Por el cual se modifica la estructura de la Imprenta Nacional de Colombia

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades que le confieren el numeral 16 del artículo 189 de la Constitución Política y el artículo 54 de la Ley 489 de 1998,

DECRETA:

CAPITULO I

Disposiciones generales

Artículo 1º.Naturaleza: La Imprenta Nacional de Colombia es una Empresa Industrial y Comercial del Estado, vinculada al Ministerio de Justicia y del Derecho, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera, patrimonio propio e independiente, organizada conforme a las disposiciones establecidas en el capítulo décimo tercero de la ley 489 de 1998.

Artículo 2º. Objetivos. El objetivo principal de la Imprenta Nacional de Colombia es la edición, impresión, divulgación y comercialización de las normas, documentos y publicaciones de las entidades del sector oficial del orden nacional, en aras de garantizarla seguridad jurídica.

Así mismo, podrá elaborar, divulgar y comercializar los demás, documentos y publicaciones que requieran las entidades oficiales.

Artículo 3º.Domicilio y duración. El domicilio principal de la Imprenta Nacional de Colombia, será la ciudad de Bogotá, D.C., y su duración será por tiempo indefinido.

Artículo 4º.Funciones. Son funciones de la Imprenta Nacional de Colombia las siguientes:

• 1. Dirigir, editar, imprimir, divulgar y comercializar el Diario Oficial de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

• 1. Dirigir, editar, imprimir, divulgar y comercializar el Diario Unico de Contratación Pública, publicando los contratos de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

• 1. Utilizar los medios tecnológicos más adecuados para los servicios de divulgación, comunicación y comercialización que le sean contratados.

• 1. Editar y publicar la Gaceta del Congreso, la Gaceta Judicial, la Gaceta Constitucional, los Anales del Consejo de Estado y demás publicaciones de la Rama Judicial.

• 1. Elaborar con calidad, eficiencia y rentabilidad los trabajos contratados por los clientes.

• 1. Editar, imprimir y comercializar los impresos y publicaciones que le sean contratados.

• 1. Organizar y administrar el Archivo de documentos, diarios, gacetas, boletines, folletos y demás publicaciones elaboradas en la Imprenta Nacional de Colombia para su consulta e información por parte de la comunidad; esta función podrá ser prestada en forma directa o por intermedio de terceros.

• 1. Colaborar con el Gobierno Nacional en lo relacionado con la difusión de los actos y documentos oficiales.

• 1. Colaborar con el Ministerio de Justicia y del Derecho en la ejecución de las políticas, y planes que le corresponda desarrollar conforme a los programas sectoriales establecidos.

• 1. Las demás que le señalen la ley y los estatutos

Artículo 5º.Patrimonio. El patrimonio de la Imprenta Nacional de Colombia, está constituido por:

• 1. Todos los recaudos por concepto de publicación de los actos y contratos en el Diario Oficial y en el Diario Unico de Contratación, de acuerdo con las tarifas establecidas por la Junta Directiva.

• 1. Los ingresos por concepto de venta de sus productos y servicios.

• 1. Todas las inversiones, depósitos en dinero y rendimientos financieros resultado de las operaciones industriales y comerciales realizadas por la Imprenta Nacional.

• 1. Todos los bienes muebles e inmuebles que se encuentren actualmente al servicio, y que son propiedad de la Imprenta Nacional de Colombia.

• 1. Las donaciones que reciba la Empresa por parte de entidades públicas o de personas naturales o jurídicas del país o del exterior, previa autorización de la Junta Directiva.

• 1. Los aportes ordinarios o extraordinarios que le asigne el Gobierno Nacional.

• 1. Los demás bienes que adquiera o reciba a cualquier título.

Artículo 6º. Obligación. Los Ordenadores del Gasto de los Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias, Unidades Administrativas Especiales, Establecimientos Públicos del Orden Nacional y Organismos de la Ramas Legislativa y Judicial, están obligados a contratarsus publicaciones e impresos de que tratan los artículos 2º. y 4º. del presente decreto, con la Imprenta Nacional de Colombia.

