Por el cual se reorganiza la Sección de Provisiones del Gobierno Nacional

El Presidente de la República de Colombia,

en uso de sus facultades legales, y en especial de las que le confiere el artículo 5° de la Ley 152 de 1936,

decreta :

CAPITULO I

Del Departamento Nacional de Provisiones.

Artículo 1° La Sección de Provisiones continuará funcionando como dependencia del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con el nombre de Departamento Nacional de Provisiones.

Artículo 2° Son atribuciones del Departamento Nacional de Provisiones las siguientes:

• a) Adquirir por compra o fabricación todos los elementos que necesiten las dependencias del Gobierno Nacional;

• b) Atender los trabajos de reparaciones que le soliciten las dependencias del Gobierno Nacional;

• c) Unificar hasta donde sea posible la forma, calidad y clase de los útiles, materiales, equipos y enseres que se usen en las distintas dependencias del Gobierno Nacional, procurando estandarizar los que permitan tal medida;

• d) Rendir mensualmente a la Contralóría General de la República las cuentas de las operaciones que efectúe.

CAPITULO II

Del Consejo Directivo.

Artículo 3° El Departamento tendrá un Consejo Directivo compuesto por los Secretarios Generales de los Ministerios, el del Departamento Nacional de Higiene y un Delegado de la Contralóría General de la República. Los Ministros, el Director Nacional de Higiene y el Contralor pueden asistir al Consejo como miembros natos de él, en vez de sus Secretarios. El Director del Departamento Nacional de Provisiones tendrá voz en las deliberaciones del Consejo Directivo.

Artículo 4° El Consejo Directivo dictará el reglamento de su propio funcionamientp. Podrá actuar con la asistencia de cinco miembros, y será presidido por el Ministro o respectivo Secretario, ele los asistentes, a quien corresponda en. el orden de prelación legal de los Ministerios. Será Secretario del Consejo el Abogado Secretario del Departamento Nacional de Provisiones

Artículo 5° A solicitud del Director del Departamento, o por propia iniciativa, el Consejo Directivo dictaminará sobre la conveniencia de los pedidos, y si los juzgaré excesivos, dará cuenta de ello directamente al Ministro del ramo o Jefe de la entidad interesada para que provea lo que fuere del caso.

Artículo 6° Para determinar y adoptar los standards de que trata el ordinal c) del artículo 2°, se requerirá la aprobación del Consejo Directivo.

Artículo 7° Para contratar el transporte de la carga oficial con Compañías particulares, asegurarla y reasegurarla, y para otros actos no expresamente contemplados en este Decreto, que tiendan a evitarle perjuicios al Gobierno Nacional, se necesitará la aprobación del Consejo Directivo.

CAPITULO III

De las compras directas.

Artículo 8° Fuera del Departamento Nacional de Provisiones ninguna dependencia del Gobierno Nacional podrá verificar compras directas sin previa autorización del Consejo Directivo,; salvo los. casos expresamente contemplados en este Decreto. A la solicitud de autorización para compra directa se acompañará una exposición con los motivos sobre necesidades del servicio público que la justifiquen.

Parágrafo. Los contratos que celebren los Ministerios o dependencias administrativas, de acuerdo con la autorización a que se refiere el presente artículo, deberán reunir los mismos requisitos que los celebrados por el Departamento Nacional de Provisiones de acuerdo con el presente Decreto.

Artículo 9° De las disposiciones del artículo anterior se exceptúan las siguientes compras:

• 1° Los elementos indispensables para la ordinaria administración del Ejército que en compras locales tengan autorización para adquirir los Cuerpos de tropa con las partidas mensuales que se Ies destinan a tal fin, según la clasificación que haga el Ministerio de Guerra en el Decreto anual de. distribución de partidas.

La Dirección General de Edificios Nacionales, los Ingenieros de Zona del ramo de Carreteras y las administraciones de las obras hidráulicas dependientes del Ministerio de Obras Públicas, podrán, previa autorización de éste y dentro de los límites del presupuesto mensual de cada obra, comprar en los mercados locales los siguientes materiales y elementos: ladrillo, teja, cemento, madera, cal, arena, hierro, pinturas, piedra, triturado, recebo, explosivos, tornillos, repuestos para maquinarias, combustibles, lubricantes, cables, alambres, herramientas, etc. Las compras de elementos de cada una de las especies enumeradas por sumas mayores de mil pesos ($ 1,000), requieren la aprobación del Ministerio de Obras Públicas.

