por el cual se aprueba el Acuerdo número 03 del 30 de enero de 1995 del Consejo Directivo Nacional de la Escuela Superior de Administración Pública -ESAP- mediante el cual se adopta su Estructura Interna

El Ministro de Gobierno de la República de Colombia, Delegatario de las Funciones Presidenciales en desarrollo del Decreto 199 del 25 de enero de 1995, en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales

DECRETA:

Artículo 1º. Apruébase el Acuerdo número 03 del 30 de enero de 1995, expedido por el Consejo Directivo Nacional de la Escuela Superior de Administración Pública, ESAP, cuyo texto es el siguiente:

<<ACUERDO NUMERO 03 DE 1995

(enero 30 )

por el cual se adopta la Estructura Interna de la Escuela Superior de Administración Pública -ESAP-.

El Consejo Directivo Nacional de la Escuela Superior de Administración Pública -ESAP-, en uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial de las que le confiere el Decreto 2083 de 1994,

ACUERDA

CAPITULO I.

Estructura Interna

Artículo 1 **º** La Escuela Superior de Administración Pública -ESAP- cumplirá sus funciones con la siguiente Estructura Interna:

• 1. Consejo Directivo Nacional

• 1. Dirección Nacional

2.1 Oficina Jurídica

2.2 Oficina de Planeación

2.3 Oficina de Sistemas e Informática

2.4 Oficina de Relaciones Internacionales y Comunicaciones

2.5 Oficina de Control Interno

• 1. Consejo Académico Nacional

• 1. Secretaría General

4.1 División de Registro y Control Académico

• 1. Subdirección Académica

5.1 Centro de Programas Curriculares

5.2 Centro de Investigación

5.3 Centro de Capacitación

5.4 Centro de Asesoría

• 1. Subdirección Administrativa

6.1 División de Bienes y Servicios Administrativos

6.2 División Financiera

6.3 División de Personal y Bienestar Universitario

6.4 División de Recursos Educativos

• 1. Órganos de Asesoría y Coordinación

7.1 Comisión de Personal

7.2 Comité de Coordinación de Control Interno

7.3 Consejos de Facultad o Instituto

Sedes Territoriales

• 1. Consejos Directivos Territoriales

• 1. Direcciones Territoriales

2.1 Centros Territoriales de Administración Pública -Cetap-

• 1. Unidades Académicas y de Investigación

3.1 Facultades

3.2 Departamentos

3.3 Áreas

3.4 Programas

3.5 Institutos

• 1. Consejos Académicos Territoriales.

CAPITULO II.

Funciones

Artículo 2 **º** *Consejo Directivo, Director Nacional y Consejo Académico Nacional*. El Consejo Directivo Nacional, el Director Nacional y el Consejo Académico Nacional cumplirán las funciones señaladas en el Decreto 2083 de 1994 y demás disposiciones legales, estatutarias y reglamentarias.

Artículo 3 **º** *Oficina Jurídica*. La Oficina Jurídica cumplirá las siguientes funciones:

• 1. Asesorar a la Dirección Nacional y a las dependencias de la Entidad en los asuntos jurídicos relacionados con el desarrollo de las actividades de la ESAP, asegurando la legalidad de todos los actos administrativos.

• 1. Elaborar o revisar los proyectos de acuerdo, contratos, convenios y demás actos administrativos que expidan o suscriban el Consejo Directivo Nacional, cuando fuere el caso, la Dirección Nacional y el Consejo Académico Nacional.

• 1. Proyectar o revisar para la firma del Director las providencias que resuelvan recursos de reposición, apelación o la revocatoria directa de los actos administrativos.

• 1. Asistir, asesorar y representar a la Dirección General y demás dependencias de la Escuela, en el trámite y solución de los asuntos judiciales y extrajudiciales relacionados con la Institución.

• 1. Codificar, compilar, difundir y mantener actualizadas las normas legales relacionadas con la Escuela, e instruir a todos los funcionarios de la Entidad sobre su observancia.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 4 **º** *Oficina de Planeación*. La Oficina de Planeación cumplirá las siguientes funciones:

• 1. Asesorar a los órganos de Dirección y sedes territoriales de la Escuela en la planeación, programación y evaluación académica y administrativa y coordinar el proceso de planeación institucional.

• 1. Presentar criterios, alternativas de acción y planes que coadyuven a la formulación de políticas, metas, objetivos institucionales y toma de decisiones a la Dirección Nacional.

• 1. Presentar y sustentar al Banco de Proyectos de Inversión Nacional del Departamento Nacional de Planeación, los proyectos que se incluyan en el Plan Operativo Anual de Inversiones.

• 1. Asesorar a la Dirección Nacional y a la Subdirección Académica en la definición de políticas y en los criterios de selección de las ofertas y necesidades de formación, capacitación, asesoría e investigación de las entidades territoriales.

• 1. Coordinar con las diferentes unidades de la ESAP la formulación, seguimiento y evaluación del plan de desarrollo, respondiendo por su aplicación, procurando la planeación integral y tecnificada de las acciones de la Entidad, y recomendando las medidas necesarias para su cumplimiento.

