por el cual se aprueba un acuerdo de la Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus facultades legales, en especial de las que confiere el artículo 18 del Decreto 2343 de 1971,

DECRETA:

Artículo 1° Apruébase en todas sus partes el Acuerdo número 0040 de 1987, por el cual se establece la estructura orgánica de la Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional y se determinan las funciones de sus dependencias, cuyo texto es el siguiente:

"ACUERDO NUMERO 0040 DE 1987

(noviembre 25)

por el cual se establece la estructura orgánica de la Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional y se determinan las funciones de sus dependencias.

La Junta Directiva de la Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional, en uso de sus facultades legales y estatutarias, oído el concepto de la Secretaría de Administración Pública, de la Presidencia de la República,

ACUERDA:

CAPITULO I

DE LA ESTRUCTURA ORGANICA.

Artículo 1° La estructura orgánica de la Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional será la siguiente:

• 1. JUNTA DIRECTIVA.

• 1. DIRECCION GENERAL.

2.1 Oficina Jurídica.

2.2 Oficina de Auditoría Interna.

2.3 Oficina de Planeación y Sistemas.

2.4 SUBDIRECCION FINANCIERA.

2.4.1 Sección de Tesorería.

2.4.2 Sección de Contabilidad.

2.4.3 Sección de Cartera y Acreedores Varios.

2.4.4 Sección de Créditos

2.4.5 Sección de Presupuesto y Finanzas

2.5 SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA.

2.5.1 Sección de Parqueaderos.

2.5.2 Sección Administración de Inmuebles

2.5.3 Sección de Seguridad y Servicios Generales.

2.5.4 Sección de Personal.

2.5.5 Sección de Adquisiciones y Almacén.

2.6 SUBDIRECCION DE PRESTACIONES SOCIALES

2.6.1 Sección de Reconocimientos.

2.6.2 Sección de Liquidación y Control de Nóminas

2.6.3 Sección de Asistencia Social.

2.6.4. Sección de Expedientes y Carnetización.

2.7 ORGANOS DE ASESORIA Y COORDINACION

2.7.1 Comité de Coordinación.

2.7.2 Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

2.7.3 Comisión de Personal.

CAPITULO II

DE LAS FUNCIONES

Artículo 2° La Junta Directiva y el Director General cumplirán las funciones establecidas para ellos en las disposiciones legales vigentes y en los estatutos de la Caja.

Artículo 3° OFICINA JURIDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica las siguientes:

• 1. Asesorar a la Dirección General y demás dependencias de la Caja en todos los aspectos jurídicos.

• 1. Elaborar o revisar los proyectos de acuerdo, resolución, así como las minutas de contrato que deban someterse a la aprobación de la Junta Directiva o del Director General.

• 1. Preparar cuando se le encomiende, aquellos proyectos de ley o de decreto relacionados con la entidad para ser tramitados ante el Ministerio de Defensa Nacional.

• 1. Representar a la Caja a través de sus abogados y por mandato del Director General en los asuntos judiciales y extrajudiciales.

• 1. Emitir concepto sobro las consultas de orden legal que le sean formuladas.

• 1. Recopilar y mantener actualizadas las normas relacionadas con la Caja y velar por su difusión.

• 1. Rendir informes a la Dirección General sobre el desarrollo de sus actividades y los demás que le sean solicitados.

• 1. Las demás que le sean asignadas conforme a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 4° OFICINA DE AUDITORIA INTERNA. Son funciones de la Oficina de Auditoría Interna las siguientes:

• 1. Vigilar el desarrollo de las actividades administrativas, financieras y técnicas necesarias para el adecuado funcionamiento de las distintas dependencias de la Caja, promoviendo la eficiencia operativa y el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

• 1. Evaluar y proponer mecanismos de control interno para la Caja, incluyendo las áreas de sistemas y los procedimientos de seguridad de información.

• 1. Evaluar los procedimientos operativos y administrativos y recomendar mejoras a los mismos.

• 1. Examinar los informes contables y financieros y pronunciarse sobre su exactitud y confiabilidad.

• 1. Evaluar programas específicos y desarrollar los sistemas de auditoría especiales que disponga la Dirección.

• 1. Las demás que le sean asignadas conforme a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 5° OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS. Son funciones de la Oficina de Planeación y Sistemas las siguientes:

• 1. Elaborar los estudios que la entidad requiera como base para formulación de sus políticas o para la introducción de cambios, en las mismas, conforme a los criterios y objetivos que reciba de la Dirección General.