Parágrafo 1° De las compras que se hagan en los mercados locales . deberá remitirse mensualmente al Ministerio de Obras Públicas una relación pormenorizada, por triplicado, con el f in de que la Sección respectiva de dicho Ministerio pueda hacer las observaciones a que haya lugar, las cuales deberán enviarse a la Contralóría General cíe la República para los efectos consiguientes.

Parágrafo 2° La respectiva autorización del Ministerio y la cuenta de cobro, debidamente legalizada, serán comprobantes de las compras a que se refiere el presente artículo.

Parágrafo 3° El Ministerio de Obras Públicas reglamentará el control de recibo, movilización y entrega a las obras de los materiales comprados.

Artículo 10. Las compras para los ferrocarriles nacionales se harán de acuerdo con las prescripciones dé la Ley 29 de .1931.

Artículo 11. El Gobierno reglamentará el procedimiento de compras de elementos con destino a los servicios de marina y aviación.

CAPITULO IV

De los contratos.

Artículo 12. Los negocios que celebre el Departamento Nacional de Provisiones, se dividen en tres clases, a saber: contratos, en Bogotá; pedidos, en el interior del país, e importaciones, en el Exterior.

Artículo 13. Las compras en Bogotá y en el resto del -páís; de cuantía inferior a dos mil pesos ($ 2,000), se acreditarán simplemente con la orden de compra* firmada por el vendedor, que será presentada, para el pago, con la cuenta de cobro y recibo; los de dos mil pesos ($ 2,000) a cinco mil pesos ($ 5,000), requieren la solemnidad de! contrato cuando lo determine el Consejo Directivo, y los de cuantían superior a cinco mil pesos ($ 5,000), necesitan contrato escrito con el concepto favorable del Consejo Directivo y la aprobación del Ministro de Hacienda y Crédito Público.

Artículo 14. Las compras que haga el Departamento Nacional de Provisiones en el Exterior, cualquiera que sea-su cuantía, no requerirán la solemnidad del contrato escrito, y cuando excedan de cinco mil pesos ($ 5,000), deberán ser,aprobados por el. Ministro de Hacienda y Crédito Público, previo concepto favorable del Consejo Directivo.

Tales pedidos quedan sujetos a las disposiciones dictadas O que dicte en lo venidero la Junta.de Control de Cambios y Exportaciones.

Artículo 15. Queda a juicio del Director del Departamento celebrar con la solemnidad de contrato escrito los negocios que de acuerdo con los artículos anteriores no requieren esta formalidad.

Artículo 16. Para las compras, las mercancías se clasifican así:

• a) Artículos estandarizados;

• b) Artículos varios, que pueden adquirirse en mercado abierto, y

• c) Artículos patentados o de marca determinada, que sólo-sean fabricados o elaborados por determinada casa.

La compra de artículos del grupo b) debe -hacerse preceder, por regla general, de una información comercial, en que se consulten los precios de tres casas proveedoras por lo menos.y, a juicio, del Director, del recurso de la licitación pública o privada.

En la compra de los artículos del grupo c) se puede prescindir, a juicio del Director, de la información previa para buscar precios en la competencia comercial, y en casos especiales, de fijar le precios a la nota de colocación del pedido cuando la casa que tiene la exclusividad inspira completa confianza.

Los negocios por artículos del grupo a), comprendidos en contratos de estandarización, no requieren el concepto favorable del Consejo Directivo ni la aprobación del Ministro de Hacienda y Crédito. Público.

Artículo 17. El valor de las compras que haga el Departamento Nacional de Provisiones con destino a los diversos Ministerios y Departamentos Administrativos, puede ser cobrado anticipadamente a dichas

entidades, en todo o en parte, de acuerdo con las disposiciones que al respecto dicte la Contraloría General de la República.

Artículo 18. El Departamento Nacional de Provisiones puede hacer compras locales de contado hasta por la suma de cien pesos ($ 100) cada una, cuando las necesidades urgentes del servicio lo exijan. Estas compras se comprobarán simplemente con. la relación de los artículos adquiridos, visada por el Director del Departamento y por el Auditor de la Contraloría.

Artículo 19. Los pagos de las compras de que trata el artículo anterior los hará la Contaduría Pagadora del Departamento Nacional de Provisiones, de los fondos que tenga disponibles, por concepto de Fondo Rotativo, para pago de cuentas hasta de trescientos pesos ($ 300), y las relaciones aludidas serán incorporadas en las cuentas que esta oficina rinde al Director del Departamento para que sean incorporadas en la cuenta general y mensual que, por razón de Fondo Rotativo, rinde dicho Director a la Contraloría General de la República.

