por el cual se aprueba el Acuerdo número 013 de 1987 (noviembre 10), dictado por la Junta Directiva del Fondo Rotatorio de la Armada Nacional

El Presidente de la República de Colombia, en uso de sus atribuciones legales y en especial las conferidas por el artículo 16 del Decreto 2353 de 1971, modificado por el 2067 de 1984,

DECRETA:

Articulo 1° Aprobar el Acuerdo número 013 del 10 de noviembre de 1987, emanado de la Junta Directiva del Fondo Rotatorio de la Armada Nacional, por el cual se establece la estructura orgánica del Fondo Rotatorio de la Armada Nacional y se determinan las funciones de sus dependencias y que textualmente dice:

"ACUERDO NUMERO 013 DE 1987

(noviembre 10)

por el cual se establece la estructura orgánica del Fondo Rotatorio de la Armada Nacional y se determinan las funciones de sus dependencias.

La Junta Directiva del Fondo Rotatorio de la Armada Nacional, en uso de sus facultades legales y estatutarias, y oído el concepto de la Secretaría de Administración Pública de la Presidencia de la República,

ACUERDA:

I

DE LA ESTRUCTURA ORGANICA.

Artículo 1° La estructura orgánica del Fondo Rotatorio de la Armada Nacional, será la siguiente:

• 1. JUNTA DIRECTIVA.

• 1. DIRECCION GENERAL.

2.1 Oficina Jurídica.

2.2 Oficina de Planeación.

2.2.1 Sección de Sistemas.

2.3 Auditoría Interna.

2.4 Secretaría General.

2.5 DIVISION ADMINISTRATIVA.

2.5.1 Sección de Personal.

2.5.2 Sección de Servicios Generales.

2.6 DIVISION FINANCIERA.

2.6.1 sección de Presupuesto.

2.6 2 Sección de Contabilidad.

2.6.3 Sección de Tesorería y Cartera.

2.7 DIVISION OPERATIVA.

2.7.1 Sección Técnica.

2.7.2 Sección de Adquisiciones.

2.7.3 Sección de Abastecimientos.

2.8 DIVISION DE VIVIENDAS NAVALES.

2.8.1 Sección Cartagena.

2.8.2 Sección Buenaventura.

2.8.3 Sección Leguízamo.

2.9 UNIDADES DE ASESORIA Y COORDINACION.

2 9.1 Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

2.9.2 Comisión de Personal.

2.9.3 Comisión de Programas Especiales.

2.10 DIRECCIONES REGIONALES.

2.10.1 Regional Cartagena.

2.10.1.1 Seccional San Andrés.

2.10.2 Regional Buenaventura.

2.10.2.1 Seccional Málaga.

2.10.3 Regional Leguízamo.

2.10.3.1 Seccional Leticia.

II

DE LAS FUNCIONES.

Artículo 2° La Junta Directiva y la Dirección General, cumplirán las funciones para ellas asignadas en el Estatuto Interno, del Fondo Rotatorio de la Armada Nacional y demás disposiciones legales vigentes.

Artículo 3° OFICINA JURIDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica las siguientes:

• a) Asesorar a la Dirección General y demás dependencias del Fondo Rotatorio en el trámite y solución de los asuntos de carácter jurídico relacionados con la entidad.

• b) Emitir concepto sobre los aspectos legales entre otros de orden civil, comercial y administrativo y absolver las consultas que le sean formuladas sobre el particular.

• c) Elaborar los proyectos de acuerdo, resoluciones y demás actos administrativos inherentes al Fondo Rotatorio.

• d) Elaborar o revisar las minutas de contrato y ejercer los controles pertinentes que garanticen su cumplimiento una vez celebrados.

• e) Representar al Fondo Rotatorio a través de sus abogados en los procesos judiciales y extrajudiciales que por mandato del Director General le sean encomendados.

• f) Preparar y recomendar a la Dirección General anteproyectos de ley o decreto referentes a los objetivos y actividades del Fondo Rotatorio, para su trámite ante los organismos competentes.

• g) Revisar los pliegos de condiciones así como los proyectos de resolución sobre apertura y cierre de licitaciones y concursos y adjudicación de contratos.

