Por el cual se establecen la estructura, la organización y las atribuciones de la Superintendencia de Notariado y Registro

El Presidente de la República de Colombia,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y de las extraordinarias que le confiere el artículo 2º de la Ley 5ª de 1977.

DECRETA:

Artículo 1º. La Superintendencia de Notariado y Registro continuará funcionando como una unidad administrativa, especial, esto es, con personaría jurídica y patrimonio autónomo, cuya organización y funcionamiento se someten a las normas del presente Decreto.

Sin perjuicio de las funciones generales de dirección y control, el Ministerio de Justicia ejercerá la de orientación de la Superintendencia en el orden administrativo, financiero y presupuestal, dentro de los límites consignados en este Decreto.

Artículo 2º. Salvo lo dispuesto en este Decreto, el régimen de administración de personal y de contratos será el mismo que rige para los establecimientos públicos.

Artículo 3º. El patrimonio de la Superintendecia, está constituido por:

• a) Los bienes inmuebles y muebles que a cualquier título lo haya adquirido o adquiera;

• b) Los bienes inmuebles y muebles que se hayan adquirido con cargo a sus recursos;

• c) Las sumas que los notarios recauden de los usuarios del servicio, con destino a la Superintendencia;

• d) Los ingresos de las oficinas de registro de instrumentos públicos;

• e) Las suma que por cualquier otro concepto ingresen a la Superintendencia.

Artículo 4º. Corresponde a la Superintendencia la presentación del servicio de registro de instrumentos públicos, y la dirección, la inspección y la vigilancia de los servicios públicos de notariado, de registro de instrumentos públicos y de registro del estado civil de las personas.

Artículo 5º. Para el logro del objeto señalado en el artículo anterior, la Superintendencia deberá cumplir las siguientes funciones:

• a) Atender por conducto de las respectivas oficinas la prestación del servicio de registro de instrumentos públicos;

• b) Velar por la correcta y eficaz presentación de los servicios de notariado, de registro de instrumentos públicos y de registro del estado civil de la personas y adoptar las medidas que se estimen propias para ello;

• c) Ejercer, de conformidad con la Ley, las funciones de inspección y vigilancia sobre las notarias y oficinas de registro de instrumentos públicos, e imponer sanciones por violación de las normas que regulan la prestación de esos servicios;

• d) Ejercer la vigilancia, dirección y ordenamiento racional del registro del estado civil y llevar el archivo especializado de todos los actos y hechos a él relativos;

En el ejercicio de las funciones a que se refiere este ordinal, los encargados de dicho servicio quedan sometidos al respectivo régimen de sanciones.

• a) Presentar la asistencia que requieran los registradores, los notarios y los funcionarios encargados de registro del estado civil de las personas para la adecuación del servicio a los nuevos métodos o sistemas que se implanten;

• b) Adelantar y auspiciar estudios, investigaciones, compilaciones y codificaciones en materia de notariado, de registro de instrumentos públicos y de registro del estado civil de las personas, y divulgar sus resultados;

• c) Orientar a los registradores, a los notarios y a los funcionarios encargados del registro del estado civil de las personas en la interpretación y aplicación de las normas que regulan los servicios respectivos;

• d) Establecer sistemas de contabilidad, expedición de comprobantes, rendición de cuentas y organización de archivos a que han de someterse los notarios y los registradores;

• e) Velar por el bienestar y la seguridad social de los empleados de la Superintendencia, así como por el que deben prestar los notarios a sus empleados;

• f) Asumir la administración de las notarias y de las oficina de registro, cuando se presenten hechos que a su juicio afecten de manera grave los servicios, y encargar la persona que asuma temporalmente las funciones del empleo respectivo;

• g) Preparar y presentar a consideración del Ministro de Justicia proyectos de ley o reglamentos relacionados con los servicios de notariado, de registro de instrumentos públicos y de registro del estado civil de las personas;

• h) Proponer la creación o suspensión de notarias y de oficinas de registro de conformidad con las normas legales;

• i) Proponer al Gobierno nacional la fijación de tarifas para el cobro del derecho por presentación de los servicios de notariado y de registro;

• j) Organizar y reglamentar todo lo relacionado con el diseño, elaboración y distribución de los folios y tarjetas necesarios para la presentación de los servicios de registro de instrumentos públicos y de registro del estado civil de las personas;

Artículo 6º. La dirección y administración de la superintendencia de Notariado y Registro estará a cargo de un Consejo Directivo y de un Superintendente.

