por el cual se aprueba el Acuerdo número 000076 de diciembre 29 de 1993 de la Junta Directiva del Instituto Colombiano de la Juventud y el Deporte, que establece la Estructura Orgánica Interna y las Funciones de sus Dependencias

El Presidente de la República de Colombia en ejercicio de las facultades que le confiere el artículo 26, literal b) del Decreto 1050 de 1968 y oído el concepto del Departamento Administrativo de la Función Pública,

DECRETA:

Artículo 1° Apruébase el Acuerdo número 000076 de diciembre 29 de 1993, emanado de la Junta Directiva del Instituto Colombiano de la Juventud y el Deporte, cuyo contenido es el siguiente:

“ACUERDO NUMERO 000076 DE 1993

(diciembre 29)

“por el cual se establece la estructura orgánica interna del Instituto Colombiano de la Juventud y el Deporte, ‘Coldeportes’, y se determinan las funciones de sus dependencias”.

La Junta Directiva del Instituto Colombiano de la Juventud y el Deporte, Coldeportes, en uso de sus facultades legales y estatutarias y en especial las contempladas en los Decretos 1050 de 1968 y 1082 de 1986,

ACUERDA:

CAPITULO I

De la estructura.

Artículo 1° La estructura orgánica interna del Instituto Colombiano de la Juventud y el Deporte, será la siguiente:

• 1. Junta Directiva.

• 1. Dirección General.

• 2.1. Oficina Jurídica.

• 1. Secretaría General.

• 3.1. Oficina de Desarrollo e Informática.

• 1. Subdirección Administrativa y Financiera.

• 4.1. División Administrativa.

• 4.2. División Financiera.

• 4.3. División de Infraestructura Física.

• 1. Subdirección de Planeación Deportiva.

• 5.1. División de Educación Física y Formación Deportiva.

• 5.2. División de Recreación y Juventud.

• 5.4. División de Medicina e Investigación Científica.

• 1. Organos de Asesoría y Coordinación.

• 6.1. Comité de Cooperación y Apoyo.

• 6.2. Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

• 6.3. Comisión de Personal.

CAPITULO II

De las funciones.

Junta Directiva y Dirección General.

Artículo 2° La Junta Directiva del Instituto Colombiano de la Juventud y el Deporte, “Coldeportes”, cumplirá las funciones para ella señaladas en los estatutos de la entidad y en las demás disposiciones legales y vigentes.

Artículo 3° El Director General además de las funciones previstas en los estatutos y las disposiciones legales vigentes, cumplirá los siguientes:

• 1. Coordinar el diseño e implantación de sistemas de Control Interno para el Instituto, que permita establecer niveles de rendimiento y eficiencia de las funciones a cargo de las distintas dependencias de la entidad.

• 1. Dirigir las etapas del Programa Anual de Control Interno del Instituto.

• 1. Dirigir la elaboración y actualización de los manuales de procedimientos administrativos para ejercer el control.

• 1. Establecer mecanismo de seguimiento y control al programa anual de actividades.

• 1. Realizar la función de inspección, vigilancia y control sobre organismos deportivos en cumplimiento del artículo 52 de la Constitución Nacional con sujeción a lo dispuesto en la Ley 49 del 4 de marzo de 1993.

• 1. Adelantar en coordinación con las diferentes dependencias del Instituto, las pautas, parámetros e indicadores de eficiencia y productividad para evaluar la gestión y proponer las medidas del caso.

• 1. Verificar el cumplimiento de los planes y programas institucionales que adelanten las Juntas Administradoras Seccionales de Deportes o las entidades que hagan sus veces.

• 1. Dirigir la elaboración del plan sectorial deportivo.

Oficina Jurídica.

Artículo 4° Son funciones de la Oficina Jurídica:

• 1. Asesorar a las dependencias del Instituto, en el trámite y solución de los asuntos jurídicos y legales propios de la entidad.

• 1. Representar judicialmente a la entidad en asuntos judiciales que se instauren en su contra o que ésta deba promover, mediante poder que le otorgue el Director General o por delegación de éste.

• 1. Velar por el cumplimiento de las normas que rigen a los organismos deportivos privados.

• 1. Asesorar a la Dirección General en la reglamentación deportiva que le corresponde conforme a la ley y recomendar proyectos de ley o decreto en esta materia.

• 1. Coordinar el desarrollo de las investigaciones o estudios especiales que en el campo jurídico requiere la Dirección General.

• 1. Elaborar o revisar los proyectos de Acuerdo o Resolución y las minutas de contrato, así como los demás actos administrativos que deba expedir las Directivas en desarrollo de sus funciones.

• 1. Preparar boletines o compilaciones sobre doctrinas y conceptos y demás publicaciones de índole jurídico relacionadas con la entidad.

• 1. Estudiar y conceptuar sobre proyectos de ley, decretos, resoluciones y demás normas que se requieran para el cumplimiento de los objetivos del Instituto.