• h) Recopilar y mantener actualizadas las normas, jurisprudencia y doctrina relacionadas con el Fondo Rotatorio, proponer las acciones procedentes y velar por su difusión.

• i) Rendir informes a la Dirección General sobre el desarrollo de las actividades a su cargo y los especiales que le sean solicitados.

• j) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 4° OFICINA DE PLANEACION. Son funciones de la Oficina de Planeación las siguientes:

• a) Asesorar a la Dirección General en el proceso de planificación y en la formulación de políticas para el desarrollo del Fondo Rotatorio.

• b) Elaborar los planes, programas y proyectos que deba desarrollar el Fondo Rotatorio, en cumplimiento de sus objetivos, observando las directrices que prescriban el Departamento Nacional de Planeación y el Ministerio de Defensa Nacional para el efecto.

• c) Coordinar con la División Financiera la preparación del proyecto anual de presupuesto.

• d) Adelantar los estudios sobre estructura administrativa, diseño y mejoramiento de procedimientos; en coordinación con la División Administrativa realizar la actualización e implementación del manual de los cargos.

• e) Realizar en coordinación con las dependencias respectivas los análisis de carácter económico, financiero y presupuestal que requiera la Dirección General.

• f) Evaluar los planes, programas y proyectos adoptados por el Fondo Rotatorio y proponer los ajustes necesarios para el logro de las metas trazadas.

• g) Organizar y coordinar las actividades de sistematización y procesamiento de información del Fondo Rotatorio.

• h) Rendir a la Dirección General informes sobre las labores de la dependencia.

• i) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 5° SECCION SISTEMAS. Son funciones de la Sección de Sistemas las siguientes:

• a) Diseñar el sistema de información integrado para la entidad.

• b) Analizar, diseñar e implantar los bancos de datos requeridos para que el sistema de información sea funcional.

• c) Desarrollar las aplicaciones necesarias para agilizar los procedimientos operativos que sean susceptibles de sistematizar.

• d) Asesorar técnicamente a las dependencias usuarias de los procesos sistematizados, mediante instrucciones acerca de los nuevos formatos, términos y procedimientos que se requieran para el mejor aprovechamiento del equipo y las aplicaciones.

• e) Evaluar los diferentes programas y aplicaciones e introducir los ajustes correspondientes.

• f) Fijar la clase de información necesaria para el buen funcionamiento de la sección, periodicidad y origen.

• g) Administrar los recursos con que cuenta la sección a fin de racionalizar su utilización.

• h) Rendir informes sobre las actividades desarrolladas.

• i) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 6° AUDITORIA INTERNA. Son funciones de la Auditoría Interna las siguientes:

• a) Propender por un sistema de control interno que cumpla con las finalidades de custodiar los bienes y fondos del Fondo Rotatorio, asegurar la legalidad de la gestión fiscal y buscar la eficiencia en el cumplimiento de los objetivos del Fondo Rotatorio.

• b) Verificar la exactitud de los estados financieros del Fondo Rotatorio por medio de procedimientos de comprobación periódica y selectiva de los registros contables, análisis de las cuentas de los estados financieros, confirmaciones de fuentes externas y otros procedimientos de auditoría aplicables.

• c) Detectar las causas de inconsistencias o desviaciones en el desarrollo de los diferentes programas y en el cumplimiento de los objetivos propuestos y recomendar las acciones correctivas.

• d) Ejercer la inspección y vigilancia sobre la gestión administrativa, técnica y financiera en las regionales y demás dependencias del Fondo Rotatorio de acuerdo a los sistemas que se adopten.

• e) Coordinar con las demás dependencias del Fondo Rotatorio, la adopción de sistemas de control, según las necesidades de los programas que se ejecuten.

• f) Presentar informes periódicos y los especiales que le sean solicitados por la Dirección General.

• g) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 7° SECRETARIA GENERAL. Son funciones de la Secretaría General las siguientes:

• a) Coordinar conforme a las instrucciones de la Dirección General la prestación de los servicios y la ejecución de los programas que adopte el Fondo Rotatorio.

• b) Representar al Fondo Rotatorio en los asuntos de orden técnico y administrativo que disponga la Dirección General.

