Por el cual se aprueba un Acuerdo de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares

El Presidente de la República de Colombia,

en ejercicio de sus facultades legales,

decreta:

Artículo 1° Apruébase en todas sus partes el Acuerdo número 18 de 1980, por el cual se modifica la Estructura Orgánica de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares y se fijan las funciones de sus dependencias.

"ACUERDO NUMERO 18 DE 1980

(junio 25)

por el cual se modifica la Estructura Orgánica de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares y se fijan las funciones de sus dependencias.

La Junta Directiva de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares, en uso de sus facultades legales,

acuerda:

CAPITULO I

De la estructura orgánica.

Artículo 1° A partir de la vigencia del presente Acuerdo la estructura orgánica de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares será la siguiente:

• 1. Junta Directiva.

• 1. Dirección General.

2.1 Oficina de Planeación y Sistematización.

• 1. Subdirección General de Asuntos Financieros.

3.1 Sección de Control del Presupuesto.

3.2 División de .Contabilidad y Tesorería:

3.2.1 Sección de Contabilidad,

3.2.2 Sección de Tesorería.

3.2.3 Sección de Créditos y Cobranzas.

• 1. Subdirección General de Servicios Sociales:

4.1 Sección de Personal.

4.2 Sección de Archivo y Correspondencia,

4.3 Sección de Sanidad.

4.4 Sección de Expedientes de Beneficiarios.

4.5 Sección de Asignaciones.

• 1. Subdirección General Administrativa:

5.1 Sección de Adquisiciones y Suministres.

5.2 Sección de Mantenimiento.

5.3 Sección de Administración de Edificios.

5.4 Sección de Parqueaderos.

5.5 Sección Cine Tisquesusa.

• 1. Subdirección de Asuntos Jurídicos:

6.1 Sección de Negocios Judiciales.

6.2 Sección de Prestaciones Sociales.

• 1. Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

CAPITULO II

De las funciones.

Artículo 2° La Junta Directiva y el Director General cumplirán las funciones establecidas en las disposiciones legales vigentes y en los estatutos de la Caja.

Oficina de Planeación y Sistematización.

Artículo 3° Son funciones de la Oficina de Planeación y Sistematización las siguientes:

• 1. Asesorar a la Dirección General en las áreas económica, financiera y contable para permitir un mejor aprovechamiento de los Recursos de la Caja.

• 1. Realizar y dirigir los estudios de inversión con el fin de determinar los de mayor Rentabilidad para la Caja,

• 1. Asesorar a la Subdirección General de Asuntos' Financieros la elaboración del proyecto anual de presupuesto.

• 1. Coordinar con la Subdirección General Administrativa la evaluación del sistema de arrendamiento de las diferentes unidades productivas.

• 1. Conceptuar sobre la forma más adecuada de financiación de los proyectos que adelanta la Caja,

• 1. Presentar a la Dirección los estudios de prefactibilidad que permitan la adopción de nuevas decisiones y/o políticas o la modificación de las existentes.

• 1. Recolectar, organizar, actualizar y controlar los datos de estadísticas inherentes a las actividades de la Caja.

• 1. Coordinar con entidades públicas y privadas la obtención de información técnico-estadística de la entidad.

• 1. Asesorar a la Subdirección General de Asuntos Financieros en la elaboración de los estados financieros de la entidad.

• 1. Proponer la implantación de técnicas y procedimientos contables, generales y de costo.

• 1. Coordinar con las diferentes dependencias la utilización del servicio de sistematización.

• 1. Realizar estudios sobre distribución de funciones, organización, sistematización y preparar los procedimientos administrativos para el funcionamiento interno de la Caja.

• 1. Desarrollar los programas de sistematización de acuerdo a normas internas y prioridades asignadas.

• 1. Realizar la prueba de programas, dejar evidencia de las mismas y documentar adecuadamente el desarrollo y mantenimiento de los mismos.

• 1. Responder por el manejo, mantenimiento y conservación del equipo de sistematización a cargo de la oficina,

• 1. Las demás que se le asignen.

Subdirección General de Asuntos Financieros.

Artículo 4° Son funciones de la Subdirección General de Asuntos Financieros las siguientes:

• 1. Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades financieras de la Caja.

• 1. Proponer a la Dirección General la política económica de la entidad con el objeto de conseguir una mejor utilización de los recursos.

• 1. Vigilar el oportuno cumplimiento de las obligaciones a cargo de la Caja.

• 1. Dirigir la elaboración del proyecto del presupuesto anual de la entidad y velar por su correcta ejecución.

• 1. Rendir los informes financieros que la Dirección Generar requiera.

• 1. Vigilar, coordinar y supervisar el cumplimiento de los programas que han de desarrollar las diferentes dependencias que conforman la Subdirección.

• 1. Presentar informes periódicos á la Dirección General sobre el desarrollo de las actividades asignadas a esta Sub-dirección.

• 1. Las demás que se le asignen.

Sección de Control de Presupuesto.