• 1. Asesorar a las Juntas Administradoras Seccionales de Deportes o a las entidades que hagan sus veces y, organismos deportivos privados en materia jurídica y en especial de legislación deportiva.

• 1. Vigilar y atender las acciones judiciales que se instauren en contra del Instituto.

• 1. Dirigir y organizar la recopilación, clasificación y codificación de las normas legales, los conceptos, la doctrina y la jurisprudencia relativa a las actividades del Instituto.

• 1. Velar por el cumplimiento de los programas de trabajo de la dependencia a su cargo.

• 1. Presentar los informes que le sean solicitados sobre el desarrollo de sus funciones.

• 1. Asesorar a la Dirección en los aspectos relacionados con la inspección, vigilancia y control de los organismos deportivos.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

Secretaría General.

Artículo 5° Son funciones de la Secretaría General:

• 1. Coordinar de acuerdo con las políticas fijadas por la Dirección General las funciones de las Subdirecciones y Divisiones con el objeto de dar cumplimiento a la misión del Instituto.

• 1. Desarrollar las funciones de Secretaría de la Junta Directiva y de aquellos órganos de asesoría, coordinación o decisión en los cuales se le encomiende tal función y comunicar sus decisiones a las dependencias interesadas.

• 1. Dirigir, bajo la orientación del Director General, la elaboración del Plan Sectorial Deportivo y el Presupuesto anual; así como también los traslados, adiciones o modificaciones que deban presentarse.

• 1. Dirigir y coordinar la divulgación de los planes y programas que adelanta el Instituto, las Juntas Administradoras Seccionales de Deportes o las entidades que hagan sus veces y los organismos deportivos privados.

• 1. Velar por el cumplimiento de las normas legales que regulen la organización del Instituto y conceptuar sobre los asuntos que se sometan a su consideración.

• 1. Dirigir y coordinar el diseño y ejecución de estrategias novedosas que le permitan al Instituto el posicionamiento como líder en el deporte nacional o internacional.

• 1. Coordinar y tramitar con la Oficina Jurídica los asuntos legales propios del Instituto.

• 1. Apoyar a la dirección en la función de inspección, vigilancia y control establecido en la Constitución Nacional, artículo 52 y Ley 49 de 1993.

• 1. Preparar en coordinación con la Oficina Jurídica, los proyectos de decretos, resoluciones y demás documentos que deban someterse a consideración de la Dirección General.

• 1. Ejercer el control administrativo sobre las gestiones técnicas, operativas y administrativas para que cumplan los objetivos señalados en las leyes, decretos y demás disposiciones vigentes.

• 1. Dirigir y coordinar con la asistencia de la Oficina Jurídica, las investigaciones administrativas especiales en las Juntas Administradoras Seccionales de Deportes o las entidades que hagan sus veces cuando las circunstancias lo ameriten.

• 1. Solicitar los informes sobre las diferentes actividades que adelante el Instituto y las Juntas Administradoras Seccionales de Deportes o las entidades que hagan sus veces con destino a Dirección General.

• 1. Llevar por delegación del Director General la representación del Instituto en los asuntos o actos que él determine.

• 1. Dirigir y coordinar el proceso de sistematización y automatización de las actividades que adelante el Instituto.

• 1. Autenticar las copias de los documentos pertenecientes a la entidad.

• 1. Presentar los informes que le sean solicitados sobre el desarrollo de sus funciones.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

Oficina de Desarrollo e Informática.

Artículo 6° Son funciones de la Oficina de Desarrollo e Informática:

• 1. Asesorar a la Dirección General del Instituto en la adopción de planes y programas, en concordancia con los objetivos del Instituto.

• 1. Elaborar con base en los planes propios de cada área, el plan general de trabajo del Instituto.

• 1. Elaborar los planes y programas estratégicos de desarrollo del Instituto, en concordancia con las orientaciones de la Dirección General.

• 1. Adelantar el proceso de sistematización y automatización de las diferentes actividades del Instituto, en coordinación con las demás dependencias de la entidad.

• 1. Dirigir la elaboración de los estudios que permitan determinar la factibilidad técnica y económica para la adquisición o modificación de sistemas y equipos de procesamiento electrónico de datos y presentar las recomendaciones del caso.

• 1. Presentar propuestas para la contratación o adquisición de servicios de sistemas o equipos de procesamiento de datos.

• 1. Colaborar con la Oficina Jurídica en la elaboración de minutas de contratos en el campo de la informática.

• 1. Presentar los proyectos relacionados con la adquisición o modificación de los equipos de procesamiento electrónico de datos.

• 1. Velar por la adecuada instalación y mantenimiento de los equipos de computación.

• 1. Asistir a las Juntas Administradoras Seccionales de Deportes o las entidades que hagan sus veces y organismos deportivos privados en materia de informática.

• 1. Elaborar los informes que le sean solicitados sobre el desarrollo de sus funciones.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

Subdirección Administrativa y Financiera.

Artículo 7° Son funciones de la Subdirección Administrativa y Financiera:

• 1. Asistir a la Dirección General en la determinación de planes y programas administrativos, presupuestales, contables, financieros y de Tesorería del Instituto.