Artículo 7º. Para desarrollar y cumplir sus funciones la Superintendencia tendrá la siguiente estructura:

• 1. Consejo Directivo.

• 1. Despacho del Superintendente.

• 2.1. Oficina de Planeación.

• 2.2. Oficina de publicaciones.

• 1. Secretaria General.

• 3.1. Junta de Licitaciones.

• 3.2. Comisión de Personal.

• 1. Dirección Legal.

• 4.1. División Legal de Notariado.

• 4.2. División Legal de Registro de Instrumentos Públicos.

• 4.3. División de Registro del Estado Civil de las Personas.

• 1. Dirección de Vigilancia.

• 5.1. División de Vigilancia de Notariado y de Registro del Estado Civil de las Personas.

• 5.2. División de Vigilancia de Registro de Instrumentos Públicos.

• 1. Dirección Administrativa.

• 6.1. División de Personal.

• 6.2. División de Presupuesto y Contabilidad

• 6.3. División de Tesorería.

• 6.4. División de Servicios Generales.

• 1. Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

Artículo 8º. Las funciones asignadas a las oficinas y a las divisiones se ejercerán mediante grupos internos de trabajo que serán creados por el Superintendente, de acuerdo con las necesidades de cada dependencia. En el acto de creación se determinará lo relativo a la distribución del trabajo y la asignación de responsabilidad para el cumplimiento del mismo. Igualmente, se dictarán las demás normas necesarias para su funcionamiento.

Artículo 9º. El Consejo Directivo estará integrado por cinco (5) miembros, así:

• a) El Ministro de Justicia, o el Viceministro, quien lo presidirá;

• b) El Jefe del Departamento Administrativo Nacional del Estadística (DANE);

• c) El Director del Instituto Geográfico "Agustín Codazzi";

• d) Dos representantes del Presidente de la República.

Artículo 10º. El Secretario General de la superintendencia será el Secretario del Consejo Directivo.

Artículo 11º. Son funciones del consejo Directivo de la Superintendencia de Notariado y Registro:

• a) Formular la política general del organismo y adoptar los planes y programas conforme con las normas legales, de acuerdo con la orientación del Gobierno Nacional;

• b) Controlar el funcionamiento general de la Superintendencia y verificar su conformidad con la política adoptada;

• c) Aprobar el presupuesto de la entidad y las modificaciones que se le hagan;

• d) Autorizar al Superintendente la celebración de los contratos o negocios de la entidad, cuya cuantía exceda la suma que el mismo Consejo determine;

• e) Aprobar los reglamentos de los colegios de notarios y registradores;

• f) Las demás que le asignen la ley y el Gobierno;

Artículo 12º. El Superintendente de Notariado y Registro es el representante legal del organismo y ejerce las siguientes funciones:

• a) Dirigir la administración de la entidad, la gestión de los negocios y actividades de acuerdo con las disposiciones legales y las determinaciones del Consejo Directivo.

• b) Velar por el buen funcionamiento de la Entidad;

• c) Ejecutar los actos, realizar las operaciones y celebrar los contratos para el cumplimiento del objeto de la Superintendencia, de acuerdo con las normas legales y con las disposiciones del Consejo Directivo;

• d) Presentar para su aprobación para el Consejo Directivo en proyecto de presupuesto de la Superintendencia;

• e) Elaborar los proyectos de planta de personal de la entidad y someterlos, por intermedio del Ministro de Justicia, a la aprobación del Gobierno Nacional;

• f) Nombrar, promover y remover los empleados de la Superintendencia, con excepción de los registradores de instrumentos públicos de cabecera de circulo (principales) y expedir los actos necesarios para la administración de personal, todo de acuerdo con la dispuesto en la ley;