• 1. Efectuar el seguimiento y evaluación de la ejecución presupuestal y hacer las recomendaciones del caso.

• 1. Preparar en coordinación con la Subdirección Administrativa, el anteproyecto anual de presupuesto y tramitar las solicitudes de adiciones y traslados.

• 1. Generar y mantener el sistema integral de información y estadística que requiera la Institución para una efectiva y eficaz toma de decisiones.

• 1. Diseñar y formular propuestas de mejoramiento continuo para el desarrollo organizacional.

• 1. Atender las funciones relacionadas con organización y métodos de la Institución para mejorar sus niveles de productividad.

• 1. Formular e implementar un sistema de planeación y adecuarlo a los nuevos requerimientos de la Organización.

• 1. Asesorar a las Subdirecciones y a las Direcciones Territoriales en la definición de los programas y proyectos que deba adelantar la Institución.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 5 **º** *Oficina de Sistemas e Informática.* La Oficina de Sistemas e Informática cumplirá las siguientes funciones:

• 1. Asesorar a la Dirección Nacional en la formulación de los planes y programas para la sistematización de la Entidad.

• 1. Estudiar las necesidades de sistematización de todas las dependencias de la Escuela.

• 1. Promover y adelantar la sistematización de la información y estadística en diferentes áreas y sedes de la Escuela, mediante las aplicaciones técnicas que consulten las necesidades de la misma.

• 1. Planear, programar, coordinar y evaluar las actividades de análisis, procesamiento, transmisión y archivo de la información académica y administrativa de la Escuela, en coordinación con la Secretaría General.

• 1. Asesorar y diseñar patrones y estándares técnicos para procedimientos, definición, adquisición e instalación de la infraestructura adecuada.

• 1. Coordinar la ejecución de convenios interinstitucionales relacionados con la informática.

• 1. Asesorar a las diferentes dependencias de la Entidad en el diseño de cursos de capacitación en las áreas de sistemas, estadística e informática y dar el apoyo técnico necesario para desarrollarlos.

• 1. Responder por el correcto mantenimiento de equipos y la actualización de los diferentes programas y sus aplicaciones.

• 1. Formular normas y procedimientos adecuados y seguros que salvaguarden y garanticen la integridad tanto de la información como de los equipos que la procesan.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 6 **º** *Oficina de Relaciones Internacionales y Comunicaciones.* La Oficina de Relaciones Internacionales y Comunicaciones cumplirá las siguientes funciones:

• 1. Asesorar a la Dirección Nacional y a las Direcciones Territoriales en el diseño y coordinación de las políticas y planes de acción conjunta con los organismos nacionales e internacionales, que faciliten y apoyen en la realización de los objetivos de la ESAP, de promoción e imagen corporativa así como, en la comunicación interna.

• 1. Asistir a la Dirección Nacional y Direcciones Territoriales en las relaciones con misiones diplomáticas y organismos internacionales que permitan gestionar el desarrollo de programas conjuntos y el intercambio de información académica.

• 1. Organizar y coordinar la cooperación técnica internacional que requiera la Entidad.

• 1. Propiciar y coordinar la presencia de la ESAP en eventos de carácter nacional o internacional relacionados con sus objetivos.

• 1. Diseñar políticas de comunicación interna que promuevan el mejoramiento del clima organizacional y faciliten la ejecución de los diferentes programas institucionales.

• 1. Asesorar a la Dirección Nacional en el diseño de políticas, estrategias y programas para la promoción de la imagen de la ESAP nacional e internacionalmente.

• 1. Asistir a la Dirección en el manejo de los medios de comunicación y coordinar la producción del material que se requiera en estos casos.

• 1. Diseñar servicios y programas de comunicación en forma periódica y con fines de promoción, divulgación e información institucional.

• 1. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 7 **º** *Oficina de Control Interno.* La Oficina de Control Interno cumplirá las siguientes funciones:

• 1. Determinar y coordinar el funcionamiento del sistema de control interno de la Escuela.

• 1. Supervisar la efectividad y el cumplimiento de las normas administrativas señaladas para las diferentes dependencias de la Entidad, con el fin de detectar las fallas y recomendar las medidas correctivas correspondientes.

• 1. Analizar y adoptar sistemas, normas y procedimientos de control para garantizar y verificar el cumplimiento de las políticas académicas, administrativas y fiscales.

• 1. Asesorar y Coordinar con las demás dependencias la adopción de las actividades de control Interno.

• 1. Las señaladas por la Ley 87 de 1993 y demás normas reglamentarias y estatutarias.

• 1. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 8 **º** *Secretaría General*. La Secretaría General cumplirá las siguientes funciones:

• 1. Tramitar todos los asuntos que deban someterse a la consideración del Consejo Directivo Nacional y del Consejo Académico Nacional y coadyuvar en la elaboración de los informes que el Director Nacional deba rendir.

• 1. Preparar y revisar, en coordinación con la Oficina Jurídica, los proyectos de acuerdo y resolución que deban someterse a la aprobación del Consejo Directivo Nacional, del Director Nacional y del Consejo Académico Nacional.

