Por el cual se expide el Reglamento General de Sanciones, Cobranzas y Procedimientos del Instituto de Seguros Sociales

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de la facultad reglamentaria conferida en el numeral 3º del artículo 120 de la Constitución Nacional y en especial de la otorgada en los artículos 27 y 30 del Decreto - ley 1650 de 1977,

DECRETA:

TITULO PRELIMINAR. PRINCIPIOS GENERALES Y CAMPO DE APLICACION

Artículo 1ºCompete al Instituto de Seguros Sociales recaudar los aportes patrono - laborales, aplicar los procedimientos para su recaudo e imponer las sanciones correspondientes por la violación de los Reglamentos de los Seguros Sociales, de conformidad con la ley y según la cuantificación y graduación efectuadas en el presente Reglamento.

Artículo 2ºPara los efectos de este Decreto, se entiende por:

• a) ISS. Instituto de Seguros Sociales;

• b) IVM. Seguro de Invalidez, Vejez y Muerte;

• c) EGM. Seguro de Enfermedad General y Maternidad;

• d) AT - EP. Seguro de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales;

• e) INFRACCION CUANTIFICABLE. Es la que resulta del Incumplimiento de una obligación consistente en pagar una suma cierta de dinero o que sea liquidable por simple operación aritmética, sin estar sujeta a deducciones vagas, imprecisas o generales;

• f) INFRACCION NO CUANTIFICABLE. Es aquélla cuya cuantía no puede ser determinada económicamente en la forma señalada en el literal e) del presente artículo;

• g) SALARIO MENSUAL DE BASE. Es el que corresponde a la Tabla de Categorías, según el salario mensual reportado por el patrono, para efectos de los aportes y liquidación de prestaciones económicas;

• h) SALARIO MINIMO. Para la imposición de las multas, cuando se gradúen con base en el salario mínimo, éste será el legal vigente a la fecha de la infracción o a la del último acto de la conducta sancionable;

• i) TERMINOS. Cuando se fijan en días, se deben entender hábiles. El día será el espacio de 24 horas.

Los meses y años se computan según el calendario común, pero si el último día fuere feriado, se extenderá el plazo hasta el primer día hábil siguiente;

• j) PLAZOS. Cuando se dice que un acto debe ejecutarse "en" o "dentro" de cierto plazo, se entenderá que vale si se ejecuta antes de la medianoche en que termina el último día del plazo. Cuando se exige el transcurso de un espacio de tiempo para que nazcan o expiren ciertos derechos, se entenderá que estos derechos nacen o expiran a la medianoche del día en que termine el respectivo espacio de tiempo.

Si la computación se hace por horas la expresión "dentro de tantas horas", u otra semejante, designa un tiempo que se extiende hasta el último minuto de la última hora, inclusive. La expresión "después de tantas horas" u otra semejante, designa un tiempo que principia en el primer minuto de la hora que sigue a la última del plazo.

Cuando se dice que una cosa debe observarse "desde tal día", se entiende que ha de observarse desde el momento siguiente a la medianoche del día anterior, y cuando se dice que debe observarse hasta tal día, se entiende que ha de observarse hasta la medianoche de dicho día;

• k) MORA. Es el retardo en el cumplimiento de una determinada obligación y se configura a partir del día siguiente a aquél en que vence el término o plazo señalado para tal cumplimiento;

• l) TARIFAS DEL ISS. Cuando se habla del valor a las "tarifas del ISS", debe entenderse el señalado para los servicios de salud en el respectivo "Manual de Definiciones, Contenidos y Tarifas" del ISS;

• m) EMPRESA, EMPLEADOR, PATRONO O ENTIDAD AGRUPADORA. Estos términos se entenderán como sinónimos;

• n) TRABAJADOR INDEPENDIENTE. Es el que labora por cuenta propia sin sujeción a contrato de trabajo. A falta de entidad agrupadora, será tenido también como patrono o empleador, para los efectos de los seguros sociales y en especial para la afiliación, reporte de novedades y pago de aportes y cotizaciones;

ñ) DEUDA NO FACTURADA. Se entiende por deuda no facturada, la no liquidada ni procesada en forma automática por el computador del ISS, por lo que se requiere su declaración a través de un acto administrativo diferente;

• o) SISTEMAS DE LIQUIDACION DE APORTES. Son dos:

Facturación y Sistema de Autoliquidación;

• p) FACTURACION. Consiste en la liquidación sistematizada que hace el ISS sobre los aportes, intereses, multas y sanciones, así como de las notas débito y crédito que se producen como ajustes contables a la respectiva cuenta patronal.

