por el cual se reglamenta el artículo 555-2 del Estatuto Tributario

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 555-2 del Estatuto Tributario el Registro Único Tributario (RUT), constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Que la disposición antes señalada, establece que los mecanismos y términos de implementación del RUT, así como los procedimientos de inscripción, actualización, suspensión y cancelación, grupos de obligados, formas, lugares, plazos, convenios y demás condiciones, serán las que para el efecto reglamente el Gobierno Nacional.

Que para desarrollar eficazmente las funciones asignadas a la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), así como para garantizar la debida notificación de los actos administrativos, facilitar el cumplimiento de las obligaciones, simplificar los trámites, reducir los costos administrativos y prevenir las prácticas de evasión fiscal, abuso, fraude a la ley y conductas punibles e infracciones administrativas como el contrabando, resulta imprescindible contar con información actualizada, veraz, clasificada y confiable en el Registro Único Tributario (RUT).

Que conforme con el artículo 6° del Decreto-ley número 0019 del 10 de enero de 2012, los trámites establecidos por las autoridades deberán ser sencillos, eliminarse toda complejidad innecesaria y los requisitos que se exijan a los particulares deberán ser racionales y proporcionales a los fines que se persigue cumplir. En tal sentido, se requiere suprimir y/o reformar requisitos y procedimientos innecesarios relacionados con el Registro Único Tributario (RUT).

Que con fundamento en los principios de buena fe, eficiencia, equidad, y economía es necesario unificar la reglamentación expedida en materia del Registro Único Tributario (RUT), así como facilitar la relación de las personas naturales y jurídicas con la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Que en cumplimiento de los artículos 3° y 8° de la Ley 1437 de 2011, el proyecto de decreto fue publicado en la página web de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN),

DECRETA:

Artículo 1°. Registro Único Tributario (RUT). El Registro Único Tributario (RUT) constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a las personas, entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del régimen común y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos de obligaciones administradas por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), respecto de los cuales esta requiera su inscripción.

Artículo 2°. Administración del Registro Único Tributario (RUT). El Registro Único Tributario (RUT) será administrado por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Para el ejercicio de las funciones públicas, la información contenida en el Registro Único Tributario (RUT), podrá ser compartida con las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas, en los términos y condiciones que establezcan la Constitución, la ley y los reglamentos, previo cumplimiento de las formas, condiciones, reserva y requisitos para el suministro, manejo, uso y salvaguarda de la información.

Artículo 3°. Registros Incorporados en el Registro Único Tributario (RUT). El Registro Único Tributario a que hace referencia el presente decreto, incorporó los siguientes registros:

• 1. El Registro Tributario utilizado por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

• 1. El Registro Nacional de Vendedores.

• 1. El Registro Nacional de Exportadores de Bienes y Servicios.

• 1. El Registro de los Usuarios Aduaneros, autorizados por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

• 1. El Registro de Profesionales de Compra y Venta de Divisas, autorizados por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

• 1. Y los demás que establezca el Gobierno Nacional.

Artículo 4°. Elementos del Registro Único Tributario (RUT). Los elementos que integran el Registro Único Tributario (RUT), son:

• 1. IDENTIFICACIÓN

Identificación de las Personas Naturales. La identificación de las personas naturales está conformada por los nombres y apellidos, tipo y número de documento de identificación, fecha y lugar de expedición del documento de identificación o el que haga sus veces, fecha y lugar de nacimiento, y el número de identificación tributaria otorgado en el exterior para los extranjeros que lo posean.

Identificación de las Personas Jurídicas y asimiladas. La identificación de las personas jurídicas y asimiladas está conformada por la razón social el Número de Identificación Tributaria (NIT) adicionado con un dígito de verificación y el número de identificación tributaria otorgado en el exterior para las personas jurídicas o entidades extranjeras que lo posean.

El Número de Identificación Tributaria (NIT), es asignado por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y permite la individualización inequívoca de los inscritos, para todos los efectos, en materia tributaria, aduanera y de control cambiario y, en especial, para el cumplimiento de las obligaciones de la misma naturaleza.

La U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dentro de los seis (6) meses siguientes a la vigencia del presente decreto, habilitará en el Registro Único Tributario (RUT) los campos requeridos con el fin de incluir el número de identificación tributaria otorgado en el exterior para los extranjeros, así como el desarrollo de los sistemas de información que permitan incluir la fecha y lugar de nacimiento de las personas naturales, garantizando la reserva y las condiciones de uso, manejo y salvaguarda de esta información.