• 1. Preparar los planes y programas relacionados con las actividades y funciones de la entidad, con sus procedimientos internos y con la utilización de sus recursos en el mediano y largo plazo, de acuerdo con las prioridades fijadas por la Dirección.

• 1. Asesorar a la Dirección General y demás dependencias de la Caja en todo lo relacionado con la ejecución de los planes y programas en curso y el control de los mismos.

• 1. Evaluar los planes y programas en ejecución y proponer los ajustes pertinentes para el logro de los objetivos trazados.

• 1. Recolectar, organizar y actualizar toda la información estadística relativa a las actividades y funciones de la Caja y de otras entidades o sectores cuya evaluación revista importancia para la gestión institucional.

• 1. Elaborar en coordinación con la subdirección Financiera el proyecto de presupuesto anual de la entidad.

• 1. Efectuar los estudios referentes a la organización interna, manuales de funciones y procedimientos, así como de planta de personal.

• 1. Organizar y desarrollar las actividades de sistematización y procesamiento de información dando a las distintas dependencias la orientación necesaria para el uso adecuado de la misma.

• 1. Las demás que le sean asignadas conforme la naturaleza de la dependencia.

Artículo 6° SUBDIRECCION FINANCIERA. Son funciones de la Subdirección Financiera las siguientes:

• 1. Organizar, dirigir y controlar las actividades financieras de la entidad.

• 1. Proponer a la Dirección General, la política económica de la entidad con el fin de optimizar la utilización de los recursos.

• 1. Dirigir la elaboración del presupuesto de la entidad en coordinación con la Oficina de Planeación Sistemas y velar por su correcta ejecución.

• 1. Controlar el correcto manejo de los fondos y valores de la entidad y procurar el recaudo oportuno de la cartera.

• 1. Vigilar el oportuno cumplimiento, de las obligaciones a cargo de la Caja y rendir los informes financieros que sean requeridos.

• 1. Analizar y revisar los estados financieros y demás informes sobre la materia que deban ser presentados a las directivas de la Caja u otros organismos públicos.

• 1. Las demás que le sean asignadas por la naturaleza de la dependencia.

Artículo 7° SECCION DE TESORERIA. Son funciones de la Sección de tesorería las siguientes:

• 1. Ejecutar las actividades relacionadas con el recaudo de dinero y el pago de obligaciones a cargo de la Caja previo el cumplimiento de las formalidades obligaciones legales y reglamentarias.

• 1. Velar y responder por la seguridad de los dineros y títulos valores de la entidad.

• 1. Organizar y controlar el manejo de las cuentas bancarias y preparar los estados de tesorería.

4 . Elaborar los programas de pagos y efectuar los giros, por diferentes conceptos.

• 1. Tramitar lo relacionado con los embargos judiciales de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

• 1. Rendir y tramitar ante la Contraloría General de la República la cuenta fiscal.

• 1. Reclamar y tramitar las órdenes de pago definitivas correspondientes a los aportes del Gobierno Nacional para atender las asignaciones de retiro.

• 1. Las demás que le sean asignadas conforme a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 8° SECCION DE CONTABILIDAD Son funciones de la Sección de Contabilidad las siguientes:

• 1. Desarrollar las actividades que se requieran para la contabilización de las operaciones de la caja, de acuerdo con los sistemas contables establecidos por la Contraloría General de la República.

• 1. Preparar los estados financieros y demás informes contables para su aprobación.

• 1. Establecer, clasificar y diferentes documentos de registro y control contable.

• 1. Elaborar los estados financieros periódicos con sus anexos y análisis respectivos.

• 1. Las demás que le sean asignadas conforme a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 9° SECCION DE CARTERA Y ACREEDORES VARIOS. Son funciones de la Sección de Cartera y Acreedores Varios las siguientes:

• 1. Organizar y desarrollar las actividades para el pago de los acreedores varios y traspasos de la Policía Nacional.

• 1. Elaborar revisar y tramitar los documentos correspondientes, al pago de las asignaciones de retiro no cobradas y de prestaciones sociales situadas en la entidad por la Policía Nacional.

• 1. Controlar que se efectúen los elementos autorizados por ley a favor de la entidad.

• 1. Controlar tramitar e informar sobre las cuentas de cuotas partes a favor o a cargo de la entidad.

• 1. Controlar e informar las prescripciones de asignaciones de retiro y prestaciones sociales de conformidad con la reglamentación vigente.

• 1. Las demás que le sean asignadas conforme a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 10. SECCION DE CREDITOS. Son funciones de la sección de Créditos las siguientes:

• 1. Organizar y desarrollar los planes y programas de crédito establecidos por la entidad.

