Por el cual se señala la organización administrativa del Departamento del Cesar

El Presidente de la República de Colombia, en uso de sus facultades legales, y en especial de las que le confiere la Ley 25 de 1967 y en cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto 1340 del mismo año.

DECRETA:

Artículo 1° La estructura administrativa del Gobierno Departamental del Cesar, será la siguiente:

• A) Despacho del Gobernador

• 1. Oficina de Planeación.

• 1. Oficina Jurídica.

• 1. Oficina Administrativa

• 3.1. Sección de Administración de Rentas.

3.1.1 Juzgado de Rentas y Ejecuciones Fiacales.

• 3.2. Sección de Presupuesto y Contabilidad.

3.2.1 Tesorería.

• 3.3. Sección de Personal

• 3.4. Sección de Servicios Generales.

• B) Secretaría de Gobierno

• 1. Sección de Asuntos Municipales y Acción Comunal.

• C) Secretaría de Desarrollo Económico y Social

• 1. Sección de Educación.

• 1.1. Distritos Educativos.

• 1. Sección Agropecuaria.

• 1. Sección de Obras Públicas.

• D) Entidades Asesoras y Coordinadoras

• 1. Consejo de Gobierno.

• 1. Consejo de Planeación.

• 1. Comités de Coordinación.

• 1. Comisión de Personal.

• 1. Junta de Compras.

• 1. Juntas de Escalafón Docente.

• 1. Junta de Becas.

Parágrafo. La organización administrativa de la Auditoría Fiscal General será la siguiente:

• 1. Despacho del Auditor Fiscal General.

• 1.1. Sección de Auditoría y Análisis Financiero.

• 1.2. Sección de Juicios Fiscales, Fianzas y Finiquitos.

Artículo 2° Las unidades de primer nivel, de la Administración Departamental, se denominarán Secretarías u Oficinas. Las dependencias de segundo nivel de las Secretarías y Oficinas se denominarán Secciones y las de tercer nivel. Grupos, Los organismos internos de carácter permanente, asesores y coordinadores, se llamarán Comités.

Los organismos que se convoquen para estudio de asuntos especiales se denominarán Consejos, Juntas o Comisiones.

Artículo 3° Los Secretarios y Directores de Oficina, en relación con los asuntos propios de su ramo, tendrán las siguientes funciones:

• a) Asesorar al Gobernador en la adopción de la política y planes de acción;

• b) Coordinar con las demás Secretarías y Oficinas y con las entidades públicas y privadas, el desarrollo de los programas a su cargo;

• c) Representar al Gobernador en las actividades oficiales que éste señale;

• d) Asesorar a las Administraciones Municipales para el desarrollo de los programas a nivel local;

• e) Presidir el Comité de Coordinación de la respectiva Secretaría u Oficina;

• f) Autorizar con su firma los actos que le señalen las leyes, las ordenanzas, los decretos, las resoluciones y los reglamentos.

Artículo 4° Son funciones generales de los jefes efe Sección:

• a) Responder ante el jefe inmediato por el cumplimiento de sus funciones y por las de las unidades a su cargo;

• b) Dirigir y coordinar la elaboración y ejecución de los programas de trabajo que han de desarrollarse en la unidad bajo su control;

• c) Estudiar y resolver los problemas de la Sección y tramitar con el inmediato superior aquellos asuntos que requieren una decisión a nivel más elevado;

• d) Asesorar al jefe inmediato en el estudio y solución de los problemas que se relacionen con los asuntas bajo su responsabilidad;

• e) Recibir y evaluar los informes periódicos de los subalternos y preparar informes consolidados sobre las labores desarrolladas y los resultados obtenidos por la unidad a su cargo;

• f) Asistir al Comité de Coordinación, correspondiente a su nivel;

• g) Autorizar con su firma los actos que se le señalen de acuerdo con los decretos, resoluciones y reglamentos.

Artículo 5° Corresponden al Secretario Privado del Gobernador las siguientes funciones

• a) Organizar la Oficina del Gobernador, llevar los archivos especializados y atender todos los asuntos relacionados con el eficiente funcionamiento del Despacho;

• b) Tramitar la correspondencia personal del Gobernador y dar curso a aquella que no requiera la actuación directa del mismo;

• c) Servir de enlace entre, las personas que el Gobernador indique y tramitar las audiencias;

• d) Suministrar a la prensa informaciones, autorizadas por el Gobernador, sobre los negocios a cargo del Departamento

• e) Responder por las relaciones públicas de la Administración Departamental;

• f) Las demás que le confiere el Gobernador.