Cuando la Imprenta Nacional de Colombia no pueda atender los requerimientos del solicitante, o éste acredite previamente con las respectivas cotizaciones que las condiciones de precio y / o plazo en el sector privado son más favorables, lo autorizará para contratar el trabajo con terceros.

Para efectos del pago la respectiva cuenta deberá llevar anexa, en éstos casos, la certificación expedida por la Imprenta Nacional de Colombia. Las entidades a que hace referencia el presente artículo también están autorizadas para contratar con terceros si la Imprenta Nacional de Colombia no responde su petición en el término de diez días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud.

CAPITULO II

Organos de Dirección y Administración

Artículo 7º.Dirección y Administración. La Imprenta Nacional de Colombia será administrada por una Junta Directiva y un Gerente General, quien la representará legalmente, tendrá el carácter de empleado público y será de libre nombramiento y remoción del Presidente de la República.

Artículo 8º.Junta Directiva. La Junta Directiva estará integrada por los siguientes miembros:

• 1. El Ministro de Justicia y del Derecho o su delegado quien la presidirá.

• 1. El Ministro del Interior o su Delegado.

• 1. El Ministro de Educación Nacional o su Delegado.

• 1. El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República o su delegado.

• 1. El Secretario General del Senado.

• 1. El Secretario General de la Cámara.

• 1. Un representante de los trabajadores.

Parágrafo 1º. El Gerente General de la Empresa asistirá a la Junta Directiva con voz pero sin voto.

Parágrafo 2º. El Secretario de la Junta Directiva será el Subgerente Administrativo y Financiero de la Empresa, quien llevará los archivos de las reuniones y certificará sobre sus actos.

Artículo 9º. Funciones. La Junta Directiva cumplirá con las siguientes funciones:

• 1. Formular la política general de la empresa, el plan de desarrollo administrativo y los planes y programas que, conforme a la Ley Orgánica de Planeación y a la Ley Orgánica del Presupuesto, deben proponerse para su incorporación a los planes sectoriales y, a través de éstos, al Plan Nacional de Desarrollo.

• 1. Proponer al Gobierno Nacional las modificaciones a la estructura orgánica que consideren pertinentes y adoptar los estatutos internos de la entidad y cualquier reforma que a ellos se introduzca.

• 1. Aprobar el presupuesto anual de la Imprenta Nacional de Colombia y aprobar sus modificaciones conforme a lo establecido en los preceptos legales vigentes.

• 1. Controlar el funcionamiento general de la organización y verificar su conformidad con la política adoptada.

• 1. Disponer la contratación de empréstitos internos y externos con destino a la Imprenta Nacional de Colombia y aprobarlos en las cuantías que sean establecidas.

• 1. Señalar a la Gerencia las políticas generales de la producción y comercialización dentro de las cuales debe desarrollarse la actividad de la Empresa.

• 1. Determinar el régimen salarial, así como los parámetros a los cuales deberá sujetarse el Gerente General de la Empresa en la negociación de los salarios, bonificaciones y mecanismos de incentivos de los trabajadores oficiales.

• 1. Delegar en el Gerente General aquellas funciones atribuidas a la Junta que considere pertinentes y señalar las que este pueda delegar a otros funcionarios.

• 1. Establecer las tarifas de publicación en el Diario Oficial y en el Diario Unico de Contratación, así como la suscripción de los usuarios al Diario Oficial.

• 1. Establecer las políticas y parámetros para la contratación de prestación de servicios de personas naturales y jurídicas que se requieran para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

• 1. Autorizar el Plan General de compras y sus modificaciones para la adquisición de bienes inmuebles, maquinaria y equipos que se requieran para el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

• 1. Autorizar las comisiones al exterior para los servidores públicos de la Empresa conforme a las disposiciones legales vigentes.