• 1. Organizar y controlar el movimiento del fondo de auxilio de seguros de vida correspondiente al personal de la Policía Nacional.

• 1. Propender por el oportuno recaudo de los aportes por concepto de los seguros de vida y la recuperación de cartera del fondo de préstamos.

• 1. Estudiar y recomendar nuevos sistemas tendientes a mejorar los servicios tanto de seguros de vida como de préstamos.

• 1. Las demás que le sean asignadas conforme a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 11. SECCION DE PRESUPUESTO Y FINANZAS. Son funciones de la Sección de Presupuesto y Finanzas las siguientes:

• 1. Elaborar en coordinación con la Oficina de Planeación y Sistemas el anteproyecto de presupuesto de ingresos y gastos de la entidad, velando porque el mismo esté de acuerdo con las políticas trazadas por el Gobierno Nacional.

• 1. Recopilar, estudiar y actualizar información relacionada con el mercado de capitales, políticas económicas gubernamentales y normas que regulen las inversiones.

• 1. Elaborar los acuerdos de incorporación de rentas y gastos, como las modificaciones a que haya lugar.

• 1. Organizar y controlar la contabilidad presupuestaria, de acuerdo con las directrices establecidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

• 1. Registrar y llevar el control de los giros presupuestales, constituir las reservas de obligaciones financieras y expedir las certificaciones correspondientes.

• 1. Elaborar los estudios estadístico-financieros relacionados con la tendencia de las rentas y gastos de la entidad.

• 1. Las demás que le sean asignadas conforme a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 12. SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA. Son funciones de la Subdirección Administrativa las siguientes:

• 1. Dirigir, coordinar y controlar las políticas de administración de los personal y desarrollo de los recursos humanos de la entidad.

• 1. Controlar la ejecución de los programas de mantenimiento, reparación y reposición de los bienes de la Caja.

• 1. Programar, coordinar y ejecutar los planes de adquisiciones de los elementos necesarios para el buen funcionamiento de la entidad.

• 1. Dirigir, coordinar y controlar las políticas de administración de los bienes muebles e inmuebles de la Caja, con miras a incrementar sus rendimientos económicos.

• 1. Dirigir, coordinar y controlar la elaboración del programa de gastos generales y servicios personales de la entidad.

• 1. Las demás que le sean asignadas conforme a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 13. SECCION DE PARQUEADEROS. Son funciones de la Sección de Parqueaderos las siguientes:

• 1. Ejecutar y controlar la administración de los parqueaderos de la Caja.

• 1. Ejecutar y controlar el recaudo de los dineros por concepto de los pagos de arrendamiento de parqueaderos.

• 1. Realizar las funciones de control de entrada y salida de vehículos al igual que velar por la conservación de estos y de las instalaciones.

• 1. Dirigir y controlar al personal que labora en la Sección.

• 1. Ejecutar y coordinar los planes de seguridad de los parqueaderos.

• 1. Las demás que le sean asignadas conforme a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 14. SECCION ADMINISTRACION DE INMUEBLES. Son funciones de la Sección Administración de Inmuebles las siguientes:

• 1. Atender el manejo administrativo de las oficinas, locales y predios de la Caja, según las normas legales y sistemas internos vigentes.

• 1. Estudiar las solicitudes de arrendamiento de oficinas, locales y predios; y elaborar los correspondientes contratos.

• 1. Mantener actualizados los títulos de propiedad de los inmuebles de la Caja, velando por la protección adecuada mediante las pólizas de seguros respectivas.

• 1. Velar por la actualización de los cánones de arrendamiento dentro de las normas legales y mayor conveniencia para la entidad.

• 1. Atender todo lo relacionado con impuesto, servicios públicos y demás obligaciones que afectan las propiedades de la Caja.

• 1. Efectuar el cobro de las obligaciones por concepto de arrendamiento y velar por la pronta recuperación de cartera, proponiendo las acciones a seguir.

• 1. Las demás que le sean asignadas conforme a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 15. SECCION DE SEGURIDAD Y SERVICIOS GENERALES. Son funciones de la sección de Seguridad y Servicios Generales las siguientes:

• 1. Ejecutar los planes de seguridad encaminados o la protección física de las personas y bienes de la entidad y de terceros.

• 1. Velar por la conservación y seguridad de los bienes muebles e inmuebles de la caja.

• 1. Elaborar el plan general de mantenimiento de todas las instalaciones de la Caja y proponer la contratación de servicios de mantenimiento para estos, la maquinaria, y equipo cuando no sea posible prestarlo directamente.

