por el cual se establece la estructura de la Fiduciaria La Previsora S.A. y se determinan las funciones de sus dependencias

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades constitucionales y legales en especial de las que le confieren el numeral 16 del artículo 189 de la Constitución Política y el artículo 54 de la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que en sesión de fecha 18 de diciembre de 2003, según Acta No. 131, la Junta Directiva decidió someter a la aprobación del Gobierno Nacional la modificación de la estructura de la Fiduciaria La Previsora S.A.,

DECRETA:

CAPITULO I

Estructura

Artículo 1°.Estructura. La Fiduciaria La Previsora S.A., tendrá la siguiente estructura:

Asamblea General de Accionistas

Junta Directiva

• 1. Presidencia

• 1.1. Oficina de Control Interno

• 1. Vicepresidencia de Administración Fiduciaria

• 1. Vicepresidencia Comercial y Mercadeo

• 1. Vicepresidencia Fondo de Prestaciones

• 1. Vicepresidencia Jurídica

• 1. Vicepresidencia Financiera

• 1. Gerencia Administrativa

• 1. Gerencia Nacional de Planeación

• 1. Órganos de Asesoría y Coordinación

9.1 Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

CAPITULO II

Dependencias y funciones

Artículo 2°.Funciones de la Asamblea General de Accionistas, Junta Directiva y Presidencia. La Asamblea General de Accionistas, Junta Directiva y Presidencia de la Fiduciaria la Previsora S.A., cumplirán las funciones señaladas en la Ley, en los estatutos de la entidad, y en las demás disposiciones legales vigentes.

Artículo 3°.Funciones de la Oficina de Control Interno. Son funciones de la Oficina de Control Interno, además de las establecidas en la Ley 87 de 1993, las siguientes:

• 1. Asesorar y apoyar al Presidente de la compañía en la definición de las políticas referidas al diseño e implantación de sistemas de control que contribuyan a garantizar e incrementar la eficiencia, eficacia y calidad de la prestación de los servicios en las diferentes dependencias de la entidad.

• 1. Coordinar, implementar y fomentar sistemas de control interno de gestión administrativa, financiera y de resultados institucionales.

• 1. Realizar evaluaciones periódicas sobre la ejecución del plan de acción y el cumplimiento de las actividades propias de cada dependencia, y proponer las medidas preventivas y correctivas necesarias.

• 1. Verificar el cumplimiento de los requisitos administrativos y financieros establecidos en las disposiciones de procedimiento y control fiscal, para el movimiento de fondos, valores y bienes de la entidad.

• 1. Velar por la correcta ejecución de las operaciones, convenios y contratos de la entidad y vigilar la correcta inversión de los recursos, e informar al Presidente de la compañía cuando se presenten irregularidades.

• 1. Velar por que la atención que presta la entidad, se desarrolle de conformidad con las normas legales vigentes y las quejas y reclamos presentados por los ciudadanos en relación con la misión de la entidad sean atendidas oportuna y eficientemente y rendir a la administración de la entidad un informe semestral sobre el particular.

• 1. Dirigir y coordinar el desarrollo de las actividades tendientes a buscar la eficiencia en el cumplimiento de los trámites administrativos y en el desarrollo de las labores de cada dependencia.

• 1. Atender las peticiones y solicitudes de informes relacionadas con el sistema de control interno, efectuadas por la Presidencia de la República, el Departamento Administrativo de la Función Pública y los organismos de control.

• 1. Verificar la aplicación y cumplimiento de las medidas que adopte el Gobierno Nacional sobre la lucha contra la corrupción, racionalización de trámites y austeridad del gasto, entre otras materias, con el fin de contribuir al mejoramiento y eficiencia en la gestión.

• 1. Verificar que las dependencias implementen y desarrollen el proceso de administración del riesgo definido en la entidad.

• 1. Promover la cultura del autocontrol en la gestión de los funcionarios de la entidad.

• 1. Efectuar el seguimiento y evaluación del sistema de Control Interno, a través de controles de gestión, financiero, administrativo y del recurso humano, informático, de legalidad y de evaluación y verificación, para garantizar el mejoramiento continuo de la entidad.

• 1. Velar por el cumplimiento del Sistema Integral para la Prevención y el Lavado de Activos en cumplimiento de las normas legales.

• 1. Diseñar y establecer, en coordinación con las demás dependencias, los criterios, métodos, procedimientos e indicadores de eficiencia y productividad para evaluar la gestión y proponer medidas preventivas y correctivas del caso.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 4°.Funciones de la Vicepresidencia de Administración Fiduciaria. Son funciones de la Vicepresidencia de Administración Fiduciaria, las siguientes:

• 1. Fijar las políticas y adoptar los planes para el manejo de los negocios de administración y pagos, inmobiliarios, de garantía, liquidaciones de sociedades y, en general, los negocios fiduciarios.

• 1. Velar, coordinar y supervisar el cumplimiento de los términos y obligaciones contraídas de los contratos fiduciarios de los negocios de administración y pagos, inmobiliarios, de garantía, liquidaciones de sociedades y, en general, los negocios fiduciarios.

