Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 21 de 1982

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus facultades constitucionales, en especial de las que le confiere el numeral 3º del artículo 120 de la Constitución Política,

DECRETA:

Artículo 1º. De conformidad con lo señalado en el artículo39de la Ley 21 de 1982, las Cajas de Compensación Familiar son personas jurídicas de derecho privado, sin ánimo de lucro, organizadas como corporaciones en la forma prevista en el Código Civil, cumplen funciones de seguridad social y se hallan sometidas al control y vigilancia del Estado en la forma establecida por la ley.

Artículo 2º. De conformidad con lo señalado en el artículo40de la Ley 21 de 1982, las Cajas de Compensación Familiar que se establezcan a partir de la vigencia de dicha ley deberán estar organizadas en la forma prevista en el artículo anterior y obtener personería jurídica de la Superintendencia de Subsidio Familiar, que solo podrá reconocerla cuando se demuestre su conveniencia económica y social y cumpla, además, uno de los siguientes requisitos:

• 1. Tener un mínimo de quinientos (500) empleadores obligados a pagar el subsidio familiar por conducto de una Caja.

• 1. Agrupar un número de empleadores que tengan a su servicio un mínimo de diez mil (10.000) trabajadores beneficiarios del subsidio familiar.

Artículo 3º. La Superintendencia de Subsidio Familiar, previo concepto del Consejo Superior del Subsidio Familiar, podrá autorizar la constitución de cajas sin el lleno de los requisitos establecidos en el artículo anterior en casos excepcionales de especial conveniencia y atendiendo siempre a su ubicación geográfica, de conformidad con lo previsto en el parágrafo único del artículo40de la Ley 21 de 1982.

Artículo 4º. Los procedimientos para el trámite de establecimiento de cajas de compensación y el reconocimiento de la respectiva personería jurídica serán fijados por la Superintendencia de Subsidio Familiar en resolución que señalará la obligatoriedad de dar aviso de la intención de establecer una caja de compensación y hacerlo de conocimiento público, proceder a su constitución en asamblea general y comprobar plenamente el cumplimiento de los requisitos legales.

Artículo 5º. Las Cajas de Compensación Familiar cumplen funciones de seguridad social, según lo ordenado en el artículo41de la Ley 21 de 1982 y tienen, entre otras, las siguientes:

• 1. Recaudar, distribuir y pagar los aportes destinados al subsidio familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, a la Escuela Superior de Administración Pública, ESAP, a las escuelas industriales y los institutos técnicos en los términos y con las modalidades de la ley.

• 1. Organizar y administrar las obras y programas que se establezcan para el pago del subsidio familiar en especie o servicios, de acuerdo con los previsto en el artículo62de la Ley 21 de 1982.

• 1. Ejecutar, con otras Cajas o mediante vinculación con organismos y entidades públicas o privadas que desarrollen actividades de seguridad social programas de servicios, dentro del orden de prioridades señalado por la ley.

• 1. Promover y controlar, en coordinación con el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, el recaudo completo y oportuno de los aportes señalados en el numeral 1 del presente artículo.

Artículo 6º. Los aportes recaudados para proveer el pago del subsidio familiar, serán distribuidos por las Cajas de Compensación Familiar en la forma prevista en el artículo43de la Ley 21 de 1982 y según los porcentajes siguientes:

• 1. Un cincuenta y cinco por ciento (55%), como mínimo, para el pago del subsidio familiar en dinero.

• 1. Hasta un diez por ciento (10%) para gastos de instalación, administración y funcionamiento.

• 1. Hasta un tres por ciento (3%) para constituir la reserva legal de fácil liquidez.

• 1. Hasta en uno por ciento (1%) para contribuir al sostenimiento y funcionamiento de la Superintendencia de Subsidio Familiar, de conformidad con lo señalado en la Ley 25 de 1981.

• 1. El saldo será destinado a obras y programas sociales para el pago del subsidio familiar en especie o servicios, de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias.

Parágrafo.Las Cajas de Compensación podrán descontar al Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, hasta el medio por ciento (½%) del valor recaudado por concepto de aportes para la institución, y utilizar la suma correspondiente para atender sus gastos de instalación, administración y funcionamiento, según lo dispuesto por los artículos42y60de la Ley 21 de 1982.

Artículo 7º. Si al término de cada ejercicio semestral resultare que las sumas efectivamente empleadas para el pago del subsidio familiar en dinero no cumplen con el cincuenta y cinco (55%) señalado en el artículo anterior, el Consejo Directivo de la respectiva Caja determinará el pago, dentro del semestre siguiente, de una o varias cuotas monetarias extraordinarias de subsidio por un total equivalente a la suma que haga falta para cumplir con el porcentaje mencionado.