• 1. Dirigir y supervisar los servicios de cafetería aseo, transporte, ascensores y demás servicios generales de la Caja.

• 1. Coordinar los servicios de vigilancia y velar por las normas internas que regulan las actividades de las dependencias de la Caja.

• 1. Organizar, coordinar y controlar la recepción, registro, reproducción, distribución y archivo de la correspondencia de la entidad.

• 1. Las demás que le sean asignadas conforme a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 16. SECCION DE PERSONAL. Son funciones de la Sección de Personal las siguientes:

• 1. Desarrollar los programas de administración de personal de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

• 1. Elaborar los proyectos, de resolución relativos a nombramientos, retiros, licencias y demás providencias administrativas, sobre las diferentes situaciones del personal al servicio de la Caja.

• 1. Programar y desarrollar las actividades de capacitación, bienestar social y cultural para los empleados de la Caja y sus familiares que acrediten este derecho.

• 1. Aplicar los procedimientos de prestaciones sociales y disciplinarios para los empleados de la entidad.

• 1. Coordinar con la Oficina de Planeación y sistemas los estudios referentes a la clasificación de empleos y la elaboración de los manuales respectivos.

• 1. Responder por la correcta y oportuna preparación de la nómina de empleados y pensionados de la entidad.

• 1. Llevar el registro y control y las estadísticas de personal.

• 1. Organizar y coordinar el servicio médico-asistencial de los empleados y sus familias.

• 1. Expedir los Certificados sobre tiempo de servicio del personal.

• 1. Las demás que le sean asignadas conforme a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 17. SECCION DE ADQUISICIONES Y ALMACEN. Son funciones de la Sección de Adquisiciones y Almacén las siguientes:

• 1. Adquirir, almacenar y suministrar los bienes que requieran las diferentes dependencias de la Caja para su funcionamiento conforme a las normas que rijan la materia.

• 1. Elaborar el programa anual de compras de la entidad, efectuando los estudios requeridos para la Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

• 1. Llevar y mantener actualizado el registro de proveedores y contratistas y preparar los pliegos de condiciones para las licitaciones.

• 1. Mantener actualizados los inventarios generales y de almacén y rendir los informes correspondientes.

• 1. Adelantar de acuerdo, con las disposiciones vigentes, los trámites para vender o donar los bienes calificados de inservibles.

• 1. Las demás que le sean asignadas conforme a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 18. SUBDIRECCION DE PRESTACIONES SOCIALES. Son funciones de la Subdirección de Prestaciones Sociales las siguientes:

• 1. Asistir a la Dirección General en todo lo relacionado con la organización y funcionamiento del sistema de prestaciones sociales.

• 1. Desarrollar la política y planes generales que en materia de seguridad social adopte el Gobierno Nacional para el personal en goce de asignación de retiro y sus familias.

• 1. Dirigir las actividades de las dependencias adscritas a la Subdirección y establecer la coordinación entre esta y las demás dependencias de la Caja.

• 1. Dirigir y coordinar el reconocimiento de la asignación de retiro y sustituciones a los beneficiarios de la Caja.

• 1. Tramitar y dar respuesta oportuna a las peticiones que formulen los beneficiarios de la entidad, relacionadas con el trámite y reconocimiento de prestaciones.

• 1. Las demás que le sean asignadas conforme a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 19. SECCION DE RECONOCIMIENTOS. Son funciones de la Sección de Reconocimientos las siguientes:

• 1. Desarrollar las acciones necesarias para el conocimiento oportuno de las prestaciones a que tienen derecho los beneficiarios.

• 1. Elaborar y tramitar los proyectos de resolución sobre el reconocimiento de asignación de retiro, sustitución de las mismas y reajustes pensionales.

• 1. Resolver recursos interpuestos contra las providencias proferidas por la Dirección General, respecto al reconocimiento y reajustes de prestaciones sociales del personal afiliado a la entidad.

• 1. Atender consultas de personas naturales o jurídicas en relación con el régimen aplicable a las prestaciones reconocidas por la Caja.

• 1. Las demás que le sean asignadas conforme a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 20. SECCION DE LIQUIDACION Y CONTROL DE NOMINAS. Son funciones de la Sección de Liquidación y Control de Nóminas las siguientes:

• 1. Dirigir y desarrollar el proceso de liquidación de las asignaciones de retiro.

• 1. Registrar, liquidar y controlar las novedades mensuales que afecten la nómina de beneficiarios.

• 1. Coordinar con las unidades de sistemas de la Caja y del Ministerio de Defensa Nacional, lo relacionado con el movimiento mensual de nómina.

