Por el cual se reglamenta la Ley 82 de 1916 y se organiza el servicio de Contabilidad en el ramo de Correos

El Presidente de la República de Colombia,

en ejercicio de sus atribuciones legales,

decreta:

Tesorería de la Administración General de Correos - Sus cuentas-Deberes del Tesorero.

Artículo 1º. El Tesorero del ramo de Correos, creado por la Ley 82 de 1916, será el Jefe de una oficina denominada Tesorería de la Administración General de Correos.

Artículo 2º. El Tesorero de la Administración General de Correos asegurará su manejo con una caución hipotecaria de cuatro mil pesos ($4.000) oro, a satisfacción del Ministro de Gobierno.

Artículo 3º. La Tesorería de la Administración General de Correos se compondrá de dos secciones a saber: La primera denominada Sección de Caja que la constituirá el Departamento de Caja que hoy existe; y la segunda, denominada Sección de Cuentas, que será el actual Departamento de Contabilidad.

Artículo 4º. El sueldo mensual del Tesorero de la Administración General de Correos será de $ 150, y el de las Secciones que componen la Tesorería será el mismo de que hoy disfrutan los empleados respectivos.

Artículo 5º. Corresponde a la Tesorería de la Administración General de Correos la recaudación de todos los impuestos del ramo y de los que deban pagar las importaciones que se hagan por medio de encomiendas postales; le corresponde así mismo verificar los pagos y demás operaciones del servicio fiscal que el Gobierno radique en la capital de la República; examinar y fenecer las cuentas de las Administraciones Principales y Agencias Postales, las ejecuciones fiscales; incorporarlas todas y rendir a la Corte la cuenta general del ramo, de acuerdo con las disposiciones del Código Fiscal y la Ley 82 de 1916.

Artículo 6º. La cuenta de la Tesorería de la Administración General se llevará por el sistema de cuenta y razón, se cerrará por balance de salida el 28 de febrero, y se atribuirá por balance de entrada el 1º. de marzo siguiente, con los saldos respectivos.

Artículo 7º. La nomenclatura de las cuentas de la Tesorería de la Administración General será la siguiente.

1ª. Correos

2ª. Aduanas

3ª. Junta de convención ( 2 por 100)

4ª. Derechos consulares (5 por 100)

5ª. Fondos de Caminos ( 5 por 100)

6ª. Giros postales

7ª. Ingresos varios

8ª. Ordenes de pago

9ª. Administración General - Personal y material

• 1. Administraciones Principales y Agencias Postales- personal y material.

• 1. Administraciones Subalternas de Correos- Su cuenta de personal

• 1. Administraciones Subalternas de Correos- Su cuenta de arrendamientos.

• 1. Administraciones Subalternas de Correos- Su cuenta de alumbrados

• 1. Administraciones Subalternas de Correos- Su cuenta de muebles y útiles.

• 1. Transporte y acarreos

• 1. Transportes de correos- Su cuenta de contratos.

• 1. Conducción de Correos -Su cuenta de conductores.

• 1. Conducción de Correos -Su cuenta de sacos, útiles, etc.

• 1. Remesas

• 1. Depósitos y suplementos.

• 1. Depósitos por multas y diferencias

• 1. Caja de auxilios

• 1. Indemnizaciones por encomiendas

• 1. Garantías de apartados

• 1. Honorarios del 5 por 100

• 1. Embargos judiciales

• 1. Alcances declarados y reintegros

• 1. Agente de ejecuciones fiscales

• 1. Gastos de la vigencia anterior

• 1. Una cuenta para la Administración Principal y cada Agencia Postal.

Artículo 8º. Son deberes del Tesorero de la Administración General de Correos los siguientes:

• 1. Formar Diariamente una relación de los ingresos y egresos del día anterior, bien sean de carácter definitivo , bien tengan carácter de anticipaciones o buenas cuentas, y pasarla al Administrador General, adicionada con el valor de las remesas que se le hayan anunciado, el de los giros y letras que no hayan cobrado, los saldos en dinero que de cualquier procedencia tenga a la orden en otras oficinas, y las órdenes de pago a cargo de la Tesorería General que no le hayan sido cubiertas.

• 1. Presentar al Administrador, al fin de cada semana una relación de los pagos que hayan de hacerse en la semana siguiente, para que el Administrador General señale de acuerdo con las liquidaciones hechas en el Departamento respectivo, cuáles de estos gastos deben pagarse y en qué proporción.