Artículo 20. Los Ministerios y Departamentos Administrativos pedirán a la Contraloría General de la República la constitución, de reservas globales en sus apropiaciones, a favor del Departamento Nacional de Provisiones, destinadas al servicio de material. Estas solicitudes se harán de acuerdo con las prescripciones que dicte la Contraloría, la que indicará también los métodos y procedimientos que deban emplearse para la elaboración y tramitación de formularios de pedidos, cancelación de reservas, contabilización etc.

CAPITULO V

Del Fondo Rotativo.

Artículo 21. El Departamento Nacional de Provisiones tendrá, como Fondo Rotativo, un capital de trabajo de dos millones de pesos ($ 2.000,000) moneda corriente, que se integrará así:

• 1° Quinientos mil pesos ($ 500,000) fijados como Fondo Rotativo por el artículo 13 del Decreto legislativo número 518 bis de 1931;

• 2° Las sumas que en el movimiento de la Sección, de Provisiones han acrecentado hasta esta fecha el fondo de quinientos mil pesos ($ 500,000) y que no han sido pasadas a fondos comunes, de acuerdo con el artículo 1° del Decreto número 976 de 1934;

• 3° Para reunir el saldo, hasta completar los dos millones de pesos ($ 2.000,000), se recargará en un 5 por 100 el costo de las órdenes de compra que formule por entrega de elementos o mercancías del Almacén Nacional, procedentes de importaciones, y sobre el costo de las importaciones que haga por mercancías destinadas directamente a los Ministerios y dependencias nacionales.

Artículo 22. El Fondo Rotativo será manejado directamente por el Director General del Departamento con la intervención del Contralor General de la República o su delegado.

Artículo 23. El Director General podrá mantener en poder de la Contaduría Pagadora, bajo. la responsabilidad del Contador Pagador, hasta la suma de diez mil pesos ($ 10,000) moneda: corriente para efectuar pagos en plaza que no pasen de trescientos pesos' ($ 300) cada uno.

Artículo 24. Tanto los depósitos del Fondo Rotativo como las sumas que reciba el Contador Pagador, de acuerdo con el artículo anterior, se moverán en las cuentas corrientes que abrirán el Director General de Provisiones y el Contador Pagador, en el Banco de la República.

Los cheques girados por él Director General deberán llevar la firma del Contralor General o su delegado, y los cheques girados por el Contador Pagador serán firmados también por el Director General.

Artículo 25. El Departamento Nacional de Provisiones podrá mantener permanentemente, bajo la responsabilidad; de los respectivos Cónsules, en los Consulados de Nueva York y; París, un depósito hasta de cincuenta-mil dólares (U.S. $ 50,000), en cada uno de ellos, destinado a atender exclusivamente el pago de los pedidos de carácter urgente cuyas relaciones de autorización no hayan llegado en oportunidad. Tan pronto como lleguen las relaciones de autorización se reintegrarán a dicho fondo las partidas de que hubieren dispuesto los Cónsules.

Artículo 26. El Departamento Nacional de Provisiones cobrará los elementos que suministre a las dependencias nacionales a precio de costo,: sin-recargo distinto del establecido en el artículo 21 de este Decreto.

Artículo 27. Los Ministerios y Departamentos Administrativos pagarán las cuentas correspondientes a pedidos hechas al Departamento de Provisiones, y a favor de esta entidad, mediante la presentación de

los documentos que comprueben que los artículos pedidos fueron entregados; salvo el caso del artículo 17.

Las sumas que reciba el Departamento en pago de suministros se reintegrarán al Fondo Rotativo.

Artículo 28. El Departamento Nacional de Provisiones podrá conceder créditos para las adquisiciones de los Ministerios y Departamentos Administrativos, por las sumas que juzgue conveniente, y dentro de

las posibilidades de su Fondo Rotativo, mediante la previa constitución y certificación de reservas globales de que trata el artículo 20.

Artículo 29. El Departamento podrá liquidar provisionalmente, con precio estimativo, las importaciones cuyo valor de costo exacto no es conocido al tiempo del suministro.

