por el cual se aprueba un acuerdo del Consejo Directivo del Instituto de Seguros Sociales

El Presidente de la República de Colombia, en uso de sus facultades legales, y en especial de las conferidas por el literal b) del artículo 26 del Decreto 1050 de 1968 y el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 2148 de 1992,

DECRETA:

Artículo 1° Apruébase el Acuerdo número 040 de noviembre 17 de 1993 del Consejo Directivo del Instituto de Seguros Sociales, cuyo texto es el siguiente:

“ACUERDO NUMERO 040 DE 1993

(noviembre 17)

“por el cual se modifica parcialmente la estructura orgánica y funcional del Instituto de Seguros Sociales y se crea la Subdirección de Informática”.

El Consejo Directivo del Instituto de Seguros Sociales, en ejercicio de las facultades que le confiere el Decreto 2148 de 1992, artículo 9, numeral 14,

ACUERDA:

Artículo 1° Modificar la estructura organizacional y funcional de la Oficina de Planeación e Informática, suprimiendo la División de Informática, la estructura de las demás áreas de la Oficina se mantendrá conforme a lo previsto en los artículos 9°, 10 y 11 del Acuerdo número 9 de 1978 aprobado mediante Decreto 1166 de 1978.

Modificar el artículo 2° del Acuerdo 09 de 1978 en su numeral 2.2, el cual quedará así:

• 2.2. Oficina de Planeación.

2.2.1. División de Desarrollo Administrativo.

2.2.2. División de Evaluación de Proyectos y Programas.

Derogar el literal c) del artículo 9° y el artículo 12 del Acuerdo 09 de 1978.

Artículo 2° **Subdirección de Informática.** Crear la Subdirección de Informática del Instituto de Seguros Sociales dependiente de la Presidencia y con la siguiente estructura orgánica.

• 1. División de Ingeniería de Software.

• 1. División de Apoyo al Usuario.

• 1. División Técnica.

• 1. División de Administración Operativa.

Artículo 3° **Funciones de la Subdirección de Informática.** Son funciones de la Subdirección de Informática las siguientes:

• a) Asesorar a la Presidencia en la definición y diseño de las políticas de manejo de información y desarrollo de sistemas del Instituto de Seguros Sociales;

• b) Planear, analizar, diseñar, desarrollar, documentar, aplicar y mantener los sistemas de información requeridos por el Instituto;

• c) Realizar los estudios necesarios y presentar conceptos y recomendaciones sobre la conveniencia y especificaciones técnicas de los equipos de cómputo a adquirir o arrendar. Este concepto reemplaza el de la Comisión Nacional de Sistemas;

• d) En coordinación con la Oficina de Planeación, reglamentar los métodos y procedimientos de la entidad, entre los que se incluyen los relativos a la operación administrativa y técnica, y la utilización, actualización y administración de los sistemas de información;

• e) Diseñar, aplicar, coordinar y controlar los procesos de flujo e intercambio de información con entidades externas al Instituto de Seguros Sociales;

• f) Dirigir y controlar los proyectos de adquisición y/o renovación de la tecnología necesaria para el desarrollo de las funciones del Instituto tanto a nivel de hardware como de software;

• g) Dirigir, coordinar, efectuar y controlar las labores de procedimiento de información y la administración de los recursos computacionales del Instituto de Seguros Sociales. Esta función deberá estar encaminada a descentralizar procesos a través de las diferentes dependencias e instancias;

• h) Velar por la seguridad de la información y la correcta aplicación de las instrucciones, métodos y procedimientos establecidos por la Subdirección de Informática;

• i) Elaborar, presentar y coordinar el desarrollo del proyecto del plan anual de capacitación en sistemas para los funcionarios de la Subdirección de Informática;

• j) Señalar las especificaciones técnicas para rendir la información solicitada para fines de control; y,

• k) Las demás que le sean asignadas por la ley, el reglamento y el Presidente del Instituto.