• 1. Adelantar las gestiones necesarias para asegurar el oportuno cumplimiento de las diferentes operaciones de los fideicomisos en lo relacionado a la suscripción y manejo de contratos, los desembolsos y la presentación de informes al Fideicomitente.

• 1. Planificar, coordinar y controlar las actividades y operaciones relacionadas con la liquidación de negocios de administración y pagos, inmobiliarios, de garantía, liquidaciones de sociedades y, en general, los negocios fiduciarios.

• 1. Dirigir la gestión de administración de negocios fiduciarios de administración y pagos, inmobiliarios, de garantía, liquidaciones de sociedades, y en general los negocios fiduciarios, adelantando la planeación y estructuración de los mismos.

• 1. Asesorar a las dependencias de la Fiduciaria en el trámite y solución de los asuntos relacionados con los negocios fiduciarios diferentes de los de la Seguridad Social.

• 1. Conceptuar la viabilidad operativa de nuevos negocios para ampliar los nichos de mercado de la entidad.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 5°.Funciones de la Vicepresidencia Comercial y Mercadeo. Son funciones de la Vicepresidencia Comercial y Mercadeo, las siguientes:

• 1. Formular políticas comerciales y de mercadeo de los negocios fiduciarios, de conformidad con las disposiciones legales y regulatorias vigentes.

• 1. Diseñar los planes comerciales estratégicos para incentivar el desarrollo de nuevos mercados potenciales.

• 1. Planear, dirigir y ejecutar la gestión comercial de la entidad, de acuerdo con la planeación y estrategias definidas por la Presidencia.

• 1. Investigar, evaluar y asesorar prospectos de nuevos negocios y productos fiduciarios para su desarrollo.

• 1. Identificar nichos de mercado y clientes potenciales, desarrollando la estrategia de participación en ellos.

• 1. Estructurar y coordinar las propuestas de licitaciones e invitaciones en las cuales la Fiduciaria decida participar para la adquisición de nuevos negocios.

• 1. Promover y difundir las ventajas y beneficios que genera la estructuración de proyectos especiales, para que los clientes potenciales la identifiquen como la solución confiable a sus necesidades.

• 1. Coordinar y hacer seguimiento al plan de ejecución del contrato de fiducia, de tal forma que asegure el éxito y la satisfacción del cliente.

• 1. Coordinar la gestión de servicio al cliente de acuerdo con las políticas de la Fiduciaria para determinar sus niveles de satisfacción.

• 1. Definir y aprobar los lineamientos de la estrategia de comunicación publicitaria y de imagen visual corporativa.

• 1. Estudiar conjuntamente con las Vicepresidencias de Administración Fiduciaria y de Fondo de Prestaciones, la viabilidad de suscribir los negocios, técnica, financiera y comercialmente rentables para la Fiduciaria.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 6°.Funciones de la Vicepresidencia Fondo de Prestaciones. Son funciones de la Vicepresidencia Fondo de Prestaciones, las siguientes:

• 1. Formular políticas, normas y procedimientos y adoptar los planes para el manejo de los negocios derivados de seguridad social en salud y pensiones.

• 1. Velar, coordinar y supervisar el cumplimiento de los términos y obligaciones contraídas de los contratos fiduciarios de los negocios derivados de seguridad social en salud y pensiones.

• 1. Adelantar las gestiones necesarias para asegurar el oportuno cumplimiento de las diferentes operaciones de los fideicomisos en lo relacionado a la suscripción y manejo de contratos, los desembolsos y la presentación de informes al Fideicomitente.

• 1. Planificar, coordinar y controlar las actividades y operaciones relacionadas con la liquidación de los negocios derivados de seguridad social en salud y pensiones.

• 1. Dirigir la gestión de administración de negocios fiduciarios derivados de seguridad social, adelantando la planeación y estructuración de los mismos.

• 1. Asesorar a las dependencias de la fiduciaria en el trámite y solución de asuntos relacionados con los negocios fiduciarios derivados de la Seguridad Social.

• 1. Conceptuar la viabilidad operativa de nuevos negocios para ampliar los nichos de mercado de la entidad.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 7°.Funciones de la Vicepresidencia Jurídica. Son funciones de la Vicepresidencia Jurídica, las siguientes:

• 1. Formular las políticas, normas y procedimientos de carácter jurídico de la Fiduciaria.

• 1. Asesorar a la Presidencia de la entidad y a las demás dependencias de la Fiduciaria en la interpretación de las normas constitucionales, legales y reglamentarias, y en el trámite y solución de los asuntos de carácter jurídico.

• 1. Representar judicial y extrajudicialmente a la compañía, e intervenir en procesos judiciales y administrativos en los que se involucre a la Fiduciaria.

• 1. Definir y dirigir los procedimientos legales de contratación derivada de los negocios fiduciarios y propios de la entidad para garantizar la seguridad jurídica en esta materia.

• 1. Dirigir lo relacionado con la elaboración de los contratos, documentos y conceptos jurídicos necesarios para el desarrollo del objeto social de la entidad.