• c) Ejercer las funciones de Secretaría de la Junta Directiva, refrendar sus actos y los del Director General, y comunicar las decisiones pertinentes a las dependencias respectivas.

• d) Revisar en coordinación con la Oficina Jurídica los proyectos de acuerdo, resoluciones y demás actos administrativos que deban ser sometidos a consideración de la Junta Directiva o de la Dirección General.

• e) Dirigir los programas de divulgación de las actividades del Fondo Rotatorio de acuerdo con las orientaciones que imparta la Dirección General.

• f) Presentar a la Dirección General los informes que le sean solicitados.

• g) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 8° DIVISION ADMINISTRATIVA. Son funciones de la División Administrativa las siguientes:

• a) Dirigir, coordinar y controlar la administración de personal de acuerdo con las políticas y normas establecidas.

• b) Controlar la adecuada prestación de los servicios generales para el correcto funcionamiento del Fondo Rotatorio.

• c) Coordinar con las entidades correspondientes la oportuna y adecuada prestación de los servicios médicos, quirúrgicos y hospitalarios a que tienen derecho los empleados y trabajadores al servicio del Fondo Rotatorio.

• d) Coordinar la elaboración y actualización de los manuales de funciones de los cargos.

• e) Coordinar y controlar el servicio de archivo y correspondencia del Fondo Rotatorio.

• f) Presentar informes periódicos a la Dirección General sobre el desarrollo de sus actividades.

• g) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 9° SECCION DE PERSONAL. Son funciones de la Sección de Personal las siguientes:

• a) Elaborar los proyectos de resolución relativos a nombramientos, retiros, licencias y demás providencias sobre las diferentes situaciones administrativas del personal al servicio del Fondo Rotatorio.

• b) Desarrollar los programas de selección, capacitación, promoción, adiestramiento y bienestar social.

• c) Coordinar las novedades relativas a salarios pensiones y demás prestaciones a que tienen derecho los servidores del Fondo Rotatorio, efectuando los registros correspondientes.

• d) Realizar los estudios referentes a la clasificación de los empleados y elaborar los manuales descriptivos de funciones a nivel de cargos.

• e) Presentar informes a la División Administrativa sobre el desarrollo de sus actividades.

• f) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 10 SECCION DE SERVICIOS GENERALES. Son funciones de la Sección de Servicios Generales las siguientes:

• a) Prestar los servicios requeridos por las dependencias del Fondo Rotatorio para su buen funcionamiento.

• b) Prestar y velar por el mantenimiento y conservación de los equipos e instalaciones del Fondo Rotatorio.

• c) Atender la prestación de los servicios de transporte que requiera el Fondo Rotatorio para el desarrollo de sus actividades.

• d) Ejerce el control físico permanente de los elementos y equipos de uso devolutivo, pertenecientes al Fondo Rotatorio.

• e) Solicitar a la División Operativa los implementos necesarios para el funcionamiento de las distintas dependencias del Fondo Rotatorio y suministrarlos en forma oportuna.

• f) Organizar y mantener actualizado el archivo general del Fondo Rotatorio.

• g) Rendir a la División Administrativa informes periódicos sobre el desarrollo de sus actividades.

• h) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 11. DIVISION FINANCIERA. Son funciones de la División Financiera las siguientes:

• a) Dirigir la preparación y el análisis de los estados financieros, situación presupuestal, de cartera y flujo de caja que deban ser presentados a la Dirección General.

• b) Coordinar la elaboración de estudios tendientes a la actualización y mejoramiento de los procedimientos contables y presupuestales de acuerdo con las políticas establecidas.

• c) Coordinar con la Oficina de Planeación la elaboración del proyecto anual de presupuesto.

• d) Controlar la ejecución presupuestal del Fondo Rotatorio así como la atención al servicio de la deuda pública.

• e) Controlar el correcto manejo de los fondos y valores del Fondo Rotatorio.

• f) Presentar informes periódicos a la Dirección General sobre el desarrollo de sus actividades.

• g) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 12. SECCION DE PRESUPUESTO. Son funciones de la Sección de Presupuesto las siguientes:

• a) Elaborar en coordinación con la Oficina de Planeación el proyecto anual de presupuesto.