• g) Conceder licencia. vacaciones y permisos a los registradores de Instrumentos públicos de cabecera de circulo (principales) y designar a quienes deban reemplazarlos temporalmente. Así mismo conocer de sus impedimentos y recusaciones y designar registradores ad hoc;

• h) Someter a la aprobación del Consejo Directivo los planes de bienestar social para los funcionarios de la entidad y los empleados de las notarias, con conforme con lo previsto en el ordinal i) del artículo 5º;

• i) Delegar las funciones que autorice el Consejo Directivo sin perjuicio en el artículo 13;

• j) Conocer de los recursos de apelación que se interpongan contra las providencias que profieran los directores de la entidad y los registradores de instrumentos público de cabecera de circulo (principales),

• k) Preparar y presentar a la consideración del Gobierno nacional proyectos de ley o de reglamentos relacionados con los servicios de notariado, de registro de instrumentos públicos y de registro del estado civil de las personas;

• l) Reglamentar lo necesario para la correcta prestación de los servicios de notariado, de registro de instrumentos públicos y de registro de estado civil de las personas;

• ll) Proponer al Gobierno nacional la creación o supresión de notarias y de oficinas de registro de instrumentos públicos y la modificación de los círculos de las mismas;

• m) Señalar los métodos de contabilidad, cobro de derechos, rendición de cuentas y modelos de comprobantes que deban utilizar los notarios y registradores;

• n) Otorgar licencia a los notarios de primera categoría y encargar a funcionarios de la Superintendencia que deban reemplazarlos, o a quienes los notarios recomienden bajo responsabilidad de éstos;

ñ) imponer sanciones disciplinarias a los notarios y a los registradores de instrumentos públicos, conforme a la ley;

• o) Encargar o diseñar interinamente a quienes deban reemplazar a los notarios y a los registradores de instrumentos públicos de cabecera de círculo (principales) en los casos de suspensión o destitución;

• p) Ordenar la intervención en las notarías y en las oficinas de registro de instrumentos públicos cuando a su juicio se presenten hechos que afecten de manera grave el servicio y encargar la persona de deba reemplazar al notario o registrador de una oficina intervenida;

• q) Certificar con su firma el ejercicio del cargo de notario, cuando hubiere lugar a ello;

• r) Comisionar a los jueces de la Republica para que, en casos urgentes o especiales, practiquen diligencia en notarias y en oficinas de registro de instrumentos públicos y de registro del estado Civil de las personas;

• s) Autorizar, excepcional y fundadamente, a los delegados de los registradores municipales del estado civil, a los corregidores y a los inspectores de policía para llevar el registro del estado civil de las personas;

• t) Las demás que la ley y los reglamentos le atribuyan y aquellas que resulten de su calidad de representante legal de la entidad y no estén atribuidas a personas u organismo alguno en particular.

Parágrafo. En los casos de los ordinales n), o), y p) cuando la persona encargada o designada interinamente sea un funcionario de la Superintendencia, las sumas liquidadas que se recauden en las notarias ingresarán al Fondo Nacional del Notariado.

Artículo 13º. El Superintendente podrá delegar en el Secretario General, en los Directores y registradores de instrumentos públicos de cabecera de circulo ( principales) la facultad de ordenar gastos. También podrá delegar en los registradores de instrumentos públicos de cabecera de circulo (principales) la facultad de nombrar y remover el personal subalterno de la respectiva oficina y los registradores de las oficinas seccionales.

Igualmente el Superintendente podrá delegar en los registradores de las oficinas seccionales la facultad de nombrar y remover el personal subalterno de la respectiva oficina.

