Por el cual se reorganiza el funcionamiento y se señalan el personal y asignaciones de la Imprenta Nacional

El presidente de la Republica de Colombia,

en uso de las facultades extraordinarias que le confiere la Ley 19 de 1958 (noviembre 25), previa aprobación del Consejo de Ministros, y

CONSIDERANDO:

Que en la actualidad la Imprenta Nacional no tiene la organización adecuada para el cumplimiento de las funciones que le son propias,

DECRETA:

Artículo primero. La Imprenta Nacional funcionara como una dependencia del ministerio de

Gobierno, de acuerdo con las normas del presente Decreto.

Artículo segundo. Destinase al servicio de la Imprenta Nacional los siguientes bienes:

• a) La Imprenta propiamente dicha, con toda la maquinaria y equipos que posea actualmente, y los que adquiera con posterioridad;

• b) el inmueble donde funciona la misma y el lote de terreno anexo a él;

• c) Las existencias de materias primas, vehículos, muebles y enseres;

• d) Las partidas de que se le dote en el Presupuesto Nacional y las que obtenga con ocasión de la ejecución de trabajos oficiales y por la publicación de los documentos que la ley ordena en el Diario Oficial;

• e) Las existencias de papeles, cartones y cartulinas que en la actualidad tengan en poder de la Imprenta los Ministerios, Departamentos Administrativos y establecimientos públicos, y

• f) Tofos los demás activos que hoy forman parte del patrimonio de la Imprenta Nacional.

Artículo tercero. La Imprenta Nacional tendrá la siguiente estructura orgánica:

Comité Ejecutivo.

Dirección.

Planeación y Costos.

Administración.

Producción.

Artículo cuarto. El control de la Imprenta Nacional lo ejercerá el Ministerio de Gobierno a través del Comité Ejecutivo, el cual estará integrado así: por un representante del Ministerio de Gobierno, quien lo presidirá; por un representante del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y por un representante del Ministerio de Educación Nacional.

Parágrafo 1 ° El Director de la Imprenta Nacional tendrá voz, pero no voto, en las deliberaciones del Comité Ejecutivo.

Parágrafo 2 ° Como secretario del Comité Ejecutivo actuara el Secretario de la Dirección.

Artículo quinto. Son funciones del Comité Ejecutivo:

• a) Aprobar los planes de desarrollo de la Imprenta Nacional, tanto anuales como a largo plazo;

• b) Presentar al Ministerio de Gobierno el presupuesto anual de ingresos y egresos de la Imprenta Nacional con base en los cálculos preparados por el Director y el Administrador;

• c) Velar por el cumplimiento del plan anual de trabajo y de las actividades ordinarias de la empresa, para lo cual recibirá y estudiara los informes periódicos que debe someterle el Director;

• d) Aprobar las listas de candidatos a los cargos de la Imprenta que sean presentadas por el Director;

• e) Aprobar los programas de compras y ordenes de trabajos cuando su valor exceda de mil pesos ($1.000.00) y sea inferior para hacer comprar y ordenar trabajos cuya cuantía este comprendida entre estas dos cantidades;

• f) Estudiar los programas de compras y ordenes de trabajo cuya cuantía sea superior a diez mil pesos ($10.000.00), los cuales deben ser aprobados por el Ministro de Gobierno;

• g) Aprobar el reglamento interno de la Imprenta, elaborado por el director;

• h) Las demás funciones que le sean asignadas por el Gobierno.

Artículo sexto. Son funciones del Director de la Imprenta Nacional:

• a) Organizar y dirigir la Imprenta Nacional para el servicio de todas las entidades oficiales, de acuerdo con el Comité Ejecutivo;

• b) Preparar los planes a corto y largo plazo para el desarrollo de la Imprenta Nacional;

• c) Preparar el presupuesto anual de ingresos y egresos de la Imprenta Nacional, y someterlo a la aprobación del comité Ejecutivo;

• d) Someter al estudio y aprobación del Comité Ejecutivo los programas de compras y las ordenes de trabajo cuando su cuantía sea superior a mil pesos ($1.000.00);

• e) Ordenar las compras y autorizar los trabajos cuya cuantía sea inferior a mil pesos ($1.000.00);

