Por el cual se aprueba la estructura orgánica del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República y se determinan las funciones de sus dependencias

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus facultades legales y en especial las que le confiere el Decreto 1050 de 1968,

DECRETA:

ARTÍCULO 1º Aprobar la estructura orgánica del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República y las funciones de sus dependencias, contenidas en el Acuerdo número 014 del 12 de septiembre de 1989 expedido por la Junta Directiva del Fondo, cuyo texto es el siguiente:

«ACUERDO NUMERO 014 DE 1989

(septiembre 12)

"por el cual se adopta la estructura orgánica del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República y se determinan las funciones de sus dependencias".

La Junta Directiva del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias y oído el concepto de la Secretaría de Administración Pública de la Presidencia de la República,

ACUERDA:

• I. DE LA ESTRUCTURA

Artículo 1º La estructura orgánica del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, será la siguiente:

• 1. JUNTA DIRECTIVA

• 1. DIRECCION GENERAL

• 2.1. Oficina Jurídica.

• 2.2. Oficina de Planeación y Sistemas.

• 1. SECRETARIA GENERAL

• 3.1. División Administrativa y Financiera.

3.1.1. Sección de Personal.

3.1.2. Sección de Servicios Generales.

3.1.3. Sección de Contabilidad.

3.1.4. Sección de Presupuesto.

3.1.5. Sección de Tesorería.

• 3.2. División de Prestaciones médico-asistenciales.

3.2.1. Sección de Asistencia Médica.

3.2.2. Sección de Servicios Odontológicos.

• 3.3. División de Prestaciones Económicas.

3.3.1. Sección de Pensiones.

3.3.2. sección de Cesantías.

3.3.3. Sección de Prestaciones Varias.

• 1. ORGANOS DE ASESORIA Y COORDINACION

• 4.1. Comité de Dirección.

• 4.2. Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

• 4.3. Comisión de Personal.

• 4.4. Junta Médico-Laboral.

• II. DE LAS FUNCIONES

JUNTA DIRECTIVA Y DIRECCION GENERAL

Artículo 2º La Junta Directiva y el Director General del Fondo cumplirán las funciones para ellos asignadas en los estatutos de la entidad y en las demás disposiciones legales vigentes.

OFICINA JURIDICA

Artículo 3º Son funciones de la Oficina Jurídica:

• a) Asesorar a la Dirección General en el trámite y solución de los asuntos jurídicos que se relacionen con la administración y prestación de los servicios propios del Fondo;

• b) Elaborar, revisar o conceptuar sobre los proyectos de ley, decreto, acuerdo, resolución y demás normas relacionadas con la entidad;

• c) Codificar las normas legales relacionadas con el Fondo y mantener al día dicha codificación;

• d) Rendir conceptos jurídicos solicitados por la Junta Directiva, la Dirección General y la Secretaría General;

• e) Asesorar e informar en materia jurídica a las demás dependencias del Fondo y emitir a las mismas conceptos que sean de su competencia;

• f) Elaborar, estudiar y conceptuar desde el punto de vista legal sobre los contratos que proyecte celebrar la entidad;

• g) Adelantar los cobros extrajudiciales del organismo;

• h) En virtud del mandato otorgado por la Dirección General, representar, a través de sus abogados, judicial y extrajudicialmente al Fondo;

• i) Intervenir en los procesos en que sea parte la entidad e informar de su estado al Director General;

• j) Preparar los Proyectos de respuesta de la Dirección General, a las apelaciones que se presenten contra las providencias dictadas por la institución;

• k) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS

Artículo 4º Son funciones de la Oficina de Planeación y Sistemas:

• a) Asesorar al Director General en la formulación y orientación de las políticas, planes, proyectos y estudios, tendientes al mejor cumplimiento de las funciones encomendadas al Fondo;

• b) Elaborar y evaluar con las demás dependencias, los planes, programas y proyectos que deban ser desarrollados por la entidad, y proponerlos a la Dirección General;

• c) Diseñar los sistemas de información necesarios para el desarrollo de las funciones y la prestación eficiente de los servicios propios del Fondo;

