por el cual se modifica la estructura de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía y se determinan las funciones de sus dependencias

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial de las que le confiere el numeral 16 del artículo 189 de la Constitución Política y el artículo 54 de la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que en sesión del 31 de enero de 2008 según Acta número 001 del 31 de enero de 2008, la Junta Directiva de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, decidió someter a la aprobación del Gobierno Nacional la modificación de la estructura,

DECRETA:

CAPITULO I

Estructura

Artículo 1º. Estructura. La estructura de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, será la siguiente:

• 1. JUNTA DIRECTIVA

• 1. GERENCIA GENERAL

• 2.1. OFICINA DE CONTROL INTERNO

• 2.2. OFICINA ASESORA JURIDICA

• 2.3. OFICINA ASESORA DE PLANEACION

• 2.4. OFICINA ASESORA DE INFORMATICA

• 2.5. OFICINA ASESORA DE GESTION DEL RIESGO

• 1. SUBGERENCIA DE OPERACIONES Y SERVICIO AL AFILIADO

• 1. SUBGERENCIA FINANCIERA

• 1. SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA

• 1. ORGANOS DE ASESORIA Y COORDINACION

• 6.1. COMITE DE COORDINACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

• 6.2. COMITE DE RIESGOS

CAPITULO II

Funciones

Artículo 2º. Junta Directiva y Gerencia General. La Junta Directiva y la Gerencia General de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, cumplirán las funciones señaladas en la ley, en los estatutos de la entidad y en las demás disposiciones legales vigentes.

Artículo 3º. Oficina de Control Interno. Son funciones de la Oficina de Control Interno, además de las establecidas en la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993, las siguientes:

• 1. Definir y hacer seguimiento a las estrategias de control para las diferentes actividades, operaciones, funciones, procesos y procedimientos que desarrolle la empresa.

• 1. Vigilar, controlar y hacer seguimiento al cumplimiento del Sistema de Gestión de la Calidad, el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y el Plan de Desarrollo Administrativo (SISTEDA), informar a la alta gerencia sobre los resultados de las auditorías y proponer planes de mejoramiento de los mismos.

• 1. Diseñar y aplicar metodologías de auditoría financiera acorde con la naturaleza especial de la empresa.

• 1. Verificar y controlar la aplicación, funcionamiento y cumplimiento del Sistema de Administración del Riesgo del Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo y demás riesgos a que esté expuesta la entidad, en coordinación con la Oficina Asesora de Gestión del Riesgo y el Oficial de Cumplimiento.

• 1. Realizar el análisis de la política general de la administración del riesgo, efectuar el control, monitoreo y seguimiento y proponer medidas correctivas o preventivas.

• 1. Diseñar y aplicar metodologías para verificar y hacer seguimiento al proceso de Control de Gestión y de los demás procesos que le correspondan por la naturaleza de sus funciones.

• 1. Verificar que la entidad cuente con políticas, estructura organizacional, metodologías de medición de riesgos y procedimientos de control adecuados y acordes con la complejidad de las operaciones que realice y la normatividad vigente en materia de riesgos.

• 1. Verificar la consistencia, suficiencia y grado de integración de los sistemas de información utilizados por la Oficina Asesora de Gestión del Riesgo.

• 1. Realizar análisis periódicos a los sistemas de administración del riesgo vigentes, para verificar su integridad, precisión y razonabilidad y efectuar las recomendaciones pertinentes ante la Junta Directiva y el Gerente General.

• 1. Diseñar e implementar la auditoría de los aplicativos que conforman la plataforma tecnológica de la entidad y recomendar medidas preventivas y correctivas que permitan su mejoramiento, de acuerdo con los resultados de la misma.

• 1. Formular propuestas para el logro de la eficacia de las operaciones financieras que desarrolle la entidad, salvaguardando los recursos de la misma, los activos de la empresa y los recursos de terceros que se encuentren en poder de la misma.

