Por el cual se establecen la estructura, la organización y las atribuciones de la Superintendencia de Notariado y Registro

El Presidente de la República de Colombia,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y de las extraordinarias que le confiere el artículo 2º de la Ley 5ª de 1977.

DECRETA:

Artículo 1º. La Superintendencia de Notariado y Registro continuará funcionando como una unidad administrativa, especial, esto es, con personaría jurídica y patrimonio autónomo, cuya organización y funcionamiento se someten a las normas del presente Decreto.

Sin perjuicio de las funciones generales de dirección y control, el Ministerio de Justicia ejercerá la de orientación de la Superintendencia en el orden administrativo, financiero y presupuestal, dentro de los límites consignados en este Decreto.

Artículo 2º. Salvo lo dispuesto en este Decreto, el régimen de administración de personal y de contratos será el mismo que rige para los establecimientos públicos.

Artículo 3º. El patrimonio de la Superintendecia, está constituido por:

• a) Los bienes inmuebles y muebles que a cualquier título lo haya adquirido o adquiera;

• b) Los bienes inmuebles y muebles que se hayan adquirido con cargo a sus recursos;

• c) Las sumas que los notarios recauden de los usuarios del servicio, con destino a la Superintendencia;

• d) Los ingresos de las oficinas de registro de instrumentos públicos;

• e) Las suma que por cualquier otro concepto ingresen a la Superintendencia.

Artículo 4º. Corresponde a la Superintendencia la presentación del servicio de registro de instrumentos públicos, y la dirección, la inspección y la vigilancia de los servicios públicos de notariado, de registro de instrumentos públicos y de registro del estado civil de las personas.

Artículo 5º. Para el logro del objeto señalado en el artículo anterior, la Superintendencia deberá cumplir las siguientes funciones:

• a) Atender por conducto de las respectivas oficinas la prestación del servicio de registro de instrumentos públicos;

• b) Velar por la correcta y eficaz presentación de los servicios de notariado, de registro de instrumentos públicos y de registro del estado civil de la personas y adoptar las medidas que se estimen propias para ello;

• c) Ejercer, de conformidad con la Ley, las funciones de inspección y vigilancia sobre las notarias y oficinas de registro de instrumentos públicos, e imponer sanciones por violación de las normas que regulan la prestación de esos servicios;

• d) Ejercer la vigilancia, dirección y ordenamiento racional del registro del estado civil y llevar el archivo especializado de todos los actos y hechos a él relativos;

En el ejercicio de las funciones a que se refiere este ordinal, los encargados de dicho servicio quedan sometidos al respectivo régimen de sanciones.

• a) Presentar la asistencia que requieran los registradores, los notarios y los funcionarios encargados de registro del estado civil de las personas para la adecuación del servicio a los nuevos métodos o sistemas que se implanten;

• b) Adelantar y auspiciar estudios, investigaciones, compilaciones y codificaciones en materia de notariado, de registro de instrumentos públicos y de registro del estado civil de las personas, y divulgar sus resultados;

• c) Orientar a los registradores, a los notarios y a los funcionarios encargados del registro del estado civil de las personas en la interpretación y aplicación de las normas que regulan los servicios respectivos;

• d) Establecer sistemas de contabilidad, expedición de comprobantes, rendición de cuentas y organización de archivos a que han de someterse los notarios y los registradores;

• e) Velar por el bienestar y la seguridad social de los empleados de la Superintendencia, así como por el que deben prestar los notarios a sus empleados;

• f) Asumir la administración de las notarias y de las oficina de registro, cuando se presenten hechos que a su juicio afecten de manera grave los servicios, y encargar la persona que asuma temporalmente las funciones del empleo respectivo;

• g) Preparar y presentar a consideración del Ministro de Justicia proyectos de ley o reglamentos relacionados con los servicios de notariado, de registro de instrumentos públicos y de registro del estado civil de las personas;

• h) Proponer la creación o suspensión de notarias y de oficinas de registro de conformidad con las normas legales;

• i) Proponer al Gobierno nacional la fijación de tarifas para el cobro del derecho por presentación de los servicios de notariado y de registro;

• j) Organizar y reglamentar todo lo relacionado con el diseño, elaboración y distribución de los folios y tarjetas necesarios para la presentación de los servicios de registro de instrumentos públicos y de registro del estado civil de las personas;

Artículo 6º. La dirección y administración de la superintendencia de Notariado y Registro estará a cargo de un Consejo Directivo y de un Superintendente.