• 1. Ejercer las funciones de Secretario del Consejo Directivo Nacional y del Consejo Académico Nacional y asistir al Director en sus relaciones con estos, velando por la buena organización de las sesiones.

• 1. Elaborar las actas y acuerdos del Consejo Directivo Nacional y del Consejo Académico Nacional y refrendarlos con su firma, así como los actos administrativos expedidos por el Director Nacional.

• 1. Dar el trámite, notificar en los términos legales y reglamentarios, los actos administrativos proferidos por la Escuela, y difundirlos según sea del caso.

• 1. Dirigir, organizar y controlar la prestación de los servicios de registro y control académico.

• 1. Administrar, conservar y mantener actualizado el archivo y memoria institucional.

• 1. Coordinar el proceso de la correspondencia institucional.

• 1. Refrendar con su firma los títulos académicos expedidos por la Escuela.

• 1. Autenticar los documentos oficiales de la Escuela.

• 1. Organizar y mantener el archivo de las actas y acuerdos de los Consejos.

• 1. Asesorar y asistir a las Direcciones Territoriales en los asuntos de su competencia.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 9 **º** *División de Registro y Control Académico*. La División de Registro y Control Académico cumplirá las siguientes funciones:

• 1. Informar, instruir y ejecutar los procesos de inscripción, selección y admisión de estudiantes y publicar la información correspondiente en las fechas señaladas por el calendario académico.

• 1. Llevar, procesar y controlar, en coordinación con la Oficina de Sistemas e Informática, los registros académicos, hojas de vida de estudiantes y egresados que se requieran para todos los procesos.

• 1. Consignar, actualizar, archivar, custodiar y certificar la información relativa a la vinculación de estudiantes, los planes académicos ofrecidos por la Institución y el resultado de la actividad curricular.

• 1. Efectuar la carnetización de los estudiantes de los programas de la ESAP.

• 1. Estudiar las Hojas de vida de los estudiantes, con el fin de impedir cruces de horarios, verificar el cumplimiento de los prerrequisitos según el reglamento académico de la Escuela.

• 1. Preparar, para refrendación de la Secretaría General, los certificados y constancias académicas que sean solicitados.

• 1. Promocionar en coordinación con la Oficina de Relaciones Internacionales y Comunicaciones, los programas académicos en las entidades oficiales y colegios de todo el país.

• 1. Suministrar a la Oficina de Planeación los datos estadísticos sobre inscripciones, matrículas, admisiones y demás sobre el estudiantado y egresados.

• 1. Coordinar con la Oficina de Planeación y la Oficina de Sistemas e Informática el envío de información a las entidades que lo requieran o soliciten.

• 1. Elaborar y enviar listados de graduados al Departamento Administrativo de la Función Pública para efectos de concursos e inscripción en Carrera Administrativa.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 10 **.** *Subdirección Académica*. La Subdirección Académica cumplirá las siguientes funciones:

• 1. Asesorar a las diferentes instancias de la Escuela en la planeación, ejecución y evaluación de los planes y programas tendientes a crear, desarrollar y difundir el conocimiento científico y tecnológico, mediante el cual se consoliden los campos del saber propios de la Administración y la Gestión Pública en todas sus órdenes.

• 1. Asesorar a la Dirección Nacional y a los Consejos Directivo y Académico Nacionales en la formulación de políticas en admisiones, programas curriculares, capacitación, asesoría, investigación y desarrollo científico.

• 1. Proponer a la Dirección y a los Consejos Directivo y Académico Nacionales las políticas de vinculación, capacitación y evaluación del personal docente.

• 1. Asesorar a las instancias que determine el Estatuto del Personal Docente en el proceso de selección y evaluación de profesores y tutores.

• 1. Asesorar al Consejo Académico Nacional en la preparación de los conceptos que debe emitir al Consejo Directivo Nacional sobre el Estatuto de Personal Docente, el Régimen Académico y el Reglamento Estudiantil.

• 1. Velar por el cumplimiento del Régimen Académico, el Reglamento Estudiantil y el Estatuto del Personal Docente y recomendar las modificaciones que estime pertinentes.

• 1. Fomentar y coordinar la planeación académica, la auto evaluación y los procesos de acreditación de la Escuela de conformidad con la normatividad vigente.

• 1. Propiciar la realización de investigaciones y estudios de los problemas nacionales de naturaleza administrativa que permitan el conocimiento de las situaciones que afronta la Administración Pública en sus distintos niveles y que sirvan como instrumento para el desarrollo de los distintos programas de la Escuela.

• 1. Asesorar a la Dirección Nacional, al Consejo Académico Nacional y a las unidades académicas de las sedes territoriales en la planeación, ejecución y evaluación de los programas propiciando la generación, innovación y difusión de teorías y tecnologías mediante la investigación, la docencia, la asesoría y la capacitación.

• 1. Recomendar a la Dirección Nacional y al Consejo Académico Nacional los criterios para definir la política de publicaciones de la Escuela, fomentando la producción intelectual y la difusión de sus resultados.