• 2. UBICACIÓN

La ubicación comprende el domicilio principal, números telefónicos y correo electrónico donde la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) puede contactar oficialmente y para todos los efectos, al respectivo inscrito.

El domicilio principal inscrito en el formulario del Registro Único Tributario (RUT), será el informado por el obligado; en el caso de las personas jurídicas o asimiladas, dicha dirección deberá corresponder a la señalada en el documento de constitución vigente y/o documento registrado.

Sin perjuicio de la dirección registrada como domicilio principal, el responsable deberá informar la ubicación de los lugares donde desarrolla sus actividades económicas.

Cuando la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en desarrollo del artículo 579-1 del Estatuto Tributario determine el domicilio fiscal de una persona jurídica, este deberá incorporarse en el Registro Único Tributario (RUT) y tendrá validez para todos los efectos, incluida la notificación de los actos administrativos proferidos por esta Entidad.

La dirección que el obligado informe al momento de inscripción o actualización tendrá validez para todos los efectos, sin perjuicio de otras direcciones que para casos especiales consagre la Ley.

• 3. CLASIFICACIÓN

La Clasificación corresponde a la naturaleza, actividades, funciones, características, atributos, regímenes, autorizaciones, registro de responsabilidades tributarias, aduaneras y cambiarias, y demás elementos propios de cada sujeto de las obligaciones administradas por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Parágrafo 1°. La información de identificación, ubicación y clasificación es de carácter obligatorio, a excepción del correo electrónico para las personas naturales que se inscriban como responsables del régimen simplificado del impuesto sobre las ventas o personas naturales del régimen simplificado del impuesto al consumo, o quienes producto de la actualización del Registro Único Tributario (RUT) no tengan responsabilidades derivadas de las obligaciones administradas por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Sin perjuicio de lo anterior, todas las personas que adelanten la inscripción o actualización a través de los medios electrónicos de que dispone la Entidad, deberán informar con carácter obligatorio el correo electrónico.

Parágrafo 2°. La información básica de identificación y ubicación tributaria para efectos fiscales del orden nacional y territorial de que trata el artículo 63 del Decreto-ley número 0019 de 2012, comprende: el número de identificación, el NIT, los nombres y apellidos, la razón social, la dirección, el municipio y el departamento.

Artículo 5°. Obligados a inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT). Están obligados a inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT):

• a) Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementario de ganancias ocasionales, y demás Impuestos administrados por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN);

• b) Los patrimonios autónomos, en aquellos casos que por disposiciones especiales deban contar con un NIT individual;

• c) Los inversionistas extranjeros obligados a cumplir deberes formales;

• d) Las sucursales en el país de personas jurídicas o entidades extranjeras;

• e) Las personas naturales que actúan en calidad de representantes legales, mandatarios, delegados, apoderados y representantes en general que deban suscribir declaraciones, presentar información y cumplir otros deberes a nombre del contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante, informante o inversionista extranjero, en materia tributaria, aduanera o cambiaria. Así mismo, deben cumplir con esta inscripción los revisores fiscales y contadores, que deban suscribir declaraciones por disposición legal;

• f) Las personas y entidades no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio y las personas naturales y jurídicas del régimen simplificado del impuesto al consumo;

• g) Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o simplificado;

• h) Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura, o como consecuencia del desarrollo de una actividad económica no gravada;

• i) Los responsables del impuesto al consumo;

• j) Los responsables del impuesto nacional a la gasolina y al ACPM;

• k) Los agentes retenedores;

• l) Los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros;

• m) Los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajeros;

• n) Los obligados a declarar el ingreso o salida del país de divisas o moneda legal colombiana en efectivo;

• o) La U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá requerir la inscripción de otros sujetos diferentes de los enunciados en los literales anteriores, para efectos del control de las obligaciones sustanciales y formales que administra.

Parágrafo 1°. Para efectos de las operaciones de importación, exportación tránsito aduanero, no estarán obligados a inscribirse en el RUT en calidad de usuarios aduaneros:

Los extranjeros no residentes, diplomáticos, misiones diplomáticas, misiones consulares y misiones técnicas acreditadas en Colombia, los sujetos al régimen de menajes y de viajeros, los transportadores internacionales no residentes, las personas naturales destinatarias o remitentes de mercancías bajo la modalidad de tráfico postal y envíos urgentes, salvo cuando utilicen la modalidad para la importación y/o exportación de expediciones comerciales.