Artículo 7º. Para desarrollar y cumplir sus funciones la Superintendencia tendrá la siguiente estructura:

• 1. Consejo Directivo.

• 1. Despacho del Superintendente.

• 2.1. Oficina de Planeación.

• 2.2. Oficina de publicaciones.

• 1. Secretaria General.

• 3.1. Junta de Licitaciones.

• 3.2. Comisión de Personal.

• 1. Dirección Legal.

• 4.1. División Legal de Notariado.

• 4.2. División Legal de Registro de Instrumentos Públicos.

• 4.3. División de Registro del Estado Civil de las Personas.

• 1. Dirección de Vigilancia.

• 5.1. División de Vigilancia de Notariado y de Registro del Estado Civil de las Personas.

• 5.2. División de Vigilancia de Registro de Instrumentos Públicos.

• 1. Dirección Administrativa.

• 6.1. División de Personal.

• 6.2. División de Presupuesto y Contabilidad

• 6.3. División de Tesorería.

• 6.4. División de Servicios Generales.

• 1. Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

Artículo 8º. Las funciones asignadas a las oficinas y a las divisiones se ejercerán mediante grupos internos de trabajo que serán creados por el Superintendente, de acuerdo con las necesidades de cada dependencia. En el acto de creación se determinará lo relativo a la distribución del trabajo y la asignación de responsabilidad para el cumplimiento del mismo. Igualmente, se dictarán las demás normas necesarias para su funcionamiento.

Artículo 9º. El Consejo Directivo estará integrado por cinco (5) miembros, así:

• a) El Ministro de Justicia, o el Viceministro, quien lo presidirá;

• b) El Jefe del Departamento Administrativo Nacional del Estadística (DANE);

• c) El Director del Instituto Geográfico "Agustín Codazzi";

• d) Dos representantes del Presidente de la República.

Artículo 10º. El Secretario General de la superintendencia será el Secretario del Consejo Directivo.

Artículo 11º. Son funciones del consejo Directivo de la Superintendencia de Notariado y Registro:

• a) Formular la política general del organismo y adoptar los planes y programas conforme con las normas legales, de acuerdo con la orientación del Gobierno Nacional;

• b) Controlar el funcionamiento general de la Superintendencia y verificar su conformidad con la política adoptada;

• c) Aprobar el presupuesto de la entidad y las modificaciones que se le hagan;

• d) Autorizar al Superintendente la celebración de los contratos o negocios de la entidad, cuya cuantía exceda la suma que el mismo Consejo determine;

• e) Aprobar los reglamentos de los colegios de notarios y registradores;

• f) Las demás que le asignen la ley y el Gobierno;

Artículo 12º. El Superintendente de Notariado y Registro es el representante legal del organismo y ejerce las siguientes funciones:

• a) Dirigir la administración de la entidad, la gestión de los negocios y actividades de acuerdo con las disposiciones legales y las determinaciones del Consejo Directivo.

• b) Velar por el buen funcionamiento de la Entidad;

• c) Ejecutar los actos, realizar las operaciones y celebrar los contratos para el cumplimiento del objeto de la Superintendencia, de acuerdo con las normas legales y con las disposiciones del Consejo Directivo;

• d) Presentar para su aprobación para el Consejo Directivo en proyecto de presupuesto de la Superintendencia;

• e) Elaborar los proyectos de planta de personal de la entidad y someterlos, por intermedio del Ministro de Justicia, a la aprobación del Gobierno Nacional;

• f) Nombrar, promover y remover los empleados de la Superintendencia, con excepción de los registradores de instrumentos públicos de cabecera de circulo (principales) y expedir los actos necesarios para la administración de personal, todo de acuerdo con la dispuesto en la ley;

• g) Conceder licencia. vacaciones y permisos a los registradores de Instrumentos públicos de cabecera de circulo (principales) y designar a quienes deban reemplazarlos temporalmente. Así mismo conocer de sus impedimentos y recusaciones y designar registradores ad hoc;

• h) Someter a la aprobación del Consejo Directivo los planes de bienestar social para los funcionarios de la entidad y los empleados de las notarias, con conforme con lo previsto en el ordinal i) del artículo 5º;