• d) Elaborar, en coordinación con la División Administrativa y Financiera, el proyecto de presupuesto anual del Fondo;

• e) Participar en el diseño y actualización de los proyectos de reglamento de prestación de servicios propios del Fondo;

• f) Preparar los estudios de organización, métodos y procedimientos y en coordinación con las diferentes dependencias, elaborar los manuales respectivos y colaborar en su desarrollo y aplicación;

• g) Desarrollar actividades relacionadas con el análisis, programación y procesamiento automático de la información que requieran las diferentes dependencias del Fondo, para su normal funcionamiento;

• h) Diseñar y codificar las diferentes formas de papelería que requieran las dependencias del Fondo, para el desarrollo de sus actividades;

• i) Organizar y mantener actualizadas las estadísticas y documentos de la entidad y elaborar los informes que requieran tanto la Junta Directiva como la Dirección General;

• i) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECRETARIA GENERAL

Artículo 5º Son funciones de la Secretaría General:

• a) Asistir a la Dirección General en todos los asuntos relacionados con la administración general del Fondo;

• b) Velar por el cumplimiento de las normas orgánicas de la entidad y por el eficiente desempeño de las funciones técnicas y administrativas de la misma y coordinar las actividades de sus diferentes dependencias;

• c) Preparar, revisar y tramitar, en coordinación con la Oficina Jurídica, los proyectos de acuerdo, resolución y demás asuntos que deban someterse a estudio y aprobación de la Junta Directiva y del Director General, respectivamente;

• d) Refrendar los actos administrativos del Director General;

• e) Llevar la representación del Director General cuando éste lo delegue;

• f) Dirigir, orientar y evaluar la gestión administrativa y financiera del Fondo;

• g) Velar por la eficiente y oportuna prestación de los servicios del Fondo a sus afiliados y usuarios;

• h) Orientar la acción de las Divisiones y Secciones que están bajo su dependencia jerárquica;

• i) Autenticar las copias que se expidan, de los actos de la Junta Directiva y del Director General;

• j) Desarrollar aquellas otras funciones que le corresponden en relación con la Junta Directiva, la Junta de Licitaciones y Adquisiciones, la Comisión de Personal y las que le delegue el Director General;

• k) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

DIVISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Artículo 6º Son funciones de la División Administrativa y Financiera:

• a) Dirigir, coordinar y controlar el desarrollo de los programas de orden administrativo y financiera del Fondo;

• b) Elaborar en coordinación con la Oficina de Planeación y Sistemas, el proyecto de presupuesto anual del Fondo y velar por su correcta ejecución;

• c) Organizar y orientar la ejecución de las actividades relacionadas con la contabilidad, presupuesto, tesorería y crédito desarrollada por la entidad, de conformidad con las disposiciones sobre la materia;

• d) Supervisar y evaluar los estados financieros y demás informes sobre la materia, que deban ser presentados a las directivas de la entidad y a otros organismos públicos, de acuerdo con las normas legales y reglamentarias;

• e) Dirigir y coordinar las funciones relacionadas con la administración, desarrollo y bienestar social de los empleados del Fondo;

• f) Dirigir y coordinar con la Sección de Servicios Generales de la entidad, la oportuna adquisición y suministro de los elementos, materiales y equipos requeridos por las diferentes dependencias, así como la elaboración del programa anual de compra;

• g) Coordinar con la Oficina Jurídica, el trámite de los negocios que se susciten ante lo contencioso administrativo, en materia de personal;

• h) Coordinar con la Oficina de Planeación y Sistemas, la implantación de programas tendientes a sistematizar las diferentes operaciones administrativas y financieras del Fondo;

• i) Supervisar las actividades de las Secciones que integran la División;

• j) Rendir informes periódicos a la Secretaría General, sobre el funcionamiento de la dependencia;

• k) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE PERSONAL

Artículo 7º Son funciones de la Sección de Personal:

• a) Llevar el registro y control actualizado de personal al servicio del Fondo como también la información referente a las situaciones administrativas;

