Por el cual se aprueba un Acuerdo de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares

El Presidente de la República de Colombia,

en ejercicio de sus facultades legales,

decreta:

Artículo 1° Apruébase en todas sus partes el Acuerdo número 18 de 1980, por el cual se modifica la Estructura Orgánica de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares y se fijan las funciones de sus dependencias.

"ACUERDO NUMERO 18 DE 1980

(junio 25)

por el cual se modifica la Estructura Orgánica de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares y se fijan las funciones de sus dependencias.

La Junta Directiva de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares, en uso de sus facultades legales,

acuerda:

CAPITULO I

De la estructura orgánica.

Artículo 1° A partir de la vigencia del presente Acuerdo la estructura orgánica de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares será la siguiente:

• 1. Junta Directiva.

• 1. Dirección General.

2.1 Oficina de Planeación y Sistematización.

• 1. Subdirección General de Asuntos Financieros.

3.1 Sección de Control del Presupuesto.

3.2 División de .Contabilidad y Tesorería:

3.2.1 Sección de Contabilidad,

3.2.2 Sección de Tesorería.

3.2.3 Sección de Créditos y Cobranzas.

• 1. Subdirección General de Servicios Sociales:

4.1 Sección de Personal.

4.2 Sección de Archivo y Correspondencia,

4.3 Sección de Sanidad.

4.4 Sección de Expedientes de Beneficiarios.

4.5 Sección de Asignaciones.

• 1. Subdirección General Administrativa:

5.1 Sección de Adquisiciones y Suministres.

5.2 Sección de Mantenimiento.

5.3 Sección de Administración de Edificios.

5.4 Sección de Parqueaderos.

5.5 Sección Cine Tisquesusa.

• 1. Subdirección de Asuntos Jurídicos:

6.1 Sección de Negocios Judiciales.

6.2 Sección de Prestaciones Sociales.

• 1. Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

CAPITULO II

De las funciones.

Artículo 2° La Junta Directiva y el Director General cumplirán las funciones establecidas en las disposiciones legales vigentes y en los estatutos de la Caja.

Oficina de Planeación y Sistematización.

Artículo 3° Son funciones de la Oficina de Planeación y Sistematización las siguientes:

• 1. Asesorar a la Dirección General en las áreas económica, financiera y contable para permitir un mejor aprovechamiento de los Recursos de la Caja.

• 1. Realizar y dirigir los estudios de inversión con el fin de determinar los de mayor Rentabilidad para la Caja,

• 1. Asesorar a la Subdirección General de Asuntos' Financieros la elaboración del proyecto anual de presupuesto.

• 1. Coordinar con la Subdirección General Administrativa la evaluación del sistema de arrendamiento de las diferentes unidades productivas.

• 1. Conceptuar sobre la forma más adecuada de financiación de los proyectos que adelanta la Caja,

• 1. Presentar a la Dirección los estudios de prefactibilidad que permitan la adopción de nuevas decisiones y/o políticas o la modificación de las existentes.

• 1. Recolectar, organizar, actualizar y controlar los datos de estadísticas inherentes a las actividades de la Caja.

• 1. Coordinar con entidades públicas y privadas la obtención de información técnico-estadística de la entidad.

• 1. Asesorar a la Subdirección General de Asuntos Financieros en la elaboración de los estados financieros de la entidad.

• 1. Proponer la implantación de técnicas y procedimientos contables, generales y de costo.

• 1. Coordinar con las diferentes dependencias la utilización del servicio de sistematización.

• 1. Realizar estudios sobre distribución de funciones, organización, sistematización y preparar los procedimientos administrativos para el funcionamiento interno de la Caja.

• 1. Desarrollar los programas de sistematización de acuerdo a normas internas y prioridades asignadas.

• 1. Realizar la prueba de programas, dejar evidencia de las mismas y documentar adecuadamente el desarrollo y mantenimiento de los mismos.

• 1. Responder por el manejo, mantenimiento y conservación del equipo de sistematización a cargo de la oficina,

• 1. Las demás que se le asignen.

Subdirección General de Asuntos Financieros.

Artículo 4° Son funciones de la Subdirección General de Asuntos Financieros las siguientes:

• 1. Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades financieras de la Caja.

• 1. Proponer a la Dirección General la política económica de la entidad con el objeto de conseguir una mejor utilización de los recursos.

• 1. Vigilar el oportuno cumplimiento de las obligaciones a cargo de la Caja.