• f) Escoger el personal subalterno de la Imprenta de acuerdo con la nómina de cargos aprobada y con los reglamentos del Departamento de Servicio Civil, y proponer los nombramientos al Gobierno por intermedio del Comité Ejecutivo;

• g) Supervisar, por conducto del Administrador y del Jefe de Producción, el manejo y la operación eficiente de la Imprenta Nacional;

• h) Preparar y someter a la aprobación del Comité Ejecutivo el reglamento interno de la Imprenta;

• i) Responder por el planeamiento y ejecución o implantación de un sistema de costos;

• j) Tomar parte en las deliberaciones del Comité Ejecutivo, con voz, pero sin voto;

• k) Rendir al Comité Ejecutivo los informes periódicos que este le solicite;

• l) Las demás funciones que le señale el Gobierno Nacional.

Artículo séptimo. Para ser Director de la Imprenta Nacional se requiere ser versado en Ciencias económicas y administrativas, o tener experiencia en el manejo y Funcionamiento de empresas de carácter industrial.

Artículo octavo. Son funciones del Jefe de Planeación y Costos, las siguientes:

• a) Preparar un programa financiero para el desarrollo de la Imprenta Nacional, a largo plazo;

• b) Planear, en cooperación con el Administrador y el Jefe de Producción, las necesidades de la Imprenta en edificios, materiales y maquinas, de acuerdo con el programa de desarrollo;

• c) Asesorar al Director y al Administrador en la preparación del presupuesto anual de ingresos y egresos, que debe estar de acuerdo con el programa general de desarrollo;

• d) Planear e introducir un sistema de costos en la Imprenta;

• e) Calcular los costos standard para cada uno de los tipos de trabajo ejecutados en la Imprenta;

• f) Comparar los costos standard con los costos reales de producción y hacer los reajustes correspondientes en la tabla de costos;

• g) Las demás funciones de planeación que le sean asignadas por el Ministerio de Gobierno.

Artículo noveno. Para ser Jefe de la Sección de Planeación y Costos se requiere ser

Versado en ciencias económicas y en contabilidad de costos, o tener experiencia equivalente y conocimientos generales de administración.

Artículo decimo. Son funciones del Jefe de Producción, las siguientes:

• a) Controlar y ser responsable de las siguientes secciones: Litografía, Imprenta, Servicios varios (Corte, Encuadernación, Empaque) y Talleres;

• b) Programar la producción en la Imprenta de acuerdo con el programa de trabajo aprobado por el Director;

• c) Establecer el orden de preferencia para los trabajos, consultándolo, si es necesario, con el Director;

• d) Dividir el trabajo entre las Secciones de acuerdo al programa y al volumen de trabajo;

• e) Programar la producción para el cumplimiento de los objetivos del programa;

• f) Establecer y controlar los estándares de producción;

• g) Cuidar del oportuno suministro de materiales y del flujo uniforme de producción entre las Secciones;

• h) Cuidar del eficiente mantenimiento y reparación de todas las maquinas;

• i) Ser responsable de las medidas de seguridad en la planta;

• j) Controlar la cantidad y calidad de la producción;

• k) Dar su visto bueno a la calidad de productos suministrados por contratos con otras imprentas;

• l) Poner en práctica los sistemas de registro o informe para la supervigilancia, contabilidad y control de costos, adoptados.

Artículo once. Para ser Jefe de Producción se requiere ser versado en ingeniería mecánica, obtener experiencia equivalente, con especialización en el manejo de talleres de artes gráficas.

Artículo doce. Son funciones generales del Administrador de la Imprenta Nacional, las de organizar y controlar los siguientes servicios administrativos y auxiliares: Contabilidad y Pagaduría, Personal, Servicios de Secretaria y Mecanografía, Almacenes, Transporte, Mantenimiento general (excluyendo maquinas), relaciones públicas. En consecuencia, tundra a su cargo:

• a) preparar en coordinación con el jefe de Producción los cálculos presupuestales de ingresos y egresos para cada año;

• b) Ser responsable de la correcta ejecución del presupuesto;

• c) Examinar y aprobar, en nombre del Director, el presupuesto para trabajos que deban ser ejecutados por otras imprentas;