• 1. Reglamentar lo relativo a la Inversión de recursos de Capital; dichas inversiones solo podrán efectuarse hasta un límite que no afecte la liquidez necesaria para el cumplimiento de los objetivos de la Empresa.

• 1. Adoptar su propio reglamento.

• 1. Aprobar u objetar los estados financieros.

• 1. Las demás funciones que le señale la ley, los estatutos y reglamentos respectivos.

Artículo 10º.Gerente General. La dirección, administración y representación legal de la Empresa estará a cargo de un Gerente General, agente del Presidente de la República de su libre nombramiento y remoción.

Artículo 11º. Funciones del Gerente General. Son funciones del Gerente General:

• 1. Representar legalmente a la Imprenta Nacional de Colombia.

• 1. Presentar a la Junta Directiva los planes y programas de inversión que se realizaran para el cumplimiento de los objetivos y funciones de la empresa.

• 1. Someter a refrendación de la Junta Directiva, la desagregación del presupuesto de ingresos y gastos, así como los estudios financieros periódicos de la empresa.

• 1. Presentar anualmente a consideración de la Junta Directiva los estados financieros, un informe sobre la Gestión adelantada en la Empresa, el estado de los proyectos de inversión ejecutados, las iniciativas, planes de trabajo y todas aquellas indicaciones o sugerencias encaminadas al mejoramiento y racionalización de los sistemas industriales y administrativos de la empresa.

• 1. Preparar y presentar a consideración de la Junta Directiva las modificaciones o cambios en los estatutos de la entidad, la estructura orgánica, la planta de personal y el régimen salarial y prestacional de los trabajadores oficiales.

• 1. Elaborar con sujeción al Plan Nacional de Desarrollo y bajo la Coordinación de la Oficina de Planeación del Ministerio de Justicia y del Derecho, el plan de desarrollo sectorial en lo que respecta a la Imprenta Nacional de Colombia.

• 1. Convocar, por intermedio del Subgerente Administrativo y Financiero, a las reuniones de la Junta Directiva.

• 1. Controlar y cuidar la organización y administración de la Empresa, el recaudo e inversión de los fondos y el cumplimiento de todas las obligaciones legales y contractuales de la entidad.

• 1. Nombrar, contratar o remover conforme a las disposiciones legales vigentes a los servidores públicos de la empresa.

• 1. Crear, modificar o suprimir en las diferentes dependencias de la Empresa, grupos internos de trabajo. Distribuir los cargos de la planta de personal de acuerdo a la estructura y las necesidades del servicio, y establecer el manual de funciones y requisitos de los cargos de la planta de personal.

• 1. Contratar con empresas públicas o privadas, la ejecución de cualquier proceso administrativo o productivo que se requiera para el desarrollo de las funciones asignadas a la entidad.

• 1. Autorizar las alianzas estratégicas tendientes a ampliar, mejorar y satisfacer las necesidades de los clientes. En los casos que dichas alianzas comprometan más del 10% del presupuesto de la entidad requerirá aprobación de la Junta Directiva.

• 1. Delegar en otros funcionarios el ejercicio de alguna o algunas de sus funciones, siempre y cuando no exista prohibición expresa en la ley o en los estatutos de la entidad. La delegación que haga referencia a la facultad de ordenación del gasto requerirá aprobación previa de la Junta Directiva.

• 1. Las demás funciones que le establezca la ley, los estatutos y los reglamentos y que se relacionen con la organización y funcionamiento de la empresa.

• 1. Establecer el formato del Extracto Unico de Publicación, y los parámetros para su diligenciamiento que deben tener en cuenta las entidades obligadas a publicar en el Diario Unico de Contratación.

CAPITULO III

Estructura y Organización Interna

Artículo 12º.Estructura Interna. La estructura de la Imprenta Nacional de Colombia será la siguiente:

• 1. Junta Directiva

• 1. Gerencia General

2.1 Oficina Asesora Jurídica

2.2 Oficina Asesora de Planeación

2.3 Oficina de Control Interno

2.4 Oficina de Sistemas e Informática

2.5 Subgerencia Administrativa y financiera

2.6 Subgerencia Comercial y de Divulgación

2.7 Subgerencia de Producción

• 1. Organos de Asesoría

3.1 Comité de Coordinación

3.2 Comité de Defensa Judicial y Conciliación

3.3 Comité de Administración de Documentos

3.4 Comité Asesor de Contratación Administrativa

3.5 Comité de Relaciones Laborales

3.6 Comité Paritario de Salud Ocupacional

3.7 Comité Paritario de Bienestar Social

3.8 Comité de Capacitación

3.9 Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno

3.10 Comité de Baja de Bienes

3.11 Comité de Producción

3.12 Comité Técnico de Sistemas

3.13 Consejo Editorial

CAPITULO IV

Funciones de la Estructura

Artículo 13º.Oficina Asesora Jurídica. Son funciones de la Oficina Asesora Jurídica, las siguientes:

• 1. Asistir a la Gerencia General en la determinación de objetivos, estrategias y metas relacionadas con los aspectos jurídicos de la Empresa.

• 1. Asesorar a la Gerencia General y demás dependencias de la Empresa en el trámite y solución de los asuntos de carácter jurídico que se presenten.

• 1. Proteger las escrituras, registros de propiedad, convenios, contratos y demás documentos de carácter jurídico de la Empresa.

• 1. Elaborar minutas de contratos y convenios que deba firmar el Gerente General o sus delegados y los demás documentos legales que para el efecto requiera la Empresa.

• 1. Conceptuar o elaborar cuando fuere del caso los proyectos de acuerdo, resolución, contratos, convenios y demás documentos legales que requiera la Empresa.

• 1. Coordinar los procesos en que sea parte la Empresa e informar sobre su estado a la Gerencia General.

• 1. Desarrollar las acciones y procesos legales que se deben llevar a cabo para la recuperación de la cartera vencida, de acuerdo con la información suministrada por la Subgerencia Administrativa y Financiera.

• 1. Autenticar los actos administrativos y demás documentos de la Empresa, así como expedir las certificaciones que soliciten los particulares, de actos que consten en los archivos de la entidad.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas y que corresponden a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 14º.Oficina Asesora de Planeación. Son funciones de la Oficina Asesora de Planeación, las siguientes:

• 1. Asistir a la Gerencia General en la determinación de objetivos, estrategias y metas relacionados con la Planeación de la Empresa.

• 1. En coordinación con todas las dependencias de la imprenta, diseñar las estrategias relacionadas con aspectos organizacionales.

• 1. Colaborar con la Subgerencia Administrativa y Financiera en la formulación y en las modificaciones al presupuesto de la imprenta.

• 1. Dirigir los procesos de recopilación, procesamiento, difusión e intercambio de la información estadística de la imprenta.

• 1. Controlar y evaluar periódicamente la ejecución de los planes y programas consignados en el plan operativo, proponiendo correctivos cuando sea necesario.

• 1. Coordinar la preparación del anteproyecto de presupuesto de la Imprenta Nacional.

• 1. Elaborar en coordinación con las demás dependencias, el plan operativo anual de la empresa.

• 1. Elaborar los estudios referentes a estructura, planta de personal, racionalización del trabajo y desconcentración de funciones.

• 1. Elaborar los manuales de funciones, de requisitos y de procedimientos de la imprenta nacional.

• 1. Evaluar la ejecución presupuestal y proponer los correctivos que sean necesarios.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas y que corresponden a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 15º. Oficina de Control Interno. Son funciones de la Oficina de Control Interno, además de las señaladas en las leyes vigentes sobre la materia, las siguientes:

• 1. Ejercer el control de gestión, financiero y de resultados de la empresa, de acuerdo con los procedimientos de carácter legal, administrativo y técnico que se determinen.