Artículo 8º. Todo desembolso para la adquisición de bienes o servicios que no se destine específicamente a obras y programas sociales que emprendan las Cajas de Compensación con el fin de atender el pago del subsidio familiar en especie o en servicios, se hará con cargo al porcentaje establecido por la ley para gastos de instalación, administración y funcionamiento.

El exceso en que incurran las Cajas de Compensación Familiar para gastos de instalación, administración y funcionamiento sobre el porcentaje señalado en el numeral 2 del artículo6º del presente Decreto, se tomará como un avance por igual concepto para el ejercicio inmediatamente siguiente, sin perjuicio de las sanciones legales a que hubiere lugar:

Artículo 9º. Se entiende por rendimientos y productos líquidos de las operaciones que efectúen las Cajas de Compensación Familiar durante cada ejercicio, el resultado de restar a su producto total los costos reales de operación y mantenimiento, sus gastos, las amortizaciones y las reservas para amparar las cuentas del activo en cada una de las obras y programas sociales que adelanten.

Artículo 10. En cumplimiento de lo señalado en el parágrafo 2º del artículo43de la ley 21 de 1982, durante un período de tres (3) años, contados a partir de la vigencia de dicha ley, aquellas Cajas de Compensación cuyos recaudos por concepto del subsidio familiar no superen el cinco por ciento (5%) de los de la Caja de recaudos más altos podrán optar, previa la autorización que la Superintendencia del Subsidio Familiar debe impartir en cada caso ateniendo su especial conveniencia y el concepto favorable del Consejo Superior del Subsidio Familiar, por una o ambas de las siguientes alternativas:

• 1. Pagar como subsidio en dinero una suma no inferior al cuarenta por ciento (40%) de los recaudos.

• 1. Dedicar a gastos de administración hasta un quince por ciento (15%) de los recaudos.

Parágrafo. La Superintendencia del Subsidio Familiar certificará el monto más alto de recaudos de aportes por concepto del subsidio familiar registrado en el año inmediatamente anterior.

Artículo 11. De conformidad con lo ordenado en el artículo58de la Ley 21 de 1982, toda la Caja de Compensación Familiar, para atender oportunamente las obligaciones a su cargo, constituirá una reserva de fácil liquidez, hasta la cuantía que señale su Consejo Directivo, la cual no podrá exceder del monto de una mensualidad del subsidio familiar reconocido en dinero en el semestre inmediatamente anterior ni ser inferior al treinta por ciento (30%(de esta suma.

Los recursos con que se constituya esta reserva legal procederán de la suma a que hace referencia el numeral 3 del artículo6º del presente Decreto.

Disminuida o agotada la reserva, volverá a formarse hasta la cuantía señalada.

Artículo 12. La reserva legal de que trata el artículo anterior sólo podrá ser invertida en aquellos valores que sean expresamente autorizados por el Gobierno, según la disposición consagrada en el artículo59de la Ley 21 de 1982.

Artículo 13. Son miembros o afiliados a una Caja de Compensación Familiar los empleadores que por cumplir los requisitos establecidos en el artículo siguiente y los respectivos estatutos de la Corporación, hayan sido admitidos por su Consejo Directivo.

La calidad, derechos y obligaciones de miembro o afiliado se adquieren a partir de la fecha de comunicación de su admisión y su carácter es personal e intransferible.

Los estatutos de las Cajas de Compensación señalarán los derechos y las obligaciones de sus miembros o afiliados.

Artículo 14. Según lo dispuesto en el artículo57de la Ley 21 de 1982, las Cajas de Compensación tienen obligación de aceptar a todo empleador que solicite afiliación, si cumple con las normas sobre salarios mínimos, debe pagar el subsidio familiar a través de una Caja y se aviene al cumplimiento de sus respectivos estatutos.

Las Cajas de Compensación Familiar deben comunicar por escrito al empleador interesado todo rechazo o aprobación de su solicitud de afiliación, dentro de un término no superior a treinta (30) días, contados a partir de la fecha de presentación de la respectiva solicitud. En caso de rechazo, expresará los motivos de su determinación.

Una copia de la decisión adoptada por la Caja de Compensación será enviada, dentro del mismo término, a la Superintendencia del Subsidio Familiar la cual podrá improbarla y ordenar a la Caja la afiliación del empleador, en protección de los derechos de los trabajadores beneficiarios.