Artículo 5° Son funciones de la Sección de Control del Presupuesto las siguientes:

• 1. Elaborar el proyecto de presupuesto anual de la entidad y velar por su correcta, ejecución.

• 1. Recopilar y codificar las disposiciones que en materia de presupuesto se dicten y mantener al día dicha codificación.

• 1. Analizar en coordinación con la Oficina de Planeación la tendencia de los ingresos y egresos de la Caja y formular las recomendaciones pertinentes.

• 1. Efectuar oportunamente los registros de la ejecución presupuestal de la Caja.

• 1. Adelantar los trámites relacionados con las modificaciones del presupuesto de la entidad.

• 1. Elaborar informes sobre la ejecución presupuestal y presentarlos oportunamente.

• 1. Elaborar los acuerdos mensuales de gastos e inversiones,

• 1. Las demás que se le asignen.

División de Contabilidad y Tesorería.

Artículo 6° Son funciones de la División de Contabilidad y Tesorería las siguientes:

• 1. Organizar, dirigir y controlar las labores de recaudo de los ingresos de la Caja.

• 1. Velar por el oportuno pago de los aportes del Gobierno Nacional, con destino al pago de asignaciones de retiro.

• 1. Controlar el adecuado manejo de los valores, documentos negociables y de garantía de la Caja.

• 1. Velar porque las ordenaciones de gastos sean atendidas con la rapidez requerida.

5- Velar por la exactitud y oportunidad en los registros contables.

• 1. Revisar y analizar los informes que presenten las secciones a su cargo.

• 1. Las demás que se le asignen.

Sección de Contabilidad

Artículo 7° Son funciones de la Sección de Contabilidad las siguientes:

• 1. Desarrollar las actividades que se requieran para llevar al día la Contabilidad de la Caja.

• 1. Implantar los sistemas contables prescritos por la Contraería General de la República.

• 1. Preparar los estados financieras y demás informes contables que sean requeridos por la División de Contabilidad y Tesorería.

• 1. Las demás que se le asignen.

Sección de Tesorería.

Artículo 8° Son funciones de la Sección de Tesorería las siguientes:

• 1. Atender diariamente las labores de recaudo de las rentas de la Caja.

• 1. Guardar y .custodiar los bienes y valores confiados a su administración.

• 1. Efectuar les pagos que estén a cargo de la Caja, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para el efecto.

• 1. Preparar y presentar a la Auditoría Fiscal los informes necesarios, todo de acuerdo con las normas emanadas de la Contraloría General de la República.

• 1. Manejar las cuentas bancarias conforme a lo establecido por la División de Contabilidad y Tesorería y presentar el estado diario de Caja y Bancos.

• 1. Efectuar los giros al personal de beneficiarios que cobran fuera de Bogotá.

• 1. Las demás que se le asignen.

Sección de Créditos y Cobranzas.

Artículo 9° Son funciones de la Sección de Créditos y Cobranzas las siguientes:

• 1. Elaborar y tramitar las cuentas de cobro.

• 1. Llevar al día les registros contables que indican el Potado de la cartera y rendir los informes pertinentes.

• 1. Controlar las pagas por concepto de arrendamientos, cédulas, letras y documentos de préstamo para su cobro, cuotas partes, etc.

• 1. Coordinar con la Subdirección de Asuntos Jurídicos de la Caja los juicios a deudores morosos, arrendamientos, pagarés y demás cuentas de difícil cobro.

• 1. Llevar el kárdex de embargos que por diferentes conceptos ordenan los juzgados.

• 1. Tramitar todo lo relacionado con los juzgados de conformidad con lo dispuesto.

• 1. Recibir, estudiar y tramitar las solicitudes de créditos tanto del personal de beneficiarios como de empleados de la Caja.

• 1. Elaborar la relación de descuentos por efectos de créditos para enviar a la División de Sistematización de Datos riel Ministerio de Defensa Nacional o a la Sección de Personal de la Caja, según el caso.

• 1. Verificar el listado de descuentos que envía la División de Sistematización de Datos del Ministerio de Defensa Nacional y compararlo con las respectivas libranzas:

• 1. Las demás que se le asignen.

Subdirección General de Servicios Sociales.

Artículo 10. Son funciones de la Subdirección General de Servicios Sociales las siguientes;

• 1. Velar por el cumplimiento de] principal objetivo social de la Caja, cual es el pago de Asignación de Retiro a sus beneficiarios.

• 1. Estudiar las solicitudes de asignación de retiro y en coordinación con la Subdirección de Asuntos Jurídicos, preparar los conceptos para la decisión de la Dirección General.

• 1. Dirigir, coordinar y controlar todo lo relacionado con la administración de personal.

• 1. Dirigir, coordinar y controlar la prestación de los servicios médicos y hospitalarios al personal de beneficiarios como al de empleados de la Caja.

• 1. Dirigir las tareas de las unidades dependientes de la Subdirección y establecer la coordinación entre éstas y las demás dependencias de la Caja,

• 1. Presentar informes periódicos a la Dirección General sobre el desarrollo de las actividades asignadas a esta Subdirección.