• 1. Dirigir la elaboración del proyecto del presupuesto anual de la entidad y velar por su correcta ejecución.

• 1. Rendir los informes financieros que la Dirección Generar requiera.

• 1. Vigilar, coordinar y supervisar el cumplimiento de los programas que han de desarrollar las diferentes dependencias que conforman la Subdirección.

• 1. Presentar informes periódicos á la Dirección General sobre el desarrollo de las actividades asignadas a esta Sub-dirección.

• 1. Las demás que se le asignen.

Sección de Control de Presupuesto.

Artículo 5° Son funciones de la Sección de Control del Presupuesto las siguientes:

• 1. Elaborar el proyecto de presupuesto anual de la entidad y velar por su correcta, ejecución.

• 1. Recopilar y codificar las disposiciones que en materia de presupuesto se dicten y mantener al día dicha codificación.

• 1. Analizar en coordinación con la Oficina de Planeación la tendencia de los ingresos y egresos de la Caja y formular las recomendaciones pertinentes.

• 1. Efectuar oportunamente los registros de la ejecución presupuestal de la Caja.

• 1. Adelantar los trámites relacionados con las modificaciones del presupuesto de la entidad.

• 1. Elaborar informes sobre la ejecución presupuestal y presentarlos oportunamente.

• 1. Elaborar los acuerdos mensuales de gastos e inversiones,

• 1. Las demás que se le asignen.

División de Contabilidad y Tesorería.

Artículo 6° Son funciones de la División de Contabilidad y Tesorería las siguientes:

• 1. Organizar, dirigir y controlar las labores de recaudo de los ingresos de la Caja.

• 1. Velar por el oportuno pago de los aportes del Gobierno Nacional, con destino al pago de asignaciones de retiro.

• 1. Controlar el adecuado manejo de los valores, documentos negociables y de garantía de la Caja.

• 1. Velar porque las ordenaciones de gastos sean atendidas con la rapidez requerida.

5- Velar por la exactitud y oportunidad en los registros contables.

• 1. Revisar y analizar los informes que presenten las secciones a su cargo.

• 1. Las demás que se le asignen.

Sección de Contabilidad

Artículo 7° Son funciones de la Sección de Contabilidad las siguientes:

• 1. Desarrollar las actividades que se requieran para llevar al día la Contabilidad de la Caja.

• 1. Implantar los sistemas contables prescritos por la Contraería General de la República.

• 1. Preparar los estados financieras y demás informes contables que sean requeridos por la División de Contabilidad y Tesorería.

• 1. Las demás que se le asignen.

Sección de Tesorería.

Artículo 8° Son funciones de la Sección de Tesorería las siguientes:

• 1. Atender diariamente las labores de recaudo de las rentas de la Caja.

• 1. Guardar y .custodiar los bienes y valores confiados a su administración.

• 1. Efectuar les pagos que estén a cargo de la Caja, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para el efecto.

• 1. Preparar y presentar a la Auditoría Fiscal los informes necesarios, todo de acuerdo con las normas emanadas de la Contraloría General de la República.

• 1. Manejar las cuentas bancarias conforme a lo establecido por la División de Contabilidad y Tesorería y presentar el estado diario de Caja y Bancos.

• 1. Efectuar los giros al personal de beneficiarios que cobran fuera de Bogotá.

• 1. Las demás que se le asignen.

Sección de Créditos y Cobranzas.

Artículo 9° Son funciones de la Sección de Créditos y Cobranzas las siguientes:

• 1. Elaborar y tramitar las cuentas de cobro.

• 1. Llevar al día les registros contables que indican el Potado de la cartera y rendir los informes pertinentes.

• 1. Controlar las pagas por concepto de arrendamientos, cédulas, letras y documentos de préstamo para su cobro, cuotas partes, etc.

• 1. Coordinar con la Subdirección de Asuntos Jurídicos de la Caja los juicios a deudores morosos, arrendamientos, pagarés y demás cuentas de difícil cobro.

• 1. Llevar el kárdex de embargos que por diferentes conceptos ordenan los juzgados.

• 1. Tramitar todo lo relacionado con los juzgados de conformidad con lo dispuesto.

• 1. Recibir, estudiar y tramitar las solicitudes de créditos tanto del personal de beneficiarios como de empleados de la Caja.