• b) Evaluar y ejecutar las actividades relacionadas con la selección, clasificación, registro, promoción, evaluación y desarrollo del personal del Fondo;

• c) Realizar los programas de capacitación y bienestar social para el personal de la entidad;

• d) Orientar, coordinar y controlar las actividades relacionadas con la implantación y desarrollo de la carrera administrativa;

• e) Expedir las certificaciones que, sobre las diferentes situaciones administrativos de los funcionarios o ex funcionarios del Fondo, le sean solicitadas, conforme a las disposiciones legales y reglamentarias sobre la materia;

• f) Colaborar con la Oficina Jurídica en el trámite de los procesos disciplinarios o de cualquier reclamación, que se presenten a la Comisión de Personal o ante las autoridades competentes en materia de personal;

• g) Vigilar la aplicación del sistema prestacional, de calificación de servicios y de régimen disciplinario a los funcionarios de la institución;

• h) Proyectar y tramitar las providencias relacionadas con novedades y situaciones administrativas de personal;

• i) Elaborar y mantener actualizados el Manual de Funciones y requisitos a nivel de cargo y la planta de personal del Fondo;

• j) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE CONTABILIDAD

Artículo 8º Son funciones de la Sección de Contabilidad:

• a) Llevar y mantener al día la contabilidad del Fondo, de acuerdo con las disposiciones legales, fiscales y administrativas;

• b) Efectuar con los comprobantes debidamente imputados, los registros diarios de tesorería, almacén y presupuesto, para establecer en forma cronológica los movimientos de cargo y cobro de los saldos existentes en caja, bancos, almacén y presupuesto;

• c) Verificar la exactitud de las cifras contables de los listados con los libros auxiliares y los demás registros;

• d) Elaborar los balances consolidados, los estados financieros del Fondo y demás informes sobre la materia;

• e) Efectuar el control contable sobre los inventarios y activos fijos del Fondo;

• f) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE PRESUPUESTO

Artículo 9º Son funciones de la Sección de Presupuesto:

• a) Elaborar, en coordinación con la División Administrativa y Financiera y la Oficina de Planeación y Sistemas, el proyecto de presupuesto anual de la entidad;

• b) Atender la ejecución del presupuesto del Fondo y elaborar los registros e informes pertinentes;

• c) Elaborar los proyectos de acuerdos mensuales de gastos y demás actos administrativos referentes a la ejecución presupuestal, para su presentación a la Junta Directiva;

• d) Elaborar y tramitar las adiciones y los traslados presupuestales que deba realizar la institución;

• e) Constituir las reservas presupuestales necesarias para respaldar los compromisos que adquiera el Fondo;

• f) Realizar y controlar la ejecución del presupuesto del Fondo y elaborar los informes sobre la materia;

• g) Coordinar con la Oficina de Planeación y Sistemas el procesamiento de la información, en materia presupuestal;

• h) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE TESORERIA

Artículo 10. Son funciones de la Sección de Tesorería:

• a) Recaudar y custodiar los fondos y valores del Fondo;

• b) Registrar y tramitar las cuentas que se presenten a cargo del Fondo, efectuar su pago e informar a los interesados sobre el estado de las mismas;

• c) Realizar los giros bancarios, traslado de fondos y avances, de acuerdo con los procedimientos y disposiciones sobre el particular;

• d) Efectuar los descuentos de ley, los autorizados por los funcionarios y pensionados y los ordenados judicialmente y expedir las certificaciones correspondientes;

• e) Realizar los trámites relacionados con órdenes de pago ante la Dirección General del Ministerio de Hacienda y Crédito Público;

• f) Presentar las cuentas de cobro de cuotas partes pensionales, a las entidades concurrentes en el pago de las pensiones decretadas por el Fondo y responder por la recuperación de cartera;

• g) Llevar el control sobre el flujo de caja de la entidad y producir el boletín diario;

• h) Autorizar libranzas y demás documentos que los funcionarios y pensionados suscriban en garantía de crédito, y efectuar los giros oportunamente a las personas naturales o jurídicas, que figuren como beneficiarios;