• 1. Evaluar el sistema de control interno contable de acuerdo con las normas determinadas por la Contaduría General de la Nación, la Superintendencia Financiera de Colombia y demás normas nacionales e internacionales de Auditoría.

• 1. Rendir a la Gerencia los informes de evaluación de la gestión.

• 1. Ejercer las demás funciones que le señalen la ley, los reglamentos y las que correspondan de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

Artículo 4º. Oficina Asesora Jurídica. Son funciones de la Oficina Asesora Jurídica, las siguientes:

• 1. Asesorar a la Gerencia General y demás órganos de dirección en asuntos jurídicos que permitan garantizar que la empresa y sus servidores, cumplan con las normas constitucionales y legales, que les corresponde.

• 1. Asesorar a la Gerencia General y a las demás dependencias de la Caja, en la interpretación de las normas constitucionales, legales, estatutarias y reglamentarias que rijan su actividad, para garantizar una adecuada toma de decisiones y mantener unidad de criterio frente a la normatividad y aplicación de disposiciones en el campo de acción de la empresa.

• 1. Emitir conceptos sobre asuntos que en materia de su competencia sometan a su consideración las distintas dependencias de la Caja, organismos públicos, privados y los afiliados y usuarios.

• 1. Compilar, actualizar y sistematizar las normas legales y reglamentarias, los conceptos, la jurisprudencia y la doctrina que tengan relación con la misión y competencias de la empresa y asegurar su actualización, difusión y aplicación.

• 1. Coordinar la realización de estudios jurídicos que permitan adecuar la organización a la normatividad.

• 1. Coordinar y hacer seguimiento al proceso de Gestión Jurídica y los demás procesos que le correspondan por la naturaleza de sus funciones.

• 1. Estudiar y conceptuar sobre los proyectos de ley, decretos, acuerdos, resoluciones y demás actos administrativos que deba expedir o proponer la caja que sean sometidos a su consideración.

• 1. Asegurar la defensa de los intereses y la representación de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, en los asuntos y procesos judiciales y extrajudiciales que se promuevan en su contra, o que esta deba promover para ese efecto y hacer seguimiento a los mismos, conforme a la delegación de la Gerencia General de la Caja.

• 1. Suministrar a las autoridades competentes la información y documentación necesaria para la defensa de los intereses de la empresa e informar a la Gerencia sobre el curso de dichos procesos y actuaciones.

• 1. Coordinar con las dependencias competentes las respuestas a los recursos en contra de actos administrativos proferidos por la Caja que deban resolverse.

• 1. Apoyar y asesorar jurídicamente a la Gerencia General, en la propuesta de políticas de gestión del riesgo, para mitigar la exposición del riesgo en los procesos, procedimientos, actividades y operaciones que se ejecuten en las dependencias de acuerdo con su competencia funcional, o que se pueda generar por sanciones derivadas de la inobservancia al ordenamiento legal.

• 1. Elaborar los informes jurídicos de cumplimiento de políticas, planes y programas en forma periódica y con destino a las autoridades competentes que deban conocer de los mismos.

• 1. Elaborar y notificar los actos administrativos que resuelvan recursos de vía gubernativa, y revocatoria directa, proferidos por la Gerencia General.

• 1. Ejercer las demás funciones que le señalen la ley, los reglamentos y las que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza de la dependencia.

Artículo 5º. Oficina Asesora de Planeación. Son funciones de la Oficina Asesora de Planeación, las siguientes:

• 1. Asesorar a la Gerencia General en la formulación de las políticas, planes, programas y proyectos para el cumplimiento de la misión institucional.

• 1. Liderar, orientar, asesorar y concertar con las distintas dependencias, los planes de mediano y largo plazo, el plan estratégico de la empresa, de acuerdo con las políticas del Gobierno Nacional, Ministerio de Defensa Nacional, Junta Directiva y Gerencia General y someterlos a aprobación de las autoridades competentes.

• 1. Diseñar e implementar en coordinación con todas las dependencias, el sistema de medición, evaluación y seguimiento de la gestión, que permita monitorear el desempeño organizacional.