Artículo 15. Al presentar un empleador solicitud de afiliación a una Caja de Compensación Familiar debe adjuntar estuvo afiliado anteriormente. Si se trata de un empleador que por primera vez efectúa el pago de los aportes previstos en los artículo7º y8º de la Ley 21 de 1982, por intermedio de una Caja de Compensación, debe comprobar que anteriormente no estaba obligado a pagarlos o que lo hacía en forma directa o que inicia hasta ese momento sus actividades como empleador.

Artículo 16. La calidad de miembro o afiliado se suspende por mora en el pago de los aportes, según lo dispuesto por la Ley.

Artículo 17. Le corresponde al Consejo Directivo decidir la suspensión del ejercicio de los derechos de miembro o afiliado e informar a la Superintendencia del Subsidio Familiar por escrito, dentro de los diez (10) días siguientes, el número y valor de las mensualidades adeudadas por parte del afiliado que se suspende, a efecto de que se adopten las providencias a que haya lugar.

Artículo 18. La calidad de miembro o afiliado se pierde por retiro voluntario o por expulsión mediante decisión motivada del Consejo Directivo de la Caja de Compensación, fundada en causa grave.

Corresponde al Consejo Directivo adoptar el procedimiento para la expulsión de miembros o afiliados.

Constituyen causa grave, entre otras, las siguientes:

• 1. El suministro de datos falsos por parte del empleador a la Caja de Compensación de afiliación.

• 1. La violación de las normas sobre salarios mínimos.

• 1. El envío de informes que den lugar a la disminución de aportes o al pago fraudulento del subsidio familiar.

• 1. La mora reincidente en el pago de aportes.

Las Cajas de Compensación Familiar informarán previamente a la Superintendencia del Subsidio Familiar y al Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, sobre el propósito de expulsión de afiliados, indicando los motivos determinantes, a efecto de que se adopten por dichas entidades las providencias del caso.

Parágrafo. Se entiende que hay mora reincidente en el pago de los aportes cuando se presenta la suspensión de la calidad de miembro o afiliado por lo menos tres (3) veces dentro del respectivo año calendario.

Artículo 19. Las Cajas de Compensación, el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, y los trabajadores beneficiarios del empleador desafiliado por mora en el pago de sus aportes, podrán exigir judicialmente de éste el cumplimiento de la prestación.

Respecto de los trabajadores beneficiarios, se presume que la suma debida por cada persona a cargo corresponde al doble de la cuota de subsidio en dinero que se pague por la Caja de Compensación Familiar de afiliación en el momento de hacerse efectiva la pérdida de la calidad de miembro o afiliado para el empleador moroso. Esta suma comprende el pago del subsidio familiar en dinero, especie y servicios reconocido por la respectiva Caja de Compensación.

Artículo 20. Cuando el empleador incurra en suspensión o pérdida de la calidad de miembro o afiliado, por no pago de aportes, cancele lo debido a la Caja se pagará a sus trabajadores beneficiarios por estas tantas cuotas de subsidio en dinero cuantas mensualidades debidas se satisfacen.

Artículo 21. El empleador que incurra en desafiliación por el no pago de aportes o por el fraude en éstos, no será aceptado por otra Caja de Compensación Familiar hasta tanto no satisfaga las sumas debidas o reintegre los valores cobrados fraudulentamente a su última Caja de Compensación de afiliación, sin perjuicio de las sanciones previstas por la ley.

Artículo 22. Un miembro o afiliado de una Caja de Compensación Familiar puede retirarse mediante aviso escrito dirigido al Consejo Directivo dado con anticipación a la fecha de efectividad de su desafiliación. El plazo máximo de anticipación que podrán exigir las Cajas para dar aviso de retiro será tres (3) meses.

Artículo 23. De conformidad con lo preceptuado en los artículos46y48de la ley 21 de 1982, toda Caja de Compensación Familiar estará dirigida por la Asamblea General de Afiliados, el Consejo Directivo y el Director Administrativo; tendrá un Revisor Fiscal principal y su respectivo suplente, elegidos por la Asamblea General, con las calidades y los requisitos que la ley exige para ejercer las funciones que les son propias.

Artículo 24. La Asamblea General está conformada por la reunión de los miembros o afiliados hábiles o de sus representantes debidamente acreditados. Es la máxima autoridad de la corporación, sus decisiones son obligatorias y cumplen las funciones que señala la ley y los estatutos.