Lo dispuesto en el presente literal no se aplica cuando la liquidación de los anteriores conceptos la efectúa directamente el patrono acogiéndose al Sistema de Autoliquidación de Aportes -ALA-;

• q) SISTEMA DE AUTOLIQUIDACION DE APORTES "ALA". Es el sistema contable mediante el cual, un patrono registrado en el ISS, liquida mensualmente los aportes correspondientes a los diferentes seguros, así como los intereses, multas y todo valor que resulte a favor del Instituto; deduce de dicho valor, los pagos que hubiere efectuado por razón de incapacidades y por cualquier otro concepto autorizado; consigna el saldo resultante a favor del ISS en las cajas recaudadoras de esta entidad y, presenta con la respectiva consignación y autoliquidación, las correspondientes novedades;

• r) ERROR ARITMETICO. Es el resultante de una equivocación en la operación aritmética.

Artículo 3ºEXIMENTES DE RESPONSABILIDAD. Constituyen eximentes de responsabilidad, la fuerza mayor y el caso fortuito. En consecuencia, no habrá lugar a la imposición de las multas que por este Reglamento se establecen, cuando la conducta sancionable hubiere obedecido a "fuerza mayor" o a "caso fortuito", no imputables al deudor o infractor, que le hubieren impedido cumplir efectiva y adecuadamente con alguna de las obligaciones impuestas en los Reglamentos de los Seguros Sociales y en los de Prevención de Riesgos Profesionales del ISS.

Se entiende por "fuerza mayor", el imprevisto de la naturaleza a que no es posible resistir, como un naufragio o un terremoto.

Constituye "caso fortuito", el hecho ajeno o de un tercero del cual no tenía conocimiento el deudor o infractor, que no sobrevino por su culpa y que su ocurrencia tuvo lugar con anterioridad a la conducta sancionable o fue concomitante a ella.

La prueba de la fuerza mayor y del caso fortuito incumbe al deudor o infractor. Así mismo le incumbe probar la diligencia y cuidado que tuvo para efectos de cumplir en tiempo y en forma adecuada, las obligaciones correspondientes a los Seguros Sociales.

Para que la fuerza mayor o el caso fortuito se acepten como eximentes de responsabilidad, se deben alegar ante la respectiva dependencia del ISS, dentro del mes siguiente a su ocurrencia, acompañándose las pruebas correspondientes. El Instituto resolverá sobre su viabilidad, dentro de los 15 días siguientes a su formulación, salvo que se aleguen dentro de una investigación o un procedimiento o actuación administrativa interna, casos éstos en que se resolverá en el acto administrativo que ponga fin a la correspondiente actuación.

Artículo 4ºEFECTOS LEGALES DE LAS CONDUCTAS SANCIONABLES. La imposición de las sanciones establecidas en este Reglamento, es independiente de la responsabilidad penal, civil o laboral que la conducta violatoria de los Reglamentos pueda original y, su pago no eximirá a los infractores de las obligaciones consagradas en la ley y en los reglamentos, tales como: cancelación del capital constitutivo y de los a portes patrono - laborales, cancelación de los intereses corrientes y moratorios, reembolso del valor de las prestaciones económicas y asistenciales, desafiliación del régimen y, pérdida o suspensión, según el caso de las respectivas prestaciones.

Artículo 5ºMULTAS A FAVOR DEL INSTITUTO. Las multas se impondrán siempre a favor del ISS y pasarán al Fondo de Servicios Sociales Complementarios.

TITULO I. DE LAS CONDUCTAS QUE DAN LUGAR A SANCION

Artículo 6ºCONDUCTAS SANCIONABLES. Serán sancionados los patronos y los trabajadores que incurran en las conductas que a continuación se señalan:

• a) Mora en el pago de las cotizaciones;

• b) Incumplimiento del Reglamento de Registro Inscripción, Afiliación y Adscripción;

• c) Retención de las cotizaciones descontadas a los asalariados y no pagadas oportunamente;

• d) Pago de las cotizaciones por salarios inferiores a los efectivamente percibidos;

• e) Incumplimiento en el registro e inscripción oportuno de empresas y trabajadores;

• f) Incumplimiento o inexactitud en la remisión de las novedades, de los informes y documentos que sean solicitados;

• g) Incumplimiento de los Reglamentos Generales de los Seguros Sociales;

• h) No sometimiento a las revisiones, exámenes y prescripciones médicas obligatorias;

• i) Incumplimiento de las normas sobre Seguridad e Higiene Industrial y Prevención de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales;

• j) Cualquier acto u omisión que cause perjuicios al ISS, al Estado o a los asegurados;

• k) Adulteración de documentos, o certificados, o presentación de documentos falsificados, ante el ISS y,

• l) Agresiones y faltas de respeto de los patronos, afiliados y derechohabientes, contra los funcionarios del ISS que se encuentren en ejercicio de sus funciones.

Artículo 7ºERROR ARITMETICO Y ERROR INVOLUNTARIO. No se calificará como conducta sancionable, el simple error aritmético o el error involuntario de carácter mecanográfico u ortográfico, como el error en una letra del nombre del afiliado.