• d) Reemplazar al Director en sus ausencias temporales;

• e) Planear y controlar la escogencia, colocación y entrenamiento del personal;

• f) organizar métodos eficientes para la supervigilancia del personal;

• g) Sugerir métodos de incentivos de trabajo;

• h) Sugerir cambios en la nómina y la clasificación del personal;

• i) Representar a la Imprenta en las controversias del personal;

• j) Ser responsable de la eficiente ejecución de todo el trabajo de Secretaria y mecanografía;

• k) Controlar los archivos internos;

• l) Mantener y suministrar los medios necesarios de transporte;

• ll) Ser responsable de las funciones de reparación, alumbrado, limpieza y otros deberes de mantenimiento;

• m) Organizar la recepción y atención al público en general, y cuidar de que s de la adecuada información al público acerca de las actividades de la empresa;

• n) Las demás funciones administrativas que le sean asignadas por el Ministerio de Gobierno.

Artículo trece. Para ser Administrador de la Imprenta Nacional se requiere ser versado en Administración y tener experiencia en el manejo de empresas industriales y comerciales.

Artículo catorce. El personal y las asignaciones de la imprenta nacional serán las siguientes:

Articulo quince. El Director de la Imprenta Nacional, previo concepto del Comité Ejecutivo, fijara dentro de un plazo no menor de sesenta (60) días las funciones del personal subalterno de la Imprenta Nacional.

Articulo diez y seis. El manejo de los fondos estará al cuidado del Cajero-Pagador-Recibidor, bajo la vigilancia inmediata del Administrador.

La función de ordenador corresponde al Director, quien la ejercerá según las normas de la Contraloría General de la Republica.

Articulo diez y siete. Si los ingresos de la Imprenta no fueren suficientes para cubrir sus gastos

ordinarios, las diferencias serán cubiertas con cargo al Presupuesto de la nación.

Articulo diez y ocho. La Imprenta Nacional contara con un Fondo de Trabajo propio. El Fondo de Trabajo estará formado por la suma que actualmente tiene la Imprenta Nacional bajo el mismo nombre, y se acrecentara con las utilidades obtenidas por los trabajos que se realicen, y que se cobraran de acuerdo con lo estipulado en el artículo 21. La dirección del Fondo estará a cargo del Director, de acuerdo con las orientaciones del Comité Ejecutivo.

Articulo diez y nueve. La Imprenta Nacional se encargara de la edición de Revistas, libros,

Folletos y demás trabajos en ella realizables, con destino a las Ramas del Poder público, y según órdenes de trabajo de los Ministerios, Departamentos Administrativos e Institutos oficiales y semioficiales. Pero en ningún caso podrá hacer publicaciones a los particulares, con la excepción de la publicación de documentos en el Diario Oficial, según las normas legales vigentes sobre la materia.

PARAGRAFO 1 ° La Imprenta será la encargada de suministrar todos los materiales que se requieran para la ejecución. de estos trabajos, y en consecuencia los Ministerios, Departamentos Administrativos y demás entidades oficiales no podrán en adelante efectuar compras de tales materiales.

PARAGRAFO 2 °. Los materiales de impresión que actualmente posean los Ministerios,

Departamentos Administrativos y demás entidades oficiales, pasaran a la imprenta Nacional, y su valor será abonado a cuenta de los trabajos efectuados.

Articulo veinte. Desde la vigencia de este Decreto, todos los Ministerios, Departamentos Administrativos, establecimientos públicos y entidades oficiales, estarán obligados a utilizar los servicios de la Imprenta Nacional para todos sus trabajos de impresión, con las siguientes excepciones:

1 ° Las entidades que actualmente tienen equipos de impresión podrán seguir utilizándolos, mientras el Gobierno adopta las recomendaciones que sobre el particular le haga la Comisión de Reforma Administrativa;

2 ° Cuando la Imprenta no esté en capacidad de efectuar tales trabajos dentro del plazo requerido, y una imprenta particular pueda hacerlo en las mismas conducciones, lo cual debe ser certificado por escrito por el Director, y

3 °. Cuando el interesado compruebe que en igualdad de calidad y de condiciones pueda obtener la ejecución del trabajo por un precio inferior en más de un 5% al cotizado por la Imprenta Nacional.