• 1. Diseñar, implementar, coordinar los procesos de Gestión Estratégica, Mejoramiento Continuo y los demás procesos que le correspondan por la naturaleza de sus funciones y el mejoramiento continuo.

• 1. Orientar y coordinar las investigaciones, estudios y conceptos técnicos de carácter administrativo, económico y financiero, con el fin de proyectar la empresa, realizar los ajustes en los procesos y servicios, acordes con el cumplimiento de la misión, la modernización de la entidad y el servicio al afiliado.

• 1. Dirigir y controlar las actividades relacionadas con el diseño, consolidación y actualización de la información estadística que sirva de base para la formulación de planes, programas y proyectos así como para la toma de decisiones.

• 1. Asesorar y coordinar con las áreas respectivas, la elaboración del anteproyecto de presupuesto.

• 1. Orientar y coordinar las actividades necesarias para la formulación, asesoramiento, ejecución y seguimiento a los Planes de Desarrollo Administrativo, Gestión Ambiental, Sistema de Gestión de la Calidad, Modelo Estándar de Control Interno, planes de acción y otros planes o sistemas de administración que se requieran en los ámbitos gubernamental y financiero.

• 1. Promover la cultura de la planeación como una práctica permanente en todos los niveles de la organización.

• 1. Coordinar, asesorar y proponer el diseño, racionalización y normalización de los procesos y procedimientos, realizar los estudios organizacionales y planes de mejoramiento continuo, dentro del sistema de gestión de la calidad.

• 1. Formular a la Gerencia General, estrategias que tiendan a una mejor administración de los procesos y a procurar niveles óptimos de calidad, equidad, oportunidad, economía, imparcialidad, eficiencia y eficacia.

• 1. Asesorar en la definición de políticas de identificación y administración de los diferentes riesgos a que está expuesta la empresa, para mitigar la exposición al mismo en los procesos, procedimientos, actividades y operaciones que se ejecuten en las dependencias de acuerdo con su competencia funcional.

• 1. Elaborar los informes de gestión y de cumplimiento de políticas, planes y programas con destino a las autoridades competentes que deban conocer de los mismos.

• 1. Ejercer las demás funciones que le señalen la ley, los reglamentos y las que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 6°. Oficina Asesora de Informática. Son funciones de la Oficina Asesora de Informática, las siguientes:

• 1. Proponer las políticas, estrategias, planes y programas para el desarrollo tecnológico, el sistema de información y administrar su operación.

• 1. Dirigir, coordinar y asegurar el proceso de desarrollo tecnológico, el sistema de información y administrar su operación.

• 1. Diseñar, desarrollar y mantener actualizado el Plan Estratégico de Informática de la entidad, el plan de contingencia y los mecanismos para prevenir la pérdida de información.

• 1. Proponer e implementar políticas y planes de seguridad informática que garanticen el funcionamiento del sistema de información de la empresa.

• 1. Ejecutar y controlar los planes de seguridad informática y el respaldo periódico de la empresa.

• 1. Analizar, diseñar, programar e implantar los subsistemas de información que requiera la empresa para el cumplimiento de su misión.

• 1. Diseñar e implementar en coordinación con las dependencias respectivas, el sistema de información de la empresa y asegurar su adecuado funcionamiento de tal forma que se alcance los mejores niveles de desempeño en el proceso, registro y administración.

• 1. Dirigir estudios e investigación técnicos y económicos y evaluar el desarrollo tecnológico, con el fin de diseñar e implementar soluciones automatizadas o mejoramiento de las existentes.

• 1. Proponer y desarrollar la actualización tecnológica necesaria de acuerdo con los avances en esta materia, los requerimientos de los procesos y alcance de los objetivos estratégicos y de calidad.

• 1. Verificar el cumplimiento de las normas legales en cuanto a la utilización de software y recibir en custodia las licencias de propiedad de la empresa.