El error aritmético o involuntario no dará ni restará derechos. Por lo tanto, no se otorgará ninguna prestación que se hubiere causado por razón de dicho error. En el supuesto caso que se hubiere concedido una prestación por parte del Instituto, éste exigirá su devolución o reembolso a las tarifas del ISS, en la forma establecida en el presente Reglamento, así como las indemnizaciones por los perjuicios causados a la administración, al trabajador o a un tercero.

No constituirá error aritmético o involuntario, el que implique la afiliación ilegal al régimen, o la modificación del monto de los aportes, o el que incida en las prestaciones económicas, o el que afecte los dígitos del número patronal.

Artículo 8ºACUMULACION DE CONDUCTAS SANCIONABLES. Si con la comisión de una infracción, se infringen varias disposiciones de los Reglamentos de los Seguros Sociales, la sanción a aplicar será la multa pecuniaria más alta correspondiente a cualquiera de las conductas sancionables en que se hubiere incurrido, aumentada hasta en la mitad, salvo lo que para casos especiales se establezca en el presente Reglamento.

Artículo 9ºCRITERIOS PARA IMPONER LAS MULTAS. Dentro de los límites señalados por la ley y el presente Reglamento, el funcionario competente aplicará las multas según la naturaleza, la gravedad y modalidades de la infracción, los antecedentes en el cumplimiento de las obligaciones de los Seguros Sociales y la capacidad económica del infractor. Los reembolsos del valor de las prestaciones asistenciales se efectuarán en la forma señalada en los artículos 12 y 66 del presente Estatuto Legal.

Artículo 10. COMPETENCIA PARA IMPONER SANCIONES. El Director General del Instituto, será competente para imponer las sanciones por violación a los Reglamentos del ISS. Sin embargo no se requerirá pronunciamiento especial, cuando las sanciones se produzcan automáticamente por ministerio de los Reglamentos como serían los casos de: suspensión de las prestaciones de salud por mora en el pago de aportes, cuando el beneficiario no se someta a las prescripciones médicas o cuando el afiliado omita la identificación de un derechohabiente o, en el caso de desafiliación por mora en el pago de los aportes del trabajador independiente o del trabajador del servicio doméstico que cotice por debajo del salario mínimo legal.

CAPITULO I. SANCIONES POR MORA EN EL PAGO DE LOS APORTES PATRONO - LABORALES

Artículo 11. MORA. Sin necesidad de requerimiento alguno, un patrono se encuentra en mora en el pago de los aportes patrono - laborales, a partir del día siguiente a aquél en que se vence el plazo señalado por el ISS para cubrir dichos aportes.

Artículo 12. EFECTOS DE LA MORA. En el período de mora en el pago de los aportes y haciendo salvedad de las prestaciones ya causadas, el Instituto queda relevado de la obligación de otorgar las prestaciones económico - asistenciales propias de los Seguros de Enfermedad General, Maternidad, Servicio Médico Familiar, Invalidez, Vejez y Muerte, Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales, correspondiéndole al patrono su reconocimiento en la forma y cuantía en que el ISS las hubiere otorgado si no hubiere existido la mora.

No obstante lo dispuesto anteriormente y sólo cuando se trate de casos de urgencia o de accidente de trabajo, el ISS concederá durante el período de mora, los servicios de salud causados durante dicho período, debiendo el patrono reembolsarle el valor de los mismos a las Tarifas del ISS, junto con los intereses corrientes bancarios causados desde que se concedió la prestación a la fecha en que mediante resolución se ordene su reembolso, fecha a partir de la cual se deberán los intereses moratorios bancarios.

El valor del reembolso a que haya lugar de conformidad con esta disposición, se cobrará a través de Nota débito y se deberá cancelar, según el caso, con la facturación o autoliquidación correspondiente, o con el compromiso de pago, o se cobrará ejecutivamente.

Artículo 13. RESPONSABILIDAD EN EL PAGO DE LOS APORTES Y DE OTROS VALORES AL ISS. El patrono será responsable del pago de su aporte y del de los trabajadores a su servicio, así como de otros valores que el ISS le ordene descontar de los respectivos salarios. Por lo tanto, al pagar el salario, estará obligado a descontar de él, la parte de la cotización que sea del cargo del trabajador, así como cualquier multa o reembolso exigible al afiliado y ordenado por el ISS, de conformidad con el presente Reglamento y los demás reglamentos y normas de los Seguros Sociales. Los anteriores valores deberá consignarlos en las oficinas recaudadoras autorizadas del Nivel Nacional, Seccional o UPNE.

Las empresas también serán responsables, respecto de sus pensionados, de los descuentos de las mesadas pensionales ordene el ISS por razón de multas, intereses o reembolsos en general, quedando por tal razón obligadas a descontarlos de la pensión.