• i) Delegar las funciones que autorice el Consejo Directivo sin perjuicio en el artículo 13;

• j) Conocer de los recursos de apelación que se interpongan contra las providencias que profieran los directores de la entidad y los registradores de instrumentos público de cabecera de circulo (principales),

• k) Preparar y presentar a la consideración del Gobierno nacional proyectos de ley o de reglamentos relacionados con los servicios de notariado, de registro de instrumentos públicos y de registro del estado civil de las personas;

• l) Reglamentar lo necesario para la correcta prestación de los servicios de notariado, de registro de instrumentos públicos y de registro de estado civil de las personas;

• ll) Proponer al Gobierno nacional la creación o supresión de notarias y de oficinas de registro de instrumentos públicos y la modificación de los círculos de las mismas;

• m) Señalar los métodos de contabilidad, cobro de derechos, rendición de cuentas y modelos de comprobantes que deban utilizar los notarios y registradores;

• n) Otorgar licencia a los notarios de primera categoría y encargar a funcionarios de la Superintendencia que deban reemplazarlos, o a quienes los notarios recomienden bajo responsabilidad de éstos;

ñ) imponer sanciones disciplinarias a los notarios y a los registradores de instrumentos públicos, conforme a la ley;

• o) Encargar o diseñar interinamente a quienes deban reemplazar a los notarios y a los registradores de instrumentos públicos de cabecera de círculo (principales) en los casos de suspensión o destitución;

• p) Ordenar la intervención en las notarías y en las oficinas de registro de instrumentos públicos cuando a su juicio se presenten hechos que afecten de manera grave el servicio y encargar la persona de deba reemplazar al notario o registrador de una oficina intervenida;

• q) Certificar con su firma el ejercicio del cargo de notario, cuando hubiere lugar a ello;

• r) Comisionar a los jueces de la Republica para que, en casos urgentes o especiales, practiquen diligencia en notarias y en oficinas de registro de instrumentos públicos y de registro del estado Civil de las personas;

• s) Autorizar, excepcional y fundadamente, a los delegados de los registradores municipales del estado civil, a los corregidores y a los inspectores de policía para llevar el registro del estado civil de las personas;

• t) Las demás que la ley y los reglamentos le atribuyan y aquellas que resulten de su calidad de representante legal de la entidad y no estén atribuidas a personas u organismo alguno en particular.

Parágrafo. En los casos de los ordinales n), o), y p) cuando la persona encargada o designada interinamente sea un funcionario de la Superintendencia, las sumas liquidadas que se recauden en las notarias ingresarán al Fondo Nacional del Notariado.

Artículo 13º. El Superintendente podrá delegar en el Secretario General, en los Directores y registradores de instrumentos públicos de cabecera de circulo ( principales) la facultad de ordenar gastos. También podrá delegar en los registradores de instrumentos públicos de cabecera de circulo (principales) la facultad de nombrar y remover el personal subalterno de la respectiva oficina y los registradores de las oficinas seccionales.

Igualmente el Superintendente podrá delegar en los registradores de las oficinas seccionales la facultad de nombrar y remover el personal subalterno de la respectiva oficina.

Artículo 14º. Son funciones de la Oficina de Planeación:

• a) Preparar el proyecto de presupuesto de la entidad y someterlo a consideración del Superintendente;

• b) Mantener al día el estado de ejecución presupuestal, analizarlo y emitir concepto para el Superintendente sobre los traslados y adiciones;

• c) Adelantar estudios sobre desarrollo de la entidad, relacionados con la creación, supresión o modificación de dependencias y con las modificaciones a las plantas de personal;

• d) Emitir concepto para el Superintendente sobre la creación y supresión de notarias en las distintas regiones del país o sobre la creación, supresión o modificación de círculos notariales;

• e) Adelantar estudios sobre la racionalización y sistematización sobre los procedimientos de las distintas dependencias de la Superintendencias y de las notarias, y prestar asesoría para debida implantación;

• f) Llevar las estadísticas de control sobre las oficinas de registro y las notarias, y sugerir al Superintendente las medidas correctivas necesarias;

• g) Las demás que sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Articulo 15º. Son funciones de la Oficina de Publicaciones:

• a) Dirigir las publicaciones de la Superintendencia en coordinación con la Dirección Legal;

• b) Colaborar en la realización del Foro de Notariado y Registro;

• c) Colaborar en la realización de las actividades de divulgación y capacitación de la Superintendencia y dirigir la biblioteca;

• d) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia;

Artículo 16º. El Foro Nacional de Notariado y Registro continuará como organismo asesor de la Superintendencia para examinar sistemas del servicio, estimular el desarrollo del derecho notarial y de registro, promover la colaboración entre funcionarios de notariado y registro, buscar un mayor desarrollo profesional de los notarios y registradores y recomendar medidas para mejorar los servicios de notariado y de registro.