• 1. Dirigir, coordinar y controlar las actividades relacionadas con los asuntos administrativos, presupuestales, contables, financieros y de Tesorería de la entidad.

• 1. Dirigir y coordinar los programas de administración de personal del Instituto.

• 1. Dirigir, coordinar y controlar la gestión administrativa del Instituto y velar por el cumplimiento de las normas, sistemas y procedimientos administrativos adoptados.

• 1. Elaborar en coordinación con las demás dependencias del Instituto el proyecto de presupuesto anual y el programa anual de caja de la entidad.

• 1. Dirigir y coordinar las actividades relacionadas con la adquisición de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de la entidad.

• 1. Dirigir y supervisar el recaudo de los ingresos y pago de los compromisos adquiridos por el Instituto.

• 1. Otorgar asistencia técnica a entidades públicas y privadas para la construcción y dotación de instalaciones deportivas, en cumplimiento del Decreto 2743 de 1968.

• 1. Asistir a las Juntas Administradoras Seccionales de Deportes o las entidades que hagan sus veces en el desarrollo de sus actividades, en cumplimiento de la Ley 49 de 1983.

• 1. Supervisar y coordinar las actividades relacionadas con los servicios administrativos del Instituto y velar por la eficiente prestación de los mismos.

• 1. Presentar a la Dirección General estudios sobre control interno dirigidos al mejoramiento de procedimientos, sistemas y métodos de trabajo requeridos para el desarrollo normal de la entidad.

• 1. Velar porque se mantengan actualizadas las cifras estadísticas históricas sobre presupuesto, ejecución, estados financieros y otras necesarias para la toma de decisiones y presentación de informes.

• 1. Participar en la elaboración del Plan Sectorial Deportivo.

• 1. Elaborar los informes que le sean solicitados sobre el desarrollo de sus funciones.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

División Administrativa.

Artículo 8° Son funciones de la División Administrativa:

• 1. Atender y controlar las actividades relacionadas con la administración de personal, con la adquisición, almacenamiento y suministro de los materiales y equipos necesarios para el funcionamiento de la entidad.

• 1. Elaborar y mantener actualizado el Manual de Funciones y Requisitos de la entidad.

• 1. Elaborar en coordinación con la Dirección General y demás organismos competentes la modificación de la planta de personal.

• 1. Custodiar y mantener actualizado el archivo de hojas de vida del personal del Instituto.

• 1. Coordinar y controlar las actividades de mantenimiento, conservación, vigilancia, aseo, cafetería, adecuaciones y demás servicios necesarios para el buen funcionamiento de la entidad.

• 1. Organizar y controlar las actividades de recepción, archivo, despacho y microfilmación de la correspondencia.

• 1. Asistir a las Juntas Administradoras Seccionales de Deportes en materia de administración de personal y de servicios generales.

• 1. Controlar y organizar lo relacionado con los inventarios, kárdex y el registro de proveedores.

• 1. Elaborar el Plan Anual de Compras con la participación de las demás dependencias del Instituto.

• 1. Establecer mecanismos de control y de seguimiento sobre el Plan Anual de Compras y sobre el suministro de bienes y servicios que se realicen.

• 1. Controlar que los procedimientos, trámites y requisitos en materia de adquisiciones y suministros se ajusten a las normas legales vigentes.

• 1. Elaborar los informes que le sean solicitados sobre el desarrollo de sus funciones.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

División Financiera.

Artículo 9° Son funciones de la División Financiera:

• 1. Dirigir y controlar las actividades relacionadas con el área financiera, presupuestal, contable y de tesorería de la entidad, de acuerdo con las normas legales vigentes.

• 1. Dirigir y controlar los registros de la contabilidad del Instituto, para presentarlos mensualmente junto con el respectivo análisis a los organismos competentes.

• 1. Conceptuar, tramitar y sustentar el Programa Anual de Caja, el Presupuesto Anual, las adiciones, los traslados, las reservas, los acuerdos, las resoluciones, modificaciones y demás acciones en esta materia.

• 1. Velar por la oportuna tramitación y pago de las obligaciones contraídas por el Instituto.

• 1. Preparar y consolidar la información contable, financiera, presupuestal y de Tesorería necesaria para presentarla a las entidades que la requieran.

• 1. Elaborar estudios para el mejoramiento del recaudo del sistema en coordinación con las Juntas Administradoras Seccionales de Deportes.

• 1. Dirigir y organizar la constitución y funcionamiento de las cajas menores.

• 1. Elaborar y controlar los registros de la ejecución presupuestal del Instituto y asesorar en este campo a las Juntas Administradoras Seccionales de Deportes o las entidades que hagan sus veces.

• 1. Elaborar en coordinación con las demás dependencias del Instituto el Presupuesto Anual y Programa Anual de Caja del Instituto y Juntas Administradoras Seccionales de Deportes.

• 1. Expedir los certificados de disponibilidad presupuestal, previa formalización de los actos administrativos legales vigentes.