Artículo 25. Las reuniones de la Asamblea General pueden ser ordinarias o extraordinarias y se realizarán de conformidad con los estatutos de la respectiva Caja de Compensación o, en su defecto, con lo dispuesto en el presente Decreto.

Artículo 26. La Asamblea General debe ser convocada por lo menos con diez (10) días hábiles de anticipación a la fecha de su celebración, en la forma estatutariamente prevista. En su defecto, se hará mediante aviso escrito publicado en un periódico de amplia circulación, en el domicilio principal de la Corporación o a través de comunicación personal dirigida a cada uno de sus miembros o afiliados suscrita por quien la convoque.

La convocatoria debe indicar el orden del día, el sitio, la fecha y la hora de reunión.

Parágrafo. Las Cajas de Compensación comunicarán a la Superintendencia de Subsidio Familiar el contenido de las convocatorias a reuniones ordinarias o extraordinarias de Asamblea General con el fin de que dicha entidad, si lo estima conveniente designe un delegado.

Artículo 27. Los estatutos de las Cajas de Compensación Familiar señalarán la época de la reunión anual ordinaria de la Asamblea General. En silencio de éstos, se efectuará dentro de los seis (6) primeros meses del año.

Si no fuere convocada la Asamblea General a reunión anual ordinaria, la efectuará por derecho propio el primer día hábil del mes de julio a las 6 P.M. en la sede de la administración de la respectiva Caja.

Los miembros o afiliados hábiles o sus representantes debidamente acreditados, los miembros del Consejo Directivo, los Revisores Fiscales, y los funcionarios de la Superintendencia del Subsidio Familiar tienen derecho de inspección sobre los libros y demás documentos de la Caja de Compensación familiar durante los diez (10) días anteriores a la reunión anual ordinaria de su Asamblea General.

Artículo 28. Las reuniones extraordinarias se realizarán por convocatoria que haga el Consejo Directivo, el Director Administrativo, el Revisor Fiscal, o un número plural de afiliados que represente por lo menos una tercera parte del total de los miembros de la Corporación o el Superintendente del Subsidio Familiar, en los casos previstos en el artículo siguiente.

Artículo 29. El Superintendente del Subsidio Familiar podrá ordenar la convocatoria a reunión extraordinaria de la Asamblea General de una Caja de Compensación Familiar cuando no se hubiere reunido en las oportunidades legales o estatutarias o cuando se hubieren cometido irregularidades graves en el manejo de la Caja que deban ser conocidas y subsanadas por la Asamblea.

Artículo 30. En reunión ordinaria la Asamblea podrá ocuparse y decidir sobre temas no indicados en la convocatoria, a propuesta de cualquiera de los miembros o afiliados hábiles asistentes.

La Asamblea General en reunión extraordinaria no podrá tomar decisiones sobre temas no incluidos en el orden del día indicado en la convocatoria, pero agotado éste podrá ocuparse de otros temas por decisión de las tres cuartas partes de los afiliados presentes en la reunión.

Artículo 31. Lo ocurrido en las reuniones de la Asamblea General de afiliados se hará constar en el libro de actas respectivo. Cada una de las actas será aprobada por la Asamblea en la misma sesión o por una comisión designada para tal efecto de conformidad con los estatutos. Las actas se firmarán por el Presidente e la Asamblea y su Secretario.

Cada acta se encabezará con el número que le corresponde en orden consecutivo y deberá contener el lugar, la fecha y la hora de la reunión; la forma de convocatoria; el número de miembros o afiliados hábiles presentes, con indicación de los casos de representación; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas; las proposiciones aprobadas, negadas o aplazadas, con indicación del número de votos emitidos a favor, en contra, en blanco o nulos; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas; la fecha y hora de terminación y, en general, todas las circunstancias que procuren una información clara y completa sobre el desarrollo de la Asamblea.

Artículo 32. El libro de actas de las reuniones de la Asamblea General será registrado ante la Superintendencia del Subsidio Familiar. La copia de las actas, autorizada por el Secretario de la Caja de Compensación o por su representante legal será prueba suficiente de los hechos consignados en ellas mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. Los funcionarios de las Cajas de Compensación no podrán probar hechos que no consten en las actas respectivas.

El Revisor Fiscal y el Secretario de la Caja de Compensación Familiar, o quien haga sus veces, enviarán a la Superintendencia del Subsidio Familiar, dentro de los quince (15) días siguientes al de la reunión, una copia autorizada del acta de la respectiva Asamblea.

Artículo 33. Todo afiliado a la Corporación puede hacerse representar en las reuniones de la Asamblea mediante poder escrito debidamente autorizado.