• 1. Efectuar los descuentos de créditos, embargos y libranzas a cargo de los beneficiarios que estén debidamente autorizados.

• 1. Las demás que le sean asignadas conforme a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 21. SECCION DE ASISTENCIA SOCIAL. Son funciones de la Sección de Asistencia Social las siguientes:

• 1. Adelantar los programas que en materia de asistencia social adopte la Caja para los beneficiarios de acuerdo con sus objetivos.

• 1. Coordinar con la Policía Nacional la búsqueda de solución a las inquietudes relacionadas con los servicios médico-asistenciales, educación, recreación y demás aspectos atinentes al bienestar del personal retirado.

• 1. Promover empleo en sus diferentes modalidades tanto para el personal retirado como para su familiares, en acción coordinada con la empresa privada y entidades de derecho público.

• 1. Las demás que le sean asignadas conforme a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 22. SECCION DE EXPEDIENTES Y CARNETIZACION. Son funciones de la Sección de Expedientes y Carnetización las siguientes:

• 1. Organizar y establecer el sistema de clasificación y archivo de los documentos y expedientes.

• 1. Seleccionar las solicitudes y documentos aportados por los interesados, tramitando los expedientes a las secciones correspondientes.

• 1. Expedir constancias solicitadas por el personal retirado respecto de los expedientes que reposan en la dependencia.

• 1. Elaborar y controlar la expedición de carnés para los retirados y beneficiarios con derecho al servicio médico-asistencial.

• 1. Las demás que le sean asignadas conforme a la naturaleza de la dependencia.

CAPITULO III

DE LOS ORGANOS DE ASESORIA Y COORDINACION.

Artículo 23. COMITE DE COORDINACION. El Comité de Coordinación estará integrado por:

El Director General quien lo presidirá.

El Subdirector Financiero.

El Subdirector Administrativo.

El Subdirector de Prestaciones Sociales.

El Jefe de la Oficina de Planeación y Sistemas.

El Jefe de la Oficina de Auditoría Interna.

El Jefe de la Oficina Jurídica.

Actuará como Secretario el funcionario que designe el Director General.

Son funciones del Comité de Coordinación las siguientes:

• 1. Asesorar a la Dirección General en el cumplimiento de los objetivos y funciones de la entidad, así como la coordinación ejecución y evaluación de los programas y proyectos que la Caja desarrolle.

• 1. Asesorar a la Dirección General en la interpretación y aplicación de las políticas formuladas por el Gobierno Nacional, que guarden relación con los objetivos de la Caja y proponer las recomendaciones que estime conveniente.

• 1. Las demás que le asigne el Director, como organismo asesor.

Artículo 24. JUNTA DE LICITACIONES ADQUISICIONES. La Junta de Licitaciones y Adquisiciones estará integrada por:

El Subdirector Administrativo quien la presidirá.

El Subdirector Financiero,

El Jefe de la Oficina Jurídica

El Jefe de la Sección de Presupuesto y Finanzas.

El Jefe de la Sección de Adquisiciones y Almacén.

Actuará como Secretario el funcionario que designe el Subdirector Administrativo.

Son funciones de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones las siguientes:

• 1. Determinar los requisitos y especificaciones que deban satisfacer los pliegos de condiciones elaborados para las licitaciones que abra la Caja.

• 1. Estudiar las ofertas presentadas y rendir su concepto y recomendación sobre las conveniencias técnicas y económicas para la adjudicación del pedido o contrato respectivo.

• 1. Velar por el estricto cumplimiento del régimen contractual vigente.

• 1. Las demás que le sean asignadas, conforme a su naturaleza y a las disposiciones legales y reglamentarias sobre la materia.

Artículo 25. COMISION DE PERSONAL. La Comisión de Personal estará integrada y cumplirá sus funciones de acuerdo con las normas legales vigentes sobre el particular.

Artículo 26. El presente Acuerdo requiere para su validez la aprobación del Gobierno Nacional y rige a partir de la publicación del decreto respectivo.

Comuníquese y cúmplase,

Dado en Bogotá, D. E., a 25 de noviembre de 1987.

Ministro de Defensa Nacional y Presidente honorable Junta Directiva

(Fdo.) General Rafael Samudio Molina,

.

Secretario Junta Directiva".

(Fdo.) Luis David del Castillo Martínez,

Artículo 2° El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. E., a 30 de diciembre de 1987.

VIRGILIO BARCO.

El Ministro de Defensa Nacional,

General Rafael Samudio Molina.