Por el cual se establecen los modelos de hoja de liquidaci?n de servicios para el reconocimiento de prestaciones sociales en el ministerio de defensa y en la polic?a nacional

El Presidente de la República de Colombia,

en uso de sus facultades constitucionales y en especial las que le confiere el Decreto 2331 de 1971,

decreta:

Artículo 1° La Hoja de Servicios de Oficiales, Suboficiales y las Fuerzas Militares y Oficiales, Suboficiales y Agentes de la Policía Nacional, contendrá tres aspectos esenciales:

• a) Datos sobre Fuerza y última dependencia militar o de Policía, causal de retiro o separación absoluta.

• b) Datos personales.

• c) Relación sucinta y total de tiempos de servicios.

• d) Aprobación.

Artículo 2° Con fundamento en las pruebas que reposen en la Hoja de Vida, tarjeta de kárdex, constancias de servicios expedidas por el Archivo General del Ministerio de Defensa o de la Policía Nacional y demás documentos pertinentes, se elaborará la Hoja de Servicios en original y copia, utilizando el papel sellado que allegue el titular del derecho a asignación de retiro.

Se iniciará con el título Hoja de Servicios, seguido de las iniciales de Fuerza o Policía, número, registro y fecha de expedición.

Artículo 3° Se incluirán los datos de Fuerza Militar o Policía Nacional; última unidad o dependencia militar o de Policía a que haya pertenecido; la causal de retiro o separación absoluta y los siguientes datos personales:

• a) Grado, apellidos y nombres.

• b) Cédula de ciudadanía y código.

• c) Fecha de nacimiento.

• d) Nombre del padre.

• e) Nombre de la madre.

• f) Estado Civil.

• g) Nombre de la esposa, fecha de matrimonio e indicación del Registro Civil

• h) Nombres de los hijos, fechas de nacimientos, anotando número de Registro, Notaría o partidas de origen eclesiástico, la autoridad que las expide, libros y folios, donde aparecen inscritas.

Artículo 4° Para relacionar los servicios, se utilizarán cuatro (4) casillas tituladas, así:

a. En la primera columna se colocarán según corresponda, estas expresiones:

• 1° SOLDADO, CADETE, SOLDADO ALUMNO, GRUMETE, AGENTE, para indicar condición de ingreso.

• 2° SUBTENIENTE, CABO SEGUNDO, MARINERO, esto es, primer ascenso en el escalafón.

• 3° Último ascenso conferido al Oficial o Suboficial, al término de su carrera.

• 4° RETIRO.

• 5° ALTA TRES MESES.

• 6° TIEMPO DOBLE.

Tantos como reconocimientos le figuren.

• 7° DIFERENCIA AÑO LABORAL.

• 8° TIEMPO ADICIONAL.

Para colocar otros tiempos de servicio que deben imputarse legalemnte.

• 9° SUBTOTAL.

• 1. DEDUCCIONES.

Si entre el primero y el último ascenso existe novedad que incida en la disminución del tiempo de servicio, se colocará la novedad de separación temporal, retiro voluntario y reingreso, licencia descontable, comisiones al exterior, en cuyos lapsos no se percibe el derecho a computar tiempo doble

• 1. TOTAL DEDUCCIONES

• 1. TOTAL DE SERVICIOS.

b. La segunda columna contendrá las abreviaturas:

DTO., RES., OAP., OD., para significar Decreto, Resolución, Orden Administrativa de Personal u Orden del Día según la disposición que origine la novedad. A continuación aparecerá el número de la disposición y los dos últimos dígitos del año.

• c. En la tercera casilla se emplearán para el día y año números arábigos y dos dógitos; en el mes con las abreviaturas: EN, FB, MZ, AB, MY, JN, JL, AG, ST, OC, NV, DC.

• d. La cuarta casilla se subdividirá en tres columnas demarcadas con A. M. D. correspondientes a años, meses y días, que se computarán con dos dígitos.

e. Se expresará el total de servicios, en letras y números, precedidos de la palabra SON.

f. Observaciones. Al frente de ellas, se pondrá la aprobación impartida por el honorable Senado de la República a los grados de Oficiales Generales o aclaraciones importantes sobre inclusión de tiempos adicionales o atinentes a los servicios prestados. Si no existe observación se señalará con la palabra "ninguna".

h. Elaboró.

Se escribirá cargo, nombre y firmará el empleado que extractó, constató y transcribió los datos anteriores.

• i. Grado, nombre, firma y sello del Jefe del Departamento o Director de Personal de la Fuerza, quien expide la Hoja de Servicios.

j. Precedido de la palabra "Aprobación", se insertará:

"El suscrito (grado militar), Comandante de . . . o Director de la Policía Nacional . . . en uso de las facultades contenidas en el artículo . . . del Decreto número . . . de . . . APRUEBA LA PRESENTE HOJA DE SERVICIOS DEL SEÑOR . . . expedida para los efectos legales pertinentes". Grado, nombre, firma y sello del Comandante o Director de la Policía Nacional.

Artículo 5° La liquidación de servicios, se elaborará en papel membreteado, en original y copia con las mismas características y elementos sinópticos de la Hoja de Servicios, excluyendo la formalidad de aprobación y las diferencias que la misma ley ha señalado, en cuanto a novedades, escala de categorías, promociones, cómputos de tiempo, continuidad o solución de ella, servicios prestados por el personal civil en otras entidades oficiales.

Artículo 6° Al diligenciar las columnas de tiempos dobles, se pueden presentar las siguientes modalidades:

a. Si se trata de reconocimientos anteriores al Decreto 749 de 1955, se colocará únicamente el Decreto por el cual se declaró el Estado de Sitio, lapso a que se tenga derecho y en la columna tiempo se sacará el total de años, meses y días.

b. En el período comprendido entre marzo de 1955 y 1° de enero de 1960, tiempo de vigencia de los Decretos 749 de 1955, Decretos 307 de 1958 y sus correspondientes disposiciones reglamentarias, se anotará la Resolución Ministerial, que basada en estas normas, haya reconocido en forma individual el tiempo doble por haber actuado en las zonas de orden público determinadas y se especificará el lapso correspondiente.

• c. En el período transcurrido entre el 3 de diciembre de 1958 y el 12 de enero de 1959, se escribirá el Decreto 329 de 1958 y un total de 0 años, 01 mes, 10 días de tiempo doble.

• d. A partir del 1° de enero de 1960 y hasta abril de 1970 se citarán los Decretos 1048 y 738 del mismo año, indicando los lapsos a que se tenga derecho y con fundamento en las épocas reconocidas por estas disposiciones.

Artículo 7° Para acreditar tiempos da servicio, solamente se admitirá prueba supletoria, expedida en forma legal, cuando en los archivos oficiales no existan planillas, nóminas o relaciones de pago u otros documentos similares de la época y así se exprese en la constancia. Por consiguiente, si aparece que revisados exhaustivamente antecedentes de archivo, en ellos no figura la persona, se tendrá como prueba principal de no haberse prestado el servicio reclamado.

El Ministerio de Defensa podrá exigir la ampliación y adelantar las diligencias necesarias, previas a la admisión de pruebas supletorias, para lograr la veracidad y el convencimiento de ellas.

Artículo 8° El presente Decreto rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. E., a 7 de diciembre de 1973.

misael pastrana borrero

El Ministro de Defensa Nacional,

General Hernando Currea Cubides.