PARAGRAFO 1 ° En los casos segundo y tercero, el interesado, para contratar el trabajo, debe obtener el visto bueno de la Imprenta Nacional sobre las condiciones del contrato, y la Imprenta deberá, además, efectuar el control de la calidad del trabajo realizado.

PARAGRAFO 2 ° Los Auditores de la Contraloría General de la república no podrán autorizar pagos por concepto de trabajos tipográficos de ninguna naturaleza, hechos por imprentas particulares, si a la respectiva cuenta de cobro no se acompaña el visto bueno de que trata el parágrafo anterior.

Articulo veintiuno. La Imprenta Nacional cobrara a las entidades oficiales, por los trabajos que

ejecute, un diez por ciento (10%) más sobre los costos totales de la obra, con el objeto de acrecentar el Fondo del Trabajo a que se refiere el artículo 18 del presente Decreto.

Articulo veintidós. Todo contrato que se celebre sobre cualquier trabajo editorial ordenado por los organismos o entidades oficiales, deberá estar amparado previamente con la constitución de la reserva especial o global contra la apropiación respectiva, constituida por la Contraloría General, por intermedio de la Dirección del presupuesto.

Parágrafo. La Imprenta Nacional no podrá iniciar ninguna clase de trabajos hasta tanto no se haya cumplido el requisito de la reserva especial o global que los ampare.

Articulo veintitrés. Todos los Ministerios, Departamentos Administrativos y Establecimientos

Públicos, están en la obligación de elaborar y presentar a la Imprenta nacional, a más tardar en el mes de octubre de cada año, un programa de los trabajos de impresión que requerirán de la Imprenta Nacional para el año fiscal siguiente.

Los programas deberán ajustarse a las apropiaciones presupuestales respectivas, y podrán contener una partida no discriminada, que no exceda del diez por ciento (10%) del total para trabajos imprevistos.

Todo trabajo que se solicite a la Imprenta Nacional deberá ir acompañado de los correspondientes originales y de las instrucciones necesarias para su correcta ejecución.

Parágrafo. Para el año de 1960, los programas de qué trata este artículo podan presentarse hasta el 1 ° de febrero de 1960.

Articulo veinticuatro. Autorizar al Ministerio de Gobierno para efectuar directamente, y utilizando el Fondo de Trabajo de la Imprenta Nacional, las compras de papel, tintas y demás materiales necesarios para los trabajos que ejecute la Imprenta, en cantidades acordes con los programas de trabajo de que trata el artículo anterior.

Articulo veinticinco. El procedimiento para las compras directas efectuadas por la Imprenta se

regirá por las siguientes normas:

• a) Las compras de mil pesos ($1.000.00) puede efectuarlas directamente el Director, sin necesidad de cotizaciones escritas;

• b) Las compras de más de mil pesos ($1.000.00) e inferiores a diez mil pesos ($10.000) requieren, por lo menos, tres cotizaciones escritas y la aprobación del Comité Ejecutivo;

• c) Las compras de más de diez mil pesos ($10.000) moneda corriente, deben efectuarse mediante licitación pública y con la aprobación del Ministro de Gobierno.

Parágrafo. Los distintos contratos de compras se regirán invariablemente por las normas que rijan para el Departamento Nacional de Provisiones o la entidad que haga sus veces.

Articulo veintiséis. Autorizase al Comité Ejecutivo para que asesorado por el Director de la Imprenta, proceda a vender, según las normas fiscales correspondientes, todos los equipos y materiales actualmente en poder de la Imprenta y que no sean necesarios para su funcionamiento.

Parágrafo. El valor que se obtenga por las ventas a que se refiere el presente artículo ingresara al Fondo del Trabajo de que trata el artículo 18 del presente Decreto.

Artículo veintisiete. La Comisión de Reforma Administrativa procederá a realizar un estudio Sobre los equipos y elementos de impresión que posean las entidades oficiales, distintas de la Imprenta Nacional, con el fin de determinar la conveniencia o inconveniencia de incorporarlos a dicha dependencia.