• 1. Coordinar con las entidades del sector defensa, financiero, Superintendencia Financiera de Colombia y los Entes de control la interoperabilidad de los sistemas de información.

• 1. Liderar, orientar, desarrollar, implantar, controlar, ajustar y mantener la plataforma tecnológica, el plan estratégico de informática, realizar su evaluación y monitorear la ejecución de los programas y proyectos.

• 1. Disponer los mecanismos necesarios para brindar soporte en software y hardware y controlar los aplicativos y programas que se encuentren en ejecución.

• 1. Coordinar, controlar y hacer el seguimiento a los contratos de mantenimiento, suministro y desarrollo de software, aplicaciones, soporte técnico e infraestructura del sistema de información y comunicaciones de la empresa.

• 1. Disponer la elaboración de los manuales de usuario, del sistema y de los programas e impartir la capacitación requerida para el manejo de los aplicativos y programas por parte del personal de la empresa.

• 1. Diseñar y realizar programas de capacitación en informática para los funcionarios de la entidad.

• 1. Administrar la red informática Intranet, Internet y correo electrónico de la empresa.

• 1. Establecer las normas a cumplir para el uso adecuado de los equipos de cómputo y disponer las metodologías para llevar un control de los mismos.

• 1. Implementar mecanismos para mitigar la exposición al riesgo, en las operaciones, procesos, procedimientos y actividades que se ejecuten en la empresa, de acuerdo con su competencia funcional.

• 1. Rendir informes a la Gerencia General y autoridades competentes acerca del desempeño de la plataforma tecnológica y manejo de la información.

• 1. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas, acorde con la naturaleza de la dependencia.

Artículo 7º. Oficina Asesora de Gestión del Riesgo. Son funciones de la Oficina de Gestión del Riesgo, las siguientes:

• 1. Formular en coordinación con la Gerencia General la política de gestión y control del riesgo, estrategias, mecanismos de monitoreo, seguimiento, procesos, procedimientos, acciones y definir metodologías que identifiquen, midan, controlen, administren y fijen los límites globales y específicos de los riesgos originados en las operaciones de la empresa.

• 1. Diseñar, proponer y ejecutar el Sistema Gerencial de Administración del Riesgo de la empresa.

• 1. Realizar los estudios y análisis para establecer los niveles de tolerancia o exposición al riesgo a que está expuesta la empresa, acordes con el plan estratégico, competencias funcionales, operaciones, procesos y servicios.

• 1. Establecer el perfil de riesgo individual y consolidado de los diferentes procesos que desarrolla la empresa.

• 1. Proponer y desarrollar estrategias que permitan fomentar e impulsar una cultura de administración del riesgo dentro de la empresa.

• 1. Presentar y sustentar al Comité de Riesgos la información relacionada con la exposición por tipo de riesgo cualitativo y cuantitativo, las desviaciones o violaciones que se presenten en los límites de exposición por riesgo y las propuestas de acciones correctivas para mitigar los riesgos.

• 1. Presentar, sustentar y soportar ante las instancias respectivas, la propuesta de política general de administración del riesgo a que está expuesta la empresa en el ejercicio de sus funciones y operaciones, verificar su implementación y efectuar seguimiento a la misma.

• 1. Elaborar y presentar ante el Comité de Riesgos la identificación de riesgos para nuevos procesos, productos y servicios junto con las metodologías de evaluación, medición y control de riesgos.

• 1. Elaborar reportes periódicos a la alta dirección sobre los niveles de exposición a los riesgos, las implicaciones de los mismos, cumplimiento de políticas y límites y las actividades para su mitigación y/o adecuada gestión.

• 1. Alertar al Comité de Riesgos sobre posibles incumplimientos en las políticas formuladas sobre riesgo, al igual que las violaciones de límites de exposición al riesgo.

• 1. Establecer los procedimientos para medir, analizar, monitorear y administrar los riesgos financieros, de liquidez, tasa de interés, operativos, de crédito, mercadeo, liquidez y operaciones de la empresa.