- Despacho del Gobernador.

Artículo 6° El Despacho del Gobernador tendrá las siguientes dependencias:

• 1. Oficina de Planeación.

• 1. Oficina Jurídica.

• 1. Oficina Administrativa.

• 1. Oficina de Planeación

Artículo 7° Son funciones de la Oficina de Planeación:

Atender los negocios relacionados con la Planeación Integral del Departamento, los planes de desarrollo económico, social y urbanístico; la preparación de los anteproyectos de presupuestos; la organización administrativa; la elaboración de las estadísticas; la asistencia técnica a los Municipios y a los organismos regionales de derecho público; la coordinación de las actividades de turismo.

En consecuencia, deberá:

• a) Elaborar, con base en estudios técnicos, planes generales y programas especiales para el desarrollo integral del Departamento y planear, en coordinación con las Secretarías y Oficinas, inversiones públicas para realizar programas de desarrollo y efectuar revisiones anuales a los proyectos adoptados;

• b) Coordinar, con el Departamento Administrativo de Planeación, los planes sectoriales económicos departamentales para el señalamiento de los programas de inversión en el nivel regional;

• c) Estudiar los contratos que celebre el Departamento y que se relacionen con la ejecución de planes de desarrollo;

• d) Adelantar estudios tendientes a determinar la necesidad de crear Establecimientos Públicos Departamentales;

• e) Adelantar estudios sobre la organización fiscal del Departamento con miras a la mejor utilización de sus recursos, fiscales y de crédito, y adoptar la técnica presupuestaria del Departamento y los Municipios, en coordinación con la Dirección Nacional de Presupuesto;

• f) Preparar, en colaboración con la Oficina Administrativa, de acuerdo con los planes y programas y con sujeción a las normas presupuestarias y a las modalidades fiscales, los proyectos de presupuesto de rentas y gastos y de inversiones del Departamento;

• g) Hacer estudios y proponer medidas para la mejor organización y el más eficiente funcionamiento de las dependencias departamentales; preparar manuales sobre sistemas y procedimientos administrativos, y velar por el cumplimiento de la organización administrativa del Gobierno Departamental, orientar su desarrollo y proponer las medidas reglaméntalas necesarias para su aplicación;

• h) Elaborar en colaboración con el Departamento Administrativo del Servicio Civil y la Sección de Personal, la nomenclatura de cargos y escalas de sueldos que debe regir en el Departamento y prestar asesoría a la Sección de Personal para la organización de cursos de adiestramiento y la preparación de sistemas para la administración y manejo del personal;

• i) Preparar las estadísticas necesarias, para la elaboración y evaluación de los planes y programas de desarrollo;

• j) Publicar el plan de desarrollo, previa aprobación del Consejo Departamental de Planeación, así como la consolidación de los presupuestos municipales y el anuario estadístico;

• k) Prestar asistencia técnica a los Municipios y a los Establecimientos Públicos Departamentales en los aspectos relacionados con la planeación integral, la organización presupuestaria, la organización administrativa y la elaboración de las estadísticas.

Artículo 8° Son funciones especiales del Jefe de la Oficina de Planeación:

• a) Responder ante el Gobernador por el cumplimiento de las funciones de la unidad a su cargo;

• b) Estudiar los proyectos de ordenanzas, de decretos, de resoluciones o acuerdos que tengan incidencia sobre los planes o programas de desarrollo, presupuestos y organización administrativa;

• c) Coordinar las actividades de la unidad a su cargo, con las que adelanten el Departamento Administrativo de Planeación, el Departamento Nacional de Estadística, la Dirección Nacional de Presupuesto, la Secretaría de Organización e Inspección de la Administración Pública y demás entidades públicas y privadas;

• d) Evaluar con base en estadísticas y cálculos de costos los gastos de cada uno de los planes y programas que adelante o proyecte el Departamento;

• e) Sugerir recursos y sistemas para la eficiente realización de planes y programas de desarrollo.