Artículo 14º. Son funciones de la Oficina de Planeación:

• a) Preparar el proyecto de presupuesto de la entidad y someterlo a consideración del Superintendente;

• b) Mantener al día el estado de ejecución presupuestal, analizarlo y emitir concepto para el Superintendente sobre los traslados y adiciones;

• c) Adelantar estudios sobre desarrollo de la entidad, relacionados con la creación, supresión o modificación de dependencias y con las modificaciones a las plantas de personal;

• d) Emitir concepto para el Superintendente sobre la creación y supresión de notarias en las distintas regiones del país o sobre la creación, supresión o modificación de círculos notariales;

• e) Adelantar estudios sobre la racionalización y sistematización sobre los procedimientos de las distintas dependencias de la Superintendencias y de las notarias, y prestar asesoría para debida implantación;

• f) Llevar las estadísticas de control sobre las oficinas de registro y las notarias, y sugerir al Superintendente las medidas correctivas necesarias;

• g) Las demás que sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Articulo 15º. Son funciones de la Oficina de Publicaciones:

• a) Dirigir las publicaciones de la Superintendencia en coordinación con la Dirección Legal;

• b) Colaborar en la realización del Foro de Notariado y Registro;

• c) Colaborar en la realización de las actividades de divulgación y capacitación de la Superintendencia y dirigir la biblioteca;

• d) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia;

Artículo 16º. El Foro Nacional de Notariado y Registro continuará como organismo asesor de la Superintendencia para examinar sistemas del servicio, estimular el desarrollo del derecho notarial y de registro, promover la colaboración entre funcionarios de notariado y registro, buscar un mayor desarrollo profesional de los notarios y registradores y recomendar medidas para mejorar los servicios de notariado y de registro.

El Foro se reuniera por convocatoria del superintendente de acuerdo a la reglamentación que se expida.

Artículo 17º. Son funciones del Secretario General:

a)Atender bajo la Dirección del Superintendente y por conducto de las distintas dependencias del organismo, la presentación de los servicios y la ejecución de los programas adoptados;

• b) Velar por el cumplimiento de las normas orgánicas de la Superintendencia, por el eficiente desempeño de las funciones técnicas y administrativas de la misma y coordinar las actividades de las distintas dependencias;

• c) Autorizar con su firma los actos del Superintendente, cuando fuere el caso;

• d) Ejercer las funciones que el Superintendente le delegue;

• e) Revisar las providencias administrativas y demás documentos que deban someterse a la aprobación del Superintendente;

• f) Dirigir de acuerdo con la Oficina de Planeación y con la Dirección Administrativa, la elaboración de los proyectos de presupuesto de inversión y de funcionamiento del organismo y presentarlos al Superintendente; acompañados de su explicación y de la justificación detallada de cada una de las apropiaciones;

• g) Informar periódicamente al Superintendente sobre el despacho de los asuntos de la entidad y el estado de ejecución de los programas de la misma;

• h) Llevar la representación del Superintendente cuando éste lo determine, en actos o asuntos de carácter técnico o administrativo;

• i) Coordinar los planes de visitas ordinarias y especiales en asocio del Director de Vigilancia;

• j) Coordinar y supervisar la preparación de cursos y conferencias sobre notariado, registros de instrumentos públicos y registro del estado civil de las personas;

• k) Las demás que le sean asignadas y que le correspondan a la naturaleza del cargo.

Artículo 18º. Son funciones de la Dirección Legal:

• a) Asesor al Superintendente en el estudio de los asuntos de su competencia;

• b) Dirigir, coordinar y revisar la elaboración de proyectos de ley, decretos, resoluciones, contratos, conceptos jurídicos relacionados con las funciones propias de la Superintendencia;

• c) Dirigir y coordinar la ejecución de los programas y trabajos de las dependencias a su cargo;

• d) Ejercer, permanentemente vigilancia sobre el curso de los negocios en que tenga interés la Superintendencia y que se tramiten ante la Rama Jurisdiccional del Poder Público;

• e) Suministrar al Ministerio Publico todas las informaciones y documentos necesarios para la defensa de los intereses de la Entidad;

• f) Emitir concepto para la confirmación del nombramiento de los notarios y registradores;

• g) Resolver las diferencias a que diere lugar la interpretación y aplicación de las tarifas notariales y de registro;

• h) Expedir las providencias administrativas relacionadas con correcciones, autorización de firmas y declaraciones de nulidad y de las inscripciones en el registro del estado civil de las personas, y con la inscripción de expósitos;

• i) Expedir las providencias administrativas para la reconstrucción de los folios, de los libros y de las actas de registro del estado civil de las personas, así como las relativas a nuevas inscripciones;