• 1. Presentar al Administrador General de Correos en los primeros cinco días de cada mes un cuadro de las sumas que se hayan recaudado en las Oficinas de Correos por razón de liquidación de derechos de importación, 2 por 100 para la conversión , 5 por 100 para fondos de caminos y derechos consulares, a fin de que el Administrador disponga en qué forma debe hacerse la remesa para verificar en la Tesorería General de la República el reintegro que ordena el artículo 16 de la Ley 82 de 1916;

• 1. Examinar, con la frecuencia debida, las operaciones que diariamente deben describirse en el libro de Caja, y verificar los arqueos correspondientes.

• 1. Verificar los autos de observaciones y los de fenecimientos de las cuentas que deben ser incorporadas en la suya, de acuerdo con la Ley 82 citada antes y el artículo 5º. de este Decreto, y firmarlos bajo su responsabilidad, para que el Administrador General los remita a los Agentes de Gobierno que deban hacer la notificación respectiva;

• 1. Recabar de los Administradores y Agentes Postales en oportuno envío de las cuentas y dar aplicación al artículo 7º. De la Ley 82, que este Decreto reglamenta;

• 1. Vigilar diariamente las labores de la Sección de Cuentas, para evitar que se retrase el examen de las que se reciban, y hacer que la incorporación se verifique apenas se haga el examen respectivo, con el fin de llevar a los libros oportunamente el resultado de las operaciones del ramo en toda la República, y poder suministrar los datos que se pidan sobre el producto de los impuestos y el monto de los gastos en cualquiera de las circunscripciones postales y en todas a la vez;

• 1. Estudiar con el concurso del Jefe de la Sección respectiva, las contestaciones de los responsables de cuentas, y resolver a cerca de los descargos que se hagan, para que se describan las operaciones definitivas que estén pendientes y las cuantas observadas queden fenecidas provisionalmente, mientras se examina la cuenta anual respectiva;

• 1. Dar aviso oportuno de que la cuenta mensual se haya lista para la visita ordinaria de que trata el artículo 11 de la Ley 82 de 1916;

• 1. Formar modelos de los cuadros y demás documentos que deban constituir las cuentas de las Oficinas Subalternas; distribuir los esqueletos respectivos, cuando la naturaleza de las operaciones permita someterlas a forma idéntica, y redactar instrucciones para las Oficinas Subalternas, con el fin de evitar consultas y dudas, que necesariamente demoran la rendición de las cuentas y paralizan el servicio.

• 1. Rendir la cuenta del ramo dentro del término señalado en el artículo 6º. de la Ley citada; y

• 1. Formar el Reglamento de la Tesorería y someterlo a la aprobación de la Administración General de Correos.

De las Circunscripciones Postales

Artículo 9º. Las Circunscripciones Postales de que trata el artículo 3º. De la Ley 82 de 1916 serán las siguientes:

1ª. La de Antioquia con capital en Medellín, compuesta de la Administración Principal de este nombre y las Administraciones Subalternas que hoy tiene.

2ª. La del Atlántico, compuesta de la Agencia Postal de Barranquilla con cabecera en esa ciudad, y las Administraciones Subalternas siguientes: Baranoa, Campo de la Cruz, Candelaria, Cerro de San Antonio, Flor del Monte, Galapa, Guáimaro, heredia, Juan de Acosta, Malambo, Manatí, Palmar de Varela, Pedraza, Piñon, Piojo, Pivijai, Pueblonuevo, Puerto Colombia, Puerto Giraldo, Remolino, Repelón, Sabanagrande , Sabanalarga, Salamina Santo Tomas, Sitionuevo, Soledad, Suán, Tubará y Usiacurí .

3ª. La de Bolivar compuesta de la Agencia Postal de Cartagena, con capital la misma ciudad y las Administraciones Subalternas siguientes: Acandí, Arjona, Calamar, Caño de Loro, Carmen, Cispatá , Córdoba, Hatoviejo, La Ceiba, Jesús del Monte, Mahates, María de la baja, San Andrés ( Archipiélago), San Bernardo del Viento, San Carlos de Golosina, San Jacinto, San Juan de Nepomuceno, Santa Isabel de Providencia, Santa Catalina, Santa Rosa , Sautatá, Sincerin, Soplaviento, Tolú, Tolúviejo, Turbaco, Turbana y Villanueva;

4º. La de Boyacá compuesta de la Administración Principal de Tunja , que será la capital, y las demás Administraciones Subalternas que hoy tiene esa Oficina, excepto la de Orocué ;

5ª. La de Caldas, con capital en Manizales, compuesta de la Administración Principal de este nombre y las Administraciones Subalternas que hoy tiene:

6ª. La del Cauca, con capital en Popayán compuesta de la Administración Principal del mismo nombre y las Administraciones que le estén subordinadas actualmente, inclusive las de Guapi , Timbiquí y Limones,

7ª. La de Cundinamarca compuesta de los Municipios que hoy tiene la Administración Principal del mismo nombre y el Municipio de Orocué;