Artículo 4° **Funciones de la División de Ingeniería de Software.** Son funciones de la División de Ingeniería de Software, las siguientes:

• a) Asistir a la Subdirección en la elaboración de los planes y programas de sistematización del Instituto;

• b) Realizar, según prioridades de las diferentes dependencias del Instituto, estudios de necesidades de información y de factibilidad para la construcción de nuevos sistemas o servicios de información;

• c) Evaluar la consistencia y calidad de la información por los sistemas de información así como la utilización, actualización y administración de los mismos por parte de los usuarios;

• d) Hacer análisis del flujo de la información, clase de datos, arquitectura de los sistemas y de la información requerida por la entidad;

• e) Realizar los diseños lógicos y físicos de la arquitectura de los sistemas de información, tanto para su organización, ubicación como para su operación, la programación de los módulos de los sistemas de información y las pruebas que garanticen la construcción de software de alta calidad y seguridad que satisfaga los requerimientos de las distintas áreas del Instituto;

• f) Planear y administrar el desarrollo de los proyectos de construcción de software vigilando permanentemente los retrasos y sobre costos, evaluando y utilizando metodologías y herramientas para las diferentes etapas del desarrollo, documentación, conversión y mantenimiento de los sistemas de información;

• g) Evaluar los procedimientos básicos para las soluciones informáticas y proponer alternativas de modificación con el área de organización y procedimientos;

• h) Garantizar que existan los procedimientos que soporten las aplicaciones computacionales, en coordinación con el área de organización y procedimientos;

• i) Mantener control sobre los programas, en manuales y archivos magnéticos de los sistemas de información desarrollados por la Subdirección; y

• j) Las demás que le sean asignadas por la ley, el reglamento y el Subdirector de Informática.

Artículo 5° **Funciones de la División de Apoyo al Usuario.** Son funciones de la División de Apoyo al Usuario, las siguientes:

• a) Asistir a la Subdirección en la elaboración de los planes y programas de sistematización del Instituto;

• b) Asesorar, orientar y prestar apoyo a los usuarios en el manejo de los equipos y sistemas de información del Instituto;

• c) Recibir de la División de Ingeniería de Software los sistemas de información y verificar que las pruebas y documentos cumplan con las especificaciones requeridas para su instalación y para capacitar al usuario;

• d) Entrenar y capacitar conjuntamente con las áreas usuarias, al personal del Instituto, en lo referente a aplicaciones y programas de los diferentes sistemas de Información desarrollados o adquiridos por la entidad;

• e) Coordinar con el personal técnico de sistemas de la Subdirección la instalación y puesta en marcha de las aplicaciones que se desarrollen para éstos;

• f) Diseñar y desarrollar los planes y programas de capacitación informática del Instituto y coordinar cuando así se requiera, la contratación de ésta con terceros;

• g) Adquirir, diseñar y preparar el material didáctico requerido para el desarrollo de los programas de capacitación;

• h) Administrar y controlar el uso de manuales, libros, documentos y demás materiales técnicos, informativos y didácticos que conforman la biblioteca de la Subdirección;

• i) Crear y mantener actualizado el sistema de información procesado por el Instituto;

• j) Coordinar con las diferentes dependencias y las oficinas de informática del Instituto las propuestas de nuevos sistemas, servicios o mejoras a los mismos, así como su desarrollo e implantación a nivel nacional; y,

• k) Las demás que le sean asignadas por la ley, el reglamento y el Subdirector de Informática.

Artículo 6° **Funciones de la División Técnica.** Son funciones de la División Técnica las siguientes:

• a) Asistir a la Subdirección en la elaboración de los planes y programas de sistematización del Instituto;

• b) Investigar, mantener, optimizar y resolver los problemas de la utilización de las herramientas de soporte lógico del Instituto;

• c) Coordinar con las áreas de la Subdirección y con los fabricantes, el estudio y solución de fallas en los aspectos técnicos generales y en los programas;

• d) Asistir a todas las dependencias en la planeación para nuevos equipos, sistemas operacionales y programas producto;

• e) Participar en los diseños de información con el propósito de establecer las necesidades de capacidad de máquina, equipo y periférico;

• f) Actualizar y capacitar al personal de la Subdirección en el uso, facilidades y servicios de los sistemas operacionales;

• g) Atender y verificar la correcta utilización de los recursos de comunicaciones por parte de las áreas de la Subdirección de Informática y las diferentes dependencias usuarias del Instituto de Seguros Sociales;

• h) Prestar asistencia a la Jefatura de la Subdirección en la elaboración y control del presupuesto interno y en las demás labores de administración cuando se considere conveniente;

• i) Efectuar evaluaciones periódicas sobre asignación y utilización de los equipos, tanto en el nivel nacional como en las demás dependencias;

• j) Establecer y desarrollar de acuerdo con los planes de sistematización del Instituto; el plan de seguridad de los sistemas de información;

• k) Desarrollar planes y programas para la optimización de la utilización del equipo central, de los equipos medianos y de los microcomputadores de las diferentes dependencias;

• l) Prestar asistencia a la Subdirección en la elaboración de las especificaciones técnicas y estudios de financiamiento para adquisición de tecnología, ya sea de equipos, o de comunicaciones, o de redes, entre otros; y,

• 1. Las demás que le sean asignadas por la ley, el reglamento y el Subdirector de Informática.