• 1. Brindar asesoría jurídica a clientes sobre el negocio fiduciario y velar por el cumplimiento de las normas legales sobre la materia.

• 1. Conceptuar jurídicamente sobre la viabilidad de nuevos negocios fiduciarios, cuando se sometan a su consideración.

• 1. Velar por el seguimiento y cumplimiento de los términos y procedimientos en los procesos y trámites judiciales.

• 1. Elaborar y presentar a la Presidencia, proyectos e iniciativas legales relacionadas con la misión institucional.

• 1. Coordinar y velar por la atención de las tutelas, acciones de cumplimiento y demás acciones que se profieran en contra de la entidad.

• 1. Compilar las normas legales, conceptos, jurisprudencia y doctrina relacionados con la actividad de la entidad y velar por su actualización, difusión y aplicación.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 8°.Funciones de la Vicepresidencia Financiera. Son funciones de la Vicepresidencia Financiera, las siguientes:

• 1. Planear, dirigir y ejecutar la gestión financiera de la entidad, de acuerdo con las políticas y estrategias definidas.

• 1. Analizar las condiciones del mercado financiero con el fin de garantizar rentabilidad y seguridad de los recursos de la entidad.

• 1. Dirigir, supervisar, controlar y hacer cumplir las normas y las políticas contables trazadas por la Compañía y los Organismos de Control y Vigilancia.

• 1. Velar por el manejo de las cuentas bancarias de la entidad, estableciendo que el manejo de los recursos se realice de acuerdo con los procedimientos señalados por la entidad.

• 1. Observar el comportamiento de los portafolios administrados para emprender las acciones pertinentes tendientes a su recomposición y logro de los objetivos de solidez, rentabilidad y liquidez de la entidad.

• 1. Fijar límites para la toma de riesgos financieros y adoptar las medidas para limitar los riesgos inherentes al negocio de tesorería.

• 1. Aprobar las políticas, estrategias y reglas de actuación que deberá seguir la entidad en el desarrollo de las actividades de tesorería.

• 1. Optimizar el uso de los recursos financieros propendiendo por la solidez, liquidez y solvencia de la entidad.

• 1. Dirigir la elaboración de los estados financieros y los informes para los entes reguladores, bajo los principios de veracidad, confiabilidad y oportunidad de la operación contable de la entidad.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 9°.Funciones de la Gerencia Administrativa. Son funciones de la Gerencia Administrativa, las siguientes:

• 1. Planear, organizar, coordinar, controlar y asesorar la gestión administrativa de la entidad.

• 1. Formular políticas, normas y procedimientos para la administración de los recursos humanos y físicos de la entidad.

• 1. Ejecutar las políticas, programas y proyectos relativos a la selección, contratación, evaluación del desempeño, capacitación, desarrollo, seguridad y bienestar social de los servidores de la entidad.

• 1. Evaluar y controlar la ejecución presupuestal de la entidad a fin de que se cumplan con las políticas emanadas por las directivas de la misma.

• 1. Preparar y someter a aprobación de la Presidencia el plan de compras de la entidad.

• 1. Gestionar, coordinar y controlar el cumplimiento de los contratos, órdenes de compra y órdenes de servicios, suscritos por la fiduciaria.

• 1. Ejecutar y controlar los procesos de administración y adquisición de bienes y servicios requeridos para el normal funcionamiento de la entidad.

• 1. Planear, coordinar, ejecutar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la administración de los servicios generales y de apoyo logístico.

• 1. Gestionar la administración, consecución, mantenimiento y suministro de los recursos físicos que requiera la entidad para su funcionamiento.

• 1. Administrar la gestión documental de la compañía, velando por la conservación, planeación y formulación de políticas archivísticas, de conformidad con las normas vigentes.

• 1. Dirigir y coordinar lo relacionado con las investigaciones disciplinarias que se adelanten contra los funcionarios de la entidad, y resolverlas en primera instancia, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

• 1. Formular políticas para el manejo, mejoramiento y modernización de los servicios de correspondencia y reprografía.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 10.Funciones de la Gerencia Nacional de Planeación. Son funciones de la Gerencia Nacional de Planeación las siguientes:

• 1. Asesorar a la Presidencia en la planeación e implementación de estrategias administrativas, operativas y comerciales internas, que permitan mantener y mejorar la capacidad de respuesta de la Fiduciaria a las diferentes demandas del mercado.

• 1. Determinar los planes de acción necesarios para orientar a las dependencias de la entidad hacia el seguimiento de las estrategias trazadas y el cumplimiento de los diferentes objetivos.

• 1. Preparar el anteproyecto y proyecto de presupuesto de la entidad y velar por su correcta ejecución y control.

• 1. Fijar las políticas, estrategias y reglas de actuación para el desarrollo de las actividades de tesorería y velar por la organización, monitoreo y seguimiento de las mismas.

• 1. Velar por el cumplimiento de los límites que fije la entidad para la toma de riesgos financieros y adoptar las medidas para limitar los riesgos inherentes al negocio de tesorería.