8ª. La del Magdalena, compuesta de la Agencia Postal, de Santa y las Oficinas que le están subordinadas, excepto la Agencia Postal de Riohacha;

9ª. La de Mompós, con capital en esa ciudad y las subalternas siguientes:

Achí, Aguachica, Ayapel, Banco, Barbosa, Barranco de Loba, Boca de la Raya, Boca de San Antonio, Bodega Central, Buenavista Abajo, Buenavista Adentro, Caimito, Canaletal, Gamarra, Gonzalez, Guama, Guaranda, Guamo, Juan Gordo, La Gloria, Loma de Correodor, los Ángeles, los Negritos, Magangue, Majagual, Margarita, Morales, Palomino, Pinillos, Pinto, Plato, Retiro, Rio de Oro, Sandoval, San Benito Abad, San Fernando (B) San Fernando (M), San Marcos, San Martín de Loba, Santa Ana, San Zenón , Simaña, Simití Tocamocho, Talaígua, Tamalameque, Tenche, Yucal, y Zambrano;

• 1. La de Nariño con capital en Pasto compuesta de la Administración Principal y las que hoy dependen de ella, excepto la Agencia Postal de Tumaco;

• 1. La de Neiva compuesta de la Administración Principal de ese nombre y las Administraciones Subalternas que actualmente, dependen de ella;

• 1. La de Santander del Norte, compuesta de la Administración Principal de Cúcuta con capital en la misma ciudad, y las Oficinas que actualmente le están subordinadas;

• 1. La de Santander con capital en Bucaramanga, compuesta de la Administración Principal del mismo nombre, las Administraciones Subalternas que le estén subordinadas actualmente y las de Badillo, Barrancabermeja, Bocas del Rosario, Carare, Puerto Nuevo y Puerto Wilches;

• 1. La de Sincelejo, compuesta de la Administración Principal de ese nombre y las Administraciones Subalternas siguientes:

Arache, Berástegui, Cereté, Ciénaga de Oro, Cintura, Colomboy, Colosó, Corozal, Chalán, Chimá, Chinú, Galeras, Garzones,m Lorica, Mateo Gómez, Momil, Monrtería , Morales, Ovejas; Palmito, Punta de Yame, Purísima, Sahún, Sampués, San Andrés (B), San Estanislao, San Onofre, San Pelayo, Sincé, Sucre (B),

• 1. La del Tolima, compuesta de la Administración Principal de Ibagué, con capital en la ciudad del mismo nombre, y de las Administraciones Subalternas que actualmente dependen de ella.

• 1. La del Valle, con capital en Cali, compuesta por la Administración Principal del mismo nombre y las Administraciones Subalternas que actualmente dependen de ella.

Artículo 10. Las agencias Postales de Buenaventura, Riohacha y Tumaco rendirán sus cuentas directamente a la Tesorería de la Administración General, como está dispuesto en el artículo 4º. de la Ley 82 de 1916.

Cuentas de los Administradores Principales y Agencias Postales - Cómo se forman y rinden -Cuentas de las Administraciones Subalternas-Manera de formarlas, examinarlas e incorporarlas - Custodia de los documentos de caución.

Artículo 11. Desde el primero de marzo de 1917 las Administraciones Principales de Correos y las Agencias Postales que tengan Oficinas Subalternas llevarán su contabilidad en dos libros a saber: Uno para los operaciones de ingresos y egresos de cualquier naturaleza, que se verifiquen en la Oficina, y otro de cuentas corrientes con las Oficinas Subalternas, para incorporar las operaciones propias de cada una de éstas y las del servicio entre la Administración Principal o Agencia Postal, y cada una de las Subalternas. A más de estos libros llevarán el de la Cuenta de Giros postales de acuerdo con el Decreto número 168 de 1917 ( 27 de enero).

Artículo 12. En el libro de caja anotará diariamente el movimiento de caudales que hubiere en la Oficina, imputando o clasificando cada partida en su cuenta respectiva, conforme a la nomenclatura siguiente:

1ª. Correos-2ª.Aduanas-3ª-Junta de Convención (2 por 100)- 4ª. Derechos Consulares (5 por 100) -5ª. Rentas de vigencias anteriores- 6ª.Ingresos Varios-7ª. Fondos de Caminos ( 5 por 100) -8ª. Garantía de apartados-9ª. Alcances declarados y reintegros-10. Embargos Judiciales- 11. Remesas -12. Depósitos- 13. Depósitos con mulas -14. Suplementos- 15. Honorarios eventuales. 16. Agente de ejecuciones fiscales- 17. Administración Principal o Agencia postal (personal o material)-18.Arrendamientos, muebles, útiles y alumbrado-19.Administraciones Subalternas ( personal) 20. Administraciones Subalternas (arrendamientos) - 21. Administraciones Subalternas (muebles y útiles) 23. Administraciones Subalternas (gastos varios) 24. Transportes y Acarreos- 25. Conducción de Correos ( conductores) 26. Conducción de Correos (sacos y enseres pertinentes).