• i) Descontar y relacionar la retención en la fuente y demás tasas e impuestos de ley, sobre cuentas de cobro, realizar las consignaciones, rendir los informes y expedir las certificaciones requeridas;

• j) Manejar las cuentas bancarias, conforme a lo establecido por la Secretaría General y la División Administrativa y Financiera y presentar el estado de caja y bancos;

• k) Elaborar los informes financieros y contables y presentarlos a las dependencias y organismos correspondientes, según lo establecido en las disposiciones legales, administrativas y fiscales;

• i) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE SERVICIOS GENERALES

Artículo 11. Son funciones de la Sección de Servicios Generales:

• a) Realizar las actividades relacionadas con la adquisición, almacenamiento y distribución de equipos y elementos, indispensables para el normal funcionamiento de la institución;

• b) Prestar los servicios, de aseo, vigilancia y cafetería y transporte así como la reparación y mantenimiento de las instalaciones, vehículos, inmuebles y demás equipos;

• c) Velar por el correcto funcionamiento y suministro de los servicios públicos de energía, agua y teléfonos, y otros, en las distintas instalaciones de la entidad;

• d) Atender las actividades relacionadas con la recepción, clasificación, distribución y archivo de la correspondencia del Fondo;

• e) Diseñar, organizar, coordinar y controlar el sistema de inventarios de los bienes del Fondo, conforme a las normas fiscales vigentes;

• f) Preparar el programa general de compras, bajo la orientación de la División Administrativa y Financiera y en coordinación con las demás dependencias del Fondo;

• g) Tramitar la autorización fiscal para dar de baja a los elementos clasificados como obsoletos e inservibles;

• h) Rendir cuentas sobre los movimientos de almacén, a la administración de la entidad y a la Contraloría General de la República;

• i) Atender lo relacionado con servicios de impresión, heliográficos, fotocopiado y encuadernación que requiera el Fondo;

• j) Organizar y mantener al día el archivo general del Fondo y facilitar los documentos de trabajo que sean solicitados por las otras dependencias;

• k) Catalogar los documentos que deben ser microfilmados y responder por dicho sistema;

• i) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

DIVISION DE PRESTACIONES MEDICO ASISTENCIALES.

Artículo 12. Son funciones de la División de Prestaciones Médico Asistenciales:

• a) Asistir a la Dirección General y a la Secretaría General, en todos los aspectos relacionados con la organización y funcionamiento del sistema de prestaciones médico-asistenciales para los afiliados y usuarios del Fondo;

• b) En coordinación con las Oficinas Jurídica y de Planeación y Sistemas, participar en el diseño de los proyectos de reglamentos, normas, formas, procedimientos, guías y manuales necesarios para garantizar la eficiente prestación de los servicios médicos-asistenciales a los afiliados y beneficiarios;

• c) Velar por la eficiencia y calidad de los servicios relacionados con la asistencia médica, obstétrica, farmacéutica, quirúrgica y hospitalaria; así como los servicios odontológicos;

• d) Procurar el eficiente y oportuno suministro a los afiliados y beneficiarios del Fondo, de los servicios, medicamentos y elementos de rehabilitación, derivados de accidentes de trabajo o enfermedad profesional;

• e) Estudiar las necesidades y formular planes y programas de asistencia médico-quirúrgica y odontológica a cargo del Fondo, y una vez aprobados dirigir y controlar su desarrollo;

• f) Llevar y mantener actualizado con el apoyo de la Oficina de Planeación y Sistemas, el registro de los usuarios de los servicios médico-asistenciales del Fondo;

• g) Participar en el diseño de las especificaciones técnicas que deben contener los contratos, inscripciones y convenios que proyecte celebrar el Fondo en materia médico-asistencial;

• h) Practicar los controles y evaluaciones que sean necesarios, en el desarrollo de los contratos, inscripciones y convenios que celebre el Fondo, relacionados con la prestación de servicios médico-asistenciales, para verificar su eficiencia y calidad a través de los informes que se rindan a la Secretaría General y a la Dirección General, presentando las recomendaciones pertinentes;