Disposiciones Generales

Artículo 35. La Contraloría General de la República prescribirá los sistemas de contabilidad comprobación y rendición de cuentas, que hayan de seguirse en la Proveeduría de la Policía Nacional y sus Dependencias. También podrá ejercer control sobre los precios de las adquisiciones.

Artículo 36. Seguirán siendo empleados de manejo, subalternos del proveedor, el Jefe de los Depósitos y bodegas, los subalmacenistas y ecónomos, cuya responsabilidad fiscal será determinada por la Contraloría General de la República.

Artículo 37. La Proveeduría no podrá comprar ni vender artículos para fines distintos del abastecimiento de los casinos o de los empleados de la Policía Nacional, salvo los casos contemplados especialmente en el presente Decreto.