El Foro se reuniera por convocatoria del superintendente de acuerdo a la reglamentación que se expida.

Artículo 17º. Son funciones del Secretario General:

a)Atender bajo la Dirección del Superintendente y por conducto de las distintas dependencias del organismo, la presentación de los servicios y la ejecución de los programas adoptados;

• b) Velar por el cumplimiento de las normas orgánicas de la Superintendencia, por el eficiente desempeño de las funciones técnicas y administrativas de la misma y coordinar las actividades de las distintas dependencias;

• c) Autorizar con su firma los actos del Superintendente, cuando fuere el caso;

• d) Ejercer las funciones que el Superintendente le delegue;

• e) Revisar las providencias administrativas y demás documentos que deban someterse a la aprobación del Superintendente;

• f) Dirigir de acuerdo con la Oficina de Planeación y con la Dirección Administrativa, la elaboración de los proyectos de presupuesto de inversión y de funcionamiento del organismo y presentarlos al Superintendente; acompañados de su explicación y de la justificación detallada de cada una de las apropiaciones;

• g) Informar periódicamente al Superintendente sobre el despacho de los asuntos de la entidad y el estado de ejecución de los programas de la misma;

• h) Llevar la representación del Superintendente cuando éste lo determine, en actos o asuntos de carácter técnico o administrativo;

• i) Coordinar los planes de visitas ordinarias y especiales en asocio del Director de Vigilancia;

• j) Coordinar y supervisar la preparación de cursos y conferencias sobre notariado, registros de instrumentos públicos y registro del estado civil de las personas;

• k) Las demás que le sean asignadas y que le correspondan a la naturaleza del cargo.

Artículo 18º. Son funciones de la Dirección Legal:

• a) Asesor al Superintendente en el estudio de los asuntos de su competencia;

• b) Dirigir, coordinar y revisar la elaboración de proyectos de ley, decretos, resoluciones, contratos, conceptos jurídicos relacionados con las funciones propias de la Superintendencia;

• c) Dirigir y coordinar la ejecución de los programas y trabajos de las dependencias a su cargo;

• d) Ejercer, permanentemente vigilancia sobre el curso de los negocios en que tenga interés la Superintendencia y que se tramiten ante la Rama Jurisdiccional del Poder Público;

• e) Suministrar al Ministerio Publico todas las informaciones y documentos necesarios para la defensa de los intereses de la Entidad;

• f) Emitir concepto para la confirmación del nombramiento de los notarios y registradores;

• g) Resolver las diferencias a que diere lugar la interpretación y aplicación de las tarifas notariales y de registro;

• h) Expedir las providencias administrativas relacionadas con correcciones, autorización de firmas y declaraciones de nulidad y de las inscripciones en el registro del estado civil de las personas, y con la inscripción de expósitos;

• i) Expedir las providencias administrativas para la reconstrucción de los folios, de los libros y de las actas de registro del estado civil de las personas, así como las relativas a nuevas inscripciones;

• j) Compilar las normas legales relacionadas con la Superintendencia y mantener al día la compilaciòn;

• k) Colaborar con la preparación de cursos y conferencias;

• i) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia;

Artículo 19. Son funciones de la Dimisión Legal de Notariado:

• a) Llevar la Secretaría Técnica y Administrativa del Consejo Superito de la Administración de Justicia para la carrera notarial;

• b) Llevar el registro de los notarios escalafonados;

• c) Realizar los concursos para ingreso al servicio y a la carrera notarial, de acuerdo con las normas legales y con las instrucciones del Consejo Superior de la Administración de Justicia y del Superintendente;

• d) Colaborar con el Director en todo lo referente a interpretación y aplicación de normas legales y reglamentarias;

• e) Estudiar, las consultas presentadas y preparar los proyectos de conceptos que deban emitirse;