• 1. Elaborar la relación de descuentos por efectos de créditos para enviar a la División de Sistematización de Datos riel Ministerio de Defensa Nacional o a la Sección de Personal de la Caja, según el caso.

• 1. Verificar el listado de descuentos que envía la División de Sistematización de Datos del Ministerio de Defensa Nacional y compararlo con las respectivas libranzas:

• 1. Las demás que se le asignen.

Subdirección General de Servicios Sociales.

Artículo 10. Son funciones de la Subdirección General de Servicios Sociales las siguientes;

• 1. Velar por el cumplimiento de] principal objetivo social de la Caja, cual es el pago de Asignación de Retiro a sus beneficiarios.

• 1. Estudiar las solicitudes de asignación de retiro y en coordinación con la Subdirección de Asuntos Jurídicos, preparar los conceptos para la decisión de la Dirección General.

• 1. Dirigir, coordinar y controlar todo lo relacionado con la administración de personal.

• 1. Dirigir, coordinar y controlar la prestación de los servicios médicos y hospitalarios al personal de beneficiarios como al de empleados de la Caja.

• 1. Dirigir las tareas de las unidades dependientes de la Subdirección y establecer la coordinación entre éstas y las demás dependencias de la Caja,

• 1. Presentar informes periódicos a la Dirección General sobre el desarrollo de las actividades asignadas a esta Subdirección.

• 1. Dirigir, coordinar y controlar la elaboración de carnés de sanidad para los beneficiarios, empleados y familiares con derecho al servicio médico.

• 1. Las demás que se le asignen.

Sección de Personal.

Artículo 11. Son funciones de la Sección de Personal las siguientes:

• 1. Atender asuntes relacionados con la selección, incorporación, posesión, registro, control del personal, su movimiento, su liquidación de salarios y prestaciones sociales, la expedición de certificados y la estadística del mismo.

• 1. Organizar el sistema de evaluación y capacitación del personal, controlar el sistema de concurso y entrevistas personales para proveer vacantes y nueves cargos que llegaren i a crearse por necesidades del servicio.

• 1. Aplicar las normas establecidas sobre calificación de servicios y régimen disciplinario conforme a las disposiciones legales vigentes.

• 1. Colaborar con la Subdirección de Asuntos Jurídicos en el trámite de negocios que se susciten ante lo Contencioso Administrativo en materia de personal.

• 1. Desarrollar actividades de bienestar social para los empleados y sus familiares en coordinación con las demás dependencias de la Caja,

• 1. Elaborar los proyectas de acuerdo o resolución y actas de posesión relativos a nombramientos, retiros y en general tas providencias sobre las diferentes situaciones administrativas del personal al servicio de la entidad.

• 1. Tramitar oportunamente las novedades de personal,

• 1. Las demás que se le asignen.

Sección de Archivo y Correspondencia.

Artículo 12. Son funciones de la Sección de Archivo y Correspondencia las siguientes:

• 1. Organizar y desarrollar las actividades de registro, clasificación y actualización del archivo general de la Caja.

• 1. Organizar y ejecutar los trabajos relacionados con la Micro filmación de los documentos de la Caja.

• 1. Velar por la adecuada utilización y mantenimiento del equipo de Microfilmación.

• 1. Atender todo lo relacionado con la recepción, registro, reparto y control de la correspondencia.

• 1. Reproducir tos documentos que sean necesarios.

• 1. Responder por los trabajos tipográficos y publicaciones que requiera la Caja.

• 1. Las demás que se le asignen.

Sección de Sanidad.

Articulo 13. Son funciones de la Sección de Sanidad las siguientes:

• 1. Proporcionar los servicios médicos y odontológicos al personal de la Caja y sus familiares con derecho al mismo.

• 1. Orientar a los empleados acerca de los servicios especiales que ofrece la entidad a través del Hospital Militar Central.

• 1. Proporcionar el servicio odontológico a los militares retirados y familiares con derecho al mismo.

• 1. Las demás que se le asignen.

Sección de Expedientes de Beneficiarios.

Artículo 14. Son funciones de la Sección de Expedientes de Beneficiarios las siguientes:

• 1. Mantener actualizados los expedientes del personal militar retirado, beneficiario de la entidad.

• 1. Registrar la información de los beneficiarios sobre subsidio familiar.

• 1. Elaborar los proyectos de Resolución para actualizar las novedades que se presenten en el pago del subsidio familiar de los beneficiarios de la Caja,

• 1. Tramitar las solicitudes varias sobre información referente al subsidio familiar.