Parágrafo. Toca al Tesorero de la Administración General dar las instrucciones necesarias para las imputaciones que a estas cuentas corrientes, de manera que la uniformidad en el procedimiento evite observaciones, glosas, etc.

Artículo 13. Serán comprobantes de la cuenta mensual de las Administraciones Principales y Agencias Postales los siguientes:

1º. Un resumen por duplicado del libro de caja, formado por las sumas totales que arroje cada una de las cuentas que figuran en los cuadros de productos y gastos;

2º. El Legajo principal y duplicado de los comprobantes correspondientes a las partidas sentadas en dichos cuadros;

3º. Los legajos, por duplicado, de las diligencias de visita, inclusive la de la Oficina Principal;

4º. Las facturas y manifiestos de las encomiendas postales del Exterior, liquidadas en el mes a que se refiere la cuenta, y recaudadas en la Oficina Principal; y la relación de las liquidaciones verificadas en dicha Oficina para ser recaudadas en las Administraciones subalternas;

5º. El balance del libro de cuentas corrientes que se lleva para incorporar las de las Oficinas subalternas de la respectiva Circunscripción;

6º. Los cuadros de productos y gastos; y

7º. Los demás documentos que, a juicio del Jefe de la Oficina, deba conocer el Examinador, y los que le sean exigidos por el Tesorero de la Administración General de los Correos.

Artículo 14. El balance mensual del libro de cuentas corrientes, del que trata el ordinal 5º.del artículo anterior, constará de cinco columnas: La primera para los nombres de las Oficinas Subalternas; la segunda, para las sumas del Debe; la tercera, para las sumas del Haber; la cuarta, para el saldo, cuando sea mayor la suma del Debe, y la quinta, para el saldo cuando sea mayor la suma del Haber.

La diferencia de los totales de la cuarta y la quinta columna constituirá la existencia total en las subalternas. Si en la quinta no hubiere cantidad alguna, dicha existencia será la suma de la cuarta columna.

Artículo 15. En el libro de caja de las Oficinas Superiores se imputarán las cantidades que se recauden en dichas Oficinas o en las Subalternas, a la renta a que correspondan o a la cuenta que afecten, si se trata de operaciones del servicio del Tesoro.

Artículo 16. Del libro de cuentas corrientes de las Oficinas Subalternas se trasladarán al libro principal de la Agencia Postal o Administración Principal respectiva los productos de las rentas y el valor y el valor de los gastos efectuados.

Artículo 17. Las operaciones de las Oficinas Subalternas se llevarán al libro de las operaciones de la Oficina Principal inmediatamente después de la incorporación en el libro de cuentas corrientes.

Artículo 18. Cuando haya necesidad de aplazar la incorporación mensual de una cuenta de Oficina Subalterna, por no estar debidamente formada o adolecer de otras irregularidades, a las sumas recibidas con las cuenta se les dará entrada por suplementos, en el libro general, pero en ningún caso de dejará de anotar el ingreso.

Artículo 19. El comprobante de los ingresos por sueldos u otros gastos de personal será en todo caso la nómina respectiva, o la cuenta de cobro de la persona que ha prestado el servicio, con referencia a la partida correspondiente del Presupuesto del ramo.

Artículo 20. El comprobante de los egresos por gasto de material será la cuenta de cobro presentada por la persona que hizo el suministro o prestó el servicio, y debe llevar el visto bueno de la primera autoridad política del lugar. Cuando el gasto corresponda a un servicio extraordinario no fijado en el Presupuesto, la cuenta de cobro debe acompañarse con la autorización respectiva

Artículo 21. Los cuadros de productos y gastos, mensuales deben formarse por riguroso orden alfabético y numerarlos en serie ordinal continua, comprobando las partidas de cada columna con su respectivo documento inscribiendo siempre en ellos todas las oficinas de la Jurisdicción, dejando en blanco las que por cualquier circunstancia no hayan sido incorporadas, y haciendo constar en las observaciones la causa de su omisión.

Artículo 22. Los comprobantes, tanto de ingreso como de egresos, por partidas que figuran en los cuadros, deben arreglarse por legajo, separados cada uno con su respectiva portada, en la que se anotará la clase de documento y el grupo a que corresponde, esto es: Principal o duplicado. Las nóminas o cuentas estampilladas deben formar el legajo principal