Artículo 30. Una vez que el Departamento Nacional de Provisiones verifique el pago de las importaciones y sepa exactamente el costo de la divisa extranjera y el de los fletes y seguros, reintegrará a la respectiva apropiación presupuestal de la entidad peticionaria el saldo que quedare de la reserva pertinente, dentro de la vigencia fiscal. La Contraloría reglamentará estos reintegros. Expirada 1a vigencia, los saldos que resulten ingresarán a fondos comunes.

Artículo 31. Los Ministerios y Departamentos Administrativos enviarán cada año al Departamento Nacional de Provisiones, en los treinta días siguientes a la expedición del Presupuesto, Un cálculo estimativo y aproximado de las cantidades de cada Uno de los elementos que necesiten durante la vigencia próxima, de acuerdo con sus apropiaciones.

Teniendo en cuenta estos cálculos, el Departamento, podrá adquirir para su almacén, con cargo al Fondo Rotativo, las cantidades que estime convenientes, de cada uno de esos artículos. Las respectivas compras, cuando excedan de dos mil pesos ($ 2,000), requieren la previa aprobación del Consejo Directivo.

Artículo 32. La Contraloría mantendrá permanentemente un delegado suyo ante el Departamento Nacional de Provisiones, a fin de que las atribuciones que le son propias pueda ejercerlas en forma rápida y satisfactoria.

CAPITULO VI

De las agencias de compras.

Artículo 33. Los Cónsules de Colombia en París y Nueva York tendrán el carácter dé agentes de compras de la Nación y obrarán siguiendo las instrucciones que les imparta el Departamento de acuerdo con el Ministerio de Relaciones Exteriores.

Artículo 34. El Departamento Nacional de Provisiones enviará directamente los pliegos de licitación a los Cónsules Generales citados, a fin de que éstos los distribuyan entre los funcionarios del Cuerpo Consular que consideren más indicados, de acuerdo con el género de artículos a que se refiera la licitación. Los agentes de compras , darán a los pliegos de cargos la conveniente publicidad,: y expedirán a los postores recibos-por sus propuestas.

Artículo 35. Las propuestas hechas en la licitación serán enviadas en pliego cerrado y sellado al Departamentos el que hará la adjudicación. Los proponentes constituirán ante el respectivo agente de compras una fianza de quiebra equivalente al 5 por 100 del valor de los artículos a que se refiere la licitación; fianza que responderá también de que hará la entrega conforme el pliego de cargos.

Artículo 36. Una véz adjudicada la licitación se comunicará al agente de compras, quien directamente o por medio del Cónsul qüe autorice al efecto, recibirá los .elementos comprados, confrontándolos con las especificaciones del pliego de cargos, autorizará su embarque, y los expedirá en condiciones convenientes.

Artículo 37. El Departamento Nacional de Provisiones podrá nombrar un interventor encargado de inspeccionar la fabricación y recibo de elementos cuando lo juzgue necesario.

Artículo 38. Autorízase al Departamento Nacional de Provisiones para darle el carácter de.agente de compras en el interior del país a los Administradores de Hacienda Nacional, fijándoles normas para el

ejercicio de sus funciones, con la aprobación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Artículo 39. El Departamento Nacional de Provisiones podrá contratar servicios baiicarios para el pago de pedidos, cuando éstos tengan carácter de urgencia y su compra haya de hacerse en lugares distantes de las capitales de Departamento donde funcionan las Administraciones de Hacienda Nacional.

Artículo 40. Las exenciones de aduana y férreas serán solicitadas directamente por el Departamento a las respectivasdirectamente por el Departamento a las respectivas entidades.

CAPITULO VII

De la Junta de Licitaciones.

Artículo 41. La Junta do Licitaciones la integrarán, con voz y voto, el Director General,, como Presidente; el Subdirector General, como Vicepresidente;. el Jefe de Compras Locales, el Abogado Secretario, de Provisiones y el Auditor de la Contraloría, como delegado del Contralor General.

Artículo 42. Cuando el Director General, lo estime conveniente, las compras, podrán efectuarse por medio de licitación pública o privada.

Artículo 43. La Junta de Licitaciones estudiará y resolverá por mayoría de votos, los. negocios sometidos a licitación.

Artículo 44. La licitación pública se adelantará de acuerdo con las prescripciones del artículo 21 del Código Fiscal y del artículo 4° de la Ley 109 de 1923. Para los efectos de publicidad se fijará UN ejemplar del pliego de cargos en lugar público del local donde funciona: el Departamento, durante el término de treinta días.

Parágrafo. El acta de licitación será aprobada por el Ministro de Hacienda y Crédito Público, quien podrá delegar esta función en el Director del Departamento.