Artículo 7° **Funciones de la División de Administración Operativa.** Son funciones de la División de Administración Operativa las siguientes:

• a) Asistir a la Subdirección en la elaboración de los planes y programas de sistematización del Instituto;

• b) Asistir al Subdirector de Informática, en coordinación con la División Técnica, en la administración de los recursos del computador central minis y microcomputadores en cuanto a disponibilidad;

• c) Recibir de la División de Ingeniería de Software y de la División de Apoyo al Usuario los programas o aplicaciones para instalarlos en ambiente de producción;

• d) Administrar los recursos del sistema en función de los requerimientos de los proyectos, subsistemas o aplicaciones;

• e) Diseñar, mantener y actualizar con base en los lineamientos definidos por Ingeniería de Software los esquemas de copias de respaldo, recuperación de archivo y los planes generales de contingencia para todas las aplicaciones del Instituto;

• f) Efectuar la interventoría del mantenimiento que sea contratado con terceros, siempre y cuando el Instituto no contrate la interventoría con terceros de acuerdo a lo previsto en el Estatuto de Contratación;

• g) Procesar la información recibida de acuerdo con las normas técnicas, las prioridades y la documentación aprobada para cada una de las aplicaciones;

• h) Coordinar y resolver los problemas de soporte físico y adecuaciones técnicas del Instituto;

• i) Administrar y controlar el uso de manuales técnicos, medios magnéticos y demás materiales técnicos que conforman la biblioteca de la División;

• j) Establecer con las demás áreas de la Subdirección y los usuarios, los programas, prioridades, calendarios y normas para el montaje y funcionamiento cotidiano de las aplicaciones;

• k) Administrar, organizar y garantizar el funcionamiento de las comunicaciones base de los sistemas de información;

• l) Mantener el equipo central en óptimas condiciones de funcionamiento, coordinar su mantenimiento y disponer de todos los elementos e insumos necesarios, así como efectuar la interventoría de los contratos de mantenimiento y reparación, siempre y cuando el Instituto no contrate la interventoría de acuerdo a lo previsto en el Estatuto de Contratación;

• ll) Coordinar con la División Técnica la disponibilidad de los recursos hardware y software necesarios para la mejor utilización del equipo y el mejoramiento del servicio a las dependencias usuarias;

• m) Cumplir las normas de seguridad y calidad dadas para las aplicaciones en proceso y controlar los resultados obtenidos;

• n) Dar las pautas técnicas para la distribución de suministros de computador administrados por el Almacén Central de la Subdirección de Recursos Físicos, analizar los informes sobre el particular y hacer las sugerencias que considere pertinentes;

ñ) Realizar estudios y sugerir procedimientos para mejorar el servicio del equipo central;

• o) Prestar asistencia a la Subdirección en la elaboración y control del presupuesto interno y en las demás labores de administración cuando se considere conveniente;

• p) Atender las faltas que se presenten en los sistemas operacionales y sus componentes, en coordinación con la División Técnica;

• q) Establecer normas técnicas referentes a la administración de los equipos computacionales y centros de cómputos del Instituto, en coordinación con el área de organización y procedimientos; y,

• r) Las demás que le sean asignadas por el Subdirector de Informática.

Artículo 8° **Vigencia.** El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición, deroga el Acuerdo 024 del 17 de agosto de 1993 y las demás disposiciones que le sean contrarias y surte efectos jurídicos, administrativos y fiscales una vez se adopte la planta de personal necesaria para su funcionamiento.

Comuníquese y cúmplase.

Dado en Santafé de Bogotá, D. C., a los diecisiete (17) días del mes de noviembre de mil novecientos noventa y tres (1993).

El Presidente,

(Fdo.) Luis Fernando Ramírez Acuña.

El Secretario,

(Fdo.) José Antonio Durán Ariza”.

Artículo 2° El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dado en Santafé de Bogotá, D. C., a 20 de diciembre de 1993.

CESAR GAVIRIA TRUJILLO

El Ministro de Trabajo y Seguridad Social,

Luis Fernando Ramírez Acuña.