• f) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 20. Son funciones de la División Legal de Registro:

• a) Colaborar con el Director en todo lo referente a la interpretación y aplicación de normas legales y reglamentarias;

• b) Estudiar las consultar presentadas y preparar los proyectos de concepto que deban emitirse;

• c) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 21. Son funciones de la División Legal de Registro del Estado Civil de las Personas:

• a) Colaborar con el Directores todo lo referente a la interpretación y aplicación de normas legales y reglamentarias;

• b) Elaborar los proyectos de reglamentación, del servicio de registro del estado civil de las personas;

• c) Preparar las providencias administrativas relacionadas con correcciones, autorización de firmas y declaraciones de nulidad de las inscripciones en el registro del estado civil de las personas y con la inscripción de expósitos;

• d) Elaborar proyectos de providencias administrativas para autorizar, excepcional y fundadamente, a los delegados de los registradores municipales del estado civil, a los corregidores y a los inspectores de policía para llevar el registro del estado civil de las personas;

• e) Preparar las providencias administrativas para la reconstrucción de los folios, de los libros y de las actas de registro del estado civil, así como las relativas a nuevas inscripciones;

• f) Coordinar con el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) las actividades que le son correlativas, señaladas en el estatuto del registro del estado civil, especialmente las referentes a la unificación del registro, al archivo central y al diseño y aprobación de formatos;

• g) Organizar y administrar el archivo especializado del estado civil de los nacionales colombianos;

• h) Expedir las constancias y certificaciones solicitadas por los funcionarios del registro del estado civil del las personas y por los usuarios;

• i) Estudiar las consultas presentadas y preparar los proyectos de conceptos que deban emitirse;

• j) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia;

Artículo 22. Son funciones de la Dirección de Vigilancia:

• a) Asesorar el Superintendente de los asuntos de su competencia;

• b) Dirigir y coordinar la ejecución de los programas y trabajos de las dependencias a su cargo;

• c) Ejercer la vigilancia y control del servicio de notariado, de registro de instrumentos públicos y de registro del estado civil de las personas;

• d) Analizar los informes de visita, evaluar sus resultados y tomar las medidas pertinentes;

• e) Elaborar proyectos de reglamentaciones, prestar la colaboración requerida para su implantación y vigilar su cumplimiento;

• f) Colaborar en la preparación de cursos y conferencias;

• g) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia;

Artículo 23. Son funciones de la División de vigilancia de Notariado y de Registro del Estado civil de las Personas:

• a) Ejercer la vigilancia y control sobre el cumplimiento de las normas legales que reglamentan los servicios de notariado y de registro del estado civil de las personas, y la adecuada prestación de estos;

• b) Programar, en coordinación con la Secretaria General, las visitas a las notarias y elaborar los manuales reglamentarios de tales diligencias;

• c) Dirigir las visitas que deban practicarse;

• d) Analizar los informes de visita, evaluar sus resultados y sugerir las medidas pertinentes;

• e) Adelantar los procesos disciplinarios de los notarios y de sus empleados;

• f) Vigilar el cobro de derechos por la prestación de los servicios de notariado;

• g) Supervisar la administración de las notarias intervenidas;

• h) Supervisar las relaciones laborales de los empleados de las notarias para comprobar que se ajustan a las normas vigentes;

• i) Investigar de oficio o a solicitud de parte las conductas de los funcionarios encargados del registro del estado civil de las personas, por los procedimientos establecidos en la ley;

• j) Atender las quejas que se presenten;

• k) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 24. Son funciones de la División de vigilancia de Registro de Instrumentos Públicos:

• a) Ejercer la vigilancia y control del servicio de registro de instrumentos públicos;

• b) Programar, en coordinación con el Secretario General, las visitas a las oficina de registro de instrumentos públicos y elaborar los manuales para la práctica de tales diligencias;

• c) Dirigir las visitas que deban practicarse;

• d) Analizar los informes de visita, evaluar sus resultados y sugerir las medidas pertinentes;

• e) Adelantas los procesos disciplinarios de los registradores y de los empleados subalternos de éstos;

• f) Vigilar el cobro de derechos por la prestación de los servicios de registro de instrumentos público;

• g) Supervisar la administración de las oficinas de registro intervenidas;