• 1. Controlar el ingreso y la salida de los expedientes con destino interno o externo a la Caja.

• 1. Las demás que se le asignen.

Sección de Asignaciones.

Artículo 15. Son funciones de la Sección de Asignaciones las siguientes:

• 1. Organizar y desarrollar las actividades de liquidación de pagos de asignaciones de retiro.

• 1. Registrar, liquidar y controlar todas las novedades mensuales que afecten la nómina,

• 1. Coordinar con la dependencia de Sistematización de la Caja y del Ministerio de Defensa Nacional, lo relacionado con el movimiento mensual de la nómina.

• 1. Verificar las libranzas por créditos que adquieran les beneficiarios de la Caja.

Subdirección General Administrativa.

Artículo 16. Son funciones de la Subdirección General Administrativa las siguientes:

• 1. Dirigir, coordinar y controlar la ejecución de los sistemas, políticas y normas aplicables a la administración de j los bienes de la Caja.

• 1. Proponer a la Dirección General las políticas sobre administración de las residencias, locales y oficinas propiedad de la Caja.

• 1. Investigar permanentemente los precios del mercado, de arrendamientos y proponer á la Dirección General las tarifas que deba adoptar.

• 1. Dirigir el cobro oportuno de los arrendamientos a favor de la Caja y coordinar con la Subdirección de Asuntos Jurídicos les procedimientos de cobro a deudores morosos.

• 1. Supervisar la operación de las secciones que conforman la Subdirección General Administrativa.

• 1. Elaborar anualmente los programas de administración, mantenimiento y reposición de equipos de residencias, locales, oficinas, cine y parqueaderos, para la consideración de la Dirección General.

• 1. Organizar y dirigir la prestación de servicios generales.

• 1. Presentar informes periódicos a la Dirección General sobre el desarrollo de las actividades asignadas a esta Subdirección.

• 1. Llevar el inventario de los bienes de la Caja.

• 1. Las demás que se le asignen.

Sección de Adquisiciones y Suministros.

Artículo 17. Son funciones de la Sección de Adquisiciones y Suministros las siguientes:

• 1. Mantener un registro pormenorizado de los elementos indispensables para el buen funcionamiento de la Caja.

• 1. Llevar y mantener actualizado el registro de proveedores y el de solicitudes de elementos.

• 1. Elaborar el programa anual de compras de la entidad.

• 1. Adquirir, almacenar y custodiar los elementos requeridas por la Caja.

• 1. Distribuir oportunamente a las dependencias los bienes solicitados y autorizados.

• 1. Llevar los inventarios generales de las existencias en almacén, mantenerlos actualizados y registrar las entradas salidas y existencias de los diferentes artículos.

• 1. Adelantar de acuerdo a las disposiciones existentes los trámites requeridos para vender los bienes calificados como inservibles y tramitarlos a la mayor brevedad posible.

• 1. Las demás que se le asignen.

Sección de Mantenimiento.

Artículo 18. Son funciones de la Sección de Mantenimiento las siguientes:

• 1. Ejecutar los servicias de mantenimiento de las inmuebles, equipos y elementos de trabajo de la entidad.

• 1. Responder por los servicios de aseo de las diferentes dependencias de la Caja.

• 1. Efectuar reparaciones a los inmuebles, equipos e instalaciones de la entidad.

• 1. Las demás que se le asignen.

Sección de Administración de Edificios.

Artículo 19. Son funciones de la Sección Administración de Edificios las siguientes:

• 1. Organizar, dirigir y controlar las labores relacionadas con la aplicación de normas y sistemas referentes a la administración de los edificios de propiedad de la Caja.

• 1. Velar por la aplicación de las tarifas o cánones de arrendamientos más indicados, de acuerdo con la política trazada por la Dirección General.

• 1. Dirigir y controlar el personal de la Caja que labore en los edificios de propiedad de la entidad.

• 1. Informar con oportunidad sobre las unidades disponibles para arrendamiento,

• 1. Tramitar las solicitudes y contratos de arrenda mientas con la celeridad requerida.

• 1. Velar por la seguridad de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Caja.

• 1. Las demás que se le asignen.

Sección de Parqueaderos.

Artículo 20. Son funciones de la Sección de parqueaderos las siguientes:

• 1. Velar por el correcto funcionamiento de los parqueaderos de la Caja.

• 1. Coordinar con la Sección de Tesorería los pagos por concepto de parqueos y emitir los informes a que haya lugar.