Parágrafo. El Jefe de la Oficina de Planeación será un funcionario técnico y de carrera, especializado en esta materia.

• 2. Oficina Jurídica.

Artículo 9° La Oficina Jurídica asesorará al Departamento en todos los asuntos jurídicos.

Artículo 10. Son funciones de la Oficina Jurídica o del Asesor Jurídico, según el caso:

• a) Estudiar los problemas jurídicos relacionados Con el Departamento y preparar los conceptos o proyectos respectivos;

• b) Estudiar, preparar o revisar los proyectos de ordenanzas, decretos, resoluciones y demás providencias que se relacionen con la administración departamental;

• c) Conceptuar sobre la legalidad o constitucionalidad de las ordenanzas y los acuerdos;

• d) Estudiar el aspecto legal y emitir el concepto correspondiente en todos los contratos que celebre el Departamento, y en los contratos celebrados por los Municipios y que requieran la aprobación del Gobernador;

• e) Tramitar los demás asuntos que conforme a las leyes, decretos y ordenanzas supongan la intervención de esta unidad;

• f) Asesorar al Gobernador o a los apoderados que éste designe en los juicios que se relacionen con el Departamento, y llevar su representación en los casos en que el Gobernador le confiera poder para el efecto;

• g) Codificar las normas legales relacionadas con la administración departamental y mantenerla al día.

• 1. Oficina Administrativa

Artículo 11. Corresponde a la Oficina Administrativa atender los negocios relacionados con la recaudación, administración y vigilancia de las Rentas Departamentales; el manejo de los bienes y fondos públicos; la preparación de los anteproyectos de presupuesto; la ejecución presupuestaria; la contabilidad general, la contabilidad de costos y la contabilidad presupuestaria: el manejo de la deuda pública en coordinación con la Auditoría Fiscal General o con la entidad que haga sus veces; el aprovisionamiento de bienes muebles generales y especiales; la administración de personal y la organización de servicios generales.

Artículo 12. La Oficina Administrativa tendrá la siguiente organización interna:

• 3.1. Sección de Administración de Rentas.

3.1.1 Juzgado de Rentas y ejecuciones Fiscales

• 3.2. Sección de Presupuestos y Contabilidad

3.2.1 Tesorería.

• 3.3. Sección de Personal.

• 3.4. Sección de Servicios Generales.

• 3.4. Sección de Administración de Rentas

Artículo 13. Son funciones de la Sección de Administración de Rentas:

• a) Administrar las rentas del Departamento y tramitar los asuntos a ellas referentes;

• b) Vigilar el cumplimiento de las disposiciones sobre rentas departamentales, de conformidad con las normas vigente

• c) Rendir boletín diario al Jefe de la Oficina Administrativa y al Jefe de Auditoría y Análisis Financiero del Departamento, sobre el estado de los recaudos y el movimiento de especies.

3.1.1 Juzgado de Rentas y Ejecuciones Fiscales.

Artículo 14. Son funciones del Juzgado de Rentas y Ejecuciones Fiscales:

• a) Tramitar todos los juicios que por jurisdicción coactiva se adelanten contra los empleados y los deudores del Departamento, de conformidad con las normas vigentes;

• b) Tramitar en segunda instancia los juicios que se adelanten por fraude a las Rentas Departamentales;

• c) Las demás que le determinen las leyes, decretos y ordenanzas.

• 3.2. Sección de Presupuestos y Contabilidad

Artículo 15. La Tesorería será una dependencia de la Sección de Presupuestos y Contabilidad.

Artículo 16. Son funciones de la Sección de Presupuestos y Contabilidad:

• a) Colaborar con el Jefe de la Oficina en la elaboración de los anteproyectos de presupuestes de rentas, gastos e inversiones que deben presentarse a la Oficina de Planeación para que ésta prepare el proyecto que pasará al Consejo de Gobierno;

• b) Preparar el decreto de liquidación del presupuesto;

• c) Tramitar las solicitudes de certificados de reserva y preparar las relaciones de autorización;

• d) Cancelar por orden del Jefe de la Oficina Administrativa las autorizaciones para gastos no utilizados;

• e) Vigilar y controlar la ejecución del presupuesto;

• f) Llevar la contabilidad general y la contabilidad presupuestaria y la contabilidad de costos del Departamento;

• g) Elaborar los balances mensuales y anuales del Departamento.