• h) Dar concepto para la concesión de vacaciones, licencia y permisos a los registradores de instrumentos públicos cuya nominación no haya sido delegada por el superintendente;

• i) Informar a la Dirección Administrativa sobre las necesidades de adquisición y suministro de los bienes para la adecuada presentación del servicio de registro de instrumentos públicos;

• j) Atender las quejas que se presenten;

• k) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 25. Son funciones de la Dirección Administrativa:

• a) Asesorar al Superintendente en el estudio de los asuntos de su competencia;

• b) Organizar, coordinar, dirigir y controlar la prestación de los servicios administrativos y la adquisición, almacenaje y suministro de los bienes que requiera la entidad;

• c) Colaborar con la Oficina de Planeación en la preparación de proyectos de presupuesto;

• d) Preparar los estudios de simplificación de procedimientos y de trámites administrativos;

• e) Colaborar con la Oficina de planeación en la elaboración de estudios sobre reorganización, creación o supresión de dependencias y de cargos del organismo, y emitir el concepto correspondiente;

• f) Elaborar y dirigir, en coordinación con las diferentes dependencias de la entidad, los planes y programas de desarrollo administrativo de la Superintendencia;

• g) Dirigir y coordinar la ejecución de los programas y trabajos de las dependencias a su cargo;

• h) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 26. Son funciones de la División de Personal:

• a) Aplicar las normas sobre ingreso al servicio y promoción dentro del mismo;

b)Elaborar los manuales descriptivos de funciones de los empleados de la Superintendencia;

• c) Elaborar los programas de capacitación de los empleados del organismo;

• d) Llevar los registros, el control y las estadísticas del personal de la entidad;

• e) Elaborar las providencias sobre las diferentes situaciones administrativas del personal al servicio de la entidad;

• f) Efectuar oportunamente la liquidación de las prestaciones de los funcionarios del organismo;

• g) Coordinar los programas de bienestar social;

• h) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 27. Son funciones de la División de Presupuesto y Contabilidad:

• a) Preparar el anteproyecto anual de presupuesto;

• b) Controlar la ejecución presupuestal;

• c) Certificar, las disposiciones presupuéstales;

• d) Efectuar y certificar las reservas presupuestales;

• e) Elaborar los proyectos de adiciones y traslados presupuestales;

• f) Dirigir la contabilidad general del organismo;

• g) Rendir los informes financieros en la forma que establezca la Contraloría General de la República y la Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público;

• h) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 28. Son funciones de la División de Tesorería:

• a) Percibir los ingresos y efectuar el pago de los gastos y servicios de la entidad;

• b) Rendir las cuentas en la forma que establezca la Contraloría General de la República;

• c) Preparar los proyectos de normas a que deban sujetarse las oficinas de registro de instrumentos públicos y las notarias para el recaudo de las sumas de dinero con destino a la Superintendencia;

• d) Asesorar a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y a las notarias en la rendición de sus cuentas;

• e) Controlar la oportuna remisión de los dineros a la Superintendencia por parte de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y de las notarias;

• f) Informar a la Dirección de Vigilancia sobre el estado de cuentas de las notarias y de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos;

• g) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 29. Son funciones de la División de Servicios Generales:

• a) Elaborar el programa anual de compras que, por conducto de la Dirección Administrativa, debe ser presentado al Superintendente;

• b) Vigilar y procurar el correcto mantenimiento de las oficinas, equipos, muebles y demás elementos;

• c) Coordinar y controlar lo relacionado con suministros, almacenamiento, mantenimiento y transporte de elementos para el normal funcionamiento de la Superintendencia y de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos;

• d) Coordinar y controlar el suministro de los bienes y electos que se deba hacer a las notarias y a los funcionarios encargados del registro del estado civil de las personas;

• e) Recibir y entregar los elementos que par su funcionamiento requiera el organismo;

• f) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 30. Las oficinas de registro de instrumentos públicos son dependencia de las Superintendencia de Notariado y Registro y cumplirán las funciones que la ley determina.

Artículo 31. Las oficinas de registro de instrumentos públicos de cabecera de círculo se llamaran principales. En la capital de la República y en las capitales de Departamento tendrán la siguiente estructura:

1) Despacho del Registrador.

2) División Jurídica;

3) División Administrativa;

4) Oficinas de Registros de Instrumentos Públicos Seccionales.