• 1. Realizar las labores de control de entrada y salida de vehículos y efectuar el mantenimiento y aseo de las instalaciones respectivas.

• 1. Dirigir y controlar al personal de la estación de servicio

• 1. Supervisar y controlar las labores propias del aseo y mantenimiento de vehículos.

• 1. Las demás que se le asignen.

Sección Cine Tisquesusa.

Artículo 21. Son funciones de la Sección Cine Tisquesusa las siguientes:

• 1. Organizar y realizar las labores relacionadas con la prestación de los servicios específicos del teatro.

• 1. Programar el material cinematográfico que se ha de exhibir.

• 1. Coordinar con el Comité de censura de películas las cintas a proyectar. -

• 1. Efectuar las tareas de elaboración y revisión de planillas, realizar la correspondiente liquidación y hacer los depósitos a la entidad respectiva.

• 1. Las demás que se le asignen.

Subdirección de Asuntos Jurídicos.

Artículo 22. Son funciones de la Subdirección de Asuntos Jurídicos las siguientes:

• 1. Planear, organizar, dirigir y controlar la actividad jurídica de la Caja.

• 1. Proponer a la Dirección General las políticas necesarias para desarrollar las obligaciones de orden legal a cargo de la Caja.

• 1. Rendir los informes y conceptos jurídicos que requiera la Dirección General.

• 1. Representar a la Caja en los juicios en que sea parte la entidad, conforme a los poderes conferidos por el representante legal.

• 1. Las demás que se le asignen.

Sección de Negocios Judiciales.

Artículo 23. Son funciones de la Sección de Negocios Judiciales las siguientes:

• 1. Tramitar ante las distintas entidades las demandas en que .sea parte la Caja.

• 1. Preparar las minutas correspondientes y revisar los contratos que celebre la entidad.

• 1. Codificar las normas legales relacionadas con las actividades de la Caja y mantener actualizada dicha codificación.

• 1. Suministrar al Ministerio Público en los juicios en que sea parte la entidad, las informaciones y documentes necesarios para la defensa de los intereses do la Caja e informar a la Oficina Jurídica del Ministerio de Defensa Nacional y a la Secretaría Jurídica de la Presidencia de la República del curso de dichos juicios.

• 1. Elaborar los proyectos de acuerdo y resoluciones de orden general que han de someterse a la aprobación de la Junta Directiva o de la Dirección General.

• 1. Las demás que se le asignen.

Sección de Prestaciones Sociales.

Artículo 24. Son funciones de la Sección de Prestaciones Sociales las siguientes:

• 1. Preparar las resoluciones sobre reconocimiento de asignación de retiro.

• 1. Preparar las resoluciones a beneficiarios por muerte de los titulares de la asignación de retiro.

• 1. Revisar las resoluciones de reconocimiento dg prestaciones sociales del personal de la .Planta de la Caja.

• 1. Revisar de oficio los expedientes del personal en disfrute de asignación de retiro o de sus beneficiarios.

• 1. Las demás que se le asignen.

Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

Artículo 25. La Junta de Licitaciones y Adquisiciones estará integrada por:

• 1. El Subdirector General de Asuntos Financieros, quien la preside.

• 1. El Subdirector General Administrativo.

• 1. El Jefe de la Sección de Control del Presupuesto.

• 1. El Subdirector de Asuntos Jurídicos.

• 1. El Auditor Fiscal de la Contraloría General de la República, quien actual á con derecho a voz.

Parágrafo. El Jefe de la Sección de Adquisiciones y Suministros actuará como Secretario de la Junta.

Artículo 26. La Junta de Licitaciones y Adquisiciones cumplirá las funciones contempladas en las disposiciones legales vigentes.

Artículo 27. Este Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición, deroga el Acuerdo número 25 de 1S78 y las disposiciones que le sean contrarias y requiere para su validez de la aprobación del Gobierno Nacional.

Comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D, E" 25 de junio de 1980 (Fdo.) General Jaime Sarmiento Sarmiento. Comandante General de las FF. MM, Presidente honorable Junta Directiva (Fdo.) Coronel (r) Luis Mosquera Gómez Secretario Junta Directiva".

Artículo 2° El presente Decreto rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarías.

Comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. E., 25 de septiembre de 1980.

julio cesar turbay ayala

El Ministro de Defensa Nacional,

General Luis Carlos Camacho Leyva.