3.2.1 Tesorería

Artículo 17. Son funciones de la Tesorería:

• a) Recibir los aportes, auxilios y cualesquiera otros ingresos al Tesoro Departamental;

• b) Pagar los gastos ordenados de conformidad con las normas vigentes;

• c) Presentar diariamente al Jefe de la Oficina Administrativa y al Jefe de Auditoría y Análisis Financiero del Departamento, el estado de Caja y el Boletín Diario de Ejecución presupuestaria;

• d) Certificar los ingresos y gastos cuando fuere el caso.

• 3.3. Sección de Personal:

Artículo 18 Son funciones de la Sección de Personal:

• a) Estudiar, en colaboración con la Oficina de Planeación y con las unidades administrativas, las necesidades de personal administrativo, científico, técnico y auxiliar, y presentar a la Comisión de Personal programas de selección con miras a satisfacer estas necesidades;

b). Seleccionar en colaboración con la Comisión de Personal, los candidatos para ocupar los diferentes cargos en la Administración Pública Departamental aplicando las normas de clasificación y remuneración de empleos de acuerdo con las reglamentaciones vigentes;

• c) Organizar, de acuerdo con la Comisión de Personal, programas de adiestramiento para personal, en servicio en la Administración Departamental y en los Municipios y coordinar éstas actividades con los organismos públicos y privados que se ocupen de actividades afines;

• d) Revisar las funciones a nivel de cargo y adelantar, cuando fuere el caso, una nueva clasificación de los mismos;

• e) Preparar el reglamento de trabajo y una vez aprobado por el Gobierno Departamental, velar por su aplicación y cumplimiento;

• f) Mantener al día los registros de personal de todos los funcionarios al servicio del Gobierno Departamental, y preparar las nóminas de pago;

• g) Expedir constancias sobre antecedentes de personal y demás certificaciones requeridas;

• h) Estudiar la posibilidad de establecer sistemas de incentivos en algunos servicios y promover actividades culturales y de bienestar social para el personal;

• i) Elaborar los proyectos de providencias relativas al manejo de personal;

• j) Asistir a los Municipios en el establecimiento de la Carrera Administrativa y en la administración técnica del personal.

• 3.4. Sección de Servicios Generales

Artículo 19. Son funciones de la Sección de Servicios Generales:

• a) Preparar en coordinación con la Oficina de Planeación y con los Jefes de las unidades administrativas, el programa anual de compras de bienes muebles e inmuebles pava cada una de las dependencias del Gobierno Departamental; y adquirir de conformidad con las normas vigentes los bienes muebles e inmuebles;

• b) Recibir, almacenar, distribuir y controlar, los bienes muebles generales y especiales que se adquieran para la Administración Departamental, así como los que posea a otro título, llevar el registro de los mismos, y los demás registros prescritos por la contabilidad y tramitar la baja de elementos de acuerdo con las normas vigentes;

• c) Presentar al Jefe de la Oficina Administrativa y al Jefe de Auditoría el boletín de Almacén;

• d) Recibir y distribuir la correspondencia que llegue para, la Gobernación y despachar la que salga de la misma; radicar los documentos de valor; organizar y controlar el servicio de mensajeros; organizar y mantener al día el archivo general de la Gobernación y el de la Auditoría Fiscal General o la Contraloría Departamental y supervisar el funcionamiento de los archivos especializados de las dependencias;

• e) Facilitar a los Jefes de las mismas dependencias los documentos y copias que soliciten de acuerdo con los reglamentos;

• f) Organizar y dirigir la biblioteca del Departamento y atender la ejecución de los trabajos de publicaciones de acuerdo con los reglamentos;

• g) Organizar la prestación del servicio de transporte en los vehículos oficiales, llevar el registro de la maquinaria pesada y llevar la hoja de servicio de cada uno de los vehículos y controlar su recorrido y consumo;

• h) Mantener todos los locales al servicio de la Administración Departamental en perfecto estado de uso y aseo; y ejecutar los trabajos de reparaciones menores, equipos de oficina, maquinaria pesada y controlar los trabajos contratados para lograr una eficiente ejecución.