Los descuentos diferentes de los aportes equivaldrán al diez por ciento (10%) del salario respectivo o de la pensión mensual del trabajador o pensionado, según el caso.

El patrono que estando obligado, no descuente oportunamente los aportes, multas o reembolsos ordenados a favor del Instituto y a cargo del afiliado, no podrá hacerlo posteriormente, debiendo responder ante el ISS por el valor respectivo.

El contratista independiente y el intermediario, son responsables solidariamente con la persona en cuyo beneficio o por cuenta de la cual desarrollen su labor, del pago de los aportes correspondientes a los trabajadores que emplee para ejecutarla, sin perjuicio de la facultad de repetición.

La entidad agrupadora o quien haga las veces de patrono frente al ISS, conforme los Reglamentos, responde por los aportes de los trabajadores independientes inscritos por ella.

Los trabajadores independientes serán responsables de sus propios aportes cuando se hubieren inscrito directamente en el ISS.

Las Empresas de Servicios Temporales serán responsables de los aportes de sus trabajadores así éstos laboren al servicio de otras entidades públicas o privadas.

Artículo 14. SANCION POR MORA EN EL PAGO DE LOS APORTES. La mora en el pago de los aportes patrono - laborales dará lugar a una sanción equivalente al dos por ciento (2%) de los aportes en mora, sin perjuicio del pago de los intereses moratorios a razón del 2.5% mensual sobre los aportes adeudados y proporcionalmente por los días de mora y de la suspensión de las prestaciones económico - asistenciales, de conformidad con el presente Reglamento.

Parágrafo.La mora del trabajador independiente en el pago de los aportes patrono - laborales, hasta por unmes, y la mora de los patronos de los trabajadores del servicio doméstico hasta por tres (3) meses dará lugar a su desafiliación del régimen.

Artículo 15. SANCION POR MORA EN EL PAGO DE APORTES EN EL SISTEMA DE AUTOLIQUIDACION DE APORTES. Cuando en la corrección practicada por el ISS a una autoliquidación de aportes presentada por un patrono, resultaré un mayor valor a favor del Instituto, se sancionará a la empresa con una multa equivalente al dos por ciento (2%) del mayor valor dejado de cancelar, más los intereses moratorios del 2.5% o proporcionalmente al número de días en mora sobre los saldos de aportes en mora. La anterior sanción será aumentada en un 0.5% cuando el patrono hubiere retenido los aportes de los trabajadores con los que a él le correspondieren.

El mayor valor resultante de la corrección efectuada por el ISS a la autoliquidación realizada por la Empresa, deberá cancelarse con los intereses moratorios y con la sanción correspondiente, dentro del mismo término legal que tiene la empresa para cubrir los valores de la siguiente autoliquidación.

En caso de no hacerlo e independientemente de la obligación de cancelar la deuda, serán suspendidas las prestaciones económicas y de salud, de conformidad con este estatuto legal y las demás normas y reglamentos.

Artículo 16. MORA DE UNA EMPRESA CON VARIOS NUMEROS PATRONALES. Cuando una empresa por razón de sus distintas actividades económicas o por tener filiales, establecimientos de comercio, agencias, oficinas, sucursales o similares, figure con varios números patronales y se encuentre en mora con uno o varios de ellos, se entenderá que ella también está en mora, debiendo responder ante el ISS por la totalidad de los aportes patrono - laborales, multas e intereses adeudados.

Parágrafo.El Instituto podrá solicitar al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social la declaratoria de unidad de empresa en términos del artículo 194 del Código Sustantivo del Trabajo.

Artículo 17. SUSTITUCION PATRONAL. En caso de sustitución patronal, el nuevo patrono responderá solidariamente con el antiguo por los aportes patrono - laborales dejados de cancelar y, en general, por la deuda causada por razón de los aportes, siéndole aplicable, en lo pertinente, las normas del presente Reglamento.

La empresa que se hubiere fusionado a otras empresas o que por cualquier otra causa se hubiere operado una sustitución patronal, y no diere aviso oportuno al ISS sobre la ocurrencia de tales hechos dentro de los siete (7) días hábiles siguientes a su ocurrencia, será sancionada con una multa de uno (1) hasta diez (10) salarios mínimos mensuales sin exceder de trescientos mil pesos ($ 300.000.00).

En ningún caso el Instituto efectuará el registro de un patrono que no se encuentre a paz y salvo con el ISS por concepto de aportes patrono - laborales.

Parágrafo 1ºEn el caso de que una empresa hubiere vendido una agencia, sucursal, establecimiento o similar o parte de sus activos y no se hubiere operado la figura de la sustitución patronal, responderá por la deuda contraída con el ISS por tal agencia, sucursal, establecimiento, subsidiaria o similar.