• 1. Dirigir, coordinar y controlar la elaboración de carnés de sanidad para los beneficiarios, empleados y familiares con derecho al servicio médico.

• 1. Las demás que se le asignen.

Sección de Personal.

Artículo 11. Son funciones de la Sección de Personal las siguientes:

• 1. Atender asuntes relacionados con la selección, incorporación, posesión, registro, control del personal, su movimiento, su liquidación de salarios y prestaciones sociales, la expedición de certificados y la estadística del mismo.

• 1. Organizar el sistema de evaluación y capacitación del personal, controlar el sistema de concurso y entrevistas personales para proveer vacantes y nueves cargos que llegaren i a crearse por necesidades del servicio.

• 1. Aplicar las normas establecidas sobre calificación de servicios y régimen disciplinario conforme a las disposiciones legales vigentes.

• 1. Colaborar con la Subdirección de Asuntos Jurídicos en el trámite de negocios que se susciten ante lo Contencioso Administrativo en materia de personal.

• 1. Desarrollar actividades de bienestar social para los empleados y sus familiares en coordinación con las demás dependencias de la Caja,

• 1. Elaborar los proyectas de acuerdo o resolución y actas de posesión relativos a nombramientos, retiros y en general tas providencias sobre las diferentes situaciones administrativas del personal al servicio de la entidad.

• 1. Tramitar oportunamente las novedades de personal,

• 1. Las demás que se le asignen.

Sección de Archivo y Correspondencia.

Artículo 12. Son funciones de la Sección de Archivo y Correspondencia las siguientes:

• 1. Organizar y desarrollar las actividades de registro, clasificación y actualización del archivo general de la Caja.

• 1. Organizar y ejecutar los trabajos relacionados con la Micro filmación de los documentos de la Caja.

• 1. Velar por la adecuada utilización y mantenimiento del equipo de Microfilmación.

• 1. Atender todo lo relacionado con la recepción, registro, reparto y control de la correspondencia.

• 1. Reproducir tos documentos que sean necesarios.

• 1. Responder por los trabajos tipográficos y publicaciones que requiera la Caja.

• 1. Las demás que se le asignen.

Sección de Sanidad.

Articulo 13. Son funciones de la Sección de Sanidad las siguientes:

• 1. Proporcionar los servicios médicos y odontológicos al personal de la Caja y sus familiares con derecho al mismo.

• 1. Orientar a los empleados acerca de los servicios especiales que ofrece la entidad a través del Hospital Militar Central.

• 1. Proporcionar el servicio odontológico a los militares retirados y familiares con derecho al mismo.

• 1. Las demás que se le asignen.

Sección de Expedientes de Beneficiarios.

Artículo 14. Son funciones de la Sección de Expedientes de Beneficiarios las siguientes:

• 1. Mantener actualizados los expedientes del personal militar retirado, beneficiario de la entidad.

• 1. Registrar la información de los beneficiarios sobre subsidio familiar.

• 1. Elaborar los proyectos de Resolución para actualizar las novedades que se presenten en el pago del subsidio familiar de los beneficiarios de la Caja,

• 1. Tramitar las solicitudes varias sobre información referente al subsidio familiar.

• 1. Controlar el ingreso y la salida de los expedientes con destino interno o externo a la Caja.

• 1. Las demás que se le asignen.

Sección de Asignaciones.

Artículo 15. Son funciones de la Sección de Asignaciones las siguientes:

• 1. Organizar y desarrollar las actividades de liquidación de pagos de asignaciones de retiro.

• 1. Registrar, liquidar y controlar todas las novedades mensuales que afecten la nómina,

• 1. Coordinar con la dependencia de Sistematización de la Caja y del Ministerio de Defensa Nacional, lo relacionado con el movimiento mensual de la nómina.

• 1. Verificar las libranzas por créditos que adquieran les beneficiarios de la Caja.

Subdirección General Administrativa.

Artículo 16. Son funciones de la Subdirección General Administrativa las siguientes:

• 1. Dirigir, coordinar y controlar la ejecución de los sistemas, políticas y normas aplicables a la administración de j los bienes de la Caja.

• 1. Proponer a la Dirección General las políticas sobre administración de las residencias, locales y oficinas propiedad de la Caja.

• 1. Investigar permanentemente los precios del mercado, de arrendamientos y proponer á la Dirección General las tarifas que deba adoptar.

• 1. Dirigir el cobro oportuno de los arrendamientos a favor de la Caja y coordinar con la Subdirección de Asuntos Jurídicos les procedimientos de cobro a deudores morosos.

• 1. Supervisar la operación de las secciones que conforman la Subdirección General Administrativa.

• 1. Elaborar anualmente los programas de administración, mantenimiento y reposición de equipos de residencias, locales, oficinas, cine y parqueaderos, para la consideración de la Dirección General.

• 1. Organizar y dirigir la prestación de servicios generales.

• 1. Presentar informes periódicos a la Dirección General sobre el desarrollo de las actividades asignadas a esta Subdirección.

• 1. Llevar el inventario de los bienes de la Caja.