En las intendencias y comisarías, además de las oficinas de registro de instrumentos públicos principales, pondrán funcionar oficinas seccionales.

Artículo 32. Las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, principales y seccionales, desarrollaran las funciones mediante grupos internos de trabajo que organizará el Registrador de la respectiva oficina, con la aprobación del Superintendente;

Artículo 33. Los registradores de instrumentos públicos son los responsables del funcionamiento técnico y administrativo de las respectivas oficinas. Además de las funciones que le señale la ley, cumplirán las que les delegue el Superintendente de Notariado y Registro, con arreglo a lo dispuesto en este Decreto.

Artículo 34. El Registrador de Instrumentos Públicos de oficina principal ejercerá la coordinación técnica y administrativa de los oficinas seccionales del circulo respectivo, de conformidad con los reglamentos que se expidan;

Artículo 35. Son funciones de la División Jurídica:

• a) Estudiar y calificar los documentos que se presenten para su inscripción;

• b) Verificar la liquidación de los derechos de registro y ordenar su corrección en caso de no encontrarla acorde con las normas respectivas;

• c) Ordenar las cancelaciones de gravámenes, medidas cautelares y otras a que hubiere lugar conforme con las disposiciones legales vigentes;

• d) Colaborar con el registrador en el estudio y solución de los problemas jurídicos que se presenten en la oficina;

• e) Asesorar a los registradores seccionales en los asuntos de su competencia;

• f) Dirigir, coordinar y controlar los grupos internos de trabajo;

• g) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 36. Son funciones de la División Administrativa:

• a) Vigilar y mantener el perfecto funcionamiento de la oficina, tanto en su parte interna como en lo referente en la atención al público;

• b) Elaborar el anteproyecto de presupuesto de las oficinas que integran el círculo y remitirlo a la Superintendencia, por conducto del Registrador;

• c) Suministrar a las dependencias el material necesario para su normal funcionamiento;

• d) Responder por todo lo relacionado con el personal de la oficina, conforme con los reglamentos que se expidan;

• e) Dirigir, coordinar y controlar los grupos internos de trabajo a su cargo;

• f) Elaborar las nóminas, boletines diarios de caja, cuentas de cobro y demás relaciones contables, con sujeción a las indicaciones establecidas por la Contraloría General de República;

• g) Dirigir y coordinar las labores para la recepción, distribución y entrega de los diversos documentos;

• h) Liquidar los derechos de registro, percibir los dineros y expedir los recibos correspondientes;

• i) Archivar los folios y los documentos que sirvan de fundamento a la inscripción;

• j) Establecer sistemas de control para el manejo de los folios de matricula;

• k) Llevar actualizados los índices conforme con la ley;

• l) Llevar los libros diario, radicador de documentos y radicador de certificados, de acuerdo con la ley;

• ll) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 37. Para los efectos previstos en el artículo 157 del Decreto-Ley 294 de 1973, asimilase el Secretario General de la Superintendencia a Secretario General de Ministerio, y los Directores de la Superintendencia y los Registradores de oficinas principales y seccionales a Directores Generales de Ministerio.

Artículo 38. Contra los actos que dicten los registradores de oficinas seccionales, en cumplimiento a las funciones asignadas por la ley, procede el recurso de reposición y el de apelación para ante el registrador de la oficina principal.

Contra los actos que dicten los registradores de oficinas principales, en cumplimiento a las funciones asignadas por la ley, procede el recurso de reposición y el de apelación para ante el Superintendente.

Artículo 39. Contra los actos que dicten el Secretario General y los Directores de la Superintendencia en cumplimiento de las funciones que no les hayan sido delegadas, procede el recurso de reposición y el de apelación para ante el Superintendente.

Contra los actos del Superintendente solo procede el recurso de reposición.

Artículo 40. Contra los actos que se expidan en ejercicio de funciones delegadas solo procede el recurso de reposición, ante el mismo que expidió el acto.

Artículo 41. Autorizase al Gobierno nacional para realizar todas las operaciones presupuestales necesarias para el cumplimiento del presente Decreto.

Artículo 42. Mientras se establece la nueva planta de personal continuara vigente la actual composición de la Superintendencia.

Artículo 43. Este Decreto rige desde su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, a veintiocho de noviembre de 1977.

ALFONSO LOPEZ MICHELSEN

El Ministro de Justicia,

César Gómez Estrada