Estos usuarios aduaneros podrán identificarse con el número de pasaporte, número de documento de identidad o el número del documento que acredita la misión. Lo anterior sin perjuicio de la inscripción que deban cumplir en virtud de otras responsabilidades u obligaciones a que estén sujetos.

Parágrafo 2°. Los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajeros deberán obtener la autorización que acredite el cumplimiento de los requisitos y condiciones que establezca para el efecto la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, mediante resolución de carácter general, de acuerdo con lo dispuesto por el numeral 2 del artículo 75 de la Resolución Externa 8 de 2000, modificado por el artículo 1° de la Resolución Externa número 6 de 2004 y el artículo 3° de la Resolución Externa número 4 de 2005 de la Junta Directiva del Banco de la República.

Artículo 6°. Inscripción en el Registro Único Tributario (RUT). Es el proceso por el cual las personas naturales, jurídicas y demás sujetos de obligaciones administradas por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), obligados a inscribirse, se incorporan en el Registro Único Tributario (RUT), con el cumplimiento de las condiciones y requisitos establecidos en el presente Decreto.

Parágrafo. Sin perjuicio de las actualizaciones a que haya lugar, la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT), tendrá vigencia indefinida y, en consecuencia, no se exigirá su renovación.

Artículo 7°. Oportunidad de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT). La inscripción en el Registro Único Tributario (RUT), deberá efectuarse en forma previa al inicio de la actividad económica, al cumplimiento de obligaciones administradas por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y en general, a la realización de operaciones en calidad de importador, exportador o usuario aduanero.

Las personas naturales que en el correspondiente año gravable adquieran la calidad de declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, acorde con lo establecido en los artículos 592, 593 y 594-1 del Estatuto Tributario, tendrán plazo para inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT) hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la respectiva declaración. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de registrarse por una situación diferente.

Artículo 8°. Lugar de inscripción, actualización y solicitud de cancelación en el Registro Único Tributario (RUT). La inscripción, actualización y solicitud de cancelación en el Registro Único Tributario se realizará en las instalaciones de la Dirección Seccional de Impuestos de Aduanas o de Impuestos y Aduanas Nacionales, de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Lo anterior se aplicará sin perjuicio de las herramientas y mecanismos electrónicos que la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ponga a disposición de las personas o entidades obligadas a inscribirse en el RUT.

La inscripción y actualización podrá realizarse en las Cámaras de Comercio, y en las sedes o establecimientos de otras entidades públicas o privadas, facultadas para el efecto o a través de convenios suscritos con la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Artículo 9°.Formalización de la inscripción, actualización y solicitud de cancelación en el Registro Único Tributario (RUT). Se entiende por formalización de la inscripción, de la actualización o de la cancelación del Registro Único Tributario (RUT) el proceso de autenticación, validación e incorporación de la información, suministrada virtual o físicamente, por el obligado ante la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), o demás entidades autorizadas, y la expedición del respectivo certificado.

El trámite de inscripción, actualización y solicitud de cancelación en el Registro Único Tributario (RUT) se podrá realizar de forma presencial:

• a) Directamente por el interesado o por quien ejerza la representación legal, acreditando la calidad correspondiente;

• b) A través de apoderado debidamente acreditado, el cual no requiere tener la calidad de abogado.

De forma electrónica a través de la página web de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se podrán formalizar los siguientes trámites:

• a) Inscripción y Actualización del Registro Único Tributario (RUT), para las personas naturales del régimen simplificado del impuesto a las ventas, previa verificación de información que realizará el sistema.

• b) Actualización y solicitud de cancelación del Registro Único Tributario (RUT), con mecanismo de firma respaldado con certificado digital, para aquellos inscritos a quienes la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) le ha asignado tal mecanismo.

Parágrafo. Las personas naturales que se encuentren en el exterior, podrán enviar la solicitud de inscripción o actualización del Registro Único Tributario (RUT), a través del Sistema de Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias de la página web de la DIAN, anexando escaneado su documento de identidad y pasaporte, en donde conste la fecha de salida del país.

Una vez la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) formalice el respectivo trámite, enviará a la dirección electrónica informada el Registro Único Tributario (RUT) certificado.

Lo anterior, sin perjuicio de que la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) realice controles migratorios a que hubiere lugar.

Artículo 10. Documentos para la formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT). Para efectos de la formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) se deberán adjuntar los siguientes documentos:

• a) Personas jurídicas y asimiladas:

• 1. Fotocopia del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal, para quienes no se encuentran obligados a registrarse ante Cámara de Comercio, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes.

• 1. Fotocopia del documento de identidad del representante legal, con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general con exhibición del original, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.