• b) Elaborar los proyectos de acuerdo de gastos y obligaciones así como las modificaciones presupuestales a que haya lugar sometiéndolas a los trámites respectivos para su aprobación.

• c) Efectuar el registro de la ejecución presupuestal del Fondo Rotatorio.

• d) Registrar y llevar el control de los giros presupuestales, constituir las reservas de obligaciones financieras y expedir las certificaciones correspondientes.

• e) Consolidar la información relacionada con la ejecución presupuestal y demás informes propios de la sección.

• f) Presentar informes a la División Financiera sobre el desarrollo de sus actividades.

• g) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 13. SECCION DE CONTABILIDAD. Son funciones de la Sección de Contabilidad las siguientes:

• a) Llevar la contabilidad del Fondo Rotatorio de acuerdo a las normas legales y fiscales establecidas.

• b) Elaborar los informes contables y financieros y presentarlos a la División Financiera para su estudio y análisis.

• c) Efectuar las operaciones de cierre contable mensual, semestral y anual.

d ) Presentar informes periódicos a la División Financiera sobre el desarrollo de sus actividades.

• e) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 14. SECCION DE TESORERIA Y CARTERA. Son funciones de la Sección de Tesorería y Cartera las siguientes:

• a) Ejecutar las actividades relacionadas con el recaudo y el pago de las obligaciones a cargo del Fondo Rotatorio, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para el efecto.

• b) Efectuar las consignaciones bancarias y elaborar mensualmente las conciliaciones respectivas.

• c) Preparar la documentación que facilite los arqueos de caja efectuados por la Auditoría Especial ante el Fondo Rotatorio.

• d) Registrar la cartera a favor y a cargo del Fondo Rotatorio y velar por su oportuna recuperación y cancelación.

• e) Preparar la documentación requerida para el trámite de los créditos, así como las garantías que deban otorgar los organismos beneficiarios de los créditos que conceda el Fondo Rotatorio.

• f) Adelantar los trámites pertinentes ante la Tesorería General de la República a fin de obtener los recursos asignados al Fondo Rotatorio para ordenes de pago.

• g) Rendir informes periódicos a la División Financiera sobre el desarrollo de sus actividades.

• h) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 15. DIVISION OPERATIVA. Son funciones de la División Operativa las siguientes:

• a) Dirigir, coordinar y controlar las actividades relacionadas con la adquisición y suministro de bienes y servicios para el Fondo Rotatorio, Armada Nacional y el Ministerio de Defensa Nacional.

• b) Dirigir las actividades relacionadas con el registro de proponentes, así como la elaboración de pliegos de condiciones para licitaciones o concursos de méritos.

• c) Presentar a la Junta de Licitaciones y Adquisiciones y a la Junta Directiva del Fondo Rotatorio los estudios y evaluaciones sobre las ofertas de bienes y servicios que se pretendan adquirir y contratar.

• d) Realizar los remates de bienes que deba efectuar el Fondo Rotatorio.

• e) Responder por la adquisición, almacenamiento distribución y legalización de bienes y servicios.

• f) Presentar informes periódicos a la Dirección General sobre el desarrollo de sus actividades.

Artículo 16. SECCION TECNICA. Son funciones de la Sección Técnica las siguientes:

• a) Desarrollar las actividades de orden técnico relacionadas con contratos de obras y suministros.

• b) Actualizar el registro de proponentes en lo referente a inscripción, calificación y clasificación.

• c) Elaborar pliegos de condiciones para apertura de las licitaciones y concursos de méritos, cuadros comparativos de precios y calidades para la División Operativa.

• d) Elaborar los proyectos de resolución relacionadas con el proceso de contratación.

• e) Elaborar estudios de costos a pedidos presentados al Fondo Rotatorio y contratos a suscribir por el mismo, haciendo las recomendaciones pertinentes a la Dirección General.

• f) Rendir informes periódicos a la División Operativa sobre el desarrollo de sus actividades.

• g) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 17. SECCION DE ADQUISICIONES. Son funciones de la Sección de Adquisiciones las siguientes:

• a) Realizar los trámites relacionados